EFFICIENT VERGADEREN

Inhoud Algemene tips Voorbereiding Tijdens de vergadering Inhoudelijke concensus Actief vergaderen Beslissingen nemen Brainstormen Verslag Oefening

Algemene tips Algemene tips Locatie Kies je locatie goed. Zorg ervoor dat mensen niet op elkaar gepropt zitten, of er enkelen moeten rechtstaan. Tijdsplanning Maak een tijdsplanning en houd u er aan. Start – én einduur vastleggen. Wacht niet op laatkomers Belangrijke meetings => ‘s ochtends Behandel belangrijkste punten eerst Agenda op voorhand Bezorg iedereen op voorhand een agenda, tenzij je agendapunten om specifieke redenen stil wil houden. Geef bij elk agendapuntje een korte uitleg. Waarover gaat dit punt? Wil je informeren, verwacht je een beslissing of is het een rondvraag.

Algemene tips Algemene tips Eigenaren Maak deelnemers eigenaren van agendapunten. Actieplan Sluit agendapunten af met: wie doet wat wanneer? Verspreid een actielijst binnen de 24 uur

Voorbereiding Voorbereiding Doel? Is in eerste instantie vergadering wel nodig? Beter email of telefoon? Kosten? Wie is noodzakelijke deelnemer bij deze vergadering? Heel goed weten wat je wil bereiken en resultaatgericht zijn Op voorhand al info meegeven en laten bestuderen zodat men zich kan voorbereiden en tijdens de vergadering opschiet Geef bij agendapunten doel en werkwijze aan: Beeldvorming, probleem-/kansverkenning. Werkwijze: presentatie (laten) geven, elkaar bevragen, onderzoeken. Ontwikkeling van ideeen. Werkwijze: alternatieven bedenken, brainstormen, ideeën ordenen. Meningsvorming. Werkwijze: discussie over voor- en nadelen, meningen en visies aftasten. Besluitvorming. Werkwijze: proceshouder adviseren, voorstellen filteren op basis van criteria, discussiëren tot consensus, stemmen. Spanningen reguleren. Werkwijze: onderhandelen, counselen, teamuitje. Professionalisering. Werkwijze: studie, training, scholing.

Tijdens de vergadering Kern Werk met startvragen en kernvragen Kruisgesprekken Bevorder kruisgesprekken (vermijd tweegesprekken). Spreken, zwijgen Rem spraakzamen af, vraag zwijgzamen om hun mening. Oplossing, verbetering Vraag om oplossingen en verbeteringen. Betrokkenheid Vergroot de participatie en betrokkenheid door vragen. Luisteren Luister (actieve houding, aantekeningen maken) en vat geregeld samen. Hoofdzaak bijzaak Houd de hoofdlijn vast, noteer zijpaden op een voorraadlijst.

Inhoudelijke consensus Inhoudelijke consensus bereiken Voorstel Spreek voorstelsgewijs Globaal Probeer zo snel mogelijk tot een globaal voorstel, concept of plan te komen. Wat kan beter? Vraag om verbeteringen en oplossingen. Tegenstanders Probeer van tegenstanders gedogers te maken. Gelijk krijgen Vermijd discussie wie gelijk heeft. Vragen stellen Stel vragen om het begrip te toetsen. Samenvatten Vat verschillen en overeenkomsten samen. Conclusies Trek tussentijds conclusies als mijlpalen naar consensus. Overeenstemming Stel tot slot draagvlak en mate van overeenstemming vast.

Actief vergaderen Aktief Vergaderen Tijd Staan Flipchart Hang een grote klok met secondewijzer duidelijk zichtbaar op. Timekeeper. Pauze als langer dan 1,5u Staan Zet sta-tafels in de vergaderkamer. Staand vergaderen, iedereen blijft bij de les, is actiever vergaderen Niet steeds op zelfde plaats zitten Flipchart Zorg voor projector, whiteboard, flipchart, stiften en plakband. Houd een stuk muur vrij om flipover-vellen op te plakken. Gebruik flipover of whiteboard om argumenten, planningen, ideeën, voorstellen, besluiten op te schrijven.

Actief vergaderen Aktief Vergaderen Discussiëren Rondje Wissel discussiëren af met andere gespreksvormen. Discussies en gesprekken zijn boeiend en onderhoudend en duren niet langer dan nodig. Sprekers beperken zich tot hoofdlijnen, dwalen niet af, weiden niet uit, herhalen niet. Spreekbeurten verdelen Diegene die de vergadering leidt, bewaakt doel, procedure en prettige samenwerking en wordt daarbij zo nodig geholpen door deelnemers. Rondje Houd een (willekeurig) rondje zonder interrupties (pas op voor herhaling). Vragenronde. Actualiteiten.

Beslissingen nemen Groepsgewijs beslissingen nemen Verwachtingen Als de proceshouder iets in een vergadering wil bespreken, geeft hij duidelijk aan wat hij van zijn collega's verwacht en wat hij aan het eind van de vergadering wil hebben bereikt. Beslissingsbevoegdheden Ga bij het delegeren van beslissingsbevoegdheden uit van de bestaande verdeling van werkterreinen, budgetten of portefeuilles. Stappen Beperk het streven naar consensus in eerste instantie tot de vraag welke stappen moeten worden genomen om tot een besluit te komen en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Brainstormen Brainstormen in een groep Beter dan discussiëren? In vergaderingen hebben mensen vaak de neiging met elkaar te spreken in de vorm van een discussie of debat. Discussiëren kan risico’s inhouden. In het gunstigste geval mondt de strijd uit in een nieuw idee of voorstel, waarin voor- en tegenstanders elkaar vinden. Een methode die vaak sneller tot resultaten leidt dan discussiëren, is brainstormen. Regels brainstormen: Hoe meer ideeën des te beter. Elk idee is toegestaan, geen kritiek, beoordeling of discussie. Extravagante ideeën zijn gewenst.

Brainstormen Brainstormen in een groep Een beproefde methode van brainstormen: Formuleer het probleem in termen van: 'op hoeveel manieren kunnen wij…?'. Laat iedereen in stilte zoveel mogelijk ideeën opschrijven (5 minuten). Rangschik de ideeën naar thema's of invalshoeken. Laat de deelnemers hun ideeën uitwisselen in kleine groepen. Maak een lijst van de meest voor de hand liggende oplossingen en sluit deze uit. Selecteer enkele ideeën als mogelijke oplossing of als start van een nieuwe brainstorm.

Verslag Doelmatige verslaglegging Beter format voor agenda Beperk het verslag van een vergadering tot een besluiten-/actielijst. Verspreid de lijst binnen 24 uur na de vergadering. Geef op de besluiten-/actielijst aan: Volgnummer en korte omschrijving van het besluit Datum van het besluit Uit het besluit voortvloeiende actie(s) Naam van de actiehouder(s) Tijdstip waarop de actie(s) gereed moet zijn Data van tussentijdse checks Actieplan maken en tijdens de volgende vergadering erop terugkomen en hiermee starten Eens afgesproken, niet meer op terugkomen. Ook niet indien er afwezigen waren =>hebben verslag gekregen, niet de bedoeling om de discussie nog eens opnieuw te voeren

Verslag Doelmatige verslaglegging Tips agenda opstellen Open punten beperken. Agenderen in volgorde van belangrijkheid. Bij elk punt: toelichting/positionering, doel, werkwijze, indiener, tijd.

Om af te sluiten Vergaderingen af en toe evalueren (het is nooit klaar). Sluit de vergadering positief af. De laatste indruk blijft het langst hangen.

Oefening