Bestedende beheerder Een eerste stap naar budgethouderschap

Wettelijke achtergrond Gemeentedecreet van 15 juli 2005 namelijk art. 158 en 159 = budgethouderschap Gemeenteraadsbesluit 22/01/2007 bepaling dagelijks bestuur Vaststellingen: - Budgethouder = CBS - Overeenstemmingscontrole - Kredietcontrole Bestedende beheerder = aanrekenende beheerder

1.Registratie inkomende financiële documenten. WAT? Registratie alle inkomende financiële documenten Registratie in de boekhouding WIE? Dienst Financiën

2.Vormcontrole financiële documenten. WAT? Nagaan of ontvangen facturen en afrekeningstaten beantwoorden aan de wettelijke vormvereisten. De vormcontrole van een factuur = controle op: Correcte vermelding van de stad Vilvoorde; Duidelijke vermelding van de leverancier; Vermelding van datum van factuur; Goede omschrijving van het werk/levering/dienst ; Duidelijke vermelding totaal verschuldigde bedrag; Juiste berekening van hoeveelheden, korting en BTW. Vermelding van het woord ‘factuur’ en BTW-nummer van de stad en leverancier/aannemer; Opsplitsing van bedrag(en), excl. en incl. BTW, met aanduiding van de toegepaste BTW-tarieven en de vermelding totaalbedrag BTW; Toepassing medecontractant; Toepassing intracommunautaire verwerving;

2.Vormcontrole financiële documenten. Indien niet vermeld op de factuur kunnen volgende aanvullingen worden aangebracht: Interne bestemmeling (=bestedende beheerder) van het werk, de levering of de dienst; Nummer van bestelbon Begrotingsartikel voor het werk/levering/dienst; Vaststelling afwijkingen = leverancier/aannemer onmiddellijk in kennis stellen. WIE? Dienst Financiën

3. Overeenstemmingscontrole bestedende beheerders Controleren of het uitgevoerde werk, de levering of dienst beantwoordt aan de kwantitatieve en kwalitatieve vereisten: de omschrijving van het werk/levering of dienst; de kwantitatieve hoeveelheden; de prijs, eenheidsprijzen en tarieven; de kwalitatieve vereisten; de toepassing van kortingen. Controleren of de overgemaakte factuur, debetnota of afrekeningstaat overeenstemt met de kwantitatieve (hoeveelheden) en kwalitatieve vereisten van het uitgevoerde werk, de levering of de dienst. Bij werken wordt ook de overeenstemming nagegaan tussen de goedgekeurde vorderingssta(a)t(en) en de factuur.

3. Overeenstemmingscontrole bestedende beheerders De bestedende beheerder voegt leveringsbonnen en staten van kwantitatieve en/of kwalitatieve keuring (waaronder vorderingsstaten) toe aan de factuur. Bij problemen: - verbeterde levering of factuur vragen leverancier. - laattijdige betaling melden - verbeterde stukken = verdere afhandeling WIE? De bestedende beheerder

4. Kredietcontrole bestedende beheerders = Controleren of er voldoende krediet voorzien. Deze kredietcontrole bestaat uit een controle op: - De stad Vilvoorde = bestemmeling van werk/dienst; - De vastlegging van de uitgave op het daarvoor bestemde krediet; - De beschikbaarheid van voldoende krediet voor de betaling van de uitgave; - In voorkomend geval het beschikken over een visum voor de uitgave. WIE? De bestedende beheerder

5. Goedkeuring van de uitgave Toevoegen van de beslissing van de uitgave (bestelbon, raamovereenkomst, besluit CBS of besluit GR) aan de factuur. Indien de bestedende beheerder niet beschikt over een beslissing, dient volgens de voorziene procedure een beslissing genomen te worden tot het doen van de uitgave alvorens de factuur kan aangerekend worden. !!! Verwittigen leverancier!!! WIE? De bestedende beheerder

6. Controle bij aanrekening Op het moment van de aanrekening worden volgende controles uitgevoerd: - De resultaten van de overeenstemmings- en kredietcontrole moeten duidelijk vermeld worden op de factuur; - Controle op gegevens leverancier; - Controle op rekeningnummer leverancier; - Controle op begunstigde (vb. factoring); - Ondertekening factuur en bestelbon; WIE? Dienst Financiën

7. Goedkeuring facturen CBS Het college geeft de goedkeuring van de facturen. Wekelijkse agendering CBS WIE? Dienst Financiën

8. Opdracht van betaling Twee voorwaarden tot betaling: - Uitvoering van de vormcontrole, de kredietcontrole en de overeenstemmingscontrole. - Goedkeuring uitgaven door CBS WIE? Secretaris of hiertoe aangestelde

9. Plaatsen tweede handtekening Handtekenen na volgende controles: - Controle op de thesaurietoestand. - Controle of de eerste handtekening effectief is geplaatst. - Controle op RSZ (indien van toepassing); - Controle op de BV-verplichtingen van de aannemer (indien van toepassing); WIE? Ontvanger