Briefconventies 6 januari 2014 VMBO klas 4 Briefconventies 6 januari 2014

Do’s and don’ts zakelijke e-mails Als de ontvanger nog onbekend is, stel jezelf dan kort voor in je inleiding voordat je direct met je verzoek komt. Bespreek geen persoonlijke/privézaken per mail. Op het moment dat je boos bent, stel de mail dan nog even uit! Gebruik geen onnodige leestekens en smileys (de uitroepteken is een veel gebruikt onnodig leesteken en niet altijd even netjes). Gebruik zo min mogelijk/geen afkortingen. Gebruik de ‘reply all’-functie alleen als het echt nodig is. Niemand zit op zoveel spammail te wachten waar hij of zij eigenlijk niks aan heeft…

Do’s & Don’ts Algemeen Een zakelijke brief is een visitekaartje (van het bedrijf waar je werkt). Kies een toon die past bij de relatie! Dus geen joviaal of corrigerend toontje tegen klanten of een hogergeplaatste of een bevelende toon tegen een ondergeschikte. Alle regels beginnen met een hoofdletter in deze brief. Alinea’s worden gescheiden door een witregel. Een zakelijke brief is kort (maximaal 2 A4).

De zakelijke brief begint met je eigen contactgegevens/het adres van je kantoor. Vaak hoef je dit niet zelf te typen omdat veel bedrijven werken met voorgedrukt briefpapier. Daar staat het al op. Na het adres volgt een witregel, waarna je telefoonnummer en e-mailadres vermeldt van de afzender (degene die de brief verstuurd). Na een witregel zijn de contactgegevens van de geadresseerde (degene die de brief ontvangt) aan de beurt. Beschrijf eerst de naam van de organisatie, daarna die van de afdeling (als je dit weet). Als je niet zeker weet of je naar een meneer of mevrouw schrijft, noteer dan De heer/Mevrouw F.N.M. Jansen. Noem de volledige achternaam. Wanneer je de voorletters niet weet en de achternaam begint met bijvoorbeeld de, van, het, enz. gebruik dan een hoofdletter. Dus: ‘Mevrouw De Waard’

Academische titels (dr. drs Academische titels (dr. drs.) schrijf je met kleine letters, behalve: MA, BA of RA. Ken je de academische titels van de geadresseerde? Noem deze dan ook. Na een witregel noteer je plaats en datum voluit. Na de plaats komt een komma.

Na nog een witregel noteer je kenmerken en onderwerp Na nog een witregel noteer je kenmerken en onderwerp. De kenmerken zijn bijvoorbeeld offerte, - of briefnummers. Kenmerken maken een zakelijke brief makkelijker bruikbaar en vindbaar in organisaties. Het onderwerp is kort en precies. Geachte heer Jansen is een veel gebruikte aanhef. Gebruik geen voorletters hier! Ken je iemand al en spreek je de persoon met ‘je’ aan, dan kun je ook ‘Beste … ,’ als aanhef gebruiken. Na de aanhef plaats je een komma. Als je niet weet of het een mevrouw of meneer betreft, gebruik je: ‘Geachte heer, mevrouw …, ’

Een brief mag nooit beginnen met ‘ik’ Een brief mag nooit beginnen met ‘ik’! De inhoud is verder kort, eenvoudig en netjes. Een zakelijke brief heeft een duidelijke onderwerp. Een zakelijke brief kent een duidelijke indeling: - Inleiding: de aanleiding voor het schrijven van de brief. - Kern: doel van de brief. - Slot: een afsluiting die bijvoorbeeld de afspraak of de relatie bevestigt.

De brief is positief opgesteld en stelt de geadresseerde centraal De brief is positief opgesteld en stelt de geadresseerde centraal. Zeker wanneer het een klant betreft! De slotformule ‘Met vriendelijke groet,’ is neutraal en gangbaar. De brief is altijd ondertekend. Onder de handtekening wie en met welke functie heeft getekend. Als er bijlagen bijgevoegd zijn, dan moet dat aangegeven worden.

De don’ts Zeker niet doen: Bijlagen niet toevoegen waar je naar verwijst. Dat staat wat knullig. Formeel en informeel taalgebruik door elkaar gebruiken. Dus: beginnen met ‘Geachte …, ’ en eindigen met ‘Groetjes …,’. Je en u door elkaar gebruiken. Mevrouw en/of meneer verkeerd gebruiken.

Tentamen 16 januari 2014 Zakelijke brief schrijven. Handgeschreven. Tijdsduur is 2 lesuren! Er mogen dan geen schrijffouten in de brief staan of gekras.