Evaluatie van de decretale graden Gemeenteraadsvoorzitters Catherine Ruys

Klantendag 12 en 19 november 2007 Workshop evaluatie decretale graden Evaluatie DG in het gemeentedecreet Evaluatie DG in de rechtspositieregeling Onze aanpak: uitgangspunten en stappenplan Vraagstelling

Gemeentedecreet Art. 115: de decretale graden worden geëvalueerd door een BGC, voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad. Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid, en op basis van een verslag van het CBS. Bij staking van stemmen wordt het betrokken personeelslid geacht te voldoen.

Rechtspositieregeling: art 51-53 De raad bepaalt: Evaluatie tijdens de proeftijd: met het oog op de vaste benoeming : termijn proefperiode en evaluatieregels vast te stellen door Raad Duur van de evaluatieperiode: is dezelfde als voor andere personeelsleden (tenminste 1 jaar en ten hoogste 2 jaar, Raad dient minimale prestatietermijn binnen deze periode vast te leggen)

Rechtspositieregeling: art 51-53 De raad bepaalt: Tussentijdse evaluatie: tenminste 6 maanden volgend op kennisgeving ongunstige evaluatieresultaat aan de functiehouder De evaluatiecriteria De evaluatieresultaten en de mogelijke gevolgen ervan De wijze waarop de externe deskundigen in het personeelsbeleid betrokken worden

Rechtspositieregeling: art 51-53 Vaststellen evaluatiecriteria voor: Secretaris: na overleg met secretaris en het CBS Adjunct secretaris: na overleg met adjunct-secretaris, secretaris en het CBS Fin beheerder: na overleg met secretaris en het CBS. De onafhankelijke taken zijn niet het voorwerp van evaluatie, zich inzetten voor de uitvoering van die taken is wel een aandachtspunt

Rechtspositieregeling: art 51-53 De raad regelt de tussentijdse terugkoppeling over de wijze van functioneren tussen: Secretaris en CBS Adjunct-secretaris en CBS plus secretaris Financieel beheerder en CBS plus secretaris

Rechtspositieregeling: art 51-53 De raad kan bepalen dat een ongunstige evaluatie het ontslag wegens beroepsongeschiktheid tot gevolg heeft. Ontslag kan enkel na een tussentijdse evaluatie na minstens 6 maand na kennisgeving van het ongunstige evaluatiebesluit en waaruit manifest blijkt dat de functiehouder nog steeds niet voldoet

Schrijfgesprek Welke kansen ziet u in deze regelgeving? Zijn er ook bedreigingen? Welke zijn de randvoorwaarden?

Onze aanpak: uitgangspunten Evaluatie binnen een formeel kader, maar verrijkt met een ontwikkelingsproces Goede afspraken vormen het startpunt van de evaluatiecyclus WIVO biedt maatwerk als procesinrichter Garanties voor de objectiviteit

Onze aanpak: stappenplan Intake Evaluatieprocedure Begeleiding en ontwikkeling

Systeem Voorbereiding & intake, start cyclus Evaluatie & start nieuwe cyclus Evaluatieprocedure = spoor 1 Ontwikkeling & ondersteuning = spoor 2 Functionerings-gesprek

Onze aanpak: intake 1. Betrokkenen 2. Timing: begin van de evaluatiecyclus 3. Werkwijze: a. Taakomschrijving en evaluatieciteria b. Kernresultaatgebieden, kennisgebonden competenties, competentieprofiel, organisatiecontext. 4. Resultaat: a. Afspraken over de inhoud van de evaluatie b. Afspraken over de wijze waarop informatieverzameling zal gebeuren c. Afspraken over de begeleiding en ondersteuning

Spoor 1: informatieverzameling en verloop evaluatiecyclus Opties: 360°-evaluatie 180°-evaluatie 90° -evaluatie assessment

