Eerste Honderd Dagen opleiding mandatarissen 2013 Katleen Janssens en Marijke De Lange Stafmedewerkers personeel VVSG

Luistert u mee Cijfers en feiten Personeelsplanning Lokale dienstverlening en personeelsbeleid De juiste persoon op de juiste plaats Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

1. CIJFERS EN FEITEN Statutair/contractant Eenzijdig Algemeen = “algemene regel” Voor bestendige functies Voor kerntaken Realiteit: 37,23% vastbenoemden CONTRACTANT Wederkerigheid Individueel akkoord = “uitzondering” Vervanging Project Tijdelijk Bijzondere expertise Voor activiteiten in mededinging met andere marktdeelnemers OCMW-voorzieningen Maatschappelijk werkers …. Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Evolutie verhouding vastbenoemden en niet-vastbenoemden Jaar Vastbenoemden Contractanten 1995 50,48% 49,52% 1998 47,59% 52,41% 2001 43,61% 56,39% 2005 42,65% 57,35% 2007 41,46% 58,54% 2009 39,08% 60,92% 2010 38,28% 61,72% 2011 37,23% 62,77% Cijfers RSZPPO, telkens 4de kwartaal Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Uit De Morgen van 7 februari 2013 Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

360.000 Bijna 1,1 miljoen personeelsleden bij de overheid Helft lokale overheidspersoneel werkt in Vlaanderen Ruim 77.000 in gemeenten en autonome gemeentebedrijven Bijna 54.000 in OCMW’s en bijna 17.000 in OCMW-verenigingen Ruim 17.000 bij lokale politie Ruim 9.000 in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden Onderwijs: 27.000 (schooljaar 2011-2012) 10,59% van de loontrekkenden in België werkt in lokaal bestuur Van 125.000 in 1975 naar 361.588 in 2011 (factor 2,9 op 36 jaar) Stijging met 10.000 personeelsleden op vijf jaar in Vlaamse lokale besturen, met 25.000 personeelsleden in lokale besturen in België Maar private social profit sector stijgt dubbel zo snel! www.lokalestatistieken.be en gemeentelijke profielschets Vragen of iemand de statutaire tewerkstelling kan uitleggen Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Opletten met vergelijken van cijfers van de laatste 10 à 15 jaar: Sterke stijging personeel, maar grote verschillen tussen statutairen en contractanten, en per Gewest en per werkgever Oorzaken van stijging Vergrijzing: stijging aantal OCMW-personeelsleden Toenemend aantal verlofstelsels: meer personeel maar ook verdeeld over meerdere hoofden Méér contractanten, met vooral in Wallonië een zeer sterke stijging van het aantal gesco's Meer specialisten voor een toenemend aantal maatschappelijke behoeften Opletten met vergelijken van cijfers van de laatste 10 à 15 jaar: Herstructureringen bij politie, bij OCMW's Nieuwe statistisch werkwijze RSZPPO 2005-2006 Door invoering van elektronische loopbaan Capelo zijn cijfers 2011 en 2012 nog niet definitief Ook werkgelegenheid private social profitsector stijgt, en dubbel zo sterk als bij lokale besturen Van 384.970 mensen in het derde kwartaal van 2008 naar 433.800 mensen in het derde kwartaal van 2012 Dus stijging van 49.000 personeelsleden op vijf jaar tijd Belgische lokale en provinciale besturen zijn tussen 2005 en 2010 gestegen met 25.000 personeelsleden (dat is ongeveer de helft) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

2. PERSONEELSPLANNING Personeelsformatie Financiële haalbaarheid aantonen Sociale dienst (voorbeeld – onderdeel formatie) Bemerkingen - De uitdovende functie van 2,3 vastbenoemde maatschappelijk werkers blokkeert de functie van 2,3 contractueel maatschappelijk werkers - De uitdovende functie van 1,0 contractueel buurtwerker blokkeert de functie van 1,0 contractueel maatschappelijk werker   Schaal Functie Vast Contractueel For- matie Uit- dovend Geblok- keerd A1a – A2a Directeur sociale dienst 1,00 B4 – B5 Hoofdmaatschappelijk werker B1 –B3 Maatschappelijk werker 6,00 2,30 6,50 3,30 B1 – B3 Buurtwerker 0,00 Werkleider C1 – C3 Administratief medewerker 1,50 D1 – D3 Technieker Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Strategische doelstellingen Operationele doelstellingen VISIE Wat is de gewenste toekomstige situatie Wettelijke opdracht MISSIE Wat is onze opdracht hierin Strategische doelstellingen Prioritaire Beleidsdoelstellingen GOING CONCERN OVERIG BELEID HUIDIG BELEID BELEIDS-FOCUS Wat willen we in deze legislatuur realiseren Operationele doelstellingen personeel middelen Actieplannen Probleem van de unieke actie in functie van een doelstelling DOCUMENTATIE middelen personeel Eerste honderd dagen (februari-maart 2013) Stappenplan meerjarenplan

