SELECTIES, GROEPEN,VRIJE GEBIEDEN LRP SELECTIES, GROEPEN,VRIJE GEBIEDEN release 2.1 Koos Willemse

Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze: Stoppen Deze instructie behandelt het onderwerp SELECTIES, GROEPEN EN VRIJE GEBIEDEN. Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze: Stoppen Geregistreerden in LRP Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker Selecties voor de Bijdragenadministrateur Selecties voor de Lokale beheerder Groepen Vrije Gebieden Begin STOP BA LA/PW LRP START GROEPEN VRIJE GEBIEDEN LB

GEREGISTREERDEN IN LRP

GEREGISTREERDEN LID gedoopt belijdenis gedaan VOORKEURSLID - lid van PKN-gemeente op ander geografisch grondgebied GASTLID gedoopt of belijdend lid van een ander kerkgenootschap MEEGEREGISTREERDE ‘gezins’lid van PKN-lid ONGEDOOPT KIND niet gedoopt kind van PKN-lid vroegere geboorteleden BLIJKGEVER lid van andere PKN-gemeente personen die meeleven zonder zich aan te sluiten

EINDE GEREGISTREERDEN IN LRP Stoppen Geregistreerden in LRP Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker Selecties voor de Bijdragenadministrateur Selecties voor de Lokale beheerder Groepen Vrije Gebieden Begin STOP BA LA/PW LRP START GROEPEN VRIJE GEBIEDEN LB

LRP SELECTIES LA/PW

7 Voor deze grote organisatie: LLR zelf onderhouden te kostbaar Eenvoudig aan te passen aan bedrijfssituatie Keuze voor standaard software 7

Geautoriseerden voor een wijkgemeente of sectie zien alleen die selecties die speciaal voor hun autorisatiegebied gelden!

zoeken op naam selectie nieuwe selectie maken mogelijkheden zoeken op naam selectie nieuwe selectie maken selectie(criteria) bewerken selectie verwijderen 9

bij kiezen van 10

eigenaar (maker), enige die de selectie kan verwijderen uit de lijst *) *) om het systeem niet te laten vervuilen (maker levert sleutel in, maar verwijdert zijn/haar selecties niet, kan ook de LB de selecties verwijderen. Doe dit alleen in noodgevallen! 11

geef (goed herkenbare) naam naam (verplicht) geef (goed herkenbare) naam [het is handig om de naam te laten beginnen met de rol van de maker: dus bv. LA-70+ ; onder Uitdraai zijn namelijk alle ‘leesbare’ selecties te zien] 12

kies standaardselectie of maak nieuwe selectie 13

kies (eventueel) wijkgemeente kies (eventueel) sectie N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden. 14

Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden. 15

wijkgemeente y sectie x selectie aangemaakt op gemeenteniveau geautoriseerde voor wijkgemeente y ziet geautoriseerde voor sectie x ziet geautoriseerde voor gemeente ziet TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.

sortering (verplicht) 17

mogelijkheden voor sortering 18

geen vinkje: door anderen zijn criteria niet te wijzigen vinkje: voor anderen zijn criteria niet zichtbaar in lijst met selectiecriteria geen vinkje: door anderen zijn criteria niet te wijzigen wel te gebruiken let op: vrije exportvinkjes niet door anderen aan te passen 19

vink aan als de selectie subselecties bevat voornamelijk van belang bij aanschrijvingen voor financiële acties 20

geef (eventueel) omschrijving (bijvoorbeeld de gehanteerde selectiecriteria) 21

categoriën; vinkje aan: categorie vouwt zich uit vinkje uit: categorie vouwt zich in

VOORBEELDEN VAN SELECTIES LA/PW LRP VOORBEELDEN VAN SELECTIES LA/PW

Voorbeelden van selecties Stop Algemene selectie Jubilea Overlijden Start STOP ALGEMEEN JUBILEA OVERLIJDEN START

LRP ALGEMEEN SELECTIE

lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten vul naam in kies sortering bepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderen zo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven uit) bepaal of selectie op lager nievau bruikbaar moet zijn laat leeg

lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten

NB: In de vakjes [noem A] Email adres Vrij gebied Buitenland, Voorkeurslid Sectievoorkeur Wil nooit bijdragen Niet in staat bij te dragen Wenst geen contact Geen contact mogelijk SILA bezwaar GBA blokkade Geheim adres Adres onbekend zijn de keuzemogelijkheden leeglaten → zowel A als niet-A geselecteerd! insluiten → alleen A geselecteerd; uitsluiten → A niet meegenomen;

hoe de overige relaties worden meegenomen: zie verderop lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten NB binnen deze selectie kunnen maar twee categorieën tegelijk worden geselecteerd hoe de overige relaties worden meegenomen: zie verderop 29

lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten hier zouden bijv alleen de PE-hoofden kunnen worden gekozen

lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten Sla de zo gemaakte selectiecriteria op

