Introductie OHSAS 18001

OHSAS 18001 - in het kort OHSAS 18001 is een norm voor een managementsysteem die de veiligheid en gezondheid in en rondom de organisatie waarborgt. OHSAS staat voor Occupational Health en Safety Assessment Series. OSHAS 18001 richt zich op arbogevaren en risico’s die verband houden met de activiteiten van een organisatie. OHSAS 18001 is een specificatie voor een arbomanagementsysteem. Een arbomanagementsysteem heeft betrekking op de zorg voor gezondheid, veiligheid en welzijn van individuen in hun directe werkomgeving. Er zijn verschillende bronnen van gevaar. Het kan o.a. gaan om:  Fysieke belasting  Fysische belasting  Machineveiligheid  Psychosociale belasting  Bijzondere situaties zoals explosies 2

OSHAS 18001 – Arbomanagement Wat de organisatie doet om: de arbogevaren en risico’s als gevolg van haar activiteiten te minimaliseren; te voldoen aan de van toepassing zijnde arbowetgeving; continue verbetering van haar arboprestaties te realiseren.

Indeling OHSAS 18001 Continue verbetering Arbobeleid Directie beoordeling Planning OHSAS 18001 is ingedeeld in een zestal eisenclusters: Eis 4.1 - Algemene eisen: Te stellen algemene eisen aan een veiligheids- en gezondheidssysteem; Eis 4.2 - Arbobeleid: veiligheids- en gezondheidsbeleid; Eis 4.3 - Planning: Veiligheids- en gezondheidsplanning; Eis 4.4 - Implementatie en uitvoering; Eis 4.5 - Controle en corrigerende maatregelen: Meten, monitoren en bijstellen; Eis 4.6 - Directiebeoordeling: Beoordeling van de effectiviteit van het veiligheids- en gezondheidssysteem door het management Het opzetten van een arbo-managementsysteem is vergelijkbaar met het opzetten van een ISO 9001 of ISO 14001 systeem. Het gaat er om de Plan-Do-Check-Act cyclus in de organisatie in te bedden als het om veiligheid en gezondheid gaat. De eerste stap is het formuleren van concrete arbodoelen, het doen van een impact analyse en het maken van een plan voor de beheersing en verbetering van de werkwijzen (processen). Dan volgt de implementatie waarbij een aantal basis werkwijzen in procedures en documenten moeten worden vastgelegd. Dan volgt de check door het opzetten van regelkringen rond de belangrijke prestatie indicatoren (KPIs) en het uitvoeren van interne audits door getrainde interne auditoren. Sluitstuk is de managementreview (Directiebeoordeling), waarbij het senior management beoordeeld of aan alle eisen is voldaan en of de processen leiden tot de gestelde doelen. Controle en corrigerende maatregelen Implementatie en uitvoering 4

Managementsysteem Evenals ISO 9001 en ISO 14001 is OHSAS 18001 een Managementsysteem Standaard. "Managementsysteem" refereert aan de wijze waarop de organisatie haar processen beheerst die de veiligheid en gezondheid in en rondom de organisatie waarborgen.

OSHAS 18001 – Arbomanagement Kenmerkend voor een managementsysteem is de ‘plan-do-check-act’ cyclus. Eisen betreffende invulling van de ‘plan-do-check-act’ cyclus en resultaten van het managementsysteem.

Het OSHAS 18001 model voor het managementsysteem: Arbo-Managementsysteem voor continue verbetering Klanten wensen Resultaat Levering Producten/ diensten Verantwoordelijkheid van het Management Act Management van middelen meten, analyseren, verbeteren Plan Check Do Dit plaatje vat eigenlijk de gehele OHSAS 18001 norm samen. Plan: Stel het beleid en de doelen vast, bepaal de noodzakelijke processen en middelen op basis van inzicht in de van toepassing zijnde wettelijke en andere eisen. Do: Implementeer deze processen, stel de middelen beschikbaar. Check: Monitor en meet aan processen en analyseer de resultaten. Act: Initieer regelmatig acties om de processen continu te verbeteren. Laten we in iets meer detail naar de grote brokken kijken in het licht van de in de OHSAS 8001 gestelde eisen. Operationele activiteiten Input Output 7

