WERKKOSTENREGELING AUTOMOTIVE 7 november 2012 Sandor Gunsing 1

DE WERKKOSTENREGELING Ingangsdatum: 1 januari 2011 Doel: administratieve lastenverlichting - Vereenvoudiging - Hoog detailniveau huidige regelgeving - Veel discussies over vergoedingen/verstrekkingen met gemengd karakter Middel: aanpassing wet LB 1964 en nieuwe uitvoeringsregeling. Overgangsregeling tot en met 2013 - Werkgever moet jaarlijks wel kiezen

EENVOUDIGE SYSTEMATIEK Alle vergoedingen en verstrekkingen worden tot het belastbare loon gerekend Uitzonderingen - Voordelen buiten dienstbetrekking (besluit) - Intermediaire kosten - Gerichte vrijstellingen Vrije ruimte: 1,4% (2012) van de fiscale loonsom (kolom 14) Overschrijding vrije ruimte: 80% eindheffing - Voor rekening van werkgever - Niet verhaalbaar op werknemer

KEUZE(S) WERKGEVER Werkgever moet voor het volgende kalenderjaar kiezen: werkkostenregeling of niet? - Kenbaar maken: aangifte LH eerste loontijdvak volgend kalenderjaar - Keuze is onherroepelijk! (voor dat jaar!) Bij keuze werkkostenregeling! Steeds keuze werkgever vooraf of vergoeding/verstrekking als ‘normaal’ loon of als eindheffingsloon wordt aangemerkt - Keuze is onherroepelijk!

UITBREIDING LOONBEGRIP Art. 10 LB: “daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking” Uitzonderingen op het loonbegrip - Voordelen buiten dienstbetrekking - Intermediaire kosten

UITZONDERINGEN OP DE WERKKOSTENREGELING Niet aangewezen vergoedingen, verstrekkingen en personeelsvoorzieningen Niet aan te wijzen vergoedingen, verstrekkingen en personeelsvoorzieningen Auto van de zaak Dienstwoning Nederlandse (verkeers)boetes Aangewezen werkkosten die ongebruikelijk zijn (marge 30%) Vergoedingen/verstrekkingen m.b.t. deze zaken zijn altijd belast ‘normaal’ loon (vallen niet onder de werkkostenregeling)!

UITGELICHT Auto van de zaak Aangewezen werkkosten die ongebruikelijk zijn (marge 30%) DGA? Flatscreen Éénmalige uitkering

INTERMEDIAIRE KOSTEN Kosten gemaakt op initiatief van de werkgever ten behoeve van derden in opdracht en voor rekening van de werkgever Kosten in verband met aanschaf van zaken die tot vermogen van de werkgever gaan behoren Kosten in verband met de bedrijfsvoering

INTERMEDIAIRE KOSTEN Voorbeelden: - Benzinekosten bij auto van de zaak - Werknemer neemt cliënten mee uit eten - Werknemer koopt papier voor de printer van het bedrijf - Representatiekosten en relatiegeschenken t.b.v. externe relaties en cliënten

VOORDELEN BUITENDIENSTBETREKKING 1 Verstrekkingen die geen uit dienstbetrekking genoten voordeel zijn, maar uit piëteit worden gedaan of bij een persoonlijke feestdag: - Max: 25 euro - niet in geld of waardebonnen - in situatie waarin andere dan de werkgever ook een dergelijke attentie zou geven

VRAAG Kosten ter gelegenheid van het afscheid van een collega vormen intermediaire kosten.

VOORDELEN BUITEN DIENSTBETREKKING Voorbeelden: - Rouwkrans bij overlijden - Fruitmand bij ziekte - Bloemetje bij verjaardag

GERICHTE VRIJSTELLINGEN 1 Vervoer in het kader van de dienstbetrekking Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking - Maaltijden, overnachtingen e.d. tijdens dienstreizen - Maaltijden tijdens overwerk en/of koopavonden Extraterritoriale kosten / 30%-regeling Cursussen, congressen e.d. in het kader van de dienstbetrekking (ook outplacementkosten) Studiekosten met het oog op verwerven van inkomen Verhuiskosten

VRAAG Ik kan mijn gerichte vrijstellingen niet onderbouwen.

WAARDERING LOON IN NATURA 1 Factuurwaarde (inclusief BTW) Verstrekking branche-eigen producten Voorzieningen op de werkplek Werkplek: iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is - Uitzondering: de werkruimte in de eigen woning!

UITGELICHT Verstrekking branche eigen producten Overgangsregeling Werkkostenregeling Probleem?

WAARDERING LOON IN NATURA 2 Nihilwaardering Voorzieningen die niet elders gebruikt of verbruikt worden Arbovoorzieningen (ook fitness in het kader van preventie en re-integratie) Consumpties op de werkplek Werkkleding en kleding die op de werkplek achterblijft Hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren (zakelijk gebruik ≥ 90%) Mobiele communicatiemiddelen (zakelijk gebruik ≥ 10%)

VRAAG De waarde van ter beschikking gesteld gereedschap aan monteurs valt tegen factuurwaarde inclusief BTW in het werkkostenforfait.

