prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20e druk Grondslagen Administratieve Organisatie Deel A algemene beginselen prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman  Dr. Van Dijk 20e druk 1

AO: omgevingscondities Hoofdstuk 3 AO: omgevingscondities AO en interne organisatie Budgettering Interne controle Fin.-admin. functie 17

Wat is AO? AO = het complex organisatorische maatregelen met betrekking tot gegevensverwerkende processen in een organisatie gericht op de informatieverzorging t.b.v. het besturen en doen functioneren van de organisatie en voor het afleggen van verantwoordingen. Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Organisatorische aspecten van gegevensverwerking (zie verdere uitwerking) Integratie met interne organisatie: welke gevolgen voor AO? Informatiebehoeften: hoe concreet vaststellen? Kwaliteitseisen t.a.v. gegevensverwerkende processen: hoe privacy, betrouwbaarheid, flexibiliteit ... garanderen? Interne integratie (ERP): hoe realiseren? Externe integratie (internet): hoe privacy, betrouwbaarheid … garanderen? Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Administratieve Organisatie en Interne Organisatie Verband: geïntegreerd geheel van bedrijfsprocessen én gegevensverwerkende processen Integratieaspecten Actuele normen en procedures (randvw) Budgettering Interne controle Financieel aspect Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Budgettering Kwantitatieve vastlegging van verantwoordelijkheden Planningsinstrument Instrument voor delegatie van bevoegdheden (ook kwalitatief) Totstandkoming budgetten Betrokkenheid verantwoordelijken Top-down, bottom-up Functies van de budgettering (6) – p. 142 Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Soorten budgetten Activiteitsbudgetten Kostenbudgetten Basis voor tariefcalculatie Basis voor kostenbewaking/-beheersing Resultatenbudgetten Kapitaal(investerings)budgetten Liquiditeitsbudgetten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Interne controle IC = iedere controle door of t.b.v. het management van een organisatie op de activiteiten van de leden van deze organisatie. Is onderdeel van Management Control Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Elementen Interne controle Normen (bv. standaard KP) Informatie over uitvoering (bvb. productie- aantallen) Toetsing uitvoering met normen (efficiënte productie) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

IC op activiteiten van àlle organisatieleden Uitvoeringscontrole: ja/nee Effectiviteitscontrole: realisatie gestelde doelen? Kwaliteitscontrole: kwaliteit? Voortgangscontrole: tijdige uitvoering? Efficiencycontrole: tegen zo laag mogelijke kosten? Procedurele controle: volgens vastgestelde regels? Bevoegdheidscontrole: binnen bevoegdheden? Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Controletechnische functiescheiding CT-FS = Het creëren van belangentegenstellingen tussen de schakels van de waardekringloop Preventieve maatregel van IC Functies: indelen naar aard v.d. activiteiten: Beschikken: organisatie contractueel binden Bewaren: bewaren van geld - goederen Registreren: vastleggen van Controleren Uitvoeren CT-FS = Het -waar mogelijk- voorkómen van ongewenste functiecombinaties! Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Controle op informatie Belangrijk bij beoordeling van personen die worden gecontroleerd op basis van eigen rapporten Verbandscontroles vb. verband tss voorraad en leveranciers Controleregisters Standenregisters, creatieregisters Afstemming registraties met werkelijkheid (voorbeeld lichtpalen) Cijferbeoordeling vgl met vorige periode Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Controlebegrippen Formele en materiële controle Detailcontrole en totaalcontrole (bvb.loonstaat) Directe en indirecte controle Positieve (juistheid) en negatieve (volledig) controle Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Minimumvoorwaarden voor een efficiënte IC Orde en netheid: nood aan regels Geautoriseerde normen Controletechnische functiescheidingen Preventieve maatregelen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Beperkingen IC Kleine organisaties Kosten van interne controle Geen controle op de hoogste leiding Ongewenste effecten van interne controle Geen aansluiting bij controlstrategie Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Efficiencycontrole (kostenefficiëntie) Efficiencycontrole van de productie Controle van de inkoopkosten Efficiencycontrole op overheadkosten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

De financieel-administratieve functie ADMINISTRATEUR (registratief) (betrouwbaarheid) . Grootboek, Deb./Cred.-adm., Prod.-adm., Voorraadadm. CONTROLLER (bedrijfseconomisch) (effectiviteit en doelmatigheid) . Prognoses en budgetten, Calculaties, Analyses, IC, Informatieverzorging TREASURER (financieel) (rentabiliteit en solvabiliteit) . Financiering, Cash- en creditmanagement Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

De boekhouding Het rekeningenstelsel Functies van het grootboek (pg 176) Informatieve functie Verantwoordingsaspect Besturingsaspect Controlerende functie Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten

Functie van intern controleur Interne controle als proces (control) Beoordeling van Opzet van de interne controle Werking van de interne controle Controleverrichtingen Formele en materiële controle Positieve en negatieve controle Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie A (20e druk) © Wolters-Noordhoff Groningen/Houten