Projectmanagement (SBC) 19 november 2009

Projectmanagement Project kenmerken Bestuurstechnieken Rollen Zes fasen en methoden Knelpunten Bron: Reader IAM projectmanagement versie 0.1, Wouter Baars, http://www.wouterbaars.net. http://www.dans.knaw.nl/

Project kenmerken Team, verschillende disciplines Doel Beperkte middelen (tijd en geld) Onzekerheid (risico’s) Verschil profit en non-profit

Bestuurstechnieken Vijf parameters waarop wordt gestuurd: Tijd Geld Kwaliteit Organisatie Informatie 1. Team Er is een sprake van een projectteam, een groep mensen die het projectresultaat zal realiseren. De groep bestaat vaak uit mensen met verschillende achtergronden en inbreng van vaardigheden en kennis. 2. Doel Er is een gewenst projectresultaat oftewel een doel. Na het uitvoeren van het project is er iets gerealiseerd. Er is een nieuw stuk software geschreven, er is een reorganisatie uitgevoerd of er is een brug gebouwd. Het projectdoel kan meer of minder vaag zijn en meer of minder vaststaan. Bij veel projecten moet het doel tijdens het project worden bijgesteld. 3. Beperkte middelen Er is bij een project sprake van een beperkte hoeveelheid tijd en geld om het resultaat in te bereiken. Geen project bestaat zonder enige mate van tijdsdruk. 4. Onzekerheid (risico’s) Kenmerkend voor een project is dat het niet van tevoren vaststaat of het allemaal gaat lukken. Als het gewenste doel al bereikt wordt, is het daarnaast ook onzeker of dit zal lukken met het beschikbare budget of binnen de gestelde tijd. Niet ongebruikelijk is dat een project drie maal zo lang duurt en twee maal zoveel kost dan oorspronkelijk begroot. Ook niet ongebruikelijk is dat aan het einde van het project van het oorspronkelijke team nog maar 30 % van de mensen meedoen. Een projectmanager moet op een hoop zaken letten. Toch zijn er maar vijf parameters waarop de projectmanager zijn project stuurt: · Tijd · Geld · Kwaliteit · Organisatie · Informatie

Projectrollen Projectleden Projectleider Projectmanager Programmamakers Projectpartner Klanten Opdrachtgevers

Projectmanagement Waterval methode 1. Initiatiefase 2. Definitiefase 3. Ontwerpfase 4. Voorbereidingsfase 5. Realisatiefase 6. Nazorgfase

Projectmanagement 1. Initiatiefase  het idee! 2. Definitiefase 3. Ontwerpfase 4. Voorbereidingsfase 5. Realisatiefase 6. Nazorgfase

Initiatiefase · Waarom dit project? · Is het project haalbaar? · Wie zijn eventuele partners in dit project? · Wat moet het resultaat zijn? · Waar liggen de grenzen van het project?

Projectmanagement 1. Initiatiefase  het idee! 2. Definitiefase  afbakening, wat gaan we doen. 3. Ontwerpfase 4. Voorbereidingsfase 5. Realisatiefase 6. Nazorgfase

Definitiefase · Randvoorwaarden, Eisen waaraan het projectresultaat onvoorwaardelijk moet voldoen. · Functionele eisen , Eisen ten aanzien van de prestaties van het projectresultaat. · Operationele eisen Eisen/wensen ten aanzien van de toepassing van het projectresultaat. · Ontwerpbeperkingen Eisen/wensen ten aanzien van de realisatie van het project. BRON: Wijnen, wijnen 2004

Projectmanagement 1. Initiatiefase  het idee! 2. Definitiefase  afbakening, wat gaan we doen. 3. Ontwerpfase  hoe pakken we het aan? 4. Voorbereidingsfase 5. Realisatiefase 6. Nazorgfase

Ontwerpfase Ontwerpkeuzes maken door één of enkele ontwerpen te presenteren. Technieken: Maquettes Moodboards Flowcharts site-trees html-schermontwerpen prototypen Wireframes UML-schema’s en dergelijke……

Projectmanagement 1. Initiatiefase  het idee! 2. Definitiefase  afbakening, wat gaan we doen. 3. Ontwerpfase  hoe pakken we het aan? 4. Voorbereidingsfase  hoe voeren we het uit? 5. Realisatiefase 6. Nazorgfase

Voorbereidingsfase Resources worden klaargezet. Leveranciers Draaiboek Materialen Hulpmiddelen Instructies Etc …..

