Digitaal Sociaal Huis praktisch Freddy Deprez Kobbegem, 12 feb 2008

Decreet Lokaal Sociaal Beleid Deadline 22 mei 2009 Tot stand brengen van “Sociaal Huis” Systeem waarbij afspraken gemaakt worden tussen –OCMW en gemeentebestuur –en anderen (CAW…) die een aanbod verzorgen Opdat de burger –Op de juiste plaats terecht kan –Zo snel mogelijk het juiste antwoord krijgt Door middel van –een één-loketfunctie –en een doorverwijsfunctie

“Digitaal” Sociaal Huis Ook met een fysiek loket / een “bakstenen sociaal huis” bestaat de behoefte om de “producten” van gemeente en OCMW en andere organisaties (CAW…) samen te brengen in een databank en doorzoekbaar te maken voor de ambtenaar samen te presenteren aan de burger in de website van het sociaal huis

Samenwerken om met beperkte middelen… een nuttige uitwerking te maken die beantwoordt aan de verplichting én aan de behoefte –één-loketfunctie en e-loket –Doorverwijsfunctie volledig on-line (niets op de individuele PC’s) eenvoudig te gebruiken en te onderhouden met functionele groeimogelijkheden –meer informatie per product –meer producten –meer betrokken partijen met technische groeimogelijkheden –overleg, communicatie –procesopvolging

Objectieven van dit project Lijst aanleggen van “producten” (diensten) – overnemen van bestaande indeling is mogelijk Vastleggen van een sjabloon voor de beschrijving – overnemen van bestaande velden is mogelijk Automatiseren van de invoeromgeving Automatiseren van de presentatieomgeving –Wat komt er op het scherm van de ambtenaar –Wat komt er op het scherm van de burger –Welke zoekmogelijkheden –Welke navigatiemogelijkheden

Scope Alleen producten van het lokaal sociaal beleid –Geen volledige productencatalogus van een gemeentebestuur Alleen informatie- en doorverwijsfunctie –Geen procesopvolging, geen statusinformatie Gebruikmakend van on-line platform van VERA –Bestaande platform = Enterprise content management system (vb Alfresco) –Alles wordt in een databank opgeslagen –Alles wordt in een browser beheerd –Alles wordt in een browser gebruikt, getoond, doorzocht… De automatisering van invoer en presentatie wordt uitbesteed Geen automatisering op maat van individueel bestuur

Wie wel, wie niet Samenwerken met besturen buiten Vlaams-Brabant? –Samenwerken met samenwerkingsverbanden/IGS mogelijk –Samenwerking met provinciale organisaties mogelijk Maakt het een verschil of men direct mee doet of later aansluit? –De inspanning van de deelnemende besturen in deze opstartfase moet een financieel voordeel opleveren –De formule die hierbij wordt gehanteerd wordt op de eerste werkvergadering van het samenwerkingsverband beslist CAW, andere partners –Zitten nu niet mee aan tafel, hun “producten” worden niet in de eerste lijst opgenomen –Hun producten kunnen een tweede lijst vormen –Moeten door het leidinghebbende bestuur (OCMW/gemeente) betrokken worden

Wie doet wat VERA: projectleiding, centraal platform, afhandeling bestek (juridische en financiële verantwoordelijkheid) Samenwerkingsverband: 1 persoon per sociaal huis –Goedkeuring bestek, gunning en oplevering –Procedure: elk sociaal huis wordt uitgenodigd – quorum is niet vereist – meerderheid beslist Per sociaal huis : –Princiepsbeslissing tot deelname aan de samenwerking (zonder afnameplicht) –Aanwijzing van 1 persoon en 1 vervanger voor het samenwerkingsverband Coördinator(en) inhoudelijk : (OCMW-)secretaris(sen)? IGO? Opbouwwerk Haviland? Welzijnskoepel? Directie Welzijn? –“Forum” kan ter beschikking worden gesteld

Architectuur VERA virtuele servers ECMS platformLIPSGISandere DSH intranet Andere…

Berekening kostprijs Principe open boekhouding Kostprijs eerste jaar –Platform waarop de toepassing draait –Ontwikkelkost toepassing –Projectleiding, inhoudelijke coördinatie, inhoudelijke bijdrage Kostprijs volgende jaren –Beheerkost platform en opslagcapaciteit –Projectbegeleiding, inhoudelijk onderhoud, ondersteuning, helpdesk Verdere ontwikkeling toepassing –Mits overeenstemming deelnemers Schatting : tot euro tot de oplevering –20 sociale huizen = 3000 tot 5000 euro gemiddeld –40 sociale huizen = 1500 tot 2500 euro gemiddeld

