(SNEL)vergunningen in Peel en Maas Goede middag, ik wil u graag enthousiast maken voor de snelvergunning in Peel en Maas. Snel staat hier tussen haakjes omdat een groot aantal uitgangspunten van onze aanpak ook voor het reguliere proces gelden. Mijn naam is Jan van der Biesen, manager van het team vergunningen, toezicht en handhaving in Peel en Maas en daarnaast heb ik nog een rol als afdelingsmanager binnen de netwerk Regionale uitvoeringsdienst Limburg Noord. (SNEL)vergunningen in Peel en Maas Jan van der Biesen “beter en concreter” 22 mei 2013

De SNELvergunning: Verbetert en versterkt de gemeentelijk dienstverlening Digitale, vraaggerichte en vraaggestuurde aanpak Slimmer werken met een kort, eenvoudig, lean product en proces Even een kort voorafje: wat is nu die snelvergunning. <Drie punten noemen> Ik durf te stellen dat dat dus prima aan sluit bij het programma “Beter en concreter” en past met name perfect in spoor 3: Slimmer werken en een betere uitvoering.

Kaders dienstverlening - waarom doen we wat we doen? Dienstverleningsfilosofie/model, coalitieakkoord, collegeprogramma, 7 wijzen van werken klantgestuurde dienstverlening, vraag bepaalt proces dienstverlening via ‘meervoudige kanalen’, klant kiest kanaal elektronische dienstverlening heeft prioriteit (digitaal…..tenzij..) persoonlijk contact en waar wenselijk diensten op locatie kwaliteitshandvest / servicenormen met eisen en randvoorwaarden: betrouwbaarheid, toegankelijkheid, transparantie en snelheid Denken in mogelijkheden en oplossingen Maximale deregulering (lef om los te laten, risicoanalyse, zorgvuldige afweging belangen) Processen en procedures vereenvoudigen (lean werken) Innovatie <na titel> Komt die snelvergunning nu uit de lucht vallen of hebben we gewacht op een traject waar we bij aan kunnen sluiten? Nee, dus. De snelvergunning is voor ons een logisch gevolg van onze uitgangspunten voor onze dienstverlening. Het is belangrijk om te weten wat je wil met je dienstverlening en je zelf de vraag te stellen waartoe je op aarde bent. Mijn ervaring is dat dat feit beslissingen over de aanpak namelijk een stuk eenvoudiger maakt. Discussie over “zou je dat wel doen” kun je daarmee voorkomen. Alle acties, projecten en investeringen passen namelijk in de oorspronkelijke kaders en wat je wil bereiken. Welke kaders hebben we dan en wat zijn hierin de highlights voor onze vergunningenaanpak? <lijstje uitklappen>

Uitgangspunten - basisprincipes Houding: klantgericht, klantvriendelijk: “top dat u een plan/initiatief heeft, wij gaan u helpen!” Klantvraaganalyse: “van ik vraag aan naar…. ik wil…….” Koppelen: gevraagde activiteiten aan soorten toestemmingen Labellen van de klantvraag: bepalen behandelpakket, servicenormen/termijnen, kosten, verwachtingen managen Indeling in eenvoudig-regulier-uitgebreid Zo veel mogelijk direct klaar of binnen 5 dagen Casemanagerschap (één behandelaar - contactpersoon) HOE WERKT DAT IN PEEL EN MAAS We hebben een klantgerichte, klantvriendelijke houding, in de basis zeggen we ja…..mits ipv nee…..tenzij Daarnaast analyseren we de vraag: wat wil de klant nu echt en hoe kunnen wij daarbij helpen. Noem het maar: van “ik vraag een vergunning aan” naar “ik wil een activiteit uitvoeren” De klant weet doorgaans wat hij wil maar kent niet alle soorten toestemmingen. Hij hoeft deze ook niet te kennen, daar zijn wij voor. Daar brengen wij onze professionaliteit in en koppelen we de gevraagde activiteiten aan de mogelijk benodigde toestemmingen. We laten hierbij zo veel mogelijk toestemmingen samen lopen. Bij het labellen van de vraag en het toewijzen van een casemanager bepalen we het behandelpakket : we geven duidelijkheid geven over de procedure, behandelaar en kosten, verwachtingen managen dus

