LRP BIJDRAGEN release 2.1 Koos Willemse.

Presentatie over: "LRP BIJDRAGEN release 2.1 Koos Willemse."— Transcript van de presentatie:

1 LRP BIJDRAGEN release 2.1 Koos Willemse

2 Deze instructie behandelt het onderwerp BIJDRAGEN
Zet het programma op DIAVOORSTELLING en klik op uw keuze: Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

3 LRP VOORAF

4 VOORAF Bankrekeningen vastleggen LB Fondsen Aanmaken fonds/abonnement
door zie module Bankrekeningen vastleggen LB Fondsen Aanmaken fonds/abonnement Koppelen fonds/abonnement aan gebruiker Aanmaken benodigde gemeentesjablonen Algemeen Aanmaken vrije gebieden t.b.v looplijsten LB of BA of LA Selecties Aanmaken eigen betaalschema’s (zonodig) BA Selectie deelnemers BETAALSCHEMA MAKEN

5 Financiële rapportage Looplijsten Begin
EINDE VOORAF Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

6 LRP FONDS

7 termijnen; vrij bedrag
FONDS Stoppen Fonds meerdere termijnen vrij bedrag (bijv. Kerkbalans) Fonds eenmalig vast bedrag (bijv. Solidariteitskas) Fonds eenmalig vrij bedrag (bijv. Eindejaarscollecte) Begin STOP FONDS termijnen; vrij bedrag FONDS eenmalig; vast bedrag FONDS eenmalig; vrij bedrag START NB: Voor gebruik van verzamelfondsen en subselecties zie de handleiding

8 FONDS MEERDERE TERMIJNEN, VRIJ BEDRAG
LRP FONDS MEERDERE TERMIJNEN, VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS

9 FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS Stoppen
Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

10 KERKBALANS VOORBEREIDING
completeren fondsgegevens

11 controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering
NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)

12 voorbeeld:

13 EINDE VOORBEREIDING KERKBALANS Stoppen Voorbereiding Productie
Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

14 brieven en looplijsten genereren, (laten) afdrukken
KERKBALANS PRODUCTIE selectie updaten brieven en looplijsten genereren, (laten) afdrukken SCHEMATISCH brieven verzenden

15 update selectie open fonds
- NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

16 Om looplijsten tegelijk met de brieven aan te maken
zet hier het vinkje en

17 selecteer de gewenste vrije gebieden

18

19

20 controleer de gegevens in de witte velden;
zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan

21 onder tabblad staan de geselecteerden
zij hebben nog geen brief gehad en nog niets toegezegd voor dit jaar: NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd

22 vul beide sjablonen voor de brieven (aangemaakt door de LB) in
NB ook als maar één van beide wordt gebruikt moeten beide vakken gevuld zijn via is de (totaal)selectie opnieuw te genereren

23

24 proces verloopt via de planner; (zie ook uitdraai in module geregistreerden)
voor de resulterende looplijsten zie verderop

25 De knop maakt toezeggingen aan voor alle geselecteerden, maar maakt snelle invoer van de werkelijke toezegging onmogelijk; denk dus goed na voordat u deze gebruikt. Bij gebruik: kies wat er overgenomen moet worden en

26 hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

27 dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt

28 de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad
en zijn in te zien sorteringsvolg-orde van de toezeggings-formulieren

29 onder staat het gegenereerde bestand

30 Merk op de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen

31 de looplijsten zijn te vinden via
selecteer toezeggingsbrieven en dubbelklik

32 download de looplijst, print die en knip die in de juiste stukken
NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggings-formulier de PE-naam staat

33 EINDE PRODUCTIE KERKBALANS Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking
Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

34 incasso’s en acceptgiro’s genereren en verzenden
KERKBALANS VERWERKING toezeggingen invoeren incasso’s en acceptgiro’s genereren en verzenden SCHEMATISCH inboeken ontvangsten

35 KERKBALANS VERWERKING Stoppen Invoer toezeggingen Toezegging wijzigen
Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