Open de selectiecriteria weer

We hebben nu de basisselectiecriteria, die we door dubbelklikken kunnen openen. Er is nog geen selectie! Die wordt gemaakt met de knop

gemaakte selectie te vinden onder tabblad gemaakte selectie naar groep te exporteren via m.b.v. de knop kan een geselecteerde worden verwijderd uit de selectie Komt te staan onder de tab ; daar kan de uitsluiting weer ongedaan worden gemaakt

merk op: er is een vakje

dit kan op 1, 2 of 3 worden gezet hierbij komen extra selectiemogelijkheden te voorschijn: vergelijk met NB: begin altijd met het aantal insluitingscriteria leeg te laten, zijn er meer criteria nodig zet dan achtereenvolgens deze criteria op 1, 2 etc.

Voor de selectie die we maken: lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten, zetten we het aantal op 1 ga naar tabblad

lijst van binnenlandse leden, gastleden en meegeregistreerden van 70-jaar en ouder, waarbij degenen die geen contact wensen zijn uitgesloten, zetten we het aantal op 1 vul in onder Burgerlijk Leeftijd van: 70; Buitenland: Uitsluiten Kerkelijk Inschrijfstatus: Ingeschreven; Relatie: Meegeregistreerde Overig Wenst geen contact: Uitsluiten nu hier ook om de resultaten te zien

onder dit tabblad staan de resultaten

Hebben we aan deze criteria nog niet genoeg dan kunnen ook en nog gebruikt worden Vergeet niet!!

Het is verstandig om deze criteria te vermelden bij de opmerkingen:

Voor de mogelijkheden van het tabblad zie bij onderdeel JUBILEA Tenslotte is het nog mogelijk om onder het tabblad individuele personen op te nemen onder het tabblad zijn groepen in of uit te sluiten onder het tabblad zijn vrije gebieden in of uit te sluiten

PAS OP: Uitsluitingen, Extra Insluitingen, Groepen en Vrije Gebieden ‘verversen’ niet bij het maken van een selectie of het genereren van een totaaloverzicht! Dus bij hergebruik van de selectiecriteria: altijd de Uitsluitingen en Extra Insluitingen controleren altijd eerst de Geregistreerden in de Groepen en Vrije Gebieden herbepalen

Er kunnen nu negen selecties zijn: basisselectie insluitingen 1 insluitingen 2 insluitingen 3 jubilea extra insluitingen uitsluitingen groepen vrije gebieden Deze selecties moeten we samenvoegen in een Hierbij worden ook de dubbele geregistreerden verwijderd

NB in de voorbeeldselectie aantal insluitingscriteria op 1 bij het genereren !! LET OP: aan uitdraaien etc. is het totaaloverzicht gekoppeld; dit moet dus altijd gegenereerd worden (zelfs als alleen maar basisselectiecriteria zijn gebruikt iedere keer dat er iets in de selectiecriteria wordt veranderd, moet het totaaloverzicht opnieuw gegenereerd worden!! bij opslaan worden extra insluitingen en uitsluitingen mee opgeslagen

BELANGRIJK: gebruik niet meer insluitingscriteria dan nodig; “lege” insluitingscriteria geven in het totaaloverzicht alle geregistreerden! Gevisualiseerd: in de box selectiecriteria zitten alle geregistreerden; daaruit kiezen we; in het totaaloverzicht nu alleen die geselecteerden selectiecriteria totaaloverzicht

in de box insluitcriteria1 zitten ook alle geregistreerden; daaruit kiezen we; in het totaaloverzicht nu de som van de geselecteerden in beide criteria selectiecriteria totaaloverzicht insluitcriteria1 +

