Hoofdstuk 8 Projectuitvoering Organisatie en teambuilding Projectmanagement Hoofdstuk 8 Projectuitvoering Organisatie en teambuilding © Thomas W. de Boer 2005

Structuur in organisatie Stuurgroep Organisatorische paraplu voor het project Lange termijn Grote lijn van het project Projectgroep De ziel van het project Rondom de projectmanager Regelt de uitvoerende werkzaamheden … en doet die vaak zelf Werkgroepen Specialistische opdracht Deelproject(je) Een groep noem ik ook ‘team’ © Thomas W. de Boer 2005

Stuurgroep Bestaat uit Verantwoordelijk voor het eindresultaat Opdrachtgever Projectmanager Vertegenwoordigers van belangengroepen Leveranciers Externe deskundigen Verantwoordelijk voor het eindresultaat © Thomas W. de Boer 2005

Projectgroep Regelt de uitvoering van het project Komt regelmatig bijeen Bespreekt alles wat van belang is voor de uitvoering Bestaat uit iedereen die bij de uitvoering is betrokken Maar als dat teveel wordt, moet je werken met vertegenwoordigers Legt verantwoording af aan de stuurgroep © Thomas W. de Boer 2005

Samenstelling projectgroep I Afdelingsteam Bestaat uit mensen van dezelfde afdeling Vaak gelijke belangen, soortgelijke know-how Vormen al snel een team Matrixteam Bestaat uit mensen van verschillende afdelingen Verschillende know-how, verschillende belangen Soms grote verschillen in betrokkenheid Wordt niet zo snel een team © Thomas W. de Boer 2005

Samenstelling projectgroep II Semi-autonome team Deelnemers zijn gedetacheerd/vrijgemaakt voor het project Deelname is vaak vrije keuze Daarom positieve instelling van de deelnemers Gelijke belangen (het project moet slagen!) Teamvorming komt gemakkelijk van de grond © Thomas W. de Boer 2005

Werkgroep Voert specialistische deeltaken uit Bestaat vaak uit specialisten Legt verantwoording af aan de projectgroep Bestaat vaak korter dan de projectgroep © Thomas W. de Boer 2005

Teamwork Een team is een groep personen … … die samenwerkt … die het eens is over … doel … methode … aanpak … werkwijze … die complementaire kundigheden ontwikkelt of aantrekt … die zich gezamenlijk verantwoordelijk voelt Definitie van en voorwaarden voor een goed team © Thomas W. de Boer 2005

Teamwork Een goed team … … wisselt kennis uit … wil onderling leren van elkaar … werkt goed samen … gaan goed om met verandering … creëert een sterk ‘wij-gevoel’ … stimuleert de deelnemers Een goed team presteert beter dan iedere andere combinatie van mensen © Thomas W. de Boer 2005

Voorwaarden teamvorming Een duidelijk doel Goed omschreven eindproduct Geaccepteerde methode, aanpak, werkwijze Deelnemers hebben verschillende elkaar aanvullende kundigheden Ruimte en tijd om een team te vormen © Thomas W. de Boer 2005

Teamvorming Houd het team zo klein mogelijk Verdeling van deskundigheden Evenwicht: ongelijke deskundigheid leidt tot onevenwichtigheid in het team Voldoende deskundigheid Verdeling van verantwoordelijkheden Evenwicht: ongelijke verdeling leidt tot onevenwichtigheid © Thomas W. de Boer 2005

Team Performance Curve © Thomas W. de Boer 2005

Team: samenwerkingsvormen De groep Geen team en wordt het ook niet Het pseudoteam Geen team, kan het wel worden Het potentiële team Deelnemers zien het belang in van teamvorming Het echte team Voldoet aan de voorwaarden Het uitstekende team ‘high-performing team’ Zelfversterkende samenwerking © Thomas W. de Boer 2005

De Groep Eigenlijk geen team Samenwerking op ad-hoc basis van deskundigheid Team-effectiviteit is niet groot Hoeft soms ook niet, bijvoorbeeld bij technisch probleem Kan wel goede/grote impact hebben © Thomas W. de Boer 2005

Het pseudoteam Qua doel kan het teamvorming goed gebruiken Teammentaliteit ontbreekt Men werkt wel samen, maar zonder als team te groeien Kan als geheel goed werken, maar valt gemakkelijk uiteen Geen gemeenschappelijke verantwoordelijkheid © Thomas W. de Boer 2005

Het potentiële team Teammentaliteit is nuttig en nodig … en de deelnemers beseffen dat Investering van deelnemers … zonder wordt het geen echt team Potentiële teamss kunnen goed werk leveren … maar uitgroeien tot een team vergt extra moeite © Thomas W. de Boer 2005

Het echte team Werkt samen Voelt zich gezamenlijk verantwoordelijk voor het eindresultaat Vormt een coherent geheel Bezit voldoende deskundigheid … die evenwichtig is verdeeld Is effectief en heeft een grote impact © Thomas W. de Boer 2005

Het uitstekende team Doet meer dan een team Vangt problemen op Vult minder goed presterende collega’s aan Herstelt fouten ‘tijdens de rit’ Is veel meer dan de som van de deelnemers © Thomas W. de Boer 2005

Ontwikkelingsfasen © Thomas W. de Boer 2005

Team ontwikkelingsfasen Vormen Kennismaken, aftasten en plaats vinden Stormen Discussie over methoden, aanpak, werkwijze Normen Overeenstemming en cohesie Presteren De groep werkt als team en produceeert resultaat Beëindigen Het project zit er op en het team wordt als team ontbonden © Thomas W. de Boer 2005

Onderbrekingen © Thomas W. de Boer 2005

Redenen voor onderbreking Blijven hangen bij vormen en/of stormen De groep ontwikkelt zich niet Veel discussie over procedures Nieuwe deelnemers Nieuwe leden vergen weer vormen/stormen/normen Nieuwe leden brengen nieuwe ideeën Conflict over fundamenteel punt Had eigenlijk al opgelost moeten zijn © Thomas W. de Boer 2005

Stimuleren van teams Positieve zaken stimuleren Gezamenlijke prestatie Benadruk het belang van prestaties Team gaat boven individu Discipline Negatieve zaken voorkomen Gebrek aan overtuiging De lone wolf en de nerd Slechte arbeidsethos © Thomas W. de Boer 2005

Teams werken beter! Diversiteit stiumuleert Tijdelijkheid stimuleert overzichtelijkheid Nieuwe gezichten Regelmatig overleg en intensief contact Ideeën uitwisselen Uitdagingen aannemen PAS OP! Als je dit overdrijft, werkt het averechts © Thomas W. de Boer 2005

Problemen voor teamvorming Een team met een eigen leven Het team verspilt tijd … aan onbelangrijke zaken Het dominante individu … de ‘lone wolf’ wordt koning Te sterke binding … loyaliteit en groepsdenken © Thomas W. de Boer 2005

Als teamvorming mislukt … Bij grote spreiding … geografisch … of in de tijd … of bij veel deelnemers In dat geval moet je zaken die in een team ‘vanzelf’ gaan, expliciet regelen Coördinatie Communicatie Procedures Subgroepen © Thomas W. de Boer 2005

Praktijk! Maak de opdrachten bij hoofdstuk 8 Welke producten ga je produceren? Kun je bij ieder product een team formeren? Hoe kun je bij de verschillende groepen teamvorming bevorderen? © Thomas W. de Boer 2005