36 INVOER TOEZEGGINGEN geselecteerden zijn nog geen deelnemer (dat wordt men pas na een toezegging!) toezeggingen

37 gebruik barcodelezer om Geregistreerdenummer in te lezen of type nummer in

38

39 invoeren 1349 geeft: vul bedrag in

40 controleer betaalschema, betaalwijze en sla op

41 terug in dit scherm kan de volgende toezegging worden ingevoerd
bijvoorbeeld 1375

42 hier zijn betaalschema en betaalmaanden handmatig aangepast
voer op deze wijze alle toezeggingen in

43 bij invoer van iemand die al een toezegging heeft
wanneer alles is ingevoerd

44 toezeggingen zijn ook in te voeren via

45 de volgende stappen zijn als bij snelle invoer

46 resultaat de deelnemers staan niet meer bij

47 het totaal toegezegde bedrag is in het jaaroverzicht te vinden

48 EINDE INVOER TOEZEGGINGEN Stoppen Invoer toezeggingen
Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

49 TOEZEGGING WIJZIGEN selecteer de toezegging en kies

50 pas de gegevens aan klik op om het termijnoverzicht aan te passen en sla op

51 bij aanpassing van het bedrag wordt een motivatie gevraagd

52 deze motivatie is terug te vinden onder de tab

53 EINDE TOEZEGGING WIJZIGEN Stoppen Invoer toezeggingen
Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

54 CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN

55 vul de velden in

56 totaal moet kloppen met de door de betreffende persoon ingevoerde toezeggingen

57 EINDE CONTROLE OP INVOER TOEZEGGINGEN Stoppen Invoer toezeggingen
Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

58 INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN

59 tabblad

60 maak een keuze dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

61 Onder staan degenen die deze maand per incasso betalen

62 Onder staan de personen voor wie een acceptgiro is aangemaakt
Omdat Acceptgiro is gekozen als één van de betaalwijzen, staan hier ook voor januari de namen van de geregistreerden met bedrag € 0,00 (daarvoor zijn doorgaans onderaan het toezeggingsformulier acceptgiro’s aangemaakt)

63 Onder staan de namen van hen die deze maand via deze betaalwijze zullen betalen
Onder degenen die deze maand op een andere manier zullen betalen

64 de aangemaakte documenten zijn te vinden onder

65 download het acceptgirobestand, print of laat printen; download het clieop bestand en stuur dit naar de bank

66 EINDE INCASSO’S EN ACCEPTGIRO’S GENEREREN Stoppen Invoer toezeggingen
Toezegging wijzigen Controle op de invoer toezeggingen Incasso’s en acceptgiro’s genereren Inboeken ontvangsten Begin STOP TOEZEGGING INVOEREN TOEZEGGING WIJZIGEN TOEZEGGING CONTROLE INCASSO ACCEPTGIRO ONTVANGSTEN START

67 Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering
INVOER ONTVANGSTEN Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering INCASSO’S HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

68 INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSORUNS)
In het voorgaande is door LRP wel een incasso-bestand aangemaakt, maar deze incasso’s zijn nog niet als ontvangst bij de leden geboekt; dat gebeurt hier

69

70 vul boekstuknummer in en kies Selecteer het juiste bestand

71 dit proces verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden)

72 de incassoruns zijn nu geïmpliceerd / ingelezen in LRP maar zijn nog niet ingeboekt vandaar het waarschuwingsteken voor het boekstuk! ingeboekte incassoruns zijn herkenbaar aan Selecteer het boekstuk met het waarschuwingsteken en klik op

73 beoordeel de transacties onder alle tabbladen

74

75 boek de transacties in!

76 dit proces verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden) nu zijn de incasso’s ingeboekt (geen kandidaat transacties meer)

77 transactienummer; belangrijk bij storneringen

78 bij het fonds zelf zijn de ontvangsten onmiddellijk te zien

79 overzichten kunnen ook op verschillende plaatsen binnen het jaar worden gevonden en geëxporteerd naar Excel

80 EINDE INBOEKEN INCASSO’S Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig)
Inlezen dagafschriften Stornering INCASSO’S HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

81 INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

82

83 er wordt een lijst getoond van alle personen die toezegden voor een fonds/jaar/in een bepaalde maand een bepaald bedrag te geven; is dit bedrag ontvangen, dan is hier de ontvangst SNEL in te voeren.