Conclusie: pas het aantal insluitcriteria aan aan wat nodig is! in de box insluitcriteria2 zitten ook alle geregistreerden; als we geen selectie hieruit maken (dwz alle velden leeg laten), zullen alle geregistreerden in het totaaloverzicht komen idem: als we insluitcriteria3 ‘open’ hebben maar leeg laten, geeft dat in het totaaloverzicht alle geregistreerden Conclusie: pas het aantal insluitcriteria aan aan wat nodig is! selectiecriteria totaaloverzicht insluitcriteria1 insluitcriteria2 +

mogelijkheden: in het laatste geval

m.b.v. de knop kan aangegeven worden welke gegevens van de geselecteerden moeten worden geëxporteerd. (hier wordt maar een deel van de lijst getoond) geregistreerden of alleen PE’s

PAS OP: Bij de export van het totaaloverzicht wordt het standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of correspondentieadres! via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen De resultaten van de vrije export kunnen enigszins verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts wordt de database van waaruit de vrije export komt bijgewerkt met de veranderingen van die dag)

Wanneer er alleen een groep of vrij gebied wordt geselecteerd door toevoegen onder het tabblad resp is het belangrijk dat de criteria onder tabblad niets opleveren, zodat in de totaalselectie alleen de groepsleden voorkomen! Dit kan o.a. door onder selectiecriteria te kiezen voor leeftijd 200 jaar en ouder Dus: de tabbladen groepen en vrije gebieden zijn in- of uitsluitingen bij selectiecriteria

EINDE ALGEMENE SELECTIE Stop Algemene selectie Jubilea Overlijden Start STOP ALGEMEEN JUBILEA OVERLIJDEN START

VERBINTENISJUBILEA EN VERJAARDAGEN LRP VERBINTENISJUBILEA EN VERJAARDAGEN

Onder het tabblad kunnen verjaardagslijstjes of lijstjes met huwelijksjubileaworden gemaakt. Alle ingeschrevenen worden hierbij geselecteerd ook zij die geen contact wensen of nooit willen bijdragen. Als die niet niet moeten worden meegenomen moeten zij achteraf worden verwijderd (zie verderop)

vul naam in kies sortering bepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderen zo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven aangevinkt) bepaal of selectie op lager nievau bruikbaar moet zijn laat leeg

BELANGRIJK: De uitkomst van de selectie onder het tabblad moet altijd 0 zijn selectiecriteria totaaloverzicht jubilea + anders: selectiecriteria totaaloverzicht jubilea +

selecteer daarom onder het tabblad iedereen met een leeftijd van 200 of ouder

kies bij tussen verjaardagen en verbintenisjubilea NB in één selectie kunnen niet beide tegelijk worden gekozen! Verjaardagen vul periode in (moet binnen eenzelfde jaar liggen) klik op

selecteer de leeftijden die gewenst worden en of laat dit leeg en vul een leeftijd van tot en met in (zo zijn bijv. alle 70+-ers te selecteren!)

geselecteerden (ook wenst geen contact en wil niet bijdragen) onder daar is export mogelijk NB: Leeftijd onder Burgerlijk = aantal jaar nu; Leeftijd onder Jubilea = aantal jaar op verjaardag

Verbintenisjubilea Ook hier moet het resultaat van Selectiecriteria 0 zijn! vul periode in (moet binnen eenzelfde jaar liggen) klik op

selecteer de jubilea die gewenst worden en bij 12,5 jarig jubileum geeft LRP wel de juiste personen, maar de jubileumdatum is niet correct. Corrigeer deze aan de hand van de verbintenisdatum”. voeg eventueel nog jubilea van tot en met toe

onder geselecteerden is het resultaat te zien onder het tabblad

exporteer de lijst via de NB huwelijksjubilea: aantal jaren verbintenis op tijdstip van maken van de lijst aantal jaar verbintenis: op jubileum (alleen correct voor de periode die ligt na de computerdatum!)

kies behalve de velden die verder gewenst zijn voor de lijst ook het uitsluiten van degenen die geen contact willen en/of niet willen bijdragen moet via de Vrije export worden gedaan kies behalve de velden die verder gewenst zijn voor de lijst ook NB: Aantal jaar (huwelijk) onder Burgerlijk = aantal jaar nu; Aantal jaar verbintenis onder Jubilea = aantal jaar jubileum

Alternatief voor het uitsluiten van degenen die geen contact willen en/of niet willen bijdragen Maak een groep van deze personen en sluit die uit. Deze groep moet voor gebruik geactualiseerd worden!! PAS OP: Bij de export van het totaaloverzicht wordt het standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of correspondentieadres! via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen De resultaten van de vrije export kunnen enigszins verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts wordt de database van waaruit de vrije export komt bijgewerkt met de veranderingen van die dag)