Hoe de personeelsinzet berekenen? “Personeelsnormen” => zinvoller om werklast te meten => processen uittekenen Werklast meten = moeilijk voor dienstensector (maar niet onmogelijk) Hoe hooggeschoolder het werk, hoe moeilijker om normen te stellen Meten per eenheid, per tijdsspanne = een zaak, maar ook kwaliteit is belangrijk Wees pragmatisch: meet waar het kan en wenselijk is, schat waar je niet kan meten Opletten met vergelijkingen of normen: context in kaart brengen Resultaat van de oefening: hoeveel VTE is er nodig voor een activiteit? Vergelijking personeelsbezetting Grafiek 13: vergelijking effectieve personeelsbezetting Zonnedorp (geel) t.o.v. vergelijkbare gemeenten   Grafiek 14: vergelijking servicegraad Zonnedorp (geel) t.o.v. de servicegraad van vergelijkbare gemeenten en de personeelsnorm Grafiek 14 is gebaseerd op de servicegraad. Deze vergelijking houdt rekening met het aantal koppen en niet met het aantal FTE’s. De servicegraad wordt bepaald door het aantal koppen medewerkers dat 1 personeelsmedewerker ‘bedient’. De servicegraad wordt vergeleken met de servicegraad van andere vergelijkbare gemeenten en met de personeelsnorm. Deze  personeelsnorm werd berekend door  SD Worx[1] voor de Belgische profit- en non-profitsector. In deze norm werd dan ook geen rekening gehouden met de specifieke situatie van lokale overheidsorganisaties, t.t.z. de vaak omslachtige administratieve taken en procedures, die in een overheidsbedrijf dienen te gebeuren: bv. selectie en werving, bevordering, … Kanttekening Verschillende randfactoren hebben een invloed op de vergelijking met andere gemeenten: o.a. de beleidskeuzes m.b.t. personeelsbeleid en personeelszorg, de mate van uitbesteding (bv. bij werving en selectie, loonadministratie, reglementeringen, …), het takenpakket voor gemeentelijk onderwijs (aanstellingen, loonadministratie, vorming), het takenpakket voor brandweerpersoneel, … In vergelijking met het gemiddelde en de mediaan van andere vergelijkbare gemeenten, is de personeelsbezetting (2 FTE) iets beperkter. In vergelijking met de servicegraad van de andere vergelijkbare gemeenten zien we dat de gemeente Zonnedorp boven deze norm scoort: 73 t.o.v. 54. Dit betekent dat de personeelsdienst met minder personeel meer medewerkers ‘bedient’ dan vergelijkbare gemeenten. In vergelijking met de personeelsnorm scoort Zonnedorp beter: 73 t.o.v. 74. Hieruit leiden we af dat de personeelsdienst in principe voldoende bemand is om de personeelsleden te ‘bedienen’. [1] De servicegraad van SD Worx is 52 voor organisaties van 50 tot 99 medewerkers en 74 voor organisaties, groter dan 100 medewerkers. Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Voltijdsequivalent (VTE) In functie van de vertaling van de personeelsbehoefte is het voltijds equivalent (VTE) als volgt berekend: VOORBEELD 365 kalenderdagen/jaar -104 dagen (weekenddagen (52 * 2)) = 261 werkdagen/jaar  berekeningsbasis uursalaris: 1976u (260 * 7,6 uur per dag) 30 vakantiedagen 14 feestdagen 7 (gemiddeld) ziektedagen 2 (gemiddeld) VTO-dagen 3 (gemiddeld) dienstvrijstellingen (bloedgift, sportdag,...) = 205 mensdagen of 1558 uren (205 * 7,6 uur per dag) 1 VTE = 205 mensdagen of 1558u/jaar Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Kostprijsberekening Bruto jaarsalaris aan 100% Indexeren aan huidige index 1,6084 vanaf 1 januari 2013 + Haard- of standplaatstoelage (voor de lagere salarissen) + Werkgeversbijdrage Contractant en op proef benoemd: 30,95% Vastbenoemd statutair: 41,97% (besturen ex-pool 1) of 48,97% (besturen ex-pool 2) = Bruto totale loonkost + Vakantiegeld 92% van maandsalaris + Eindejaarstoelage 1157,18 euro + 2,5% jaarsalaris (woonzorgcentra!) + maaltijdcheques 497,47 euro (woonzorgcentra!) + hospitalisatieverzekering 99,83 euro + tweede pensioenpijler en werkgeversbijdrage erop 1,0886% = Totale verplichte (minimale) werkgeverskost Salarissen vastgelegd in Rechtspositiebesluiten 7 december 2007 en 12 november 2010 Verplicht toe te kennen, niet wijzigbaar door bestuur Voorbeeld startwedde voor medewerker op B-niveau (bachelordiploma): 17.300 euro/jaar x 1,6084 (index van toepassing vanaf januari 2013) = 27.825,32 euro bruto per jaar = 2.318,78 euro/maand Voorbeeld startwedde voor medewerker op A-niveau (masterdiploma): 21.850 euro/jaar x 1,6084 (index) = 35.143,54 euro bruto per jaar = 2.928,63 euro/maand Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Bijdrageverschillen anno 2013 AMBTENAREN Federale overheid, gemeenschappen en gewesten Plaatselijke en provinciale overheden Sector Werkgever Werknemer Loonbegrip Loon sensu stricto Gezondheidszorg 3,80% 3,55% ZIV-uitkeringen Geen, tenzij bij eenzijdige beëindiging van het ambt door de overheid Werkloosheid Pensioenen Geen / wel omslagsysteem 7,50% Pool 1 = 26,5%** Pool 2 = 33,5%** Pool 3 = geen Pool 4 = geen Pool 5 = 23%** Gezinsbijslagen Geen / 5,25% Arbeidsongevallen Beroepsziekten 0,17% Totaal zonder pensioenbijdrage 9,22% 11,05% Totaal met pensioenbijdrage*** (omslagbijdrage) 35,72% (ex-pool 1) ** 42,72% (ex-pool 2) ** 30,22% (ex-pool 5) ** DOCUMENTATIE *Inclusief loonmatigingsbijdrage voor ex-pool 1: 41, 97% werkgeversbijdrage, ex-pool 2: 48,97% . **pensioenbijdrage stijgt nog komende jaren. *** Responsabiliseringsbijdrage nog voor 570 besturen bron: Ria Janvier en www.socialsecurity.be Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Bijdrageverschillen anno 2013 CONTRAC- TANTEN Federale overheid, gemeenschappen en gewesten Plaatselijke en provinciale overheden Particuliere sector Sector Werkgever Werknemer Loonbegrip Loon sensu lato Gezondheids- zorg 3,80% 3,55% ZIV-uitkeringen 2,35% 1,15% Werkloosheid 1,46% 0,87% Pensioenen 8,86% 7,50% Gezinsbijslagen 7,00% / 5,25% Arbeids- ongevallen Geen 0,30% Beroepsziekten 0,17% 1,00% Totaal 23,47% 13,07% 21,89%** 24,79% DOCUMENTATIE bron: Ria Janvier en www.socialsecurity.be ** inclusief loonmatigingsbijdrage: 30,95% Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Vergrijzing: financiering ambtenarenpensioenen VERWACHTE EVOLUTIE 2004-2050 PENSIOENLAST AMBTENARENPENSIOENEN LOKALE SECTOR BIJ ONGEWIJZIGD BELEID (niet-geïndexeerde bedragen) DOCUMENTATIE eigen berekeningen op basis van Exsyspenstudie (2007) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Vergrijzing: financiering ambtenarenpensioenen BASISBIJDRAGEVOET FINANCIERING AMBTENARENPENSIOENEN 2012-2016 Besturen ex-Pool 1 ex-Pool 2 ex-pool 3 en 4 Lokale politiezones 2011 (32%) (40%) (27,5%) 2012 32,5% 40,5% 33% of 40,5% 29% 2013 34% 41% 35% of 41% 31% 2014 36% 37% of 41% 2015 40% 40% of 41% 2016 41,5% DOCUMENTATIE Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Hervorming pensioenfinanciering Helft van pensioenlasten van gepensioneerde statutaire medewerkers van bestuur, die niet gedragen worden door pensioenbijdragen die dat bestuur in betrokken jaar betaald heeft, wordt in erop volgende jaar gefactureerd aan bestuur als responsabiliseringsbijdrage Regularisatiebijdrage (= verschil tussen pensioenbijdrage statutair personeelslid en pensioenbijdrage contractant) is verschuldigd voor alle daadwerkelijk bij werkgever (lokaal bestuur) gepresteerde diensten die meer dan vijf jaar na datum liggen waarop contractuele prestaties zijn aangevangen Goedkoper om contractanten statutair te maken? In sommige gevallen is het op korte termijn goedkoper om contractanten statutair te maken, want pensioenbijdrage die lokaal bestuur anders aan Rijksdienst voor Pensioenen betaalt, wordt gebruikt om pensioenlasten af te betalen. Op langere termijn is dat niet goedkoper, want als de statutair uit dienst gaat moet lokaal bestuur nog pensioenlast pensionering dragen. Voor een contractant moet bestuur deze pensioenlast niet dragen (want hij is ten laste van de Rijksdienst voor Pensioenen). Er wordt dus een verborgen schuld opgebouwd die pas op termijn zichtbaar is. Meer info over hervorming pensioenfinanciering lokale ambtenaren in