Rapporteren in openbare besturen Jan Umans & Koen Milis VLO – congres 8 mei 2009 www.imcs.nu

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Structuur Inleiding Wat leert de literatuur ons? Rapporteren volgens de decreten Enkele praktische tips Conclusies Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1 Inleiding Waarom rapporteren? Om er iets nuttigs mee te doen! Maatwerk qua inhoud timing frequentie doelgroepen Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 1 Inleiding Belangrijke vragen In welke periode, op welk ogenblik is een rapport zinvol? Wie is verantwoordelijk voor het rapport? Wat doen met de inhoud van een rapport? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

2 Wat leert de literatuur ons? Management invalshoek Missie & visie Doelstellingen Creatie strategie Implementatie strategie Meten & evalueren S. Desmidt en Aimé Heene: strategie en organisatie van de publieke sector Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

2 Wat leert de literatuur ons? Strategische doelstellingen zijn in algemene termen geformuleerd geven in grote lijnen aan wat men wil bereiken Operationele doelstellingen geven de concrete en meetbare uitwerking van de strategische doelstelling weer; bevatten idealiter de specificatie van een meetbare grootheid, waardoor de realisatie van (een deelaspect van) de strategische doelstelling gekwantificeerd kan worden; effectindicator geven in de mate van het mogelijke een effectnorm aan die gerealiseerd moet worden om effectief gewerkt te hebben. effectnorm Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3 Rapporteren volgens de decreten Nogal wat verscheidenheid in terminologie: rapport, rapporteren, rapporteringverplichting brengt op de hoogte evaluatieverslag; brengt verslag uit informatieverstrekking Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt CSB Art. 155: interne krediet-aan-passingen Financieel beheer Art. 93: voorontwerpen fin. nota’s , kredietaanpassingen Art. 94: … voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole, debiteurenbeheer Art. 165: de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten. Art. 94: voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole, debiteurenbeheer Art. 165: …in volle onafhankelijkheid Art. 166: voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid Secretaris GR Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Financieel beheerder Art. 93 voorontwerpen fin nota’s, kredietaanpassisngen Art. 166: voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid Secretaris Art. 86: dagelijks personeelsbeheer Art. 167: uitvoering budgethouderschap Art. 185: (toezicht) CBS Art. 168: (afschrift) uitvoering budgethouderschap Art. 101: intern controlesysteem Art. 184: … delegatie bevoegdheid tot ondertekenen … Art. 185 (toezicht) GR Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt CSB Personeelslid budgethouder Belast met de Uitvoering van Budgethouder schap Art. 155: … interne krediet-aanpassingen Art. 100: …interne controle Art. 167: …uitvoering budgethouder-schap Secretaris als Art. 101: … budgethouder-schap GR CBS Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3 Rapporteren volgens de decreten Gevolgde structuur 1 het bereiken van vooropgestelde doelen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. Als sluitstuk behandelen we: 7rapporteren in functie van interne controle Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Gemeente Art. Rapportering Materie door aan 1 het bereiken van vooropgestelde doelen 93 1° Ontvanger Secretaris MJP, budg., interne kredietaanpassingen (financiële vertaling) 167 CBS Uitvoering budgethouderschap Met budgethouderschap belaste personen secretaris en CBS Personeelslid dat instaat voor de praktische uitvoering van het budgethouderschap 168 GR 173 Gevoerde beleid en beheer, uitvoering van budget Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 2 het naleven van wetgeving en procedures 86 Secretaris CBS Dagelijks personeelsbeheer 94 Ontvanger GR Voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole (voorafgaand visum); 166 GR en Afschrift aan CBS Voorafgaande krediet- en wetmatigheidcontrole (voorafgaand visum) 100 Personeel belast met IC Intern controlesysteem 101 Organisatie en werking van intern controlesysteem 184 Bevoegdheid ondertekening door budgethouder die door secretaris is aangesteld. Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie 93 Geen, volgens decreet Financiële analyse en financiële beleidsadvisering Voeren en afsluiten van de boekhouding, opmaken inventaris 155 CBS GR, fin. beh., Betrokken budgethouder Interne kredietaanpassingen 157 GR Uitgaven ingevolge dwingende en onvoorziene omstandigheden 165 Ontvanger CBS en GR Thesaurietoestand, liquiditeitsprognose, beheerscontrole, evolutie van budgetten 173 Verslag over de fin. toestand Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen 94 Ontvanger CBS GR Debiteurenbeheer, invordering ontvangsten 5 de bescherming van activa 93 Geen Opmaken van inventaris (en de verwerking ervan in de boekhouding) 6 het voorkomen van fraude 7 Interne controle 100 Personeels-leden belast met taken van interne controle secretaris Praktische uitvoering interne controle 101 Organisatie en werking van interne controle als systeem Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3 Rapporteren volgens de decreten 3.1 Rapporteren ifv doelstellingen Ontstaan van doelstellingen Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Tot stand komen van meerjarenplanning en budgetten Wie? Aan wie? Inhoud