Verantwoordelijkheid van het Management Management Verantwoordelijkheid Topmanagement moet zich eigenaar weten van het management systeem en in woord en daad laten zien dat de veiligheid en gezondheid van zijn werknemers en omgeving belangrijk zijn Verantwoordelijkheid van het Management Algemene eisen Arbobeleid Doelstellingen en programma's Middelen, taakverdeling, toerekenbaarheid, verantwoordelijkheid en bevoegdheid Directiebeoordeling Het is de verantwoordelijkheid van het topmanagement om vast te stellen voor welk werkgebied het veiligheids- en gezondheidssysteem van toepassing is. Het management van de onderneming dient er vervolgens voor te zorgen dat het systeem gedocumenteerd, geïmplementeerd , onderhouden en bij voortduring verbeterd wordt. Uiteraard is het de verantwoordelijkheid van het topmanagement om het beleid in het kader van het veiligheids- en gezondheidssysteem vast te stellen. Dit beleid mag geen discrepanties bevatten ten aanzien van de nationale wetgeving en dient een verbintenis te bevatten letsel en ziekte te voorkomen en het beleid dient gecommuniceerd te worden binnen de organisatie en moet zelfs in geschreven vorm beschikbaar zijn voor belanghebbenden. Het beleid dient vertaalt te worden naar concrete, meetbare doelstellingen alsmede plannen van aanpak. Een andere verantwoordelijkheid is het vaststellen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het kader van het gedocumenteerde veiligheids- en gezondheidssysteem (op alle niveaus binnen de organisatie). Ten slotte is het topmanagement er verantwoordelijk voor dat er periodiek wordt vastgesteld of het gedocumenteerde veiligheids- en gezondheidssysteem (nog) effectief is. 8

Management van middelen Geen enkel managementsysteem kan effectief zijn, als er niet gezorgd wordt voor de noodzakelijke middelen. Management van middelen Wettelijke en andere eisen Bekwaamheid, training en bewustzijn Communicatie, participatie en overleg Documentatie Beheersing van documentatie Om te komen tot een effectief veiligheids- en gezondheidssysteem is het nodig te beschikken over alle eisen die daaraan ten grondslag liggen (voornamelijk wettelijke eisen). In het kader van vooral veiligheid is het van belang dat iedereen zich bewust is van de veiligheids- en gezondheidsrisico’s. Om daar op te participeren is het noodzakelijk om interne dan wel externe bewustwordingsprogramma’s te hanteren. Dat houdt tevens in, dat een ieder in staat moet zijn tijdens noodsituaties adequaat te kunnen reageren. Voor elk gedocumenteerd managementsysteem is het van belang dat er voldoende draagvlak is. Bij het ontwikkelen en onderhouden van het systeem dienen alle belanghebbenden betrokken te zijn opdat zij weten waar het echt om gaat. Het veiligheids- en gezondheidssysteem dient gedocumenteerd te worden op een zodanige wijze dat er geen bureaucratie kan ontstaan. De kunst van het weglaten is daarbij essentieel. Overbodige procedures en werkinstructies werken contraproductief. De documenten die deel uitmaken van het veiligheids- en gezondheidssysteem dienen beheerst te worden. De meest recente versies van documenten moeten beschikbaar zijn op plaatsen waar deze nodig zijn. Daar waar van medewerkers registraties verlangt worden, is het van belang de resultaten van de verwerking periodiek terug te koppelen. Dit om te zorgen dat de registraties op integere wijze plaatsvinden. 9

Operationele activiteiten Gebaseerd op het gedefinieerde beleid, en doelstellingen en de benodigde middelen de noodzakelijke processen van het gedocumenteerde veiligheids- en gezondheidssysteem implementeren. Planning voor identificatie van gevaren, risicobeoordelingen en risicobeheersing Beheersing van werkzaamheden Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties Operationele activiteiten Management verantwoordelijkheid en het management van middelen geven de voorwaarden aan op basis waarvan een gedocumenteerd veiligheids- en gezondheidssysteem kan gedijen. De operationele activiteiten hebben betrekking op: Risico-inventarisatie, risicobeoordeling evenals het beheersen van risico’s (arbo-aspectregister); Procesbeheersing; en Voorbereid zijn en kunnen reageren op noodsituaties. In het kader van veiligheids- en gezondheidsaspecten is het noodzakelijk risico’s te inventariseren. Veelal zal dit geschieden door een Arbo-dienst in het kader van de arbeidsomstandighedenwet. Belangrijk is daarbij dat er per geïdentificeerd risico een beoordeling plaatsvindt. Op basis van de risicobeoordeling kunnne stappen ondernomen worden om te komen tot een effectieve risicobeheersing. Procesbeheersing heeft betrekking op alle operationele activiteiten van een onderneming waarbij veiligheids- en gezondheidsaspecten een rol spelen. Het gaat hier ook om de veiligheid en gezondheid van leveranciers en ander bezoekers op risicovolle plaatsen binnen het bedrijf. Wordt nogal eens onderschat. Hoe goed de risicobeheersing echter is, er kan altijd wat gebeuren. Vandaar dat ook vastgelegd moet zijn hoe te handelen tijdens een noodsituatie en dit ook periodiek te oefenen (bedrijfsnoodplan). 10