MDL d1167 (presentatie voor AV VVSG 16.06.2011). Besturen die contractanten vast benoemen die meer dan 5 jaar prestaties hebben geleverd als contractant, moeten een regulariseringsbijdrage betalen. De regularisatiebijdrage is het verschil tussen de pensioenbijdrage voor een vastbenoemd personeelslid en de pensioenbijdrage als contractant (de pensioenbijdrage die al betaald is geweest aan de Rijksdienst voor Pensioenen). Immers, de bijdragen die het bestuur voor het werknemerspensioen van een contractant betaald heeft zijn veel lager dan de bijdragen die voor een (vastbenenoemd) statutair verschuldigd zijn. Weliswaar worden de bijdragen voor het werknemerspensioen overgeheveld van de RVP naar de RSZPPO, maar dat blijkt onvoldoende te zijn om de statutaire overheidpensioenen mee te betalen. Het is daarom verdedigbaar dat een bestuur het verschil moet bijbetalen. Enkele verduidelijkingen bij de regel: De wet gaat pas in op 1/1/2012. Dus voor elk personeelslid die tot dan contractueel in dienst zou zijn en die gestatutariseerd zou worden vóór 01.01.2017, is geen regularisatiebijdrage verschuldigd. De reserves voor de opbouw van een aanvullend pensioen (tweede pensioenpijler) die vanaf 01.01.2012 gestort werden, worden overgedragen van de pensioenverzekeraar of het pensioenfonds naar de RSZPPO. De reserves opgebouwd vóór 01.01.2012 moeten nooit via de regularisatiebijdrage afgedragen worden. De regularisatiebijdrage is verschuldigd voor alle daadwerkelijk bij de werkgever gepresteerde diensten die meer dan vijf jaar na de datum liggen waarop de betrekking als contractueel personeelslid is aangevangen. Er wordt dus enkel gekeken naar het aantal jaren dienst als contractant bij het eigen bestuur. .  Als er een regularisatiebijdrage verschuldigd is, zijn de eerste vijf jaar altijd vrijgesteld. Het moment van de statutaire aanstelling is dus niet relevant, wel het moment van de vast benoeming. In de praktijk zal dat voor de meesten in de lokale besturen in Vlaanderen geen verschil maken, aangezien de contractuele diensten als proeftijd meetellen wanneer iemand in dezelfde functie statutair aangesteld wordt. De regularisatiebijdrage voor een gesubsidieerde contractueel (gesco) moet berekend worden op de theoretische werkgeversbijdrage van 8,86% en werknemersbijdrage van 7,50% voor de sector pensioenen, en dus niet op de werkelijk betaalde werkgevers- en werknemersbijdragen. Zo niet zou de regularisatiebijdrage de aan het lokaal bestuur verleende bijdragevermindering voor de gesco retroactief ongedaan maken, wat niet de bedoeling is.  Zie ook MDL d1250 (FAQ), waarin volgende vragen aan bod komen: Kan een bestuur zijn contractanten vanaf nu beter vast benoemen? Is de responsabiliseringsbijdrage een boete voor het bestuur dat te weinig statutairen in dienst heeft? Is de stijging van de pensioenkosten een gevolg van te weinig actieve statutairen bij de lokale besturen? Dreigen we onze gesco subsidies te verliezen als we te weinig statutairen in dienst hebben? Vanaf wanneer is de regulariseringsbijdrage verschuldigd? En moet bij de vaste benoeming van een gesco, de reëel betaalde werkgeversbijdrage verrekend worden?  Daarnaast is er de vraag of het goedkoper is om contractanten statutair te maken na de Wet van 24 oktober 2011. Een aantal financieel beheerders hadden namelijk die suggestie gedaan. In de nota MDL d1243 maak ik een aantal berekeningen, en kom ik tot volgende conclusie: “In sommige gevallen is het op korte termijn goedkoper om de contractanten statutair te maken, want de pensioenbijdrage die het bestuur anders aan de Rijksdienst voor Pensioenen betaalt, wordt gebruikt om de pensioenlast af te betalen. Op langere termijn is dat niet goedkoper, want als de statutair uit dienst gaat moet het lokaal bestuur nog de pensioenlast voor zijn pensionering dragen. Voor een contractant moet het bestuur deze pensioenlast niet dragen (want hij is ten laste van de Rijksdienst voor Pensioenen). Er wordt dus een verborgen schuld opgebouwd die pas op termijn zichtbaar is. Daarnaast moet men ermee rekening houden dat er voor vastbenoemde statutairen enkele verborgen kosten zijn.  