Facility management en inkoop Analyse HOOFDSTUK 4 Facility management en inkoop Hoofdstuk 4

Programma Inkoop en facility management Effectief inkopen in facilitaire omgeving Structuur van inkoopafdeling Inkoop van directe goederen en diensten Hoofdstuk 4

Inkoop en facility management Inkoop in dienstverlenende bedrijven Operationeel karakter Professionalisering van inkoopfunctie Kostenstructuur grotendeels gerelateerd aan arbeid Noodzaak tot vermindering van operationele kosten door internationale concurrentie. Invloed op inkoopactiviteiten: Toename uitbesteding ondersteunende activiteiten Integratie ondersteunende diensten in facilitaire organisatie Toegenomen schaalgrootte Offshoring Kostenoverwegingen staan vaak niet centraal bij interne klanten Hoofdstuk 4

Effectief inkopen in een facilitaire omgeving Goed inspelen op behoeften en eisen van interne klant noodzakelijk. Vaak verschillen in beleving dienstverlening inkoop door interne klanten inkoopafdeling. Verbetering van klantgerichtheid is een vereiste Kritieke succesfactoren inkoop bezien door interne afdelingen Kritieke succesfactoren inkoop bezien door inkoopafdeling Leveringsbetrouwbaarheid Juiste kwaliteit Snelle reactie en terugkoppeling Flexibiliteit en gemakkelijke bereikbaarheid Lage prijs Goed contract Objectieve leverancierskeuze Eenduidige inkoopprocedures Hoofdstuk 4

Verbetering van klantgerichtheid inkoop Analyseer de interne artikel-klantcombinaties Achterhalen van totale inkoopuitgaven per afdeling Vaststellen welk deel daarvan inkoop contracteert Bepaal interne klanttevredenheid Uitvinden waar knelpunten in de relatie zitten Bepaal doelstellingen voor verbetering Hoe presteren wij in de ogen van onze interne klanten? Wat gaat goed en wat moet beter? Welke verbeteringen zijn noodzakelijk? Hoe bereiken we deze? Hoe meten we deze verbeteringen? Hoofdstuk 4

Verbetering van klantgerichtheid Zorg voor cross-functionele inkoopteams Specialisten uit gebruikersafdelingen leidend bij het doorlopen van het inkoopproces Ontwikkel sourcingstrategieën Inkoopportfolio Gedetailleerd actieplan per inkoopsegment Voer de sourcingstrategieën uit Nauwgezette monitoring Resultaten in termen van: Besparingen Klanttevredenheid ‘Contract compliance’ Marktaandeel Administratieve doorlooptijden inkoop Hoofdstuk 4

Structuur van inkoopafdeling Invalshoeken voor optimale structuur Klantgerichte opstelling Productgerichte opstelling (meest voorkomend) Leveranciersgerichte opstelling Hoe kan effectieve interne klantgerichtheid bereikt worden in combinatie met kennis van producten en markten? Maak interne klant verantwoordelijk voor doorlopen inkoopproces Oplossen van interne communicatieproblemen door aanwijzen accountmanager in inkoopgroep in relatie tot specifieke klantafdeling Hoofdstuk 4

Voorbeeld inkoopstructuur Hoofdstuk 4

Inkoop van indirecte goederen en diensten Indirecten goederen en diensten zijn nodig voor activiteiten die niet tot het primaire proces behoren. Category tree Classificatie van goederen naar bestemming of aard van hetgeen wordt ingekocht. Algemene- investerings- en handelsgoederen IT, marketing/communicatie, professionele diensten, HRM, facility management, logistiek, onderhoud. Indirecte uitgaven soms hoger dan directe inkoopuitgaven Uitbesteding van processen Gemiddeld 50:50 Indirecte inkoop kent vaak een zeer groot leveranciersbestand Hoofdstuk 4

Inkoop van indirecte goederen en diensten Suggesties voor besparingen Reductie van het aantal leveranciers Invoeren van category sourcing Leveranciers verantwoordelijk voor levering van een samenhangend artikelassortiment (in plaats van enkelvoudige producten) Analyse van verbruikspatroon ‘Eindejaarskoorts’ Standaardiseren van artikelassortimenten Herzien en actualiseren van lopende contracten Uitbesteding van kleine inkopen Elektronische orderafhandeling Hoofdstuk 4