84 vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in
selecteer de binnengekomen posten en de bedragen zijn ingeboekt

85 de ontvangsten staan onder
alle mutaties staan onder sla op

86 het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan
kies

87 vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in

88 of kies uitgebreid zoeken

89 selecteer de toezegging en

90 selecteer de maand, vul het bedrag in en sla op
of

91 Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging. Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkt tot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand; In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.

92 EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN
(ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG) Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering INCASSO’S HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

93 INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN) Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen

94

95

96

97 dit proces verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden)

98 de ingelezen gegevens zijn te zien onder

99 ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen
mogelijkheden: 100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt worden logische match gevonden – controleren geen logische match – handmatig matchen of verwijderen.

100 staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die
controleer de transacties met corrigeer die zo nodig door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond; door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt kijk ook onder de tabbladen en

101 via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt

102 resultaat (zo nodig scherm verversen)
de gematchte transacties zijn ingeboekt

103 muis boven

104 mogelijkheid: er is wel een toezegging, maar het bedrag komt niet overeen

105 Het bedrag wordt toegekend aan het eerste bedrag dat openstaat!

106 deze post kan worden ingeboekt

107 mogelijkheid: deze persoon heeft geen toezegging gedaan en is dus geen deelnemer

108 kies fonds en jaar vul bedrag in en sla op

109 verwerk zo alle kandidaat transacties en vergeet niet in te boeken
onder is een overzicht te vinden (uitgesplitst voor geregistreerden en Overige contacten

110 EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN
Incasso’s Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering INCASSO’S HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

111 INBOEKEN STORNERINGEN
Heeft u bij het invoeren van ontvangsten een fout gemaakt of heeft een gemeentelid een geïncasseerd bedrag laten terugboeken door de bank, dan gebruikt u voor correcties in LRP de functie storneren.

112

113 vul het boekstuknummer in
ga naar en klik op

114 vul de transactiedatum in
vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies

115 is dit de juiste transactie, selecteer die
na opslaan is de stornering geboekt

116

117 RESULTATEN De resultaten van het fonds zijn direct zichtbaar

118 meer gedetailleerd, met de mogelijkheid om te actualiseren

119 de totale transactielijst staat onder de tab

120 EINDE KERKBALANS VERWERKING Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking
Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

121 HERINNERINGS-BRIEVEN
KERKBALANS NAZORG Herinneringsbrieven Aanschrijven nieuw ingekomenen HERINNERINGS-BRIEVEN NIEUW INGEKOMENEN

122 HERINNERINGSBRIEVEN Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand. Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

123

124 ga naar en de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand

125 ga naar kies het juiste sjabloon en de brieven

126 het proces verloopt via de planner
maak een keuze het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) verstuur de brieven bij keuze voor alleen acceptgiro’s let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!

127 EINDE HERINNERINGSBRIEVEN Stoppen Aanschrijven nieuw ingekomenen Begin
START

128 brieven genereren, (laten) afdrukken en verzenden
AANSCHRIJVEN NIEUW INGEKOMENEN Brieven voor nieuw ingekomenen die in de loop van het jaar moeten worden aangeschreven, kunnen worden aangemaakt volgens het schema selectie updaten brieven genereren, (laten) afdrukken en verzenden

129 Updaten van de selectie:
Open de selectie Ga naar het tabblad Klik op

130 zodra de selectie is geüpdated staat de naam van de nieuw ingekomene onder de tab
van het fonds er kan nu een toezeggingsbrief worden gegenereerd; de verdere procedure verloopt net zo als bij de normale kerkbalansaanschrijving

131 EINDE FONDS MEERDERE TERMIJNEN VRIJ BEDRAG VOORBEELD KERKBALANS
Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

132 LRP FONDS EENMALIG, VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS

133 FONDS EENMALIG VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS Stoppen
Voorbereiding Productie Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

