DEPARTEMENT WERK EN SOCIALE ECONOMIE Organisatiebeheersing in het Departement WSE Dirk Vanderpoorten Secretaris-generaal

Presentatie voorstelling Departement WSE 1 Presentatie voorstelling Departement WSE situering organisatiebeheersing verwachtingen organisatiebeheersing Aanpak binnen het Departement WSE Procesbeschrijvingen Sterkte-zwakteanalyse Intern controleplan Conclusies en uitdagingen

Beleidsdomein Werk en Sociale Economie

Departement Werk en Sociale Economie 3 Departement Werk en Sociale Economie Kleine, wendbare netwerkorganisatie met +/- 100 personeelsleden Missie ons deskundig en klantvriendelijk team maakt en ondersteunt beleid en houdt toezicht op de uitvoering ervan met als passie meer en beter werk voor iedereen in Vlaanderen Visie we zijn een beleidscoördinatiecentrum dat door zijn brede terreinkennis en netwerken het beleid verheldert en inspireert met baanbrekende antwoorden op uitdagingen van vandaag en morgen Kerntaken beleidsontwikkeling beleidsevaluatie handhaving

Organisatie van het Departement Staf managementondersteuning, externe relaties, europees beleid, coördinatie op het niveau van beleidsdomein, en organisatiebeheersing 2 afdelingen afdeling Inspectie handhaving afdeling Werkgelegenheidsbeleid beleidsontwikkeling, beleidsevaluatie en beleidsondersteuning

Organisatiebeheersing : situering Kaderdecreet Beter Bestuurlijk Beleid (art.33) elk departement dient in te staan voor de interne controle van hun bedrijfsprocessen en activiteiten. De interne controle is in het bijzonder gericht op : het effectief en efficiënt beheer van risico’s; de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering; de naleving van de regelgeving en de procedures; de effectieve en efficiënte werking van de diensten; de bescherming van de activa. Beslissing Vlaamse regering (01/09/2006) : elke entiteit dient daarbij te beschikken over een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle

Wat wordt verwacht? behalen van maturiteitsniveau 3 in het kader van organisatiebeheersing (einde 2010) streven naar het behalen van maturiteitsniveau 4 (permanente opvolging en terugkoppeling van de processen en procedures) referentiekader: leidraad organisatiebeheersing IAVA

Hoe aangepakt binnen Departement WSE Continue sinds 2008 inventarisatie processen en risicoanalyse stap 1 2009 IAVA-sterkte/zwakteanalyse en actieplan stap 2 2010 intern controle/organisatiebeheersingsplan stap 3

Stap 1: beschrijving van onze kernprocessen Identificeren van onze kernprocessen (58 processen) Opstellen format procesbeschrijving ism met onze MOD Uitschrijven processen vanuit een participatief managementmodel Valideren processen vs. gedragenheid management Directiecomité DWSE Aansturingscomité MOD (in MOD-processen) Managementcomité WSE (indien beleidsdomeinrelevant) Opvolgen en auditen elk jaar externe audit op 6 kernprocessen in samenwerking met AgO en KPMG -> externe validatie i.s.m permanente interne kerngroep (knowhow ↗)

Inventaris van processen - voorbeelden Beleidsontwikkeling opmaak beleidsbrieven, beantwoorden parlementaire vragen, regionale toetsing, opmaak beheersovereenkomsten…. Beleidsevaluatie Evaluatie en opvolging beheersovereenkomsten, monitoring maatregelen, beleidsengamenten Handhaving Controle migratie, controle sociale economie, administratieve geldboetes, kantschriften en verweermiddelen,… Beleidscoördinatie secretariaat beleidsraad, beoordelingscommissie N-1, agendering Vlaamse regring, secretariaat managementcomité Beleidsuitvoering diversiteitsplannen, sectorconvenants,… MOD-processen Ploeg, Aanwervingen, buitenlandse reizen, bestellen kantoorbenodigdheden,…

2de stap - Sterkte-zwakteanalyse IAVA positief instrument om sterktes/zwaktes maar ook risico’s en opportuniteiten in kaart te brengen in goede samenwerking binnen Departement en met de auditors van IAVA heeft geleid tot een gedragen sterkte/zwakteanalyse én een actieplan om de aanbevelingen van IAVA in de praktijk om te zetten

Sterkte-zwakteanalyse IAVA

Resultaten sterkte-zwakteanalyse als jonge organisatie goed op weg met gemiddeld een 2+ als beoordeling. nog werk aan de winkel om gedragenheid en betrokkenheid te creëren – communicatie aanbevelingen lagen vooral op het hebben van een strategisch lange termijnkader als kapstok voor het managementrepertorium van het Departement WSE aanbevelingen : deels vertaald in de jaaractieplannen (jap’s)

3de stap - Intern Controleplan - doel een instrument om onze processen, procedures en ondersteunende documenten voortdurend te evalueren en indien nodig bij te sturen in functie van de strategie van het Departement een consistent opvolgingsinstrument om permanent de kwaliteit, de efficiëntie en effectiviteit van onze organisatie op te volgen gebaseerd op de leidraad Organisatiebeheersing en de beheersdoelstellingen Voorzien in functie interne controller

Intern Controleplan – work in progress (1) Stapsgewijs (tegen eind 2010) samenbrengen en koppelen van alle initiatieven Proces-portfolio: inventarisatie van de bestaande processen en doelstellingen (al dan niet geaudit) , samen met de daarbij horende documenten, formulieren, infobronnen, wetgeving, enz) update/ wijziging procesbeschrijvingen n.a.v. opmerkingen uit analyse opmaak nieuwe procesbeschrijvingen voor elke procesbeschrijving een proceshandleiding permanente communicatie

Intern Controleplan – work in progress (2) koppeling aan evaluatierooster IAVA koppeling proces – procedure - beheersdoelstelling(en) – aanbeveling(en) IAVA) koppeling met strategische en operationele doelstellingen (strategisch plan en managementovereenkomst) zicht op zwaktes en risico’s > remediëren communicatie en proactief beheer basis voor maturiteitsinschatting en opvolgingsaudit in het najaar van 2010

Conclusies en uitdagingen(1) getrapt, incrementeel en pragmatisch rond organisatiebeheersing is nuttig procedures en procesbeschrijvingen bestaan Nu nog te reactief en te weinig beleefd teruggrijpen naar procedures en procesbeschrijvingen bij incidenten acties Actief procedures en procesbeschrijvingen laten “leven” in de organisatie (vereiste maturiteitsniveau 4) constante communicatie, update Proactief streven naar verbetering door voorkomen van incidenten (risico-inschatting)

Conclusies en uitdagingen (2) Personeelscommunicatie is noodzakelijk “What’s in it for me?” draagvlak creëren bij alle personeelsleden duiden van interne controle Gedragenheid van het management de leidraad organisatiebeheersing is zinvol maar….. aandacht hebben voor kleine organisaties specifieke risico’s en hoe daarmee omgaan aandacht hebben voor de specifieke beleidscyclus die binnen departementen speelt niet alles in regeltjes en procedures gieten: creativiteit en innovatie niet ondermijnen,… Opletten voor papieren organisatiebeheersing