Knowledge Discovery and Insight Praktische toepassingen van Scorecards, Dashboards en Rapporten Ralf van Gellekom Principal Consultant ralf.van.gellekom@macaw.nl Macaw

Presentatiedoelstellingen Informatie overload / underload Grote hoeveelheden gegevens, complexe applicaties Nieuwe uitdagingen rondom het gebruik, begrijpen en managen van deze gegevens IDC: Werknemers zijn 30% van de tijd bezig met zoeken naar informatie. Teveel gegevens en vaak te weinig informatie Bijna iedere BI vraag is het gevolg van informatie overload of underload De rode draad in deze presentatie U heeft het Microsoft Business Intelligence basisplatform al in huis, “zet het aan!” Hou het simpel en faseer, het wordt al snel te groot Breidt uit op basis van voortschrijdend inzicht Inzicht geven in de verschillende informatievormen Op basis van een aantal praktijkvoorbeelden

‘Standaard’ Management Informatie problematiek Grote hoeveelheden gegevens, verspreid over meerdere: Applicaties Bedrijfsonderdelen Landen Kennis verspreid binnen de organisatie bij enkele personen Excel als belangrijkste ‘gegevensbron’ Handmatig verzamelen van informatie Complexe worksheets in Excel als bedrijfsrapportage Allerlei versies van ‘één versie van de waarheid’ Arbeidsintensieve bewerkingen om te komen tot rapportage Daardoor is informatie vaak al ‘achterhaald’ voor het gepubliceerd is Repeteerbaarheid, Consistentie, Eenduidigheid, Actualiteit, Gebruiksgemak, Visualisatie, Verspreidingsvormen

Informatievormen Scorecards Strategisch management Geaggregeerde informatie Dashboards/ Analyse Taktisch management Gefilterde informatie Management/ Operationele Rapportages Operationeel management Gedetailleerde informatie BI Basis Platform

BI Oplossing Scorecard Financieel Dashboard/Excel Proces Report Builder Personeel Reporting Services

Smurfit Kappa De Smurfit Kappa Group wil gezien worden als het meest succesvolle papiergebaseerde packaging bedrijf in de door haar gekozen markten. Om dit te bereiken biedt Smurfit Kappa Group innovatieve packaging oplossingen, uitmuntende klantservice, lage kosten en blijft zij snel, flexibel en loopt altijd voor op de wijzigende marktvraag, daarbij tastbare meerwaarde creërend op veel verschillende manieren

Business Case Het verkrijgen van inzicht in grote investeringen over alle vestigingen binnen Smurfit Kappa, waar dit nu alleen gebeurt op fabrieksniveau Doelstellingen Potentieel schaalvoordeel en daarmee dus kostenreductie Grote uitgaven in de hand houden gebaseerd op het algemene belang van de organisatie (Cash Flow en Solvabiliteit)

Klantvraag Applicatie voor Capital Expenditure Bundelen van investeringsaanvragen wereldwijd Monitoren van investeringsaanvragen en het proces daar omheen Monitoren van de afhandeling van de aanvragen (Planning vs Balans)

Standaardapplicatie CapEx om investeringsaanvragen te doen Gebouwde oplossing Standaardapplicatie CapEx om investeringsaanvragen te doen Op basis van SharePoint als platform hiervoor Monitoring behoeften gerealiseerd met Reporting Services Verschillende rapportages ontwikkeld Rapportages in applicatie ondergebracht Applicatiedatabase direct als bron voor rapportages Management/ Operationele Rapportages Operationeel management Gedetailleerde informatie

Voorbeeldrapportages

Projectervaring Te vroeg begonnen met de te ontwikkelen ‘specifieke’ rapporten Datamodel was nog in beweging Door vraagstelling monitoring wel invulling applicatie steeds duidelijker Autorisatie van rapporten binnen applicatie was een uitdaging Steeds meer voorkomende vraag Door economisch klimaat en kostenbeheersing in het algemeen De applicatie is een 80% oplossing 20% maatwerk op basis van extra wensen en eisen