134 SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING
completeren fondsgegevens

135 controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering
voorbeeld: als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan en

136

137 EINDE SOLIDARITEITSKAS VOORBEREIDING Stoppen Voorbereiding Productie
Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

138 brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden
SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE selectie updaten SCHEMATISCH brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden

139 update selectie open fonds
- NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

140

141 controleer de gegevens in de witte velden;
zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan kies de incassomaand en vul het bedrag in

142 onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via
zij hebben nog geen brief gehad NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd nu zijn er twee mogelijkheden: A) B)

143 mogelijkheid A) dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden)

144 mogelijkheid A) geen looplijst nodig? laat leeg

145 mogelijkheid A) de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

146 mogelijkheid A) NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

147 mogelijkheid A) alle behalve degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen met de toezegging te staan onder

148 mogelijkheid A) om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,

149 mogelijkheid A) kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel) vul maand in dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

150 mogelijkheid A) onder staat het gegenereerde bestand Merk op giro’s downloaden, (laten) printen en versturen

151 mogelijkheid A) onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

152 B) vul het juiste sjabloon in (aangemaakt door de LB)

153 B) dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

154 B) geen looplijst nodig? laat leeg

155 B) de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

156 B) NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

157 B) is leeg omdat er meteen een toezegging is aangemaakt hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

158 B) de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad en zijn in te zien

159 B) onder staat het gegenereerde bestand brieven downloaden, (laten) printen en versturen Merk op

160 onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

161 B) onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

162 B) de deelnemers staan onder het tabblad

163 EINDE SOLIDARITEITSKAS PRODUCTIE Stoppen Voorbereiding Productie
Verwerking Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

164 SOLIDARITEITSKAS VERWERKING
inboeken ontvangsten SCHEMATISCH Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

165 INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S EN OVERIGE BETALINGEN, HANDMATIG)

166

167 vul boekstuknummer, fonds, jaar en maand in
selecteer de binnengekomen posten en de bedragen zijn ingeboekt

168 de ontvangsten staan onder
alle mutaties staan onder

169 het is ook mogelijk om na invullen van boekstuknummer, direct naar te gaan
kies

170 vul Reg. nr. (of ander kenmerk) in

171 of kies uitgebreid zoeken

172 selecteer de toezegging en

173 vul bedrag in en sla op of

174 Bij het (normaal) inboeken kan de ontvangst direct worden toegekend, evt met een bedrag dat afwijkt van de toezegging. Bij de snelle invoer is de keuze voor het toekennen beperkt tot het volledige bedrag voor het geselecteerde fonds, actiejaar en maand; In beide gevallen worden onvolledige en openstaande (oude) termijnen éérst ‘aangezuiverd’.

175 EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN HANDMATIG
Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

176 INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)
Als de dagafschriften electronisch door de bank worden aangeleverd (MT940 of GMU) kunnen die als volgt worden ingelezen

177

178 dit proces verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden)

179 ga naar om de ingelezen gegevens te beoordelen
mogelijkheden: 100% match op betalingskenmerk – kan ingeboekt worden logische match gevonden – controleren geen logische match – handmatig matchen of verwijderen.

180 staan er transacties in de lijst die niet moeten worden ingeboekt, verwijder die
controleer de transacties met corrigeer die zo nodig door de muisknop boven de waarschuwingsdriehoek te houden, wordt de reden van de waarschuwing getoond; door de transactie te selecteren en te kiezen, kan de betaling handmatig worden verwerkt kijk ook onder de tabbladen en

181 klopt dit, dan opslaan anders toekennen aan ander fonds

182 via worden de kandidaattransacties met een groen vinkje (en met een gele waarschuwing) daadwerkelijk ingeboekt

183 dit proces verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden)

184 EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN
Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

185 INBOEKEN STORNERINGEN
(of bewerk oud boekstuk)

186

187 vul het boekstuknummer in
ga naar en klik op

188 vul de transactiedatum in
vul hier het transactienummer in van de boeking die gestorneerd moet worden en kies

