ESF E Procesoptimalisatie door slimmer werken Orbis Thuiszorg

Orbis medisch en zorgconcern Orbis ketenorganisatie in cure, care, wonen, dienstverlening en welzijn; 17 locaties 5500 medewerkers

Organisatie Orbis Medisch en Zorgconcern Vier zelfstandige bedrijfsonderdelen: Orbis Medisch Centrum Orbis Diensten Centrum Orbis Thuiszorg Orbis Verpleging & Verzorging

Procesoptimalisatie door slimmer werken Orbis Thuiszorg Projectperiode: dec. 2008 t/m nov. 2009 Voorheen 3 Thuiszorginstellingen Aanleiding: Demografische verschuivingen in Limburg Afname van het aantal jongeren (- 28% in 2035) Sterk verouderende populatie (+ 40% in 2035) Afname deelnemers arbeidsmarkt (- 30% in 2015) 2004 2014 2035 0-14 jaar 191.400 163.000 143.000 15-64 jaar 771.000 731.300 560.000 64 jr e.o. 177.200 217.300 292.000 Totaal 1.139.200 1.111.600 995.000

Elementen implementatieplan (ESF E) 1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit; 2. Analyse sociale innovatiepotentie; 3. Opgestelde meetbare doelstellingen; 4.Verslag van het uittesten van het implementatieplan; 5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject; 6. Activiteiten- en tijdsplanning van het vervolgtraject;

1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit(1) IST-situatie: Werkwijze: Multidisciplinaire workshops; Knelpuntenanalyse per processtap; Benoemen sterke en zwakke punten van de werkwijzen van iedere organisatie.

1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit(2) Verschillende aansturing: werkwijzen regio’s; Gebrek aan standaardisatie werkprocessen; Hoge administratieve last zorgverleners.

2. Analyse sociale innovatiepotentie (1) Aanpak: Participatie van medewerkers Projectorganisatie multidisciplinair en afdelingsoverstijgend

2. Analyse sociale innovatiepotentie (2) Output: Uitgangspunten nieuwe processen: Uniformiteit kritieke processtappen Weinig schakels / korte lijnen Eenduidige communicatie met omgeving Verantwoordelijkheid unithoofd: sturen, bewaken, evalueren Verantwoordelijkheden keteneigenaarschap duidelijk

2. Analyse sociale innovatiepotentie (3) Ontwerpen: Bedrijfsprocesmodel op detailniveau: Kleine teams Teamtaak = complete taak (integraal) Geautom. systemen sluiten aan op teamverantw. Planning + mutatie = realisatie Taken toekennen aan functies Pilot kiezen: Teaminrichting Overlegvormen Bereikbaarheid unit organiseren

3. Opstellen meetbare doelstellingen (1) Centrale doel: Herontwerpen en structureren werkprocessen zodat medewerkers optimaal kunnen functioneren, doelmatiger kunnen werken en stuur- en regelmogelijkheden worden vergroot Afgeleid doel: Meer arbeidssatisfactie en productievere medew. Verbeterde organisatieprestaties Verbeterde cliënttevredenheid

3. Opstellen meetbare doelstellingen (2) Verhogen netto arbeidsproductiviteit = AWBZ productieve uren / totaal aantal beschikbare uren Verhogen medewerkerstevredendheid: Administratie Beleid Zorg- en dienstverlening Bereikbaarheid en communicatie Takenpakket Verhogen cliënttevredenheid: Zorgplan, afspraken en overleg Informatie en communicatie Telefonische bereikbaarheid Aantal zorgverleners en vervanging

4. Verslag uitgetest implementatieplan (1) Resultaten pilots: Arbeidsproductiviteit Medewerkertevredenheid Pilot 1: gemidd. + 9,1 % Pilot 2: gemidd. +19 % m.n.: Administratie, Zorg en dienstverlening   Pilot 1 Pilot 2 0-meting Effect meting % stijging Netto arbeids productiviteit 70,9 75,6 6,60 73,75 81,55 10.6

4. Verslag uitgetest implementatieplan (2) Resultaten pilots (vervolg): Cliënttevredenheid gestegen: Kleiner aantal vaste verzorgenden Vast aanspreekpunt Directe en snelle telefonische bereikbaarheid Zicht op zorg(mogelijkheden) Uitgeteste werkprocessen vastgelegd in procedures in kwaliteitshandboek

5. Kosten/baten analyse vervolgtraject Kosten: m.n. personeelskosten uitrol ca. € 135.000 Baten: Productiviteit Besparing inzet personeel tot. ca. € 56.000 p. mnd Verhoging omzet Bewustzijn processen bij medewerkers Hogere motivatiegraad

6. Activiteiten- en tijdsplanning vervolgtraject Project naar de lijn; Implementatiebegeleidingsteams (project) Vaststellen postcodegebieden, vaste routes, teamsamenstelling, dienstroosterplanning

Eindconclusies Leereffect 1e vs 2e pilot Productiviteit substantieel gestegen, maar bijgesteld Tevredenheid medewerkers gestegen -> arbeidsmarktbehoud Cliënttevredenheid gestegen