Hoe ziet het snelproces op hoofdlijnen uit Klant naar website gemeente: klikt op Snelvergunning Website gemeente schakelt door naar externe toepassing “Snelbalie”; gebruiker doet zijn ‘ding’ Snelbalie zorgt voor transport aanvraag naar behandelsysteem VTH = nieuw zaaktype Hoe ziet het snelproces op hoofdlijnen uit Gemeente behandelt aanvraag Klant ontvangt besluit

Gebruiker Stap 1: kies de gewenste ‘ik wil vraag’ Stap 2: kies eventuele samenloopactiviteiten (optioneel) Stap 3: doorloop de vraagboom of –bomen Stap 4: neem kennis van de benodigde toestemmingen Optie 1: print resultaten en stop gebruik Optie 2: dien aanvraag in en stop daarna gebruik Stap 1: vul aanvraagformulier in Stap 2: voeg bijlagen in Stap 3: dien aanvraag in Ik noemde net: de gebruiker doet zijn ding: wat is dat dan?. Hij doorloopt een aantal stappen. < benoemen stap 1 etc.> Optie 1 is een check en in optie 2 kun je gelijk de aanvraag indienen. Dat betekent dan wel dat je als klant je huiswerk moet doen. Als je dat complex vindt (en dat kan best want we hebben wat regels verzonnen met z’n allen in Nederland) dan willen we daarbij altijd helpen uiteraard.

Gemeente Continue bewaking mailbox Bij ontvangst check categorie (1 of 5 dagen) Check volledigheid Registratie Toets bestemmingsplan Advies secretaris dorpsbouwmeester (indien nodig) Advies afwijking regels bestemmingsplan (indien nodig) Advies technische toets (indien nodig) Vervaardigen beschikking Welk ding doen wij dan als gemeente? Hoe loopt het proces. Om de snelheid er in te houden, monitoren de behandelende medewerkers de speciale mailbox voor het snelspoor. We checken dan direct welke categorie (1-5 dagen) op de aanvraag van toepassing is. We checken verder of de aanvraag volledig is en registreren ze. Om snel te kunnen handelen moeten we zsm weten of het plan past binnen bestemmingsplan en ruimtelijke kwaliteit / welstand (zo ja handelen we binnen een werkdag). Als er meer intern advies of specialisme nodig is (bv. bij kleine afwijkingen bestemmingsplan wordt dat dan 5 werkdagen). De casemanager stelt de beschikking samen.

Voordelen voor burger - ondernemer - instelling Herkenbaar en eenvoudig portaal Vereenvoudiging van het (compleet) aanvragen. Lokale toestemmingencheck: ontbreekt in OLO! Weet wat hij/zij kan verwachten (Administratieve) lastenverlichting sneller antwoord op de vraag digitaal slechts 1x opvragen gegevens ongeacht aantal toestemmingen geen overbodige vragen in vraagboom en aanvraagformulier De snelbalie is met een knop op de website een portaal voor eenvoudige vragen. Dat scheelt onnodig zoekwerk in de reguliere producten- en dienstencatalogus. De aanvraag kan direct, eenvoudig en compleet worden ingediend Door een lokale toestemmingencheck (die in het landelijke systeem helaas niet mogelijk is) is er meer maatwerk en zijn er geen onnodige doorverwijzingen. Het OLO mist helaas deze lokale component en dan moet je voor info over de lokale situatie alsnog naar de gemeente. Niet zo handig als je al een half uurtje of zo digitaal vragen zit te beantwoorden. Weet wat je kunt verwachten, geen verrassingen achteraf dus Lastenverlichting

Voordelen voor gemeente Efficiënter klantcontact in de diverse kanalen. Minder onterecht ingediende en incomplete aanvragen. Mogelijkheid tot lean werken: eenvoudige aanvragen op eenvoudige wijze afhandelen. (Administratieve) lastenverlichting: efficiëntere informatievoorziening en afhandeling van aanvragen Positief imago dienstverlening Wat levert het intern op? <lijstje klikken> Imago: van “hindermacht” naar communicatieve overheid: maar beter en concreter vind ik ook wel een aardige slogan.

