HUisarts & SAMenwerken - HU&SAM GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN HUisarts & SAMenwerken - HU&SAM Leuven, 15 maart 2006 Danielle Grouwels Coördinator Teammanagement en Praktijkorganisatie & huisartsfacilitator

INHOUD VAN DE UITEENZETTING ontwikkelingsfases van individu tot team een methode : het tien stappen plan wat is een facilitator? aanbod van HUSAM voor startende huisartsen

ONTWIKKELINGSFASES TEAM

ontwikkelingsfasen van individu tot team eerste fase : de beginnende groep samenzijn van « ikjes » stereotypering of etikettering de coördinator is nodig om structuur en kaders aan te brengen conflictfase tweede fase : positionering strijden om verschillende posities de coördinator wordt in zijn positie uitgetest, hij moet laten zien het vertrouwen waard te zijn onveiligheid

ontwikkelingsfasen van individu tot team derde fase : wij -denken de coördinator is erkend, de groepsleden kunnen zich t.o.v. elkaar positioneren « onze » groep de coördinator zorgt dat elk individu aan bod komt vierde fase : dynamisch evenwicht noch starheid, noch onveiligheid de groep kent een krachtige samenhang, het is een zelfwerkend team de coördinator is bijna groepslid : hij houdt zich vnl. bezig met het bewaken van procedures veiligheid

ontwikkelingsfasen van individu tot team vijfde fase : einde of nieuw begin de groep wordt star en normatief etiketten en conflicten sluipen binnen: terugkeer tot fase 2 of zelfs 1 de coördinator kan nieuwe leden in de groep plaatsen, fuseren met andere groep evaluatievergadering opzetten: terug naar de creativiteit

conflictfase ontwikkelingsfases in de TIJD van individu tot team fase1 fase2 fase3 fase4 fase5 nieuw lid losse team met eigen associatie identiteit INTENSITEIT van samenwerken

HET TIENSTAPPENPLAN

GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN Omschrijf jou persoonlijke visie rond huisartsgeneeskunde rond de meerwaarde (en valkuilen) van deze samenwerking Individuele voorbereiding Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie en anderen …

Individuele voorbereiding GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN STAP 2 Uitzoeken welke praktijkvorm het best aansluit bij die visie Individuele voorbereiding Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

samenwerkings vorm of type staat los van Intensiteit van samenwerken

samenwerkingsvorm of type wachtdienst praktijktypes netwerken (ieder blijft op eigen locatie) HOED (huisartsen onder 1 dak) duopraktijken groepspraktijken wijkgezondheidscentra samenwerkingsverbanden/netwerken met andere eerstelijnswerkers

Intensiteit van samenwerken verschillende samenwerkingsvormen bekeken in verschillende samenwerkingsvormen

Netwerken tussen twee of meer praktijken facultatief wachtsysteem (avond, vakantie, ziekte) meer bindend : verplichte wachtdienst implementatie van richlijnen samen zorgprogramma’s opstellen afspraken met andere eerstelijnswerkers afspraken rond bijscholingen afspraken rond materiaalbeheer dossiers deels openstellen / poolen secretariaatsfunctie

toenemende intensiteit Netwerken tussen twee of meer praktijken facultatief wachtsysteem (avond, vakantie, ziekte) meer bindend : verplichte wachtdienst implementatie van richlijnen samen zorgprogramma’s opstellen afspraken met andere eerstelijnswerkers afspraken rond bijscholingen afspraken rond materiaalbeheer dossiers deels openstellen / poolen secretariaatsfunctie toenemende intensiteit van samenwerken

Netwerken tussen twee of meer praktijken facultatief wachtsysteem permanentie netwerken meer bindend : verplichte wachtdienst implementatie van richt samen zorgprogramma afspraken met andere afspraken rond bijscholi dossiers deels openstell secretariaat netwerkpraktijken

toenemende intensiteit HOED of huisartsen onder 1 dak facultatief wachtsysteem (avond, vakantie, ziekte) toenemende intensiteit van samenwerken meer bindend : verplichte wachtdienst secretariaat implementatie van richlijnen samen zorgprogramma’s opstellen afspraken met andere eerstelijnswerkers afspraken rond bijscholingen dossiers deels openstellen / poolen

HOED of huisartsen onder 1 dak facultatief wachtsysteem losse associaties zakelijk verband meer bindend : verplichte wachtdienst secretariaat implementatie van richt samen zorgprogramma afspraken met andere afspraken rond bijscholi dossiers deels openstell teamwerking vb. WGC

2 belangengroepen bij samenwerken

individu creativiteit CHAOS groep structuur STAR zichzelf realiseren (prof., pers.) pers.doelstellingen realiseren COORDINATOR DYNAMISCH EVENWICHT spanningsveld groep structuur STAR ordening, zekerheid, veiligheid gemeensch.doelstellingen realiseren

GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN Bepalen van een gemeenschappelijke visie en missie Toetsing van persoonlijke culturen Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN Vertalen van visie en missie in concrete doelstellingen (via meetbare indicatoren) Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

facilitator of externe coach GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN Aanstellen van een facilitator of externe coach voor de procesbegeleiding van dit stappenplan Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

Visie (vertrekken van concrete bouwstenen uit persoonlijke visie) Wij vinden essentieel, bij kwaliteitsvolle zorg voor de patiënten, dat …………………………… Wij vinden de geplande samenwerking een meerwaarde voor de patiënt, omdat ……………. Wij vinden de geplande samenwerking een meerwaarde voor de deelnemende zorgverleners, omdat …………………

(beknopt, ambitieus, concreet, creatief) Missie (beknopt, ambitieus, concreet, creatief) Wij willen samen ……………………………… verwezenlijken/ bereiken (dit is de bestaansreden van onze samenwerking). Anders geformuleerd: De Mission Statement of kernopdracht van onze samenwerking, die deze kwaliteitsvolle zorg voor de patiënt wil garanderen, is: ………….

(moet in lijn zijn met Visie en Missie) Strategisch plan (moet in lijn zijn met Visie en Missie) Wij doen …………….. op korte termijn (1 jaar) …………….. op lange termijn (3 of 5 jaar) . prioriteiten stellen ifv - sterkte/ zwakte van het samenwerkingsverband - de prioriteiten van de patiënt - omgevingsfactoren (haalbaarheid/ uitvoerbaarheid) . doelstellingen per prioriteit uitwerken: …………... . concreet actieplan per doelstelling uitwerken: …….. - wat - hoe - met welke middelen - tijdsplan - wie erbij betrekken - meetbare indicatoren (ivm evaluatie)

Visie: wij vinden Missie: wij willen Doelstellingen: wij doen

Doelstellingen: wij doen... permanentienetwerk Visie: wij vinden… …. continuïteit van zorgen voor de patiënt essentieel Vissie: wij willen... …. permanentie organiseren gedurende de week Doelstellingen: wij doen... …. permanentieschema uit werken binnen x tijd start op tijdstip y evaluatie op tijdstip z

Huiswerk Netwerkpraktijk - november 2004 STAP 2: praktijkvorm = Netwerkpraktijk iedereen blijft op eigen praktijkadres werkzaam. avondwachten tijdens de week worden verdeeld over de 5 personen. vanaf 20.00 u tot 8.00 's morgens. er is 1 centraal nummer, doorgeschakeld naar GSM van de werkende arts.

Huiswerk Netwerkpraktijk - november 2004 STAP 3: gemeenschappelijk visie op huisarts geneeskunde & samenwerken continuiteit van zorgen met behoud van eigen vrije tijd. pt in nood kan van maandag tot vrijdag 24 op 24 bijgestaan worden en door samen te werken kunnen we dit aanbieden met behoud van eigen vrije tijd. geneeskunde moet toegankelijk zijn voor alle lagen van de bevolking. geen hoge drempel naar de patiënten toe gemoedelijke omgang met collega's. medisch handelen toetsen bij elkaar en items volgens EBM uitwerken binnen ons netwerk we streven een zelfde handeling na.

Huiswerk Netwerkpraktijk - november 2004 STAP 4: concrete doelstelling : elke praktijk blijft werkzaam op eigen praktijkadres. elk behoudt zijn eigen consultatie uren en afspraken de avondwachten worden verdeeld over de artsen. ze gaan in om 20.00 u zodanig dat we de patienten stimuleren om na 20.00u enkel nog omwille van dringende zaken op te bellen. vast overlegmoment op vrijdag. richtlijnen en standaarden bespreken en toepassen in de praktijk. zoeken momenteel naar mogelijkheid om EMD van elkaar te kunnen inkijken op afstand.

Waarom is het nodig veel tijd te besteden aan het eerste overleg ? Indien in de aanvangsfase niet alles tot in detail is uitgediept, kan dit bij de groei van het project tot conflicten leiden.