PAS OP: Bij export van leeftijd en huwelijksjaren wordt gerekend tot aan de computerdatum! wanneer dus bij huwelijksjubilea of leeftijd in volgende maand het aantal jaren wordt geëxporteerd, moet daarbij 1 jaar worden opgeteld! wordt gebruik gemaakt van het vakje leeftijd of aantal jaar verbintenis onder Jubilea, dan wordt het aantal jaren op de verjaardag resp. jubileumdatum getoond

Einde selectie huwelijksjubilea/verjaardagen Stop Algemene selectie Overlijden Start STOP ALGEMEEN JUBILEA OVERLIJDEN START

LRP OVERLEDENEN

Selecteer de personen die deze maand zijn overleden

onder via kunnen gegens als overlijdensdatum en –plaats worden geëxporteerd

PAS OP: Bij de export van het totaaloverzicht wordt het standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of correspondentieadres! via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen De resultaten van de vrije export kunnen enigszins verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts wordt de database van waaruit de vrije export komt bijgewerkt met de veranderingen van die dag)

Geregistreerden in LRP EINDE SELECTIES LA/PW Stoppen Geregistreerden in LRP Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker Selecties voor de Bijdragenadministrateur Selecties voor de Lokale beheerder Groepen Vrije Gebieden Begin STOP BA LA/PW LRP START GROEPEN VRIJE GEBIEDEN LB

LRP SELECTIES BA

Selecties voor de Bijdragenadministrateur Voor deze grote organisatie: LLR zelf onderhouden te kostbaar Eenvoudig aan te passen aan bedrijfssituatie Keuze voor standaard software 77

Geautoriseerden voor een wijkgemeente of sectie zien alleen die selecties die speciaal voor hun autorisatiegebied gelden!

zoeken in selectiecriteria nieuwe selectiecriteria maken mogelijkheden zoeken in selectiecriteria nieuwe selectiecriteria maken selectiecriteria bewerken selectiecriteria verwijderen 79

bij kiezen van 80

eigenaar (maker), enige die de selectie kan verwijderen uit de lijst selectiecriteria *) om het systeem niet te laten vervuilen (maker levert sleutel in, maar verwijdert zijn/haar selecties niet, kan ook de LB de selecties verwijderen. Doe dit alleen in noodgevallen! 81

geef (goed herkenbare) naam naam (verplicht) geef (goed herkenbare) naam [het is handig om de naam te laten beginnen met de rol van de maker: dus bv. BA-KB ; onder Uitdraai zijn namelijk alle ‘leesbare’selecties te zien] 82

kies standaardselectie of maak nieuwe selectie 83

kies (eventueel) wijkgemeente kies (eventueel) sectie N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden. 84

Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden. 85

wijkgemeente y sectie x selectie aangemaakt op gemeenteniveau geautoriseerde voor wijkgemeente y ziet geautoriseerde voor sectie x ziet geautoriseerde voor gemeente ziet TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.

sortering (verplicht) 87

mogelijkheden voor sortering 88

geen vinkje: door anderen zijn criteria niet te wijzigen wel te gebruiken let op: vrije exportvinkjes niet door anderen aan te passen vinkje: voor anderen zijn criteria niet zichtbaar in lijst met selectiecriteria 89

kies (eventueel) wijkgemeente kies (eventueel) sectie N.B. een selectie gemaakt op gemeenteniveau kan gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden. 90

Als dit vinkje gezet is, kan een selectie gemaakt op hoger niveau gebruikt worden door geautoriseerden van alle lagere niveaus, waarbij alleen die resultaten getoond worden die de geautoriseerde mag zien (zie volgende dia), in dat geval moeten sectie en wijkgemeente leeg gelaten worden. 91

wijkgemeente y sectie x selectie aangemaakt op gemeenteniveau geautoriseerde voor wijkgemeente y ziet geautoriseerde voor sectie x ziet geautoriseerde voor gemeente ziet TIP: maak de selecties zoveel mogelijk op gemeenteniveau aan dat houdt de lijst met selecties overzichtelijk.

vink aan als de selectie subselecties bevat kan van belang zijn bij aanschrijvingen voor kerkbalans 93

subselecties Handig als verschillende categorieën een verschillende brief moeten hebben De subselectie moet een selectie uit de hoofdselectie bevatten. Voorbeeld: hoofdselectie alle PE-hoofden subselectie PE-hoofden 18 t/m 25 Dus: 1) Maak een selectie van PE-hoofden 18 t/m 25 2) Maak een selectie van alle PE-hoofden 3) Vink bij de laatste selectie aan PE-hoofden PE 18 t/m 25

