RAAMCONTRACT ICT MATERIAAL Adviescomité IT Noord RAAMCONTRACT ICT MATERIAAL 30 September 2013

AGENDA Introductie: hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch… Getuigenis van de projectleden Nabespreking

1. Introductie - Stap 1: Oprichting werkgroep Adviescomité IT Noord 1. Introductie - Stap 1: Oprichting werkgroep Tijdens bijeenkomsten virtuele centrumstad kwam de bemerking of er niets kon gebeuren aan de prijzen van IT materiaal. VERA heeft vooronderzoek gedaan naar reeds gelijkaardige dossiers( Provincie Oost-Vlaanderen, Dilbeek, …) VERA heeft een projectplan opgesteld en dit voorgelegd aan de virtuele centrumstad Hageland. Project werd goedgekeurd en een werkgroep werd samengesteld ook buiten Hageland. Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider

1. Introductie - Stap 1: Oprichting werkgroep Adviescomité IT Noord 1. Introductie - Stap 1: Oprichting werkgroep Werkgroep Hageland (5) Brabantse Kouters (1) Luchthaven (1) Noord (1) STAD (1) Op vraag van virtuele centrumstad Hageland Oproep gedaan aan de andere samenwerkingsverbanden Oproep tot werkgroep deelnemers Werkgroep 10 leden, VERA projectleider VERA (Projectleider)

1. Introductie - Stap 2: Overheidsopdracht Adviescomité IT Noord 1. Introductie - Stap 2: Overheidsopdracht Kick-Off Beslissingsproces: procedure, percelen, contractduur, … Bestek Samen opmaken van het lastenboek Publicatie Algemene offerteaanvraag (Belgisch & Europees) Gunning Raamovereenkomst met VERA als opdrachtencentrale Lastenboek opgemaakt in de werkgroep Procedure: Offerteaanvraag met bekendmaking Publicatie in Europa en België VERA neemt de rol op van opdrachtencentrale

AGENDA Introductie: hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch Getuigenis van de projectleden Nabespreking

2. Specifieke constructie Opdrachtencentrale? Raamovereenkomst?

2. Specifieke constructie - Raamovereenkomst “De overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid”

2. Specifieke constructie – Opdrachtencentrale Definitie Artikel 2, 4°, Overheidsopdrachtenwet 2006: Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is een aanbestedende overheid die: • Ofwel leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“aankoopcentrale”); • Ofwel overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“opdrachtencentrale” = niet gekend in de overheidsopdrachtenrichtlijnen);

2. Specifieke constructie – Opdrachtencentrale Voorbeelden België: Centraal Bureau voor benodigdheden Federaal Aankoopbureau Cel Fod-overschrijdende raamcontracten Cel aankoopbeleid en advies Ziekenhuizen (zie bv. Parl. St. Kamer, 51e zittingsperiode, doc 2237/010, p. 5 e.v.; Parl. St. Senaat, legislatuur 2005-2006, doc 1689/3, p. 4 e.v.) VERA Bron: http://www.expo60plus.be/gastspreker/seminaries-pdf/seminarie32.pdf (GD&A advocaten)

2. Specifieke constructie – Opdrachtencentrale Doelstelling Een dynamische samenwerkingsvormen creëren door: • Know-how samenbrengen • Besparingen / gunstiger tarieven - beperking transactiekosten • Verbreden van de mededinging • Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen (ook interessant voor de private sector gelet op grotere volumes) • Uitbouw competenties binnen één organisatie Het is aangewezen om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen leden en aankoopcentrale, inbegrepen duidelijke afspraken rond aansprakelijkheden (wat indien centrale de regels niet goed heeft nageleefd…)

2. Specifieke constructie – Opdrachtencentrale Rol van de opdrachtencentrale Penhouder = overheid of entiteit : treedt in naam en voor rekening op voor leden samengevoegde opdracht treedt op in de hoedanigheid van AO onder eigen naam

2. Specifieke constructie – Opdrachtencentrale Rol van de aanbestedende overheid Een overheid die een beroep doet op een opdrachtencentrale