Inventariseren en invullen van deeltaken en mandaten GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN STAP 5 Inventariseren en invullen van deeltaken en mandaten Brainstorming Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN Verdelen van de taken en opstellen van een organigram procesbewaking vastleggen Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

Afspraken maken rond vormen van gestructureerd overleg GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN STAP 7 Afspraken maken rond vormen van gestructureerd overleg Timing en frekwentie vastleggen Leren efficiënt vergaderen (communicatie : praten met elkaar is niet zo eenvoudig …) Bewaking van de uitvoering van beslissingen Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

Samenwerken = communicatie F E D B A C K boodschapper bedoeling inhoudelijk relationeel 20 % 80 % boodschap ontvanger effect

Opstellen van een contract GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN STAP 8 Opstellen van een contract Advies van een jurist ! Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN Opstellen van een praktijkregister Tijdstip van evaluatie en bijsturing van dit register vastleggen Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een praktijkregister Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

Bekendmaking van de nieuwe samenwerking aan …. GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN STAP 10 Bekendmaking van de nieuwe samenwerking aan …. strategie bepalen Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

Evaluatie van de samenwerking GOED SAMENWERKEN IN TIEN STAPPEN VERGEET NIET ! Evaluatie van de samenwerking (na zes maanden) Stap 1 : omschrijven persoonlijke visie huisartsgeneeskunde Stap 2 : zoeken welke praktijkvorm best bij die visie past Stap 3 : bepalen van gemeenschappelijke visie en missie Stap 4 : vertalen visie en missie in concrete doelstellingen Stap 5 : inventariseren en invullen deeltaken en mandaten Stap 6 : verdelen taken en opstellen organigram Stap 7 : afspraken rond vormen van gestructureerd overleg Stap 8 : opstellen van een contract Stap 9 : opstellen van een huishoudelijk reglement Stap 10 : bekendmaken aan patiëntenpopulatie

Een facilitator …levert geen inhoud voor de op te starten samenwerking, dit gebeurt door de toekomstige associés. …hij of zij heeft wel expertise in het begeleiden van het proces bij het opstarten van een samenwerking Het is een meerwaarde om iemand van buitenaf in te brengen : het helpt om ideeën te laten los komen binnen de groep het helpt om tot aktie over te gaan het brengt veiligheid (verborgen agenda’s komen op tafel) het zorgt voor tijdswinst

AANBOD AAN ONDERSTEUNING

ONDERSTEUNING ROND SAMENWERKEN Modulaire cursus ‘Opleiding Eerste lijns management’: 10 tal modules over 2 tot 3 jaar met thema’s rond kwalteitsmanagement praktijkorganisatie samenwerken …

Ondersteuning op maat facilitatoren 12 huisartsen met een theoretsiceh opleiding en specifieke training ivm procesbegeleiding van samenwerkingsprojecten. coaches psychologen / bedrijfsconsultenten getraind in het begeleiden van moeilijke situaties juriste hulp bij het opstellen van uw contract

Promotiepakket van HUSAM ter ondersteuning van jonge huisartsen die zich gaan associëren 10 gratis promotiepakketten - 2 per provincie. 2 faciliteringen van 2u om de samenwerking mee op gang te brengen 1ste zitting: uitwerken van gemeenschappelijke visie, missie, doelen; 2de zitting: praktische taakverdeling en organiseren van overleg; opstellen praktijkregister voor praktische afspraken; bekendmaking van samenwerking. 1 maal juridisch advies van 2u hoe dit alles in een contract gieten afleveren van een op maat uitgeschreven contract

Waarom? uitwerken van gemeenschappelijk visie op samenwerking is essentieel voor welslagen van de associatie. oudere collega vindt begeleiding in samenwerking vaak niet nodig… soms moeilijk voor de jonge collega om in een gevestigde praktijk facilitering aan te vragen… soms is er een meewerkende echtgenote die eigenlijk veel te zeggen heeft in de praktijk… ……..

Provinciale steunpunten !! NIEUW !! Limburg: Guido Nicolai – Luc Baeck Antwerpen: Eva De Bondt - Bart Van Baelen– Christian Hillemans. Oost-Vlaandern: Jean-Pierre – Philippe Charlier West-Vlaanderen: Luc Lalleman – Niek Vervaeck Vlaams-Brabant: Danielle Grouwels – Caroline Verlinde aanspreekpunt ivm samenwerken praktische regionale informatie verzamelen (via LOK’s), oa Welke samenwerkingsvormen zijn er in mijn regio? Met wie van gedachte wisselen over samenwerken? Wie zoekt er nog een associatie? … Alle verdere informatie : www.domusmedica.be HUisarts & SAMenwerking

Provinciale steunpunten !! NIEUW !! Limburg: Guido Nicolai – Luc Baeck Antwerpen: Eva De Bondt - Bart Van Baelen– Christian Hillemans. Oost-Vlaandern: Jean-Pierre – Philippe Charlier West-Vlaanderen: Luc Lalleman – Niek Vervaeck Vlaams-Brabant: Danielle Grouwels – Caroline Verlinde aanspreekpunt ivm samenwerken praktische regionale informatie verzamelen (via LOK’s), oa Welke samenwerkingsvormen zijn er in mijn regio? Met wie van gedachte wisselen over samenwerken? Wie zoekt er nog een associatie? … Alle verdere informatie : www.domusmedica.be HUisarts & SAMenwerking