Informatieverzameling en verloop evaluatiecyclus Tussentijdse terugkoppeling (tussen de functiehouder en het College cfr. artikel 52 van het ontwerpbesluit rechtspositieregeling) over de wijze van functioneren. Opmaken, verspreiden en verwerken van de vragenlijst of afnemen van het assessment; daarnaast ook data en documenten verzamelen Afstemming met de functiehouder Opmaak verslag door het CBS Rapportering aan de GRCommissie Afronding

Spoor 2: ondersteuning en ontwikkeling Persoonlijk actieplan 360° -feedback met Persoonlijk Ontwikkelplan Coaching Opleiding Observatie en gerichte feedback Development center met Persoonlijk Ontwikkelplan

Voorbeeld 1 van evaluatietraject Voorbereiding, intake, start cyclus Evaluatie & start cyclus Evaluatieprocedure = spoor 1 Ontwikkeling & ondersteuning = spoor 2 Functionerings-gesprek 90°-evaluatie 360°-feedback & POP Bijsturen POP Coaching 360°- evaluatie

Voorbeeld 2 van evaluatietraject Voorbereiding & intake, start cyclus Evaluatie & start cyclus Evaluatieprocedure = spoor 1 Ontwikkeling & ondersteuning = spoor 2 Functionerings-gesprek 360°-evaluatie Development center & POP Bijsturen POP 180°- evaluatie Opleiding

360°-feedback: een definitie 360°-feedback is het proces van gestructureerd verzamelen, verwerken en bespreken van feedback vanuit meerdere perspectieven ten behoeve van het verbeteren en/of beoordelen van leidinggevenden, teamleden en teams als geheel 360) FB is een proces: er worden verschillende stappen doorlopen. Het is een proces dat gebaseerd is op input (FB van de verschillende parijen), FB wordt getransformeerd naar beoordelingen gegevens worden verzameld. Dit kan op verschillende manieren gebeuren: via enquête, vragenlijst, computer, anoniem of met naam centraal kenmerk is het proces van feedback: het terrein wordt zorgvuldig afgebakend. Meestal betreft het observeerbaar gedrag en/of concrete resultaten. FB moet gezien worden als middel om te leren. meerdere perspectieven worden betrokken: de feedback is niet afhankelijk van één iemand maar komt van verschillende kanten. Dit maakt de FB waardevoller, genuanceerder en eerlijker.

Schema Directe chef collega’s interne/externe klant FB-ontvanger leveranciers collega’s FB-ontvanger Medewerkers

Onderscheid traditioneel beoordelen en 360°-feedback gericht op beoordelen oordeel van directe chef gericht op output gericht op verleden link met betaling, training en promotie 360° feedback gericht op beoordelen + verbeteren oordeel van directe chef, Fbontvanger, collega’s medewerkers, klanten,.. gericht op gedrag en resultaten gericht op heden en toekomst link met verbetering, training, org. ontw., leiderschapsontw.

Onderscheid traditioneel beoordelen en 360°-feedback één eindbeoordeling uitmondend in beslissingen formeel, normale gang van zaken afrekenend middels beoordelingsformulier 360°-feedback specifieke sterke en te verbeteren punten uitmondend in concrete verbeteracties motivationele waarde, eigen actieve bijdrage stimulerend, innovatief via vragenlijsten, terugkoppelingsrapport, bespreking resultaten, concrete actieplanning

Vragen waarop een POP antwoord geeft Te ontwikkelen competenties Wat wil ik ermee bereiken? Hoe zal ik dat aanpakken (inhoud, methode, timing, opvolging) Wie zal ik hierin betrekken ?

Vraagstelling

Bronnen - artikels, links Bron : Tijdschrift Management en Organisatie Consequenties voor persoon en organisatie (1998-jan/feb) Meerzijdige beoordeling van managers (1998-okt) De kwaliteit van 360° feedbackinstrumenten (2000-mei/juni) Betrouwbaarheid en rechtvaardigheid van de 360° feedback beoordelingsmethode (2000-juli/aug)