Bijv. bij ziekte of opheffing van de functie blijft het vastbenoemde personeelslid ten laste van het bestuur. Deze kosten komen niet  tot uiting via een socialezekerheidsbijdrage. Een aantal zaken zijn ook niet in geld uit te drukken, zoals de  flexibiliteit van contractuele tewerkstelling bij ontslag of disciplinaire maatregelen.”   Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Hoe personeelsformatie of organogram wijzigen (voorbeeld) Actie Wie Tijdsduur Stap 1. Intern aankaarten behoefte aan wijziging personeelsformatie en organogram Secretaris/ personeelsdienst onbepaald Stap 2. Voorstel tot wijziging naar schepencollege Secretaris in overleg met het managementteam 7 dagen (7d) Stap 3. Beslissing dat gemeente intentie heeft om personeelsformatie en organogram te wijzigen Schepencollege Stap 4. Advies OCMW-raad vragen. Dit advies of dit overleg is enkel vereist als de gemeente diensten of instelling met een sociale doelstelling wil oprichten of uitbreiden Burgemeester en secretaris Stap 5. Advies OCMW-raad OCMW-raad 30 dagen (37 d) Stap 6. Agendering Hoog Overlegcomité Voorzitter Hoog Overlegcomité (burgemeester of zijn gemachtigde) 15 dagen (52 d) Stap 7. Overleg met representatieve vakbonden over de personeelsformatie (organogram moet niet onderhandeld of overlegd worden). Het overleg resulteert in “een met redenen omkleed advies”. Hoog Overlegcomité (burgemeester is voorzitter; OCMW-voorzitter is ondervoorzitter) (82 d) Stap 8. Voorstel agendering gemeenteraad Schepencollege/ secretaris (112d) Stap 9 . Besluit wijziging personeelsformatie en organogram. De beslissing is onmiddellijk uitvoerbaar Gemeenteraad Stap 10. Beslissing gemeenteraad opnemen in lijstenbesluit naar gouverneur 20 dagen (112 dagen) DOCUMENTATIE Voor OCMW’s: stap 4 en 5: advies College en stap 9: beslissing OCMW-raad Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Lokaal onderhandelen en overleggen In Bijzonder Comité en Hoog Overlegcomité Overheidsdelegatie Burgemeester = voorzitter; OCMW-voorzitter = ondervoorzitter; burgemeester kiest andere leden overheidsdelegatie Vakbondsdelegatie Stelt vrij haar delegatie samen Elk personeelslid mag vakbondsafgevaardigde zijn Uitzondering: secretaris en financieel beheerder (ontvanger) Geen sociale verkiezingen in openbare sector Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Wie doet wat? Raad Opstellen rechtspositieregeling Wijziging personeelsformatie Wijziging organogram Gemeenteraad: aanwerving topmensen (secretaris, financieel beheerder, leden managementteam) OCMW-raad: volheid van aanstellingsbevoegdheid, delegeerbaar College van burgemeester en schepenen // vast bureau of OCMW-voorzitter Stuurt secretaris aan College werft personeel aan; kan gedelegeerd worden naar de secretaris Vast bureau is aanstellende overheid (enkel) na delegatie OCMW-raad (raad kan aanstellingsbevoegdheid ook delegeren naar secretaris) Secretaris Hoofd van personeel Dagelijks personeelsbeheer (delegeerbaar naar diensthoofd) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

3. LOKALE DIENSTVERLENING EN PERSONEELSBELEID GRENZEN ARBEIDSDUUR Maximum 11 uur/dag Minimum 11 uur opeenvolgende rust/24 uur Recht op ½ uur rust na 6 uur arbeid In principe zondagsrust Recht op weekendrust (35 uur aaneensluitend) Inhaalrust binnen 14 dagen voor wie toch op zondag werkt (als dat wettelijk toegelaten is) In principe nachtrust (tussen 20 uur en 6 uur) Beschermingsmaatregelen voor wie gewoonlijk ‘s nachts werkt Gemiddeld maximum 38 uur/week, te behalen over referteperiode van 4 maanden Absoluut maximum van 50 uur/week DOCUMENTATIE Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Verloven en afwezigheden Jaarlijkse vakantie: tussen 30 dagen en 35 dagen OCMW’s: 26 dagen voor personeel OCMW-voorzieningen Feestdagen: 14 OCMW’s: 11 dagen voor personeel OCMW-voorzieningen Socialezekerheidsregeling vastbenoemde medewerkers Ziekteverlof: 21 werkdagen per jaar, overdraagbaar Bevallingsverlof en opvangverlof, met behoud van loon Disponibiliteit (facultatief) Wegens verdwijnen van functie Wegens ziekte of invaliditeit Gelijkschakeling statutairen en contractanten Omstandigheidsverlof voor begrafenis, geboorte… Dienstvrijstellingen: verplicht & facultatief Deeltijds werken: facultatief Onbetaald verlof (facultatief) 20 werkdagen/jaar + 2 jaar/loopbaan Politiek verlof Loopbaanonderbreking (verscheidene vormen) Vakbondsverlof Hier zeker goed afstemmen met OCMW! Problematiek OCMW’s toepassing Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