189 is dit de juiste transactie, selecteer die
na opslaan is de stornering geboekt

190

191 EINDE SOLIDARITEITSKAS VERWERKING Stoppen Voorbereiding Productie
Nazorg Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING NAZORG START

192 SOLIDARITEITSKAS NAZORG
HERINNERINGSBRIEVEN Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Breng de betalingsachterstand in beeld in het deelnemer- overzicht met behulp van de knop Bereken achterstand. Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

193

194 ga naar en de datum waarop dit voor het laatst is gedaan de achterstand

195 ga naar kies het juiste sjabloon en de brieven

196 het proces verloopt via de planner
maak een keuze het proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) verstuur de brieven bij keuze voor alleen acceptgiro’s let op kies hierbij de juiste instelling voor de printer: 3 acceptgiro’s onder elkaar is 12 inch!

197 EINDE FONDS EENMALIG, VAST BEDRAG VOORBEELD SOLIDARITEITSKAS
Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

198 LRP FONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE

199 FONDS EENMALIG VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE Stoppen
Voorbereiding Productie Verwerking Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING START

200 EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING
completeren fondsgegevens

201 controleer de velden en/of vul ze aan; koppel de selectie en kies een sortering
voorbeeld: als er looplijsten gemaakt moeten worden, vink dan aan en

202

203 EINDE EINDEJAARSCOLLECTE VOORBEREIDING
Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING START

204 brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden
EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE selectie updaten SCHEMATISCH brieven/acceptgiro’s genereren, (laten) afdrukken en (laten) verzenden

205 update selectie open fonds
- NB niet strikt nodig: bij het genereren van de toezeggingsbrieven, wordt de selectie automatisch geactualiseerd (ook kan dit m.b.v. een knop binnen het fonds gedaan worden) open fonds

206

207 controleer de gegevens in de witte velden;
zo nodig: verbeter ze en/of vul ze aan kies de incassomaand

208 onder tabblad staan de geselecteerden te verversen via
zij hebben nog geen brief gehad NB: dit zijn degenen die aan de selectiecriteria voldoen; o.a. ook degenen die voor dit fonds niet mogen worden aangeschreven staan hier bij; voor hen worden echter geen brieven gegenereerd er kan gekozen worden voor twee opties: brief met al of niet een acceptgiro B) alleen acceptgiro’s

209 brief met al of niet een acceptgiro
kies het juiste sjabloon (aangemaakt door de LB)

210 brief met al of niet een acceptgiro
dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden) geen looplijst nodig? laat leeg

211 brief met al of niet een acceptgiro
de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

212 brief met al of niet een acceptgiro
NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

213 brief met al of niet een acceptgiro
hier staan alleen degenen voor wie geen brief is aangemaakt (het is mogelijk dat u hiervoor eerst op verversen moet klikken) hier staan degenen die voor dit specifieke fonds niet mogen worden aangeschreven (degenen die niet willen/kunnen betalen zijn al in de selectie uitgesloten)

214 brief met al of niet een acceptgiro
dit is de lijst van mensen voor wie een brief is aangemaakt

215 brief met al of niet een acceptgiro
de afzonderlijke brieven staan onder het tabblad en zijn in te zien

216 brief met al of niet een acceptgiro
onder staat het gegenereerde bestand de toezeggingsbrieven kunt u downloaden en (laten) printen en versturen Merk op

217 B) alleen acceptgiro’s

218 B) alleen acceptgiro’s
De knop maakt betalingskenmerken aan voor alle geselecteerden, belangrijk voor het automatisch matchen van elektronische ontvangsten. Vink ALLEEN bovenste vakje aan!

