Een experimentele aanpak van ziekteverzuim Emmy Allemeersch (Projectmedewerker ‘Ik wil er wel-zijn’) Dien heeft zonet de hele voorbereidende fase toegelicht, ik zal jullie vertellen hoe we dit alles in de praktijk hebben gebracht: omgezet in een duidelijk kader, wijzigingen in de manier van werken, richtlijnen voor de omgang met ziekteverzuim, tips, allerlei tools, …  En ervoor proberen te zorgen dat men door het bos de bomen nog ziet. Wat ik zal vertellen is de HRM-kant. Hoe hebben we dit alles ontwikkeld en geprobeerd om zo goed mogelijk bij de praktijk van onze grote organisatie aan te sluiten. (Wouter vertelt straks hoe dit in de praktijk werd toegepast) Prachtig projectrapport met 10 voorstellen: goede basis, maar het werk is uiteraard op dat moment nog niet af.

Situering Verloop project ‘ik wil er wel-zijn’ Fase 1: analyse verzuimgegevens en voorstellen voor het verminderen van frequent kortdurend ziekteverzuim (2007-2008) Fase 2: ontwikkelings- en experimentfase (2009-2010) Cluster 1: Formalisering begeleidende gesprekken Cluster 2: Ontwikkeling verzuimprotocol Cluster 3: Actie ‘werkdruk’ Losstaande acties: peter- en meterschap, vorming respect moet je vragen Fase 3: eindevaluatie en ESF – disseminatie (t.e.m. oktober 2011) Situeren: op basis van de feedback op de voorstellen (controleren bij Dien hoe dit precies is gegaan) Werd beslist om een aantal acties niet te weerhouden, namelijk…

Projectmatige aanpak Projectstructuur: Stuurgroep: HR-team (advisering door hoofd IDPB) Projectteam: projectmedewerker, stafmedewerker HRM, sectorverantwoordelijke, PIT – coach, preventieadviseur, vormingsmedewerker en Prevent (externe partner) Opdracht : ontwikkeling verzuimprotocol op basis van de ervaringen met de continuïteitsgesprekken de leidraad ‘omgaan met afwezigheid’ 3 experimenten ivm ziekteverzuim in 2010 6 bijeenkomsten projectteam in de loop van 2009-2010 Deelproject van het ESF – project ‘ik wil er wel-zijn’ Op basis van de ervaringen met de leidraad, de continuïteitsgesprekken en de experimenten wordt het definitief verzuimprotocol vormgegeven

Kick off Affligem – Montil (27/05/2009): bijeenkomst van alle bedienden van Familiehulp Verspreiding bundel formalisering gesprekken en bundel ‘omgaan met afwezigheid’ Voorstelling continuïteitsgesprekken en experimenten Toelichtingen aan alle verzorgenden en huishoudhulpen Artikel in T Mag Gezien Verspreiding van het latje met mascotte ‘ik wil er wel-zijn’ Nogmaals opzoeken: wat was precies de feedback

Bundel omgaan met afwezigheid  Basis voor het definitieve verzuimprotocol Visietekst ‘ik wil er wel-zijn’ Theorie rond ziekteverzuim Wit – grijs – zwart – roze Weegschaalmodel Alle afspraken over ziekte in de organisatie Richtlijnen voor leidinggevende ivm het omgaan met ziekte van de medewerker Ziekmeldingsgesprek Contactname tijdens ziekte Terugkeercontact Continuïteitsgesprek … Wat hebben we hieruit geleerd ? Veel beknopter (‘wollig, te veel tekst, …) Afspraken wil men liever op 1 A4 terugvinden – daarom: nu zijn we het definitieve verzuimprotocol aan het vormgeven  vereenvoudigde versie voor alle medewerkers met pictogrammen Nadeel: visie kan je niet meegeven – maar misschien zijn er wel andere en betere manieren om deze over te brengen

Continuïteitsgesprekken Wat zijn de continuïteitsgesprekken ? Beschrijven

Feedback aan de medewerker Maximum 12 maanden Maximum 6 maanden Opvolging na continuïteitsgesprek: Worden er inspanningen gedaan om de gemaakte afspraken na te komen ? Evolutie in frequentie van ziektes ? Feedback aan de medewerker Ziekteverzuim 2 Ziekteverzuim 4 Ziekteverzuim 1 Ziekteverzuim 3 Evaluatiemoment uiterlijk na 6 maand (kan vroeger) = bespreking tussen leidinggevende en directeur  Resultaat: beslissing ivm verdere opvolging en aanpak Continuïteitsgesprek = gesprek tussen leidinggevende en medewerker  Resultaat: afspraken om ziekte in de toekomst te vermijden

Ziekteverzuim

Werkgerelateerde problemen Ziekteverzuim Persoonlijkheid Werkgerelateerde problemen Copingstrategieën Privésituatie … Overtuigingen Financiële situatie

Continuïteitsgesprekken Ondersteuning van de rechtstreeks leidinggevenden Vorming continuïteitsgesprekken, verdiepingsmodule en intervisiemomenten Leidraad en verslagformulier Bijlage bij de leidraad: het maken en opvolgen van afspraken FAQ: Veel gestelde vragen bij het houden van continuïteitsgesprekken (www.ikwilerwel-zijn.be) Evaluatie Kwantitatief: evolutie verzuimpercentages, aantal gesprekken, … Kwalitatief: telefonische interviews leidinggevenden Nogmaals opzoeken: wat was precies de feedback

