Externe audit en organisatiebeheersing Steven Van Roosbroek Veerle Vanderlinden 10 maart 2014

Agenda Interne controle / organisatiebeheersing Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

Gestegen verwachtingen Financieel Inhoudelijk Burgers

Kader voor de externe audit Nieuw systeem van plannen en boekhouden Integratie sectorale plannen in BBC Minder detailsturing Minder toezicht

Interne controle (art. 99) De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1° het bereiken van de doelstellingen; 2° het naleven van wetgeving en procedures; 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4° het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5° de bescherming van activa; 6° het voorkomen van fraude.

Interne controle (art. 100 en 101) Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad. Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad.

Limburg GR heeft algemeen kader interne controle goedgekeurd Jaarlijkse rapportering

Een aantal misverstanden Interne controle = financieel Interne controle = controle / inspectie Interne controle = procedures Boordtabel Plan Systeem klachtenbehandeling Teamvergadering Selectiegesprek Omgevingsanalyse Deontologische code Organogram

Interne controle / organisatiebeheersing Interne controle  to control  beheersen 3 niveaus Proces Dienst Organisatie Organisatiebeheersing = interne controle op organisatieniveau

Een aantal misverstanden Redelijke zekerheid ≠ absolute zekerheid

Kader interne controle Doel Risico Beheersmaatregel

Kader interne controle Doel Risico Beheersmaatregel

Interne controle toegepast op sociale dienst Bereiken doelstellingen Strategisch Individueel Naleven wetgeving en procedures Aanvullende steun Regels rond huisbezoek

Interne controle toegepast op sociale dienst Betrouwbare informatie Dossierniveau Indicatoren Voor cliënt Efficiënt en economisch gebruik van middelen Aanvullende steun Budgetbeheer

Interne controle toegepast op sociale dienst Bescherming activa Dringende steun Mensen Informatie Voorkomen van fraude Cliënt Personeel

Agenda Interne controle / organisatiebeheersing Externe audit Leidraad interne controle / organisatiebeheersing

Audit Onafhankelijke Objectieve Systematische Evaluatie Waarover gerapporteerd wordt

Van waar komen we? NOB (1997) Voorontwerp van gemeentedecreet (2002) Gemeente- en provinciedecreet (2005) OCMW-decreet (2008) Beleidsnota (2009) Vlabest (2010) Principebeslissing (2011) Opstart project (08/2012)

Van waar komen we? Voortgangsrapportering Auditdecreet van 5 juli 2013 Oprichtingsbesluit Audit Vlaanderen (oktober 2013) Selectie leden auditcomités (november 2013) Opmaak leidraad organisatiebeheersing Testaudits (start augustus 2013)

Missie Audit Vlaanderen Audit Vlaanderen heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner van de lokale besturen en de Vlaamse administratie te zijn bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie.

Meerwaarde externe audit Betere interne werking Audits met aanbevelingen Benchmarking Studiedagen, publicaties, enz. Zicht op de organisatie Naar raad en management Signaalfunctie

In grote lijnen … Principes Internationale normen Single audit Betaalbaar Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1, excl. ziekenhuizen) Opdracht Evalueren systeem van interne controle Ad hoc + forensisch

In grote lijnen … Positionering Voorziene uitbouw Ondersteunend, niet bestraffend Voorziene uitbouw

Auditdecreet Art. 265. In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door de entiteit Audit Vlaanderen, vermeld in artikel 34, §1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Deze entiteit voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde besturen.

Auditdecreet Toegang tot alle informatie documenten gebouwen, ruimtes en installaties waar taken worden uitgevoerd van de besturen. Aan ieder personeelslid inlichtingen vragen

Auditdecreet - klokkenluiders Recht om Audit Vlaanderen op de hoogte te brengen van onregelmatigheden Geen aanleiding geven tot tuchtsanctie of ontslag Verklaringen vallen niet onder het inzagerecht

Aansturing organisatie

Testaudits Doel Stand van zaken Uittesten leidraad Uittesten methodieken Stand van zaken 9 afgesloten 8 rapporten verstuurd