Hoeveel betaalt een sociaal huis Kostprijs wordt berekend per sociaal huis dat zich principieel engageert Sociaal huis: 1 (factuur) per gemeente (ofwel OCMW ofwel stad/gemeente) Kostprijs wordt gedragen door effectieve afnemers Indien minder afnemers dan aanvankelijk geëngageerde sociale huizen –Geen herberekening –Verschil wordt betaald door latere deelnemers (VERA schiet voor) Niet elk sociaal huis betaalt evenveel

Variabele prijs Mogelijke parameters –Aantal inwoners in absolute cijfers, in schijven van 5000 of uitgedrukt in aantal schepenen –Aantal gebruikers die een paswoord hebben om gegevens in te voeren en te wijzigen Aantal gebruikers is de minst goede indicatie –Kan leiden tot hinderlijk concentreren bij zo weinig mogelijk personen –Kan moeilijk op voorhand vastgelegd worden –Kan in de loop van het jaar wijzigen en tot aanpassing leiden Dus: een parameter gebaseerd op de grootte van de gemeente Vb: gemidd 4000 euro eenmalig, 1500 euro jaarlijks –Variatie van 3000 tot 5000 / 1250 tot 1750 euro

Prijsevolutie Bij meer deelnemers De bijdrage van een latere deelnemer ligt hoger –Nog te beslissen hoeveel –Bijvoorbeeld 15 % De bijdrage komt in een pot wordt gebruikt om nieuwe ontwikkelingen te financieren Reductie op jaarlijkse bijdrage is niet uitgesloten Definitieve formule wordt neergelegd in “protocol van samenwerking”

Wat niet in de prijs zit Basispakket omvat bij de oplevering geen “producten” van CAW e.d. maar de toevoeging ervan zal voor iedereen gelden en slechts een beperkte financiële aanpassing zijn De opmaak van de publiek bereikbare informatie zal een standaard opmaak zijn. De aanpassing aan de huisstijl van het bestuur (OCMW of / en gemeente) gebeurt door de leverancier van uw website. De aanpassing aan uw opmaak door VERA gebeurt tegen kostprijs De data-invoer gebeurt door DSH zelf

Wie onderhoudt generieke informatie Generieke informatie –De korte, bevattelijke beschrijving van een product, de bijhorende generieke documenten, Links naar de regelgeving en naar documentatie Overleg met Harelbeke / Dominique Hayen –over voorwaarden om geleverde inspanning te recupereren Het onderhoud wordt verdeeld –Het aantal producten wordt gedeeld door het aantal samenwerkende DSH, nieuwe producten moeten in de toekomst opgepikt worden –(150 producten / 40 DSH = ongeveer 4 per DSH) –Iemand neemt hiervan de coördinatie op zich (tegen betaling, evt uitgedrukt in korting) –Hiermee kan gehandeld worden zoals met “emissierechten” : een bestuur dat niks onderhoudt betaalt meer, wie meer dan zijn quotum doet, betaalt minder Voorwaarden in protocol van samenwerking

Planning Vandaag : VERA heeft overzicht van zich engagerende besturen (indicatief) Uiterlijk 13 maart : princiepsbeslissing per sociaal huis –Deelname aan samenwerking, zonder aankoop- of afnameverplichting –Aanwijzing van 1 vertegenwoordiger en 1 plaatsvervanger per sociaal huis Ma 17 maart : goedkeuring bestek Do 20 maart : publicatie bestek Di 25 maart : goedkeuring indeling productinformatie – bespreking “protocol van samenwerking” Woe 30 april : goedkeuring gunningsverslag Ma 1 september : goedkeuring voorlopige oplevering Bij “bestelling”: goedkeuring protocol van samenwerking

Conclusie Meedoen met het Digitaal Sociaal Huis Spaart tijd en energie: –de projectleiding wordt voor u gedaan –Generieke informatie wordt centraal onderhouden (gedeelde inspanning) Is toekomstgericht –Het product is aanvankelijk eenvoudig –Heeft de potentie om uit te groeien tot een “intranet” Is gestandaardiseerd (XML) –Dus desgewenst integreerbaar met andere toepassingen –(integratie is niet voorzien) –Dit digitaal sociaal huis wordt een “de facto” standaard