Frequentie 1 Management-team CBS Voorontwerp van meerjarenplanning en jaarlijkse budgetten Jaarlijks 2 GR Ontwerp van meerjarenplanning en jaarlijkse budgetten 3 (of GR?) Diensten Taakstelling jaarlijks Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Een budgetwijziging Wie? Aan wie? Inhoud Frequentie 1 Management-team CBS Voorontwerp van aanpassing van de meerjarenplanning en van de jaarlijkse budgetten Aantal keren per jaar 2 GR Ontwerp van aanpassing van de meerjarenplanning en van de jaarlijkse budgetten 3 CBS (of GR?) Diensten Wijziging taakstelling Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3 Rapporteren volgens de decreten 3.1 Rapporteren ifv doelstellingen Realiseren van doelstellingen Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.1 Rapporteren ifv doelstellingen Het realiseren van doelstellingen Tussentijds rapport zijn we op schema in verband met het uitvoeren van actieplannen, acties, taken …? Zo neen: wat is er aan de hand? zijn de diensten en de producten voortgebracht die op dit ogenblik volgens de indicatoren zouden moeten voortgebracht zijn? Zo neen: wat is hiervan de verklaring? Is van het budget een verantwoord gedeelte gebruikt, passende bij de voortgebrachte diensten en goederen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring en wat dient er gedaan te worden? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.1 Rapporteren ifv doelstellingen Het realiseren van doelstellingen Eindrapport Zijn alle actieplannen, acties, taken … betreffende een bepaalde operationele doelstelling gerealiseerd? Zijn alle diensten en producten hieromtrent tot stand gekomen? Zo neen: wat is hiervan de verklaring? Werden die prestaties geleverd binnen het vooropgestelde budget? Zo neen: wat is hiervan de verklaring en wat dient hieromtrent nog te gebeuren? Werden de vooropgestelde effecten bereikt? Bijvoorbeeld: daalde het aantal verkeersongevallen met het vooropgestelde percentage? Werd het vooropgestelde aantal kinderen bereikt in de kinderopvang? Steeg het veiligheidsgevoel van de burgers met het vooropgestelde niveau? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.1 Rapporteren ifv doelstellingen Het realiseren van doelstellingen En het MT ? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Hoofdbudget-beheerders Management-team Budgethouder CBS A X MT B C D Y E Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedures We kiezen voor bespreking Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-decreet): voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): rapportering over budgethouderschap Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedures Art. 94 1° van het GD (art 92 1° van het OCMW-decreet): voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole Ontvanger rapporteert aan CBS GR Vorm en inhoud? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedures Ik heb alle stukken die me werden voorgelegd van een visum voorzien. Ik heb in de volgende gevallen aanvankelijk een visum geweigerd maar na bijsturing van de stukken door de budgethouder heb ik telkens het visum kunnen geven. In de volgende gevallen werd het visum te laat aangevraagd en werd de procedure niet gerespecteerd. Problemen in verband met visum deden zich vooral voor in de volgende diensten, bij de volgende personen … … Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedures Frequentie Onderscheid? Alles verloopt volgens boekje Het loopt nogal fout Wordt (genuanceerde) frequentie vooraf afgesproken? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedures Te ondernemen acties Wie neemt inhoud van rapport ter harte? Sancties: huishoudelijk reglement? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedures Art. 167 van het GD (169 OCMW-decreet): rapportering over budgethouderschap Eerder behandeld: … doelstellingen procedures Indien onderscheid tussen Budgethouders en budgetbeheerders: Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Hoofdbudget-beheerders Beheer-drs Hoofdbudget-beheerders Management-team Budgethouder CBS A X MT B C D Y E Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedures Hoe vaak rapporteren door budgetbeheerders? Aan wie? door budgethouders? Aan wie? door secretaris? Aan CBS 1 x per jaar MT? Ontvanger? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.2 Rapporteren ifv wetgeving en procedures Waakzaamheid omtrent procedures! Tijdig bijsturen van: procedures ambtenaren mandatarissen Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 3.3 Rapporteren ifv beschikbaarheid van betrouwbare financiële informatie en beheersinformatie Art. 93 1° GD (91 1° OCMW-decreet) Ontvanger staat in voor voorontwerp van: de financiële nota van het MJP en jaarlijkse budgetten interne kredietaanpassingen Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Art. 93 1° GD Art 91 1° OCMW In overleg met MT Onder de functionele leiding van de secretaris De ontvanger rapporteert aan de secretaris (alleen voor dit 1° lid) Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Art. 93 2° GD Art. 91 2° OCMW De ontvanger staat in voor … het opmaken van de jaarlijkse inventaris. Decreten zeggen hieromtrent niets over rapportering Nochtans: intense rapportering heen en weer Voorbeeld: betreffende de totstandkoming van jaarlijkse inventaris? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Managementteam Ontvanger Diensten Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Art. 93 3° GD 91 3° OCMW De ontvanger verzorgt: financiële analyse en financiële beleidsadvisering Decreten zeggen niet voor wie of voor wat aan CBS? aan GR? aan secretaris? aan MT? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie Art. 165 GD 167 OCMW Ontvanger rapporteert over thesaurietoestand liquiditeitsprognose evolutie van budgetten Aan GR Aan CBS eenmaal per jaar Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Niet in decreet opgenomen als verplichting On t v a n g e r De diverse diensten (dienst-hoofden) Art. 93§2 Jaar-lijkse inven-taris MT Art. 93§1 Voor-ontwerp van: fin nota’s Interne krediet-aanpas-sing secretaris CBS GR Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt Niet in decreet opgenomen als verplichting O n t v a n g e r De diverse diensten (dienst-hoofden) Art. 93§2 Jaarlijkse inventaris MT Financiële analyses Beleids-adviezen Secretaris CBS GR Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Niet in decreet opgenomen als verplichting O n t v a n g e r De diverse diensten (diensthoofden) Art. 93§2 Jaarlijkse inventaris MT Art. 165 Thesaurie-toestand Liq. prognose Beheers-controle Secretaris CBS GR Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.3 …. Betrouwbare financiële en beheersinformatie pag 27 Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middelen Zeer ruim territorium We bespreken: debiteurenbeheer contractenbeheer Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middelen Debiteurenbeheer Art. 94 2° GD Art 92 2° OCMW De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor … debiteurenbeheer … hij rapporteert in volle onafhankelijkheid aan CBS GR Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middelen Ons voorstel: Budget beheerders MT CBS Ontvanger Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.4 Rapporteren over het economisch gebruik van middelen Beheer van contracten economisch gebruik van … verzekeringscontracten Onderhoudscontracten Contracten van verhuring … rol van budgethouder / budgetbeheerder? coördinerende rol van de ontvanger? Rapporteren aan wie? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.5 Rapporteren over bescherming van activa Bezorgdheid in diverse opzichten vergelijkbaar met eerder behandelde punten: Verzekeringscontracten jaarlijkse inventaris Andersoortige behandeling voor: Onroerende goederen BPA, leegstand gebouwen van het bestuur, kwaliteitsbewaking, onderhoud en groot onderhoud Roerende goederen naast thesaurie en debiteuren voorraden, gereedschappen, rollend materieel Actief beheer gewenst. Door wie? Wie rapporteert? Aan wie? Hoe sturing geven? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude Fraude bemoeilijken Functiescheiding Procedures Voorafgaand visum … kritische blik Provisie voor … periodiek voorleggen van staat van uitgaven, verantwoordingstukken Inning van … dagontvangsten … Financieel beheerder verifieert boekhouding en kasvoorraad Hij rapporteert via een proces-verbaal tweede handtekening Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.6 Rapportering ter voorkoming van fraude Sanctioneren van fraude Wie rapporteert? Degene die fraude vaststelt Aan wie? Huishoudelijk reglement. Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.7 Rapporteren ifv interne controle Zie hoger 3.1 tot en met 3.6 Art. 101 GD Art 100 OCMW Secretaris staat in voor organisatie en werking van de interne controle Hij rapporteert eenmaal per jaar aan CBS en GR. Hij informeert personeel. Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.7 Rapporteren ifv interne controle Resterende vragen inhoud van jaarlijkse rapportering? Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.7 Rapporteren ifv interne controle Dat er nog geen interne audit bestaat in het eigen bestuur; Dat het systeem van interne controle nog niet bestaat in het eigen bestuur, maar dat wel reeds elementen van interne controle worden toegepast. Die elementen hebben betrekking op: de volgende procedures: …. de volgende operationele doelstellingen: … welke personen belast zijn met onderdelen van interne controle en welke onderdelen dat zijn; hoe door de betrokken personen wordt gehandeld en hoe ze hierover rapporteren; Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.7 Rapporteren ifv interne controle Linken met een raamwerk de informatie die blijkt uit de punten 3.1 tot en met 3.6 naar een ander niveau tillen zie bijvoorbeeld: Leidraad interne controle/organisatiebeheersing Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

3.7 Rapporteren ifv interne controle Doelstellingen, proces- en risicomanagement Belanghebbendenmanagement Monitoring Organisatiestructuur Human resources management Organisatiecultuur Informatie en communicatie Financieel management Facility management Informatie- en communicatietechnologie Veranderingsmanagement. Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

4 Enkele praktische hints en tips Voor officiële rapporten … algemeen geldende eigenschappen Vrijheid en creativiteit voor informele interne rapporten, maar wel goede afspraken zoveel mogelijk standaardiseren … mede met het oog op ondersteuning doorinformatica. Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5 Conclusie Rapportering Decreet legt een minimum op. Rapporten dienen op de eerste plaats het eigen bestuur, daarom doelgroepen van de rapportering bepalen inhoud, vorm, frequentie afstemmen op doelgroepen iedereen is erbij betrokken Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt 5 Conclusie Voor de ontvangers: We begonnen met sober schema We zouden kunnen eindigen met een zeer geladen schema Maar … Koen MIlis HUB Jan Umans UHasselt

Jan en Koen zeggen dank voor de aandacht www.imcs.nu