4. JUISTE PERSOON OP JUISTE PLAATS WERVING EN SELECTIE Indeling in 5 niveaus op grond van vereiste scholing Afwijken diplomavereiste mogelijk (te motiveren): Relevante beroepservaring + niveautest door selectiebureau of eigen arbeidspsycholoog Of ervaringsbewijs Of beroepsopleiding VDAB, Syntra Gelijke toegang tot openbaar ambt 1. Bekendmaking (cfr. openbaarheid van bestuur) 2. Objectieve selectieprocedure, selectieproef (bijv. minstens 1/3 externe deskundigen in selectiejury) (cfr. motiveringsverplichting) Elk personeelslid doorloopt proeftijd Werk met functiegerichte werving en selectie Werk met generieke profielen (waar dat kan) Maak gebruik van slimme wervingsreserves waar het kan Afwijken diplomavereiste (FACULTATIEF) Nieuw in procedure ruimer dan knelpuntfuncties gezamenlijk selectietraject (geen specifieke procedure) Niveautest afgenomen door arbeidspsycholoog (eigen of intergemeentelijk kan ook) Nieuw: kandidaat toont competentie aan op basis van Relevante beroepservaring en legt niveautest af Of ervaringsbewijs (extern verworven competenties) Of beroepsopleiding van bijv. VDAB, Syntra Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Sollicitatieprocedure (voorbeeld) Actie Wie Tijdsduur Stap 1. Voorstel vacature + voorstel wervingsprocedure (vacaturebericht, recruteringskanaal, timing...) + voorstel selectieprocedure (selectietechnieken, te behalen scores, vergelijkende proeven of niet…) + samenstelling jury. Als de functie nog niet voorzien is in de personeelsformatie en het organogram, moeten die aangepast worden. Secretaris/ personeelsdienst onbepaald Stap 2. Voorstel agendering vacature + wervings- en selectieprocedure + samenstelling jury op college Secretaris 7 dagen (7d) Stap 3. Besluit tot openstelling functie. Vaststelling wervings- en selectieprocedure. Samenstelling jury en opdracht aan secretaris om de namen van de juryleden in te vullen. schepencollege Stap 4. Concrete samenstelling jury: secretaris spreekt mensen aan en stuurt uitnodiging Stap 5. Bekendmaking vacature 14 dagen (21 d) Stap 6. Onderzoek kandidaturen. Voorstel kandidatenlijst. Secretaris/ Personeelsdienst 7 dagen (28 d) Stap 7. Vaststelling kandidatenlijst Schepencollege Stap 8. Praktische organisatie selectieprocedure: samenkomst jury uitnodigen kandidaten schriftelijke en/of praktische proef evt. tussentijdse deliberatie mondelinge proef psychotechnische proef … Selectiejury in samenwerking met personeelsdienst 45 dagen (73 d) Stap 9 . Mededeling resultaten aan college en voorstel tot agendering benoeming op proef (80 dagen) Stap 10. Benoeming (op proef) geselecteerde kandidaat DOCUMENTATIE OCMW-vertaalslag: in stap 3 en stap 10 moet het dan OCMW-raad zijn. Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Functie wijzigen Toestemming medewerker Loon wijzigt Loon wijzigt niet Carrièremogelijkheden Functiebeschrijving aanpassen Onder voorwaarden Rechtspositiebesluit (bijv. herplaatsing lagere functie) (cfr. dienstnoden) Er zijn grenzen Loon wijzigt Loon wijzigt niet DOCUMENTATIE Medewerker niet akkoord Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Inzagerecht en aanwezigheid op selecties Prerogatieven raadslid Mag proces-verbaal en examenkopij inkijken Wel gebonden door beroepsgeheim Mag aanwezig zijn op selectieproeven, zelfs als kandidaat zelf niet wil Aanwezigheid van derden kan voor kandidaten extra stresserend zijn: voorzichtig omspringen met aanwezigheid Op voorhand overleggen met juryvoorzitter en/of secretaris Een nabespreking – buiten de selectieprocedure (als oordeel al gevormd is) – valt buiten prerogatieven raadslid Raadslid mag selectieproef bijwonen maar niet beraadslaging van jury Vergelijk met gesloten vergadering gemeenteraad bij bespreking