Projectmanagement 1. Initiatiefase  het idee! 2. Definitiefase  afbakening, wat gaan we doen. 3. Ontwerpfase  hoe pakken we het aan? 4. Voorbereidingsfase  hoe voeren we het uit? 5. Realisatiefase  uitvoeren wat we hebben afgesproken! 6. Nazorgfase

Realisatiefase Het eindproduct wordt zichtbaar! Bouw van het projectresultaat Programmeurs coderen Designers zijn bezig Beeldmateriaal wordt ontwikkeld Organisatie wordt geïnformeerd Alles wordt daadwerkelijk klaar gezet…

Projectmanagement 1. Initiatiefase  het idee! 2. Definitiefase  afbakening, wat gaan we doen. 3. Ontwerpfase  hoe pakken we het aan? 4. Voorbereidingsfase  hoe voeren we het uit? 5. Realisatiefase  uitvoeren wat we hebben afgesproken! 6. Nazorgfase  in stand houden….

Nazorgfase, erg belangrijk! Handleidingen schrijven Instructie en training voor gebruikers Helpdesk inrichten Onderhoudsplan Evaluatie Projectverslag Project-launch Overdracht Opheffen van het projectteam Grenzen stellen…..

Projectmanagement Cyclische methode (IAM methode) 1. Initiatiefase 2. Definitiefase (globaal) 3. Ontwerpfase (globaal) 4. Cyclische fase (korte cycli van 2 weken) plannen, onderzoeken, ontwerpen, realiseren, testen, release 5. Nazorgfase

Projectmanagement

Voorwaarden cyclisch PM Actieve betrokkenheid gebruikers/klanten Management stelt globale eisen, de specifieke besluiten worden genomen door het team Projectresultaat is opdeelbaar in kleinere delen, waarbij de activiteiten inzichtelijk zijn voor de klant en een stap terug moet mogelijk zijn. Multidisciplinaire communicatie Ondersteunende projectorganisatie (tijd, geld, materiaal)

Knelpunten Uitlopen van de planning Overschrijden van het budget Onvoldoende resultaat van het project Ontevreden klanten en/of opdrachtgever Stress in het projectteam Etc.... 1. Team Er is een sprake van een projectteam, een groep mensen die het projectresultaat zal realiseren. De groep bestaat vaak uit mensen met verschillende achtergronden en inbreng van vaardigheden en kennis. 2. Doel Er is een gewenst projectresultaat oftewel een doel. Na het uitvoeren van het project is er iets gerealiseerd. Er is een nieuw stuk software geschreven, er is een reorganisatie uitgevoerd of er is een brug gebouwd. Het projectdoel kan meer of minder vaag zijn en meer of minder vaststaan. Bij veel projecten moet het doel tijdens het project worden bijgesteld. 3. Beperkte middelen Er is bij een project sprake van een beperkte hoeveelheid tijd en geld om het resultaat in te bereiken. Geen project bestaat zonder enige mate van tijdsdruk. 4. Onzekerheid (risico’s) Kenmerkend voor een project is dat het niet van tevoren vaststaat of het allemaal gaat lukken. Als het gewenste doel al bereikt wordt, is het daarnaast ook onzeker of dit zal lukken met het beschikbare budget of binnen de gestelde tijd. Niet ongebruikelijk is dat een project drie maal zo lang duurt en twee maal zoveel kost dan oorspronkelijk begroot. Ook niet ongebruikelijk is dat aan het einde van het project van het oorspronkelijke team nog maar 30 % van de mensen meedoen. Een projectmanager moet op een hoop zaken letten. Toch zijn er maar vijf parameters waarop de projectmanager zijn project stuurt: · Tijd · Geld · Kwaliteit · Organisatie · Informatie