Testaudits – enkele voorbeelden Sterke punten Vrij recent is er een onthaal geïnstalleerd met een bediende die het eerste onthaal van cliënten doet. Bij het OCMW zijn er op bepaalde momenten voor specifieke vormen van hulpverlening tevredenheidsbevragingen geweest. Momenteel loopt een tevredenheidsbevraging bij de bewoners van de serviceflats Er bestaan werkwijzen om met klachten om te gaan. De klachtenprocedure staat op de website weergegeven. Deze procedure vermeldt dat klachten elektronisch en via het onthaal kunnen worden doorgegeven. De onthaalbediende is aangeduid als klachtencoördinator. Bij de maatschappelijk werkster die verantwoordelijk is voor de thuiszorg komen ook klachten of opmerkingen terecht van mensen die ontevreden zijn over de poetsdienst.

Testaudits – enkele voorbeelden Verbeterpunten Uit verschillende gesprekken met leden van het managementteam en andere medewerkers blijkt dat er niet steeds voldoende aandacht is voor het communiceren van relevante beslissingen van het managementteam aan de overige medewerkers. In 2011 vonden de laatste systematische evaluaties plaats. Er zijn geen plannen om in 2013 nog evaluaties te doen. Er zijn hier en daar nog wel evaluaties in de proeftijd van nieuwe medewerkers, in het kader van bevorderingen, ... Wanneer het contract van medewerkers afloopt is er soms wel, soms geen evaluatie. Dit is afhankelijk van de leidinggevende.

Testaudits – enkele voorbeelden Aanbevelingen Om te vermijden dat medewerkers die onvoldoende presteren niet worden bijgestuurd en goed presterende medewerkers gedemotiveerd raken, is het aangewezen om al de medewerkers systematisch te evalueren zoals voorzien in de rechtspositieregeling. Om organisatiebreed te werken aan de verbetering van de organisatie en om te voldoen aan de bepalingen in het Gemeentedecreet over het managementteam, is het aangewezen dat een managementteam geïnstalleerd wordt dat periodiek samenkomt en waarover er verslaggeving wordt opgemaakt.

Testaudits Globale rapportering Voorlopige tendensen Systematiek werken aan organisatiebeheersing Managementteam Continuïteit managementfuncties Buitendiensten als eilanden

Type audits Organisatie-audits Thema-audits Forensische audits

Hoe verloopt een audit? Contactname Startvergadering Veldwerk Interviews Documenten Controles Slotvergadering Ontwerprapport Reactie van het bestuur Definitief rapport

Auditdoelstellingen Bedoeling is NIET: Bedoeling is WEL: individuele medewerkers controleren het gevoerde beleid te evalueren Bedoeling is WEL: Evalueren van systeem van interne controle of werking van de organisatie op allerlei vlakken onderzoeken: financiën, personeel, communicatie, ICT, organisatiestructuur, …

Onderdelen van een auditrapport Bestuurlijke boodschap Sterke punten Verbeterpunten Aanbevelingen Managementreactie Aanbevelingentabel

Openbaarheid? Actief: keuze auditcomité Passief: juridische kwestie Grondwet Decretale uitzonderingen

Opvolgen van aanbevelingen Beperkte capaciteit Audit Vlaanderen Deels verantwoordelijkheid bestuur zelf

Single audit Interne audit ABB Rekenhof Bedrijfsrevisoren Sectorale administraties Archiefdecreet POD MI ISO 9001

Forensische audits

Hoe start een forensische audit? Melding Duidelijke procedure Betrouwbare melding? Noodzaak? Hoogdringendheid Deur niet te wijd open, maar toch wijd genoeg

Strategische doelstellingen van Audit Vlaanderen SD1 : uitvoeren van audits SD2 : sensibilisering organisatiebeheersing SD3 : realiseren van het “single-audit”-principe SD4 : interne werking

Traject leidraad Leidraad Vlaamse overheid Organieke decreten Literatuurstudie Gesprekken met experten Gesprekken lokale besturen Stuurgroep leidraad Ontwerp leidraad lokale besturen (15/7/2013) Leidraad lokale besturen