WAARDERING LOON IN NATURA 3 Normwaardering Maaltijden op de werkplek: € 2,95 per maaltijd (niet zakelijk) Huisvesting op de werkplek: € 5,10 per dag (nihil onder voorwaarden, niet onttrekken)

UITWERKING HEFFING 1 Fiscale loonsom: € 500 000 Vergoedingen en verstrekkingen € 50 000 Af: intermediaire kosten € 1 000 Af: gerichte vrijstellingen € 5 000 € 6 000 Totaal € 44 000 Vrije ruimte € 7 000 Verschil € 37 000 Eindheffing (80%) € 29 600

UITWERKING HEFFING 2 Fiscale loonsom: € 500 000 Vergoedingen en verstrekkingen € 50 000 Af: intermediaire kosten € 5 000 Af: gerichte vrijstellingen € 40 000 € 50 000 Totaal € 5 000 Vrije ruimte € 7 000 Verschil € 2 000 -/- Eindheffing (80%) € 0

BEREKENINGSMETHODEN Methode 1 Neem 1,4% van de fiscale loonsom voorafgaande jaar Vul de vrije ruimte gedurende het jaar Evt. overschrijding afrekenen tegen 80% eindheffing Nacalculatie o.b.v. de feitelijke fiscale loonsom Correctie-aangifte januari volgend jaar

BEREKENINGSMETHODEN Methode 2 Neem 1,4% van de fiscale loonsom voorafgaande jaar Deel de vrije ruimte door het aantal aangiftetijdvakken Vul de vrije ruimte per aangiftetijdvak Evt. overschrijding afrekenen tegen 80% eindheffing Nacalculatie o.b.v. de feitelijke fiscale loonsom Correctie-aangifte januari volgend jaar Methode 3: Vergeten!

CAFETARIAREGELINGEN 1 Inleiding Uitruilen brutoloon tegen vrije vergoeding of verstrekking Zowel werkgever als werknemer hebben hier in principe voordeel bij Schriftelijke regeling

CAFETARIAREGELINGEN 2 Cafetariaregeling onder de werkkostenregeling Vergoedingen die nu vrij zijn, kunnen onder de werkkostenregeling belast zijn voorzover ze de vrije ruimte overschrijden Werkgever loopt derhalve risico van 80% eindheffing

VRAAG Ik ga mijn arbeidsvoorwaarden wijzigen, moet mijn personeel dat accepteren?

ARBEIDSRECHT Het wijzigen van arbeidsvoorwaarden Hoofdregel: “gemaakte afspraken nakomen” Indien wijzigingen arbeidsvoorwaarden noodzakelijk: - Wederzijds: nieuwe of aanvullende schriftelijke overeenkomst - Eenzijdig: oplossing wederzijdse belangenafweging CAO

ADMINISTRATIE 1 Geen door de Belastingdienst voorgeschreven methode! WG moet wel kunnen aantonen welke kosten zijn behandeld als: - geen loon (incl. vergoedingen voor intermediaire kosten) - gericht vrijgesteld - aangewezen WKR-eindheffingsloon - loon in natura met lagere waarderingsnorm; en - ....hoe de 80%-eindheffing is bepaald

ADMINISTRATIE 2 Hoe? Mag WG zelf weten. ‘Als de verschillende kostensoorten maar aantoonbaar juist verwerkt’ Redenen voor WG om dat te doen? - geen naheffingen en boetes - monitoren van de vrije ruimte; overschrijding is 80% eindheffing ! - inzicht in kosten arbeidsvoorwaarden - tijdige actie mogelijk om vrije ruimte zo optimaal te kunnen benutten (indien ruimte over) - wel of niet vóór 2014 overgaan op WKR?

ADMINISTRATIE 3 Kostensoort Kostencategorie Kostensleutel In control! Wat is daarvoor allereerst vereist? Inventariseren van alle voorkomende kostensoorten en hun fiscale kwalificatie - kostensoorten bestaan vaak uit kostencategorieën met ieder een eigen fiscale kwalificatie (kostensleutel) Kostensoort Kostencategorie Kostensleutel maaltijden > 10% zakelijk gericht vrijgesteld verstrekking op werkplek binnen werktijd belast loon (forfait – eigen bijdrage) vergoeding op werkplek volledig belast buiten werkplek ‹ 10% zakelijk volledig belast - een en dezelfde kostencategorie kan weer uiteen vallen in verschillende fiscale kwalificaties reiskosten woon-werk bovenmatige kilometervergoeding 0,28 gericht vrijgesteld tot 0,19 meerdere regulier belast of WKR-eindheffingsloon

VOORBEELDEN VAN BELANG SAMENWERKING TUSSEN HR, SA & DE FA Zelfde checklist met boekingsinstructie van alle verschillende kosten, incl. fiscale kwalificatie Terugkoppeling FA bedrag aan overschrijding vrije ruimte ivm juiste aangifte loonheffingen Doorgeven FA van alle betaalde niet aangewezen kosten, zodat SA dit als regulier loon verloont Heldere boekingsinstructies; onjuiste boeking in FA kan tot onjuiste aangifte loonheffingen leiden Uitleg doorbelaste kosten aan andere concernvennootschappen