4) Voeg onder tabblad de selectie PE-hoofden 18 t/m 25 toe

Bij de selectie PE-hoofden 18 t/m 25

geef (eventueel) omschrijving (bijvoorbeeld de gehanteerde selectiecriteria) 97

categoriën; vinkje aan: categorie vouwt zich uit vinkje uit: categorie vouwt zich in

Bedenk welke categorieën personen en/of PE’s uw gemeente wil aanschrijven voor de Kerkbalans. Een keuze kan zijn: De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn *) De kinderen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn De “overigen” die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn *) strikt genomen hoeft het criterium “die lid zijn” niet te worden meegenomen, immers alleen een lid kan PE-hoofd zijn, maar de vroegere geboorteleden die een PE vormen (en daarvan dus hoofd zijn) blijven bij de conversie PE-hoofd ; dit criterium zorgt er voor dat zij niet worden meegenomen. let op: bij de conversie is bij gemengd gehuwden de Meegeregistreerde soms PE-hoofd geworden en het Lid partner. Verander dit! 99

vul naam in kies sortering bepaal of selectie zichtbaar moet zijn voor anderen zo ja: mogen zij wijzigingen aanbrengen (selectie schrijven uit) laat leeg Geen subselecties

Eerste deel van de selectie De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn

De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn controleer kerkelijk bijv. inschrijfstatus

De PE hoofden die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn

De PE hoofden die lid en 18 jaar en ouder zijn

Onder ‘Overig’ zijn nog mensen in/uit te sluiten die niet kunnen of willen bijdragen

NB: In de vakjes [noem A] Vrij gebied Buitenland, Voorkeurslid Sectievoorkeur Wil nooit bijdragen Niet in staat bij te dragen Wenst geen contact Geen contact mogelijk SILA bezwaar GBA blokkade Geheim adres Adres onbekend zijn de keuzemogelijkheden leeglaten → zowel A als niet-A geselecteerd! insluiten → alleen A geselecteerd; uitsluiten → A niet meegenomen;

Financieel: in dit stadium nog niet van belang

Tip: zet de selectiecriteria in de omschrijving

Sla de zo gemaakte selectiecriteria op

heropen de selectie

We hebben nu de basisselectiecriteria, die we door dubbelklikken kunnen openen. Er is nog geen selectie! Die wordt gemaakt met de knop

nu zijn de geselecteerden te zien onder tabblad eventueel zijn de geselecteerden te exporteren naar een groep via

Nu moet de volgende selectie gemaakt worden merk op: er is een vakje

dit kan op 1, 2 of 3 worden gezet hierbij komen extra selectiemogelijkheden te voorschijn: vergelijk met NB: begin altijd met het aantal insluitingscriteria leeg te laten, zijn er meer criteria nodig zet dan achtereenvolgens deze criteria op 1, 2 etc.

zet op 1 en ga naar Onder insluitingscriterium 1 maken we de selectie De kinderen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn vul in onder Burgerlijk Leeftijd van: 18 t/m .. Kerkelijk Inschrijfstatus: inschrijfstatus: ingeschreven; relatie: lid of gastlid Pastoraal Relatie: Kind Overig Wil nooit bijdragen, kan niet bijdragen, wil geen contact: uitsluiten

De resultaten zijn dan te zien onder het tabblad

zet op 2 en ga naar Onder insluitingscriterium 1 maken we de selectie De overigen die lid of gastlid en 18 jaar en ouder zijn vul in onder Burgerlijk Leeftijd van: 18 t/m .. Kerkelijk Inschrijfstatus: inschrijfstatus: ingeschreven; relatie: lid of gastlid Pastoraal Relatie: Overig Overig Wil nooit bijdragen, kan niet bijdragen, wil geen contact: uitsluiten

De resultaten zijn te vindenonder het tabblad

We vermelden de selectiecriteria bij de opmerkingen Sla de selectiecriteria op!

Deze selecties moeten we samenvoegen in één 1 2 3 Nu drie selecties: basisselectie insluitingen 1 insluitingen 2 Deze selecties moeten we samenvoegen in één

LET OP: aan uitdraaien etc. is het totaaloverzicht gekoppeld; dit moet dus altijd gegenereerd worden (zelfs als alleen maar basisselectiecriteria zijn gebruikt iedere keer dat er iets in de selectiecriteria wordt veranderd, moet het totaaloverzicht opnieuw gegenereerd worden!!