Continuïteitsgesprekken Ongeveer 6% van alle medewerkers heeft een continuïteitsgesprek gehad in 2009 en 10% in 2010 Direct effect: minder ziekteverzuim na afloop van een gesprek Indirect effect: daling kortdurend ziekteverzuim  Beslissing: behoud continuïteitsgesprekken en onderzoek van de norm 10,8% van de verzorgenden 8,3% van de huishoudhulpen Zorg 15,9% van de huishoudhulpen PIT 2,9% bedienden Zorg 6,5% bedienden PIT

Experimenten Rechtstreekse ziektemelding Verklaring op eer bij één dag ziekte Controlearts (tijdelijke stopzetting versus uitbouw) Telkens uitleggen: Aanpak experiment Wijze van evaluatie Zo geprobeerd om een volledig beeld te krijgen

Voorbereiding (oktober tot december 2009) - Projectteam, stuurgroep, betrokken zorgregio’s - Resultaat: 1 draaiboek per experiment - Registratie gegevens door zorgregio/interregio - Tussentijdse evaluaties Experimentfase (2010) - Kwalitatief: bevraging wijkteams en zorgregioteam - Kwantitatief: analyse ziektecijfers en registraties Evaluatie (januari tot februari 2011)

Rechtstreekse ziektemelding Geen aanwijzingen dat rechtstreekse ziektemelding tot daling ziekteverzuim leidt. Mogelijke verklaringen: Geen ‘volledig rechtstreekse’ ziektemelding Geen drempelverhogend effect omdat SV wordt beschouwd als vertrouwenspersoon Grote impact op het werk en de werkdruk van de sectorverantwoordelijken Hogere kostprijs ziektemeldingen  Beslissing: stopzetting experiment en geen implementatie in de VZW Daling in ZR Kortrijk kleiner dan in de VZW Mogelijke verklaringen: Systeem met doorschakeling is geen ‘volledig’ rechtstreekse ziektemelding Geen drempelverhogend effect omdat de sectorverantwoordelijke eerder als coach dan als leidinggevende wordt gezien

Verklaring op eer bij één dag ziekte Daling van het kortdurend ziekteverzuim in zorgregio Turnhout is groter dan in VZW Gebruikers zijn vaker ziek, maar totaal aantal dagen is Beduidend lager bij huishoudhulpen (6,5 dagen ipv 10) Ongeveer gelijk gebleven bij verzorgenden (9 dagen)  Beslissing: stopzetten experiment en nieuw experiment in een andere regio Telkens uitleggen: Aanpak experiment Wijze van evaluatie Duidelijk vastgesteld bij huishoudhulpen Niet duidelijk bij verzorgenden

Controlearts Direct effect: het systeem met controlearts brengt meer kosten met zich mee dan het opbrengt 201 controles op 51 controledagen 177 ‘gewetttigd’ 11 vervroegd hervatten 2 afwezig (11 resultaat onbekend) Totaal: 10 dagen vervroegde hervatting Indirect effect: onmogelijk vast te stellen door verschil in gevoerde continuïteitsgesprekken  Beslissing: stopzetting experiment en uniform beleid in de VZW waarbij het aantal controles in 2012 wordt beperkt Bijkomende uitleg: -201 controles  5,5% vervroegde hervattingen - 11 dagen vervroegde hervatting in totaal (zeer weinig) Indirect effect: Stijging in zorgregio Genk en dalingen in Peer Echter: 3,8% CG in Genk tov 16% in Peer  Nieuwe evaluatie na afloop van 2012

Resultaat Algemeen: daling percentages kortdurend verzuim bij alle personeelsgroepen in 2010 tov 2008 en 2009 Kostprijs ziekteverzuim naar schatting €1 300 000 lager dan het geval zou zijn indien het percentage kortdurend ziekteverzuim hetzelfde was gebleven als in 2008 en 2009. Verwijs naar nota op intranet

Tot slot Belang van een positieve benadering van ziekteverzuim Weten waar je naartoe wilt… Zonder alles ineens te willen Met bereidheid om bij te sturen Eerlijke communicatie over de inspanningen die geleverd moeten worden Gevoelig thema: Nadeel: emotioneel geladen Voordeel: leeft heel sterk, betrokkenheid is groot Verwijs naar nota op intranet

Tot slot 5 augustus 2011 CM vragen afschaffing doktersbriefje voor één dag De Standaard, vrijdag 05 augustus 2011 De Christelijke Mutualiteiten (CM) pleiten voor de afschaffing van het doktersbriefje voor één dag. Dat zou de werkdruk van huisartsen verlagen en een besparing opleveren voor de ziekteverzekering. Werkgeversorganisatie VOKA schiet het voorstel vooralsnog niet af, meldt De Morgen vrijdag. Vandaag hebben de meeste werknemers een doktersattest nodig om te bewijzen dat ze arbeidsongeschikt zijn, ook al is het maar voor een dag. Iemand die met een misselijke maag en hoofdpijn opstaat, moet dus eerst nog even langs bij de dokter voor een doktersbriefje. Daarop vermeldt de dokter de waarschijnlijke duur van de arbeidsongeschiktheid. Een vervelende routine, waar de CM een einde aan willen maken. 'Het zou niet alleen de werkdruk van huisartsen verlagen, maar ook een flinke besparing opleveren voor de ziekteverzekering. Een doktersbriefje betekent immers een doktersbezoek, waarvoor de ziekteverzekering algauw 20 euro neertelt', zegt CM-voorzitter Marc Justaert. De Vlaamse werkgeversorganisatie Voka staat niet geheel weigerachtig tegenover het voorstel. 'Wie graag thuisblijft, laat zich toch niet afschrikken door een doktersbriefje. Het is niet zo moeilijk om je huisdokter wijs te maken dat je je niet goed voelt', aldus woordvoerder Jochen Bessemans.

Meer info ? Emmy.Allemeersch@Familiehulp.be www.ikwilerwel-zijn.be Verwijs naar nota op intranet