Tips Duidelijke kaders dienstverlening Digitale balie “frontoffice” die 70% van aanvragen volledig kan afdoen (kennis en capaciteit) Richtlijnen / beleid Processchema snelvergunning Richtlijn-checklist volledigheid en ontvankelijkheid Veel gebieden welstandsvrij Technische toetsrichtlijn Backoffice in dienst frontoffice én klant Voorrangsregel: aanvraag snelvergunning heeft voorrang; direct oppakken, indien nodig ander werk even laten liggen (Onder)mandaat afdoen beschikking Wat is handig om te hebben (je mag het ook succesfactoren of zelfs randvoorwaarden noemen)

Enkele cijfers Nu 23 producten in “snelspoor” categorieën bouwen, slopen, ruimtelijke ordening, kappen en 5 lokale toestemmingen zoals (kleine) evenementen, verkeersregelaars enz Vanaf november 2011: 125 (ver)bouwen en 135 slopen Gemiddelde tijd: 6 uur Leges: Starttarief 2013 € 325,-- 5% korting digitaal 5% korting volledig 5% korting samenloop Binnen een dag: kleine bouwwwerken , gevelwijziging, berging, tuinhuis, garage, overkapping, carport, schutting / hekwerk, dakkapel. Binnen 5 dagen: antennemast, aan- / uitbouw, erker, slopen, binnenplanse afwijking bestemmingsplan (vanwege het specialistisch advies dat we daarbij nodig hebben) Nu zult u zeggen: van dat spul is toch al veel vergunningsvrij. Dat klopt: maar dat geldt vaak alleen als deze plannen in het zogenaamde achtererfgebied liggen en welstandsvrij zijn. Overigens hebben wij In Peel en Maas het vergunningsvrije karakter door flexibele nieuwe bestemmingsplannen en een aanzienlijk ruim welstandvrij beleid al verruimd. Toch blijven we nog veel vergunningsplichtige zaken over die we dan wel binnen 1 of 5 dagen willen afhandelen en daarmee de reguliere termijn van 8 weken aanzienlijk verkorten. Toelichting op kanalen: 61% van alle burgers / ondernemers kiest voor een ander kanaal als de informatie niet snel kan worden gevonden. Deze andere kanalen in het algemeen duurder zijn. Gemiddelde integrale kosten telefoongesprek € 4,50 Gemiddelde integrale kosten doorverbonden gesprek € 22,50 30 – 40% van de telefoongesprekken door het KCC wordt doorverbonden 10% van deze doorverbonden telefoongesprekken moet worden teruggebeld Aanvragen regelmatig onterecht worden ingediend. 40 – 60% van de aanvragen niet compleet worden ingediend en vragen om een verzoek aanvullende gegevens.

Juni 2013: de Pakketvergunning Kleine blik in de nabije toekomst: In juni starten we met de pakketvergunning: noem het maar de lokale variant van de omgevingsvergunning. De meest voorkomende lokale vergunningen, ontheffingen en toestemmingen kunnen nu in één keer aangevraagd en verleend worden. Op basis van een coordinatiebesluit nemen we namelijk in één keer in een procedure een samenstel van verschillende besluiten die nodig zijn voor de realisatie van een “event”. Toevoeging in de transitie van snelbalie naar pakketbalie Ik wil vragen en de toestemmingen hebben een label gekregen afhankelijk van complexiteit In complexere situaties wordt klant automatisch doorgeleid naar een adviesgesprek dat hij kan boeken Simpeler formulier met enkele vragen + bijlagen Betere doelgroepbenadering. Door ervaring kunnen we beter inschatten wie aan welke producten en welke combinaties behoefte heeft. Systeem speelt daarop in. Klant kan casus tussentijds opslaan Binnen de pakketbalie blijft overigens het snelspoor voor die desbetreffende producten gelden uiteraard. Aardig extraatje is dat de pakketjes als dan niet voorzien van een geel snellabel via de NLW bedrijven worden bezorgd, waarmee we ook de sociale component van dit traject is ingevuld.

Bedankt voor uw aandacht Ik hoop dat u een goed beeld heeft gekregen van de manier waarop wij met vergunningverlening omgaan. Fijn dat u naar mij wilde luisteren en ik hoor graag of er nog vragen zijn. ?? VRAGEN ??