BELANGRIJK: gebruik niet meer insluitingscriteria dan nodig; “lege” insluitingscriteria geven in het totaaloverzicht alle geregistreerden! Gevisualiseerd: in de box selectiecriteria zitten alle geregistreerden; daaruit kiezen we; in het totaaloverzicht nu alleen die geselecteerden selectiecriteria totaaloverzicht

in de box insluitcriteria1 zitten ook alle geregistreerden; daaruit kiezen we; in het totaaloverzicht nu de som van de geselecteerden in beide criteria selectiecriteria totaaloverzicht insluitcriteria1 +

Conclusie: aanpassen van het aantal insluitcriteria aan wat nodig is! in de box insluitcriteria2 zitten ook alle geregistreerden; als we geen selectie hieruit maken (dwz alle velden leeg laten), zullen alle geregistreerden in het totaaloverzicht komen idem: als we insluitcriteria3 ‘open’ hebben maar leeg laten, geeft dat in het totaaloverzicht alle geregistreerden Conclusie: aanpassen van het aantal insluitcriteria aan wat nodig is! selectiecriteria totaaloverzicht insluitcriteria1 insluitcriteria2 +

Verfijning van de selectie Er zijn geregistreerden die niet onder de criteria vallen maar toch in de selectie moeten worden meegenomen Open de selectie

en gaan naar het tabblad

in dit geval één niet geselecteerde persoon uit de ledenlijst om in te sluiten, nl H. Graafland de geregistreerde zoeken m.b.v

Stappen:

Is dit de correcte persoon, zo ja

selecteren en

eventueel is hier de insluiting ongedaan te maken opslaan

Als sommige geselecteerden uit de selectie niet meegenomen moeten worden, kijk dan bij de geselecteerden en sluit deze personen uit. In dit geval moet R. van der Ende uit de lijst worden verwijderd. Stappen: Ga naar tabblad selecteer de juiste persoon en klik op

persoon verdwenen uit geselecteerdenlijst maar terug te vinden onder tabblad hier kan de uitsluiting (na selectie) ongedaan gemaakt worden

Nu vijf selecties : basisselectie insluitingen 1 insluitingen 2 extra insluitingen uitsluitingen Deze selecties moeten we samenvoegen in een

R. van der Ende ontbreekt, H. Graafland is aanwezig het resultaat kan desgewenst naar een groep worden geëxporteerd

het resultaat kan eventueel op standaardmanier geëxporteerd worden

bij de knop kan aangegeven worden welke gegevens van de geselecteerden moeten worden geëxporteerd. (hier wordt maar een deel van de lijst getoond) geregistreerden of alleen PE’s

eventueel (maar niet van belang voor ons voorbeeld) zijn onder het tabblad eerder gemaakte groepen in hun geheel in te sluiten of uit te sluiten onder het tabblad zijn vrije gebieden in hun geheel in te sluiten of uit te sluiten daarnaast is er nog een tabblad

In totaal dus selecties mogelijk: basisselectie insluitingen 1 insluitingen 2 insluitingen 3 jubilea extra insluitingen uitsluitingen groepen vrije gebieden Deze selecties worden samengevoegd m.b.v. de knop onder het tabblad

Vergeet niet de selectiecriteria op te slaan als die bewaard moeten worden. bij het opslaan worden extra insluitingen en uitsluitingen mee opgeslagen het kan dus handig zijn bij de opmerkingen te vermelden dat er in- of uitsluitingen zijn

De resultaten van die criteria zijn op elk moment weer te maken Daarbij kan elke selectie opnieuw gemaakt worden via maar moet het totaaloverzicht in elk geval weer genereerd worden LET OP: bij elke verandering in de selectiecriteria moet dit ook weer gebeuren!

Belangrijk: bij het koppelen van een selectie aan een fonds wordt gekoppeld met het totaaloverzicht. Dus zelfs als alleen maar een basisselectie wordt gemaakt, toch altijd ook een Totaaloverzicht genereren LET OP: zijn de selectiecriteria gemaakt in versie 1.0 dan kunnen ook andere geautoriseerden bij deze criteria. Ze kunnen ze dus ook veranderen en/of verwijderen! Maak goede afspraken binnen uw gemeente hoe hiermee te handelen en controleer zelf voor gebruik of ze nog kloppen.

