Belang van communicatie voor de rekenkamer Ja, héél belangrijk….maar hoe? Deventer, 21 november 2007 Geeske Wildeman

Hoe communiceert u naar…. De raad Het college / gemeentebestuur Gemeentesecretaris Ambtenaren Pers Burgers …. En onderling met elkaar en met uw onderzoekers

Doel van deze presentatie / discussie Bewustwording van meerwaarde communicatie is niet nodig. Wie rekenkamerlid is, weet hoe belangrijk communicatie is. Maar hoe……? …en zonder dat het te veel geld kost

-Voorafgaand en na publicatie van de onderzoeken -Bij personele wijzigingen of budgetverhoging -Bij de verplichte nummers als jaarverslag en jaarplan -Bij het jaarlijkse verzoek onderwerpsuggesties te doen voor nieuwe onderzoeken -…. Maar ook? -Tussendoor: een update over de voortgang van het onderzoek? Onder het motto: ‘Leeft’ de rekenkamer nog…? -Na het lezen van belangrijke zaken die niet de kern van het onderzoek betreffen om bijv. de raad of organisatie te attenderen? -Bij de scan op de programmabegroting of jaarrekening, of na een (landelijke) actualiteit (bijv. in hoeverre de gemeente up-to-date is wat betreft de nieuwe aanbestedingswet die de Eerste Kamer heeft aangenomen? Wanneer communiceert u?

-Meestal via formele brieven aan de raad als geheel -Via persberichten die ook naar de raad gaan, en uiteraard de rapporten en andere vastgestelde notities -Passief: via de website en de deelpagina van de rekenkamer -Ze kunnen altijd bellen… -…. Hoe communiceert u naar de raad? Wie van u mailt of belt wel eens met een raadslid? Ipv raad als geheel afzonderlijke fracties? En ‘adoptie’ van fracties? En wat doen we met de griffier?

In augustus is de Rekenkamer begonnen met een onderzoek naar de kwaliteit van de programmabegroting. Inmiddels is de dossieranalyse gedaan en zijn er interviews geweest. De raadsleden willen graag weten wat de uitkomsten zijn, met name omdat in november de raadsbehandeling is naar de nieuwe programmabegroting. U bent niet op tijd klaar om het rapport vóór die bespreking te publiceren. De raadsleden verzoeken u toch alvast iets te vertellen over de uitkomsten van het onderzoek. De griffier doet daar nog een schepje bovenop door te wijzen op deze prachtige kans u als rekenkamer te profileren. U bent voorzitter van de rekenkamer. Wat doet u? 2. Hoe communiceert u naar de raad

Voorkomen van eenrichtingsverkeer: -Onderwerpen aansluiten bij wat de raad wenst -Tussentijds informeren, niet over de uitkomsten maar over de voortgang -Vast onderdeel op de agenda bij een bepaalde raadscommissie? -Moment van publicatie afstemmen met de raad -Wijze van publicatie afstemmen met de raad -Van hen actieve participatie vragen: klankbordgroep -Bellen: ‘dwingen’ u te kennen 2. Hoe communiceert u naar de raad

-Meestal via formele brieven -Alleen in het kader van een onderzoek (aankondiging en hoor en wederhoor) -Verder nooit….vanuit de policy van onafhankelijkheid Hoe communiceert u naar het college? En wat doen we met de burgemeester? En wordt u ook geïnformeerd? Vergeet nooit de portefeuillehouder te interviewen

U legt uw onderzoek naar het beheer van de openbare ruimte voor bestuurlijk wederhoor. De wethouder vindt dat er nogal wat missers in het onderzoek zitten, zo heeft de commissie verschillende initiatieven niet onderzocht en zijn de gevolgen van de jongste bezuinigingsronde niet tot uitdrukking gekomen in het rapport. Daarnaast is de ambtelijke organisatie in het kader van 213a- onderzoeken twee maanden geleden gestart met een onderzoek naar ditzelfde onderwerp. Het rapport van de rekenkamer zal dus achterhaald zijn en de huidige conclusies doen geen recht doen aan de werkelijkheid. Dit schrijft hij in zijn reactie. Wat doet u? Hoe communiceert u naar het college?

-Bij de aankondiging van het onderzoek -Bij het verzoek tot informatie / interviews -Via ambtelijk wederhoor Hoe communiceert u naar ambtenaren? Check: weet alleen het hoofd van de afdeling het of ook de ambtenaren? Doe eens een interactieve ambtelijke verificatie…. Graag concreet

De rekenkamercommissie doet een onderzoek naar het aanbestedingsbeleid binnen de gemeente. Om het onderzoek te kunnen uitvoeren heeft de rekenkamercommissie een overzicht nodig van al het uitbesteedde werk en diensten van meer dan € binnen de periode 2004 – De organisatie vindt het onderzoek zinloos. De vragen zijn niet relevant en bovendien is er geen tijd. Na drie weken en een aantal telefoontjes later, heeft u nog niets. Wat gaat u doen? Hoe communiceert u naar ambtenaren?

-Bij de aankondiging van het onderzoek? -Bij de onderwerpselectie? -Als ze onderdeel uitmaken van het onderzoek? -Bij publicatie….maar hoe actief dan? -Passief: via de website Hoe communiceert u naar burgers / pers? Wat wil je dan met burgers?

Eigen website, wel of niet doen? Voordelen: -Niet afhankelijk van de gemeente -Eigen profilering Nadelen: -Kosten, zelf bijhouden -Betekent ook eigen logo, briefpapier etc -Letterlijk afstand creëren van gemeente Praktische tips Balans: -Past het bij je visie -Past het bij je houding met de gemeente - Met name voor rekenkamers die voor meer gemeenten werken

Rol griffier / afdeling communicatie van de gemeente Griffier: Hou de rol beperkt (tenzij de griffier ook je ambtelijk secretaris is) Aankondigingen naar de raad, eigen nieuwsbrief, etc. zijn onderdelen van je profilering. Die verstuur je dus als rekenkamer zelf Griffier kan dit verzorgen maar dan alleen via apart adres Praktische tips

Rol griffier / afdeling communicatie van de gemeente Afdeling communicatie: Hou de rol beperkt Handig voor adressen lokale media, maar persbericht wel zelf versturen Handig voor plaatsen van berichten op website, intranet gemeentepagina van huis-aan-huis-blad, personeelsblad, maar teksten wel zelf schrijven Adviesfunctie? Wel bij aanpak van bijvoorbeeld persbijeenkomst, niet bij inhoud van persbericht Praktische tips

Wat te doen met weinig geld? Maak gebruik van de gratis mogelijkheden Website gemeente Huis-aan-huisbladen Goede contacten met journalisten Trainen om zelf goed persbericht te schrijven Maar wees niet zuinig bij (politiek) gevoelige rapporten Praktische tips Maar wees niet te zuinig bij (politiek) gevoelige rapporten Huur voor een paar dagen een professional in Koppel publicatiemoment aan bijeenkomst van de raad Informeer journalisten pas na toelichting aan raad Hou het college bij toelichting erbuiten (en eventueel apart)