Gebruikte BI componenten Integreren Opslaan Analiseren Rapporteren

Paris Memorandum Of Understanding De organisatie Paris MoU bestaat uit 27 deelnemende maritieme administraties en beslaat de wateren van de Europese kuststaten en het Noord Atlantische basin van Noord Amerika tot Europa Missie Paris MoU richt zich op het elimineren van de operatie van schepen van sub-standaard kwaliteit door een geharmoniseerd systeem van Port State control (scheepscontroles in havens) Wat ze doen Jaarlijks vinden er meer dan 20.000 inspecties plaats aan boord van buitenlandse schepen in de Paris MoU havens. Hierbij wordt erop gelet dat schepen voldoen aan internationale veiligheids-, beveiligings- en milieustandaarden en dat de bemanning in adequate leef-en werkomstandigheden haar werk kan doen.

Business Case Verantwoording van de Administratie om te rapporteren aan alle leden over de uitgevoerde inspecties en de daaruit voortkomende acties Huidige werkwijze Handmatig jaarlijkse inspectiegegevens verzamelen Talloze excelsheets om grafieken te maken Opmaak laten maken voor boekwerk (jaarverslag) Nadelen Zeer arbeidsintensief Slechts één keer per jaar beschikbaar Alleen in hardcopy en PDF te verkrijgen Geen mogelijkheid tot ad-hoc vragen Ontbreken van detail(inspectie)niveau

Klantvraag Het automatiseren van gegevensstroom Vergaren, bewerken, visualiseren en verspreiden Voor iedereen Als ‘hardcopy’ HTML zichtbaar op website Downloadable PDF vanaf website Voor extranetgebruikers Dynamische rapporten beschikbaar in extranet Voor power users Ad-hoc rapporten samenstellen op basis van beschikbare gegevens Analyseren van gegevens Mogelijkheid voor Paris MoU om zelf voort te bouwen op de basis die is ontwikkeld

Gebouwde en gehoste oplossing Extractiemechanisme om bestanden uit Frankrijk op te halen en te importeren Data Warehouse voor de opslag van gegevens Kubus om eenduidig dimensies en meetwaarden vast te leggen voor analyseren en rapporteren Rapporten, zowel grafisch als tekstueel Dashboards/ Analyse Taktisch management Gefilterde informatie Management/ Operationele Rapportages Operationeel management Gedetailleerde informatie

Dynamische rapporten beschikbaar in extranet

Ad-hoc rapportages

Nee Ja Ja Rot Rot Ams Ant Deficiency Haven Jaar Analyseren 2004 2005 Uitgangspunten: Havens, Jaar en Deficiencies (j/n) zijn dimensies Cel is aantal Inspecties Nee 147 Inspecties Ja Ja “Toon: Aantal Inspecties voor haven Rotterdam in het jaar 2007 - 2008 met Deficiencies” Deficiency Rot Rot Ams Ant Haven 2004 2005 2005 2006 2006 2007 2007 2008 2007 2008 Jaar

Analyseren in Excel

Projectervaring Uitgebreide analysefase vooral op datagebied, functionele wensen waren snel duidelijk Ontwikkeltijd van een aantal maanden Hoge mate van gebruikersparticipatie zorgt voor Grotere flexibiliteit Snellere acceptatie Betere bewaking van de scope Een aantal uitdagingen Verschillende belanghebbende partijen Eén klant, meerdere interne klanten en leveranciers Meerdere aanspreekpunten in verschillende landen Meer wensen vanuit de klant Het niet beschikbaar zijn van de databron

Lage licentiekosten, groot resultaat Integreren Opslaan Rapporteren Analiseren

Koning Willem I College De organisatie Het Koning Willem I College is een vooruitstrevend Regionaal Onderwijscentrum voor beroepsonderwijs, vervolgonderwijs en educatie. Denkend vanuit de behoefte van bedrijfsleven en individu, rekening houdend met de mogelijkheden van nieuwe media en technieken, ontwikkelde het College een nieuwe visie op onderwijs en opleidingen voor de 21e eeuw: de School voor de Toekomst Missie De leerling is de reden van hun bestaan, waarbij ze verder gewoon een goede school willen zijn.