Meten, analyseren en verbeteren Om te kunnen verbeteren zal er gemeten moeten worden. Meten, analyseren en verbeteren Prestatiemeting en monitoring Beoordeling van de naleving Onderzoek van incidenten, afwijkingen en corrigerende en preventieve maatregelen Beheersing van registraties Interne Audit Om te kunnen verbeteren zal er gemeten moeten worden. Het gaat daarbij om metingen die van belang zijn voor het bepalen van verantwoorde veiligheids- en gezondheidssituaties. Daarnaast gaat het erom dat kan worden vastgesteld of doelstellingen worden gerealiseerd. De resultaten van de (periodieke) metingen dienen te worden vastgelegd. Het kan zijn dat meetmiddelen moeten worden gekalibreerd en periodiek moeten worden onderhouden. Om zeker te zijn dat het meten en monitoren op een goede wijze geschiedt, dient er een periodieke evaluatie plaats te vinden van de meetmethode en de meetresultaten. Het is van belang incidenten en afwijkingen te onderzoeken. Voor een belangrijk deel ligt dit vast in wetgeving (melding van ongevallen aan de arbeidsinspectie). Zeker zo belangrijk is dat er lering getrokken wordt uit incidenten en afwijkingen. Deze zijn een indicatie voor de effectiviteit van het gedocumenteerde veiligheids- en gezondheidssysteem. Het zijn de correctieve en preventieve acties die dienen bij te dragen aan de verbetering van het systeem. Om inzicht te verkrijgen in de effectiviteit van het gedocumenteerde veiligheids- en gezondheidssysteem is het zaak de registraties van metingen en monitoring op overzichtelijke wijze te ordenen. Zoals voor ieder gedocumenteerd managementsysteem is het nodig dat er periodiek interne audits gehouden worden. 11

Voordelen van OHSAS 18001 Voorziet de organisatie van gereedschap om hun arboaspecten te beheersen en hun arboprestaties te verbeteren. randvoorwaarde voor goede arbeidsprestaties ontbreken van een goed arbobeleid heeft uiteindelijk financiële risico's borgt de kwaliteit en actualiteit van de RI&E en de uitvoering van het plan van aanpak voorkomt dat de RI&E een papieren tijger wordt. Goede arbeidsomstandigheden en de veiligheid van medewerkers zijn een randvoorwaarde voor het leveren van goede werkprestaties. Het ontbreken van een goed arbobeleid heeft uiteindelijk (financiële) risico’s voor de werkgever tot gevolg. Of door lagere motivatie en werkprestaties of door kosten in verband met ziekte en arbeidsongeschiktheid. Op basis van wet- en regelgeving zijn werkgevers verplicht een RI&E en plan van aanpak op te stellen. Het arbo-managementsysteem borgt de kwaliteit en actualiteit van de RI&E en de daadwerkelijke uitvoering van het plan van aanpak. Een arbo-managementsysteem voorkomt dat de RI&E een papierentijger wordt. Organisaties die duurzaam ondernemen zullen ook de zorg voor de eigen medewerkers goed geborgd willen hebben.

Vergelijking OSHAS 18001 en VCA OHSAS 18001 VCA OHSAS 18001 is een norm voor een management- systeem gebaseerd op de PDCA cyclus met als doel verbetering en voldoen aan wet en regelgeving VCA is een checklist gericht op de aanwezigheid van bepaalde maatregelen Organisatie bepaalt zelf op basis van risico-inventarisatie- en-evaluatie doelstellingen en maatregelen om deze te realiseren Organisatie heeft minder vrijheid in het stellen van prioriteiten omdat bepaalde onderwerpen/maatregelen volgen uit de checklist 13

Vergelijking OSHAS 18001 en VCA OHSAS 18001 VCA Scope is arbeidsomstandigheden (inclusief welzijn) en veiligheid Scope is veiligheid, gezondheid en milieu Toepasbaar voor elke soort organisatie (profit, non-profit, dienstverlening, industrie) Vooral voor aan de bouw/constructie gerelateerde bedrijven. Internationaal toegepast Vooral in Nederland Voor alle organisaties is de norm gelijk Er bestaan meerdere niveaus en diploma’s/certificaten 14

Vergelijking OSHAS 18001 en VCA OHSAS 18001 VCA Organisatie bepaalt zelf welke kennis/opleiding medewerkers moeten hebben om geformuleerde doelstellingen te realiseren. Medewerkers moeten minimaal een VCA-opleiding hebben afgerond. Stelt eisen aan de organisatie in het geheel. Organisatie bepaalt zelf de vertaalslag naar afdelingen, opdrachten etc. Stelt naast eisen voor de organisatie ook eisen op het niveau van opdrachten die de organisatie uitvoert. 15