AANBEVELING IN GROOTBOEK MINIMAAL DE VOLGENDE ONDERVERDELING: 1. Alle als WKR-eindheffingsbestanddeel aangewezen kosten, exclusief loon in natura waarvoor lagere waarderingsnorm geldt - bedragen incl. BTW doorgeven aan SA; specificatie per WN nodig? eventuele eigen bijdragen ook verwerken - omvat ook verplicht eindheffingsloon 2. Aangewezen loon in natura waarvoor lagere waarderingsnorm geldt, niet zijnde nihil - alleen boeking forfait; meerdere op grootboekrek. overige personeelskosten - eventuele eigen bijdragen in mindering brengen op forfait (tot nihil) 3. Niet aangewezen belaste kosten - bedrag incl. BTW doorgeven aan SA; FA geeft specificatie per WN door aan SA (regulier loon) 4. Kosten die geen regulier noch WKR-eindheffingsloon vormen - o.a. gerichte vrijstellingen; intermediaire kosten; kosten die onder vrije ruimte vallen

BIJ VOORKEUR UITGEBREID MET (SUB-)GROOTBOEKREKENINGEN VOOR: 5. Gericht vrijgestelde kosten indien bovenmatige vergoeding betaald (en men inzicht in kosten wil hebben bijv.) - een rekening ‘gericht vrijgestelde reiskosten’ en een regulier en/of WKR-eindheffingsloon rekening 6. Op centraal niveau afgerekende kosten die worden doorberekend aan concern-entiteiten 7. Splitsing van kosten die zowel zien op ex-WN en derden (uitzendkracht, relaties, zzp-ers) - bedrag op factuur dat ziet op derden niet relevant voor loonheffingen op andere grootboekrek. - gedeclareerde rekening voor lunch van WN met zakenrelatie valt hier ook onder? 8. Verstrekkingen aan ingehuurde uitzendkrachten - hiervoor niet inhoudingsplichtig; niet op zelfde grootboek als waarop de verstrekkingen aan ex-WN - hiervoor blijft eindheffingsmogelijkheid bestaan

(FINANCIËLE) ADMINISTRATIE OVERIGE AANDACHTSPUNTEN: Zo inrichten dat FA vrije ruimte kan monitoren Kostendeclaratieformulier afstemmen op WKR en inrichting FA Vragen om gesplitste facturen bij kosten met verschillende fiscale kwalificatie Personeelsactiviteit buiten de werkplek onderverdeeld in zakelijk deel en feestdeel Onderscheid maaltijden/drankjes; ivm toepassen lagere waardering

LOONADMINISTRATIE/INRICHTEN Aandachtspunten: Vastleggen welke rekenmethode toe te passen met betrekking tot de vrije ruimte: 1. per loontijdvak op basis van actuele cumulatieve grondslag (zonder herrekening); 2. in lopende kalenderjaar uitgaan van de grondslag vrije ruimte vorig kalenderjaar, waarbij die grondslag wordt gedeeld door 12 (indien maandaangifte) - leidt tot vast bedrag aan ruimte per maand / per 4 weken

3. - voorlopige berekening gedurende het kalenderjaar uitgaande van grondslag vrije ruimte vorig kalenderjaar - eindheffing pas verschuldigd vanaf het loontijdvak waarin voorlopige vrije ruimte over volledige vorige kalenderjaar is overschreden 2/3: - na afloop kalenderjaar definitieve berekening in 1e aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar. - boekingen van belaste kosten zodanig specificeren dat SA en FA op elkaar aansluiten - afzonderlijke vastlegging/verwerking verstrekkingen niet-WN (vrijwillige eindheffing) - onderscheid loon tegenwoordige en loon vroegere dienstbetrekking (ivm 10% grens)

ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN Gebruikelijkheidstoets Opteren huidige regelgeving: vrijstelling personeelsvoorzieningen maximaal € 454 Vrijwilligers Uitzendkrachten Vergoeden/ verstrekken/ter beschikking stellen

EVALUATIE WERKKOSTENREGELING 1 De systematiek van de WKR is goed, maar de regeling wordt nog beperkt toegepast Redenen niet toepassen WKR: - Onbekendheid met de regeling - Het gebrek aan (verwachte) administratieve lastenverlichting - Het ontbreken van de noodzaak om over te stappen

EVALUATIE WERKKOSTENREGELING 2 De forfaitaire ruimte (nu 1,4%, vanaf 2013 1,5%) wordt als voldoende ervaren. Ruim de helft van de werkgevers die nu een fietsplan of fitnessplan hebben zegt dit onder de WKR voort te zetten.

OVERSTAPPEN? Inventarisatie huidige arbeidsvoorwaarden Werkkostenregeling voordeliger? Impact analyse! Financiële administratie aanpassen Arbeidsvoorwaarden wijzigen? Schaduwdraaien Belangrijk: TIJDIG EN GOED VOORBEREIDEN!

VRAAG De werkkostenregeling bereikt zijn doel, administratieve lastenverlichting!

BEDANKT VOOR UW KOMST!