PAS OP: Bij de export van het totaaloverzicht wordt het standaardadres geëxporteerd, niet het tijdelijk of correspondentieadres! via de vrije export zijn deze adressen te verkrijgen De resultaten van de vrije export kunnen enigszins verschillen van de export van het totaaloverzicht (‘s nachts wordt de database van waaruit de vrije export komt bijgewerkt met de veranderingen van die dag)

PAS OP: Uitsluitingen, Extra Insluitingen, Groepen en Vrije Gebieden ‘verversen’ niet bij het maken van een selectie of het genereren van een totaaloverzicht! Dus bij hergebruik van de selectiecriteria: altijd de Uitsluitingen en Extra Insluitingen controleren altijd eerst de Geregistreerden in de Groepen en Vrije Gebieden herbepalen

Geregistreerden in LRP EINDE SELECTIES BA Stoppen Geregistreerden in LRP Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker Selecties voor de Bijdragenadministrateur Selecties voor de Lokale beheerder Groepen Vrije Gebieden Begin STOP BA LA/PW LRP START GROEPEN VRIJE GEBIEDEN LB

LRP SELECTIES LB

voor een handleiding zie de selecties voor LA/PW resp BA Selecties voor de Lokale Beheerder Ook de LB kan selecties maken, maar zal dat in de praktijk overlaten aan de andere gebruikers; voor een handleiding zie de selecties voor LA/PW resp BA Specifieke voor rol van de LB is de mogelijkheid om selecties te verwijderen zonder eigenaar te zijn

hier zijn alle leesbare selecties van de gemeente te zien de LB kan ze bewerken NIET DOEN! de LB kan ze verwijderen dit is nuttig als de gebruiker van het systeem is afgekoppeld maar zijn/haar selecties niet heeft opgeruimd. de volgende waarschuwing verschijnt

zodra een gebruiker van het systeem is afgekoppeld zullen hier de niet-leesbare selecties van hem/haar verschijnen deze kunnen door de LB verwijderd worden het is verstandig om dit te doen na verwijdering van een gebruiker van het systeem (gaat vervuiling tegen)

Geregistreerden in LRP EINDE SELECTIES LB Stoppen Geregistreerden in LRP Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker Selecties voor de Bijdragenadministrateur Selecties voor de Lokale beheerder Groepen Vrije Gebieden Begin STOP BA LA/PW LRP START GROEPEN VRIJE GEBIEDEN LB

LRP GROEPEN

Een groep is een verzameling geregistreerden Een groep is statisch: overledenen, uitgeschreven of vertrokken geregistreerden blijven in de groep d.m.v. van de knop GEREGISTREERDEN HERBEPALEN kunnen die geregistreerden verwijderd worden uit de groep als de samenstelling van de groep door andere oorzaak verandert, moet de groep handmatig worden bijgewerkt een gebruiker ziet alleen die geregistreerden die binnen zijn/haar autorisatiegebied vallen LET OP: groepen kunnen door iedere geautoriseerde (behalve de LB) gemaakt, gebruikt, veranderd en verwijderd worden, maak dus goede afspraken hoe hiermee om te gaan!

BA, LA PW

toon zoekveld nieuwe groep maken groep bewerken groep verwijderen groep importeren (zie handleiding) herbepalen geregistreerden alles selecteren alles deselecteren

geef naam vul omschrijving in kies zo nodig wijkgemeente

zoek geregistreerde

voeg op dezelfde manier de andere leden van de groep toe sla op

via is de groep te openen en zijn leden te verwijderen

Dienstverlening > Selecties wanneer alle potentiële leden van de groep een gemeenschappelijk (selecteerbaar) kenmerk hebben is het mogelijk om een groep te maken via Dienstverlening > Selecties BA en LA PW

zie voor het maken van een Selectie de betreffende module; als voorbeeld is genomen een selectie van leden en meegeregistreerden ouder dan 70 jaar

sla op het is niet nodig om de selectiecriteria te bewaren

herbepaald moeten worden VOOR HET GEBRUIKEN VAN EEN GROEP ALTIJD eerst selecteren welke groepen herbepaald moeten worden

herbepalen is ook mogelijk als een groep is geopend

Geregistreerden in LRP EINDE GROEPEN Stoppen Geregistreerden in LRP Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker Selecties voor de Bijdragenadministrateur Selecties voor de Lokale beheerder Groepen Vrije Gebieden Begin STOP BA LA/PW LRP START GROEPEN VRIJE GEBIEDEN LB