Model

PDCA EIKE Plan Do Check Act Effectiviteit Efficiëntie Integriteit Kwaliteit

Functies leidraad Basis voor organisatie-audits Kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing Basis voor thema-audits

Structuur 10 thema’s 55 doelstellingen Risico’s Beheersmaatregelen

Per thema Doelstellingen op een rijtje Plaats in het model Een woordje uitleg Doelstelling – risico’s – beheersmaatregelen - linken

Hoe kan ik in mijn bestuur aan de slag? Stappenplan zelfevaluatie

Fase 1 : voorbereiding en communicatie 1. Kies een methodiek. 2. Bespreek met de raad of dit een geschikte methodiek is als kader om te werken aan interne controle/organisatiebeheersing. 3. Stel een trajectverantwoordelijke aan. 4. Laat de trajectverantwoordelijke zich verdiepen in de gekozen zelfevaluatiemethodiek. 5. Maak een plan van aanpak voor het uitvoeren van de zelfevaluatie op.

Fase 1 : voorbereiding en communicatie 6. Bepaal hoe je over het traject gaat communiceren. 7. Stel een zelfevaluatieteam samen. 8. Laat het zelfevaluatieteam kennismaken met de methodiek.

Fase 2 : uitvoeren van de zelfevaluatie 9. Bepaal per thema/domein uit de methodiek de sterke punten, de verbeterpunten en de verbeteracties. 10. Geef je organisatie een score per thema/domein. 11. Stel een verslag op van de zelfevaluatie op basis van de punten waarover consensus bestaat.

Fase 3 : keuze verbeteracties 12.Zet de verbeteracties op een rijtje, herformuleer ze en voeg er eventueel samen. 13. Bepaal de quick wins en realiseer ze. 14. Bepaal aan welke verbeteracties prioritair gewerkt wordt 15. Kies een 10-tal verbeteracties waar de volgende 2 à 3 jaar zal worden op ingezet.

Fase 4 : implementeren van de verbeteracties 16.Stel een actieplan op met de verbeteracties. 17.Communiceer over hoe de verbeteracties van het actieplan zullen geïmplementeerd worden. 18. Voer het actieplan uit. 19. Volg de realisatie van het actieplan op. 20. Rapporteer jaarlijks aan de raad over de stand van zaken van de realisatie van het actieplan.

Inzoomen op enkele thema’s

Organisatiecultuur

Waarden De organisatie heeft haar belangrijkste waarden bepaald en past ze toe in de dagelijkse werking. De organisatie gaat regelmatig na of de waarden die ze vooropstelt ingang vinden.

Integriteit De organisatie biedt ondersteuning aan medewerkers die terecht komen in deontologisch gevoelige situaties.

Praktijkvoorbeelden Opleiding  vulpen De huisverzekeraar biedt de secretaris en burgemeester diner aan Aankoopverantwoordelijke krijgt kaarten eersteklassevoetbal van leverancier Digitale meter Cadeau na overlijden voor goede zorg Kaarten concert

Praktijkvoorbeeld

Deontologisch gevoelige situaties Markten en foren Maatschappelijk werker Verantwoordelijke aankoop / overheidsopdrachten Kasfuncties

Ondersteuning Bespreken ethische dilemma’s Voorbeeldfunctie Melden integriteitsschendingen

Deontologische code Nieuwe medewerkers Bestaande medewerkers

Limburg Situaties tegengekomen? Deontologische code?

Personeelsbeleid

HRM Keuzes Personeelsinzet Presteren volgens verwachtingen Plan Keuzes Personeelsinzet Presteren volgens verwachtingen Kwaliteit leidinggeven Goede werkomstandigheden en welzijn Personeelsadministratie en personeelsvragen Personeelsuitgaven en rapporten Evaluatie en bijsturing Do Check-act

Informatie en communicatie

Informatie en communicatie Zicht op interne communicatie, externe communicatie en informatiebeheer Degelijke interne communicatie Degelijke externe communicatie Efficiënt en betrouwbaar informatiebeheer Evaluatie en bijsturing Plan Do Check-act

Investeer in een continu verbeterproces

Vragen / Bedenkingen / … Bedankt! http://www.auditvlaanderen.be