219 B) alleen acceptgiro’s
dit proces verloopt via de planner (zie ook uitdraai in module geregistreerden) geen looplijst nodig? laat leeg

220 B) alleen acceptgiro’s
de looplijsten zijn te vinden via selecteer het resultaat en dubbelklik download de looplijst

221 B) alleen acceptgiro’s
NB op de looplijst staan de persoonsnamen, ook als op het toezeggingsformulier de PE-naam staat

222 B) alleen acceptgiro’s
degenen die niet voor dit specifieke fonds mogen worden aangeschreven, komen onder de anderen komen met een nul-toezegging te staan onder

223 B) alleen acceptgiro’s
om acceptgiro’s aan te maken: ga naar een sjabloon hoeft niet te worden ingevuld,

224 B) alleen acceptgiro’s
kies voor Acceptgiro’s (3 op 1 vel) vul maand in dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

225 B) alleen acceptgiro’s
onder staat het gegenereerde bestand Merk op giro’s downloaden, (laten) printen en versturen

226 B) alleen acceptgiro’s
onder de overige tabbladen staan overzichten van de gegenereerde bestanden (niet de bestanden zelf; die staan onder het eerste tabblad!)

227 EINDE EINDEJAARSCOLLECTE PRODUCTIE
Stoppen Voorbereiding Productie Verwerking Begin STOP VOORBEREIDING PRODUCTIE VERWERKING START

228 EINDEJAARSCOLLECTE VERWERKING
inboeken ontvangsten SCHEMATISCH Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

229 INBOEKEN ONTVANGSTEN (HANDMATIG)

230 vul boekstuknummer en evt. datum in

231 ga naar tabblad

232 hier kan ook voor Overig contact gekozen worden

233 voer Reg. nr., achternaam of ander zoekcriterium in
hier kan worden gezocht op de volledige naam (bijvoorbeeld de meisjesnaam van een gehuwde partner), geslacht, adres, geboortedatum en woonplaats.

234 kies het correcte fonds en

235 vul bedrag in en sla op of

236 wanneer de persoon geen toezegging voor een fonds heeft gedaan kies dan
kies fonds, jaar, vul bedrag in en sla op vergeet niet daarna nogmaals op te slaan!

237 EINDE HANDMATIG INBOEKEN ONTVANGSTEN
Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

238 INBOEKEN ONTVANGSTEN (VIA ELECTRONISCHE DAGAFSCHRIFTEN)

239 vul boekstuknummer in, kies

240

241 dit proces verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden)

242 er zijn geen toezeggingen gedaan dus zijn er ook geen definitieve toekenningen onder
selecteer de kandidaat transactie en kies

243 selecteer het juiste fonds (Eindejaarscollecte) en ken bedrag toe

244 klik op en vervolgens op

245 bewerk op die manier alle kandidaat transacties
vergeet niet onder de tabbladen en te kijken!

246 boek tenslotte alle kandidaat transacties in m.b.v. de knop
dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden) onder staat een overzicht van de ontvangsten in dit boekstuk

247 EINDE INLEZEN DAGAFSCHRIFTEN
Acceptgiro’s en Overig (handmatig) Inlezen dagafschriften Stornering HANDMATIG MT940/GMU STORNERING

248 STORNERINGEN

249 vul boekstuknummer in, ga naar , kies

250 vul te storneren transactinummer in en kies

251 selecteer transactie met opslaan is de stornering geboekt

252 EINDE FONDS EENMALIG, VRIJ BEDRAG VOORBEELD EINDEJAARSCOLLECTE
Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

253 LRP ABONNEMENT

254 Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren
Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

255 CONTROLE ABONNEMENT

256 controleer de velden en/of vul ze aan
NB kies het betaalschema en de standaard betaalwijze die in uw gemeente het meest voorkomt (per individu zijn deze gegevens nog te wijzigen)

257 EINDE CONTROLE ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement
Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

258 Abonnementen van Overige contacten moeten handmatig worden ingebracht
ABONNEES INVOEREN Bij een nieuw abonnement moet een grote hoeveelheid abonnees worden ingevoerd; voor de Geregistreerden kan dit op basis van een selectie. NB de optie ‘op basis van een fonds’ is voornamelijk van belang als bij de conversie een fonds is gemaakt van de bestaande abonnementen; zie hiervoor de handleiding. Bedenk vooraf of er (grotere) groepen zijn die een ander betaalschema, een andere betaalwijze of een ander abonnementsbedrag hebben; maak hiervan aparte groepen. NB de Geregistreerden in deze groepen moeten ook deel uitmaken van de selectie. Abonnementen van Overige contacten moeten handmatig worden ingebracht Als voorbeeld nemen we een selectie van alle PE-hoofden, waarbij degenen die geen contact wensen of niet willen betalen zijn uitgesloten; ook is er een groep met afwijkende betaalwijze en afwijkend bedrag aangemaakt