LRP VRIJE GEBIEDEN

Vrije gebieden zijn postcodegebieden die wat gebiedsomvang elkaar mogen overlappen en ook postcodes buiten het grondgebied van de kerkelijke gemeente kunnen bevatten vanwege de mogelijkheid van deze overlap is het verstandig om geen wijkgemeente of sectie in te vullen Voordat een vrij gebied wordt gebruikt moeten overleden, uitgeschreven of verhuisde geregistreerden uit de geselecteerde vrije gebieden worden verwijderd. d.m.v. de knop GEREGISTREERDEN HERBEPALEN. Een gebruiker ziet alleen die geregistreerden die binnen zijn/haar autorisatiegebied vallen NB Herbepalen van geregistreerden in vrije gebieden ziet het systeem als een mutatie; het levert dus veel mutatieregels in het mutatieoverzicht op LET OP: Vrije gebieden kunnen door iedere geautoriseerde (behalve de PW) gemaakt, gebruikt , veranderd en verwijderd worden, maak dus goede afspraken hoe hiermee om te gaan!

Stop Vrije gebieden LB Vrije gebieden BA, LA Vrije gebieden PW Start

LRP VRIJE GEBIEDEN LB

vrije gebieden kunnen op gemeente- of wijkgemeenteniveau worden aangemaakt gemeenteniveau: ga naar tabblad Pas op: bij gebruik van een vrij gebied voor een looplijst in een fonds moeten fonds en vrij gebied op hetzelfde niveau zijn aangemaakt

wijkgemeenteniveau: selecteer eerst de wijkgemeente kies daarna tabblad kies vervolg om verder te gaan klik op

LRP VRIJE GEBIEDEN BA, LA

om nieuw vrij gebied aan te maken om bestand vrij gebied te bewerken

geef naam en vul eventueel de omschrijving in en kies indien nodig de wijkgemeente;

uit 3589 postcodes de gewenste postcodes

NB: deze knop selecteert alleen de postcodes zichtbaar op het scherm dus 1 t/m 20! Gebruik om ook de voldende bladzijde te kunnen selecteren;

herhaal tot alle postcodes zijn geselecteerd en

zoek nu de andere postcodes die in het vrije gebied moeten komen; ; met zijn postcodegebieden uit heel Nederland te selecteren sluit het venster als alle postcodes zijn toegevoegd

96 postcodes in dit vrije gebied

ga naar tabblad kies

ga naar tabblad kies sla op

splitsen van postcodereeksen stel: postcode 1811 BA 1 t/m 15 moet behoren tot deze looplijst, postcode 1811BA 17 t/m 63 tot een kerkblad looplijst 2 selecteer postcode 1811BA en kies

postcode 1811BA van 1 t/m 15 in vrij gebied; 17 t/m 63 ontbreekt; selecteer 63 vervang door 15 sla op postcode 1811BA van 1 t/m 15 in vrij gebied; 17 t/m 63 ontbreekt; denk aan het herbepalen van de geregistreerden en overige contacten, het aanpassen van de omschrijving van het vrije gebied en sla op

open vrij gebied kerkblad looplijst 2

NB alleen hele postcodereeksen kunnen worden toegevoegd selecteer de reeks waarin de gezochte nummers staan sluit het venster

selecteer de reeks waarin de gezochte nummers staan vergeet geregisteerden herbepalen en overige contacten herbepalen niet! sla op

EINDE VRIJE GEBIEDEN LB, BA, LA Stop Vrije gebieden LB Vrije gebieden BA, LA Vrije gebieden PW Start STOP LB BA,LA PW START

LRP VRIJE GEBIEDEN PW

een pastoraal werker kan de vrije gebieden en de geregistreerden en overige contacten daarin inzien

maar kan de vrije gebieden niet bewerken of verwijderen ook kan de PW de GEREGISTREERDEN NIET HERBEPALEN hij/zij weet dus nooit of de geregistreerden in het vrije gebied de actuele situatie weerspiegelen! Alleen daar waar de Vrije gebieden automatisch herbepaald worden (Uitdraai looplijsten) kunnen Vrije gebieden nuttig zijn voor een PW

Geregistreerden in LRP EINDE VRIJE GEBIEDEN Stoppen Geregistreerden in LRP Selecties voor de Ledenadministrateur/Pastoraal Werker Selecties voor de Bijdragenadministrateur Selecties voor de Lokale beheerder Groepen Vrije Gebieden Begin STOP BA LA/PW LRP START GROEPEN VRIJE GEBIEDEN LB