punt dat persoonlijke levenssfeer raakt: besloten zitting dient om belangen van betrokkene te beschermen maar ook om raadsleden toe te laten om in alle sereniteit, zonder druk van publiek, te beslissen Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Evaluatie secretaris en financieel beheerder OCMW Oud: OCMW-raad op basis van extern rapport en verslag vast bureau (of voorzitter) Nieuw: vast bureau (of OCMW-raad) o.b.v. van extern rapport Gemeente Oud: bijzondere GR-commissie o.b.v. extern rapport en verslag college Nieuw: evaluatiecomité (college + voorzitter GR) o.b.v. extern rapport Extern rapport op basis van: Evaluatiegesprek tussen externe deskundigen en functiehouder Onderzoek over functioneren met betrokkenheid: Leden managementteam OCMW-voorzitter/burgemeester én voorzitter gemeenteraad Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Ontslag Voor statutairen geldt principe van vaste benoeming: ontslag statutaire personeelsleden is beperkt tot volgende gevallen Ontslag wegens onregelmatige aanstelling Ontslag zonder opzegtermijn of verbrekingsvergoeding Wegens niet (meer) voldoen aan functievereisten (bijv. nationaliteit, fysieke bekwaamheid) Ontslag wegens onwettige afwezigheid (na 10 dagen) Als gevolg van burgerlijke of strafwetten Ontslag na negatieve evaluaties Bij vrijwillig ontslag: vertrekdatum in onderling akkoord (Pensionering) (Tuchtmaatregel) Voor contractanten geldt ontslagvrijheid Mits opzegtermijn of verbrekingsvergoeding Te motiveren DOCUMENTATIE Schrik voor willekeur bij ontslag statutaire personeelsleden Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Delen financieel beheerder gemeente-OCMW Beheersovereenkomst gemeente-OCMW (bevoegdheid raad beslist, uitvoerend orgaan voert uit) Kader brede samenwerking tussen beide besturen Terbeschikkingstelling financieel beheerder Financieel beheerder gemeente werkt binnen zijn arbeidstijd ook voor OCMW OCMW-raad stelt ambt niet open Geen sollicitatieprocedure opstarten Geen wijziging personeelsformatie OCMW Personeelslid kan zich niet verzetten tegen gedeeltelijke overdracht werkgeversgezag, en door wettelijke basis ook niet tegen wijzigingen in werkomstandigheden (juridische analyse) Gemeente maakt afspraken met financieel beheerder wanneer hij voor gemeente werkt OCMW maakt afspraken met financieel beheerder wanneer hij voor OCMW werkt Voorbeeld beheersovereenkomst (met alles erin) op www.vvsg.be > personeel > samenwerking en verzelfstandiging DOCUMENTATIE De personeelsformatie van het OCMW hoeft niet gewijzigd te worden. Juridisch gesproken komt er immers geen personeelslid bij het OCMW bij: de gemeente blijft de juridische werkgever van de ter beschikking gestelde personeelsleden van de gemeente. Er hoeft ook geen bevorderingsprocedure opgestart te worden. Het personeelslid kan immers op basis van artikel 104 §4 van het gemeentedecreet werken voor het OCMW, zonder dat hij van werkgever verandert. Hij wordt dus niet overgedragen, maar blijft personeelslid van de gemeente.”   Terbeschikkingstelling van gemeentepersoneel aan het OCMW was vroeger ook al mogelijk (op basis van art. 144bis NGW voor wat de contractanten betreft, en op basis van de lokale rechtspositieregeling voor wat de statutaire medewerkers betreft). Alleen moest het personeelslid akkoord gaan met de terbeschikkingstelling. Doordat er voortaan een decretale bepaling is, kan het statutaire personeelslid niet langer weigeren. De terbeschikkingstelling wordt geacht te kaderen in het algemeen belang. Het is inherent aan statutaire tewerkstelling dat de medewerker ingezet wordt volgens de noodwendigheden van de dienst, op eenzijdige beslissing van de werkgever. Vanuit HRM-overwegingen raden we echter aan om een terbeschikkingstelling zo veel mogelijk in onderling overleg te regelen. Het is belangrijk dat het personeelslid zelf gemotiveerd is om die opdracht uit te voeren. Het contractueel aangestelde personeelslid moet, volgens de Arbeidsovereenkomstenwet, nog altijd akkoord gaan met de terbeschikkingstelling. Terbeschikkingstelling houdt een (gedeeltelijke) overdracht in van werkgeversgezag naar het OCMW (Wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers) en dit kan geïnterpreteerd worden als een belangrijke eenzijdige wijziging van de arbeidsovereenkomst die gelijkgesteld wordt met een ontslag. Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Overdracht personeel van gemeente naar OCMW Overdracht van diensten (collectieve overdracht) Behoud van rechten personeelsleden Geen nieuw contract maar overdracht met behoud van rechten Geen ontslag, geen C4 Betrokkenen kunnen niet weigeren bij overdracht van diensten (collectieve overdracht) Gemeenteraad beslist over overdracht, OCMW-raad keurt overdracht goed Derden op de hoogte brengen: sociaal secretariaat, verzekeraar hospitalisatieverzekering, verzekeraar arbeidsongevallen, verzekeraar tweede pensioenpijler, externe dienst preventie en bescherming op het werk, RVA (voor medewerkers in loopbaanonderbreking) Voordeel van procedure overdracht: geen sollicitatieprocedure nodig DOCUMENTATIE - Bij individuele overdracht kan contractant niet weigeren tenzij de arbeidsovereenkomst intuitu personae gesloten is, - doordat er een wettelijke basis is zou men kunnen stellen dat hij zich evenmin kan verzetten tegen wijzigingen in arbeidsomstandigheden, - Geen vrijbrief om wijzigingen in loon- en arbeidsvoorwaarden aan te brengen Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)

Gezamenlijk managementteam gemeente-OCMW Verplicht MAT in elke gemeente en in elk OCMW Samenstelling MAT: Secretarissen + financieel beheerder(s) van gemeente of OCMW Andere personeelsleden obv organogram gemeente of OCMW Andere personeelsleden als deelname nuttig is voor functioneren gemeente en/of OCMW Burgemeester (schepen) of OCMW-voorzitter met raadgevende stem (MAT is ambtelijk orgaan) Beide managementteams kunnen samen vergaderen Twee identiek samengestelde managementteams ook mogelijk: in de praktijk slechts één managementteam Burgemeester machtigt OCMW-voorzitter om deel uit te maken van het managementteam van de gemeente (niet mogelijk in faciliteitengemeenten: OCMW-voorzitter niet in schepencollege) Waarvoor is het managementteam bevoegd? Om ten minste na elke volledige vernieuwing van de gemeenteraad via de gemeentesecretaris een afsprakennota te sluiten met het college van burgemeester en schepenen en met de burgemeester over de wijze waarop het managementteam met het college van burgemeester en schepenen en met de burgemeester zal samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren en over de omgangsvormen tussen het politieke bestuur en de administratie (art. 87, § 2); Overleggen met de gemeentesecretaris over het voorontwerp van het organogram, van de personeelsformatie, van de rechtspositieregeling van het personeel, van de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan, van de beleidsnota van het budget, van de verklarende nota van een budgetwijziging en van de verklarende nota van een interne kredietaanpassing (art. 87, § 4); Overleggen met de financieel beheerder over het voorontwerp van financiële nota van het meerjarenplan en de jaarlijkse herziening ervan, van de financiële nota van het jaarlijkse budget en van de budgetwijzigingen en van de interne kredietaanpassingen (art. 93); Ondersteunen van de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie (art. 98); Waken over de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten en over de interne communicatie (art. 98); Overleggen met de gemeentesecretaris voorafgaand aan de vaststelling van het internecontrolesysteem (art. 100); Overleggen met de financieel beheerder voorafgaand aan de jaarlijkse opstelling van de inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen (art. 171). Daarnaast kan een (personeels)lid van het managementteam belast worden met het afnemen van de eed van de personeelsleden, voor zover de gemeentesecretaris hem hiermee belast. (art. 87, art. 93, art. 98, art. 100, art. 106 en art. 171) 104. Hoe werkt het managementteam? De gemeentesecretaris zit het managementteam voor. Het managementteam vergadert ‘geregeld’, zonder dat verder wordt bepaald wat dat betekent. (art. 97) Eerste honderd dagen (februari-maart 2013)