30 november 2010 ** 1 Rekenkamercommissie Maasdriel Vijfde onderzoek : beheersing grote projecten.

Presentatie over: "30 november 2010 ** 1 Rekenkamercommissie Maasdriel Vijfde onderzoek : beheersing grote projecten."— Transcript van de presentatie:

1 30 november 2010 ** 1 Rekenkamercommissie Maasdriel Vijfde onderzoek : beheersing grote projecten

2 30 november 2010 ** 2 Wat en waarom De Rekenkamercommissie Maasdriel : heeft formeel tot taak onderzoeken te doen naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid ‘van het gevoerde bestuur’ heeft in het vijfde onderzoek willen bezien of de beheersing van grote projecten thans verloopt conform de suggesties, die in 2004 door Berenschot zijn gedaan – en die destijds integraal door de raad zijn overgenomen

3 30 november 2010 ** 3 Wat en hoe (1) Centrale vraag : In 2004 deed Berenschot onderzoek naar de oorzaken van een mindere beheersing van het project Gemeentewerf. Zijn de conclusies en aanbevelingen, die uit dat onderzoek zijn gevolgd en die door de raad integraal zijn overgenomen : feitelijk, zichtbaar en blijvend vertaald in een aangepaste manier van werken binnen de gemeente Maasdriel ?

4 30 november 2010 ** 4 Wat en hoe (2) Met daarbij drie deelvragen : Is in opzet voor een andere aanpak gekozen ? Zo ja, waaruit blijkt dat dan (procedures, werkinstructies, afstemming met de raad) concreet ? Is die gewijzigde opzet anno 2010 (nog) feitelijk herkenbaar uit de dossiers van grote projecten ? Is de destijds aangepaste manier van werken gestructureerd geëvalueerd ? Zo ja, tot welke verdergaande verbeteringen is op basis daarvan nog gekomen ?

5 30 november 2010 ** 5 Wat en hoe (3) Aanpak : Opstellen en voorleggen startnotitie ‘Breed gesprek’ met ambtelijke contactpersoon Selectie van projecten – ‘graag de dossiers op tafel’ Beoordelen documentatie, voeren gesprekken Opstellen memorandum met bevindingen Contact met klankbordgroep Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor Afronden en aanbieden memorandum, inclusief aanbevelingen

6 30 november 2010 ** 6 Wat en hoe (4) Wat wel (proces) : *Uitstekende ambtelijke medewerking *Constructief wederhoor-gesprek, ook bestuurlijk Wat nadrukkelijk niet (inhoud) : Oordeel over de voortgang of kwaliteit van de projecten, waarvan de dossiers zijn beoordeeld. Misschien … of mogelijk …

7 30 november 2010 ** 7 Bevindingen (1) Aanbevelingen Berenschot : Zorg voor projectmatig werken Zorg voor adequate administratie en archivering Zorg voor goed ambtelijk en bestuurlijk samenspel Evaluatie uit 2006 : Projectmatig werken wordt (nog) niet waargemaakt Suggesties voor verbetering, die zeer beperkt zijn opgevolgd Geen verdergaande evaluatie of follow-up

8 30 november 2010 ** 8 Bevindingen (2) Specifiek : Organisatie kent geen trekker of coördinator projectmatig werken. Er zijn geen ‘dwingende’ protocollen of instructies Sinds huidige bestuursperiode : portefeuillehouder bedrijfsvoering. Projectbeheersing zou moeten verlopen via Prince-2, maar die methodiek is nog niet (breed) binnen de organisatie bekend Startnotitie als noodzakelijke voorwaarde : beschikbaar bij één van de twee beoordeelde projectdossiers

9 30 november 2010 ** 9 Bevindingen (3) Specifiek (vervolg) : Projectregistratie en archivering blijven een groot zorgpunt Versterking ‘projectaandacht’ is wel een item : zie opzet projectenbureau en programmabureau Bij de twee onderzochte dossiers : geen vastlegging van de beoogde bestuurlijk-ambtelijke wisselwerking. Wat overigens niet wil zeggen dat … Blijvende spanningen tussen lijn en project  nadere noodzaak startnotitie

10 30 november 2010 ** 10 Conclusies Een herkenbare nieuwe, geborgde opzet van de beheersing van grote projecten ? Nee Een feitelijke toepassing van die nieuwe opzet ? Niet herkenbaar Een nadere evaluatie ? Nee Nadere vragen vanuit de raad ? Nee

11 30 november 2010 ** 11 Aanbevelingen Houd het ‘op Maasdrielse schaal’ – maar doe vervolgens wat je afspreekt ! Maak verantwoordelijkheden scherp en wijs een gemeentebrede coördinator projectmatig werken aan (indicatie : een dag per week) Ontwikkel enkele formats en laat die consequent toepassen. Maak tevens een documentatie-instructie en laat (ook) die strikt hanteren Maak van het punt ‘voortgang grote projecten’ een semi-vast agendapunt voor de raad. Tenslotte : laat de raad over een klein jaar over de follow-up van dit onderzoek informeren

12 30 november 2010 ** 12 Tenslotte

13 30 november 2010 ** 13 Resultaat voor en na mutaties in reserves Rekenkamerbrief naar aanleiding van jaarrekening 2009 : splitsen ! Besluitvorming raad : verstandig idee Reactie college : ‘accountantsachtergrond’, ‘niet zinvol’ ** Raad, let op uw saeck (en op uw reserves) !

14 30 november 2010 ** 14 Frank Hordijkfrank@hordijk.org Peter Hordijkpeter@hordijk.org Telefoon 0345 – 533 083