259 handmatig (één voor éen)
ABONNEES INVOEREN Abonnees invoeren groepsgewijs handmatig (één voor éen) GROEP HANDMATIG

260 ABONNEES GROEPSGEWIJS INVOEREN

261 kies selectie; kies onder de juiste koppeling de groep

262 voorbeeld: selectie groep met afwijkend betaalschema groepen met afwijkend bedrag

263 de abonnementen zijn nu aangemaakt met de juiste bedragen, betaalwijzen en betaalschema’s

264 ABONNEE HANDMATIG INVOEREN
voorbeeld: overige contact invoeren (Geregistreerde invoeren gaat analoog)

265 kies type deelnemer zoek en selecteer Overig contact

266 mogelijkheid! NB: vul de juiste ‘Datum vanaf’ in! vul zo nodig bedrag, betaalschema, betaalwijze en betaalmaand(en) en bamkrekeningnummer in en sla op

267 EINDE ABONNEES INVOEREN Stoppen Controle abonnement Abonnees invoeren
Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

268 WIJZIGING ABONNEMENT NB de wijzigingen gaan pas het jaar daarop in!

269 kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op

270 selecteer het jaar en klik weer op
pas de gegevens aan en sla op

271 selecteer het jaar en klik weer op
pas de gegevens aan en sla op

272 EINDE WIJZIGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement
Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

273 OPZEGGING ABONNEMENT

274 kies Geregistreerden of Overige contacten en zoek abonnee (eventueel via ); klik op

275 vul datum in

276 in het nu volgende scherm kan dan nog de toezegging worden aangepast
sla op

277 LRP plaatst overleden abonnees niet meer op de looplijst; ook wordt de aanmaak van acceptgiro’s onderdrukt. De bijdragenadministrateur bepaalt op basis van de ontvangen (mutatie)melding van overlijden of het abonnement moet worden overgezet naar een achterblijvende persoon in de PE

278 EINDE OPZEGGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement
Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

279 VERLENGING ABONNEMENT

280 ga naar tabblad

281 kies wat gewenst wordt dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

282 EINDE VERLENGING ABONNEMENT Stoppen Controle abonnement
Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

283 ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN

284 ga naar tabblad selecteer jaar en open

285 ga naar tabblad vul de maand in dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

286 onder tabblad staan de gegenereerde bestanden
selecteer en

287 download deze, stuur het clieop-bestand naar de bank en print de acceptgiro’s of laat die printen en verstuur ze

288 EINDE ACCEPTGIRO’S EN INCASSO’S GENEREREN Stoppen Controle abonnement
Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

289 INBOEKEN ONTVANGSTEN (INCASSO’S)

290 vul boekstuknummer in en kies

291 dit proces verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden) dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

292 INBOEKEN ONTVANGSTEN (ACCEPTGIRO’S)

293 vul boekstuknummer, fonds jaar en maand in
van de binnengekomen (acceptgiro) betalingen en sla op

294 EINDE INBOEKEN ONTVANGSTEN Stoppen Controle abonnement
Abonnees invoeren Wijziging abonnement Opzegging abonnement Verlenging abonnement Acceptgiro’s en incasso’s genereren Inboeken ontvangsten Herinneringsbrieven Begin STOP CONTROLE INVOEREN ABB. WIJZIGING OPZEGGING VERLENGING GIRO/INCASSO ONTVANGSTEN HERINNERINGEN START

295 HERINNERINGSBRIEVEN Vooraf: Zorg dat u geen achterstand heeft bij het inboeken van de ontvangsten; let op dat alle ontvangsten en ook de incassoruns daadwerkelijk zijn ingeboekt! Controleer de inhoud van de herinneringsbrief. Laat de LB zo nodig de inhoud wijzigen of een nieuwe brief maken. Het is verstandig om de herinneringen aan het eind van de maand te genereren.