Business Case Onderwijsinstellingen dienen steeds marktgerichter te werken, daarnaast toenemende verantwoordingsplicht landelijk en europees. Daardoor zowel intern als extern inzicht te bieden in voor hen relevante succesfactoren. De druk om aan deze marktwerking te voldoen wordt steeds groter Het vinden van een oplossing die deze druk verlicht, inzicht biedt in relevante indicatoren en informatie ontsluit op een overzichtelijke manier voor iedereen die hier belang bij heeft

Informatiebehoefte analyse Doelstellingen vanuit de bedrijfsvoering Verantwoording intern en extern (financiering) Top-down benadering Vertaald naar aandachtsgebieden Deelnemers Financieel Personeel Indicatoren per aandachtsgebied Visualiseren Vaste periodieke informatiebehoefte voor CvB Ad-hoc vragen en detailanalyse te beantwoorden vanuit management

Adapters voor het ontsluiten van bronsystemen Gebouwde oplossing Adapters voor het ontsluiten van bronsystemen Data Warehouse met verschillende toepassingsgebieden Kubussen met meetwaarden/dimensies eenduidig vastgelegd Scorecards voor verschillende benoemde aandachtsgebieden Gekoppelde dashboards en detailrapportages Scorecards Strategisch management Geaggregeerde informatie Dashboards/ Analyse Taktisch management Gefilterde informatie Management/ Operationele Rapportages Operationeel management Gedetailleerde informatie

Voorbeeld Scorecard / Dashboard Financieel

Voorbeeld Scorecard / Dashboard Personeel

Projectervaring Onderwijs afhankelijk van externe eisen Daardoor groot aantal indicatoren Interne betekenis van indicator niet altijd gelijk aan externe Project gefaseerd aangepakt en opgeleverd Per aandachtsgebied en bronsysteem ROC’s werken op allerlei gebieden samen Uitwisseling van kennis en ervaring Delen van ontwikkelde toepassingen Gebruiken veelal dezelfde bronsystemen Onderwijstemplate MIP Koning Willem 1 College als basis Functionaliteit op basis van gedeelde inzichten Uitbreidingen vanwege specifieke wensen en eisen Groei van de template door samenwerking

Quotes “De grafische weergave van indicatoren in de scorecard komt goed tegemoet aan de visuele instelling van mensen en biedt zo een intuïtief overzicht van relevante indicatoren ” Christ Diepstraten Directeur Planning en Control Koning Willem 1 College “Met de implementatie van het Management Informatie Portaal konden we snel aan de slag. Binnen enkele weken hadden we een goed werkende BI-omgeving en hebben we nu zeer actueel inzicht in de voortgang van ons college waar we direct op kunnen sturen.” Rudolf Winius , Hoofd Communicatie Het Friesland College

Gebruikte BI componenten Integreren Opslaan Rapporteren Analiseren

Vragen

Voorbeelden van projectinspanning Quickstart BI 10 dagen Ontsluiting van maximaal 1 bron 5 dimensies, 5 meetwaarden 1 kubus, tot 4 rapporten Quickstart Dashboard 14 dagen Tot 8 dashboard webparts Tot 4 ondersteunende detailrapporten Quickstart Scorecard 25 dagen 2 tot 4 KPI’s Tot 4 kubussen, tot 8 rapporten Scorecard met maximaal 8 dashboard webparts

Voorbeelden van projectinspanning Tot maximaal 2 workshops voor bepaling informatiebehoefte Bronanalyse van de benodigde systemen Data warehouse inclusief staging area’s ten behoeve van dataopslag Extractie, Transformatie en Laadmechanisme om data te transporteren van bron naar data warehouse Sharepoint site om elk van de componenten beschikbaar te stellen Geen Proof of Concept die je weggooit na proof Operationeel bruikbaar Uitbreidbaar Ontwikkelt op basis van standaarden