296

297 kies de juiste sjabloon, genereer de brieven,
download het resultaat, (laat) printen en verstuur dit proces verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

298 Financiële rapportage Looplijsten Begin
EINDE ABONNEMENT Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

299 FINANCIËLE RAPPORTAGE
LRP FINANCIËLE RAPPORTAGE

300 RAPPORTAGE Vul alleen een wijkgemeente in als fonds/abonnement op wijkgemeenteniveau is aangemaakt!

301 kies het type rapport kies het type document

302 vul de gewenste boekstuknummers in
het genereren van het rapport verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

303 resultaat Recapitulatie per boekstuk
Gemeente: Protestantse gemeente te Alkmaar Overzicht: Mutatieoverzicht Aanmaakdatum: 11/08/12 Boekstuknummers: 1006 t/m 1010 Runnummer: Boekstuknummer: 1006 Datum: 09/aug/12 KB 2012 690,67 Totaalbedrag: 1010 10/aug/12 -125,00 160,60 1009 945,83

304 het genereren van het rapport verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden)

305 resultaat Overzicht mutaties per boekstuk

306 voeg het fonds toe PAS OP: toevoegen van meerdere fondsen geeft geen uitgesplitste bedragen per fonds, maar een totaalresultaat!

307 het genereren van het rapport verloopt via de planner
(zie uitdraai in module geregistreerden)

308 resultaat Overzicht ontvangen/te verwachten

309 EINDE FINANCIËLE RAPPORTAGE
Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

310 LRP LOOPLIJSTEN

311 LOOPLIJSTEN TIP: het is verstandig om de looplijsten voor acties vooraf te laten controleren door de pastorale werkers van de wijk/sectie

312 geef naam en eventueel omschrijving
vul zo nodig wijkgemeente en sectie in kies als type uitdraai: looplijst

313 kies het documenttype: pdf of Excel

314 kies Lijst op basis van persoon
vink aan: verberg geboortedatum kies of geregistreerdenummer, wijk en sectie op de lijst moeten komen

315 bepaal of de basis een fonds, abonnement of selectie moet zijn

316 in geval van fonds kies fonds kies actiejaar bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen kies sortering

317 in geval van abonnement
kies abonnement kies actiejaar bepaal of de overige contacten moeten worden meegenomen kies sortering in geval van selectie kies selectie kies sortering

318 selecteer groep(en) en/of vrij(e) gebied(en) via de knop
tenminste één groep of vrij gebied is verplicht!

319 LET OP: de knop selecteert alle gebieden in het venster daarna moet deze selectie met de knop overgebracht worden naar het volledig scherm

320 tenslotte is er nog de keuze tussen
slaat het schema op voor later gebruik maakt het document aan en slaat het schema op voor hergebruik maakt het document aan maar slaat het schema niet op sluit het schema en slaat niets op het genereren van de looplijst verloopt via de planner (zie uitdraai in module geregistreerden)

321 één van de pagina’s uit de looplijst
naam vrij gebied looplijsten in pdf hebben een bladsprong bij elk vrij gebied, in Excel worden de lijsten zonder bladsprong gegenereerd

322 bewaarde uitdraaien kunnen opnieuw gebruikt worden en/of bewerkt worden via de knop
Vrije gebieden en groepen worden bij het genereren van looplijsten automatisch herbepaald

323 Financiële rapportage Looplijsten Begin
EINDE BIJDRAGEN Stoppen Vooraf Fonds Abonnement Financiële rapportage Looplijsten Begin STOP VOORAF FONDS ABONNEMENT RAPPORTAGE LOOPLIJST START

324 LRP BETAALSCHEMA MAKEN

325 BETAALSCHEMA MAKEN

326 geef naam en vink de maand(en) aan en sla op

327 EINDE BETAALSCHEMA MAKEN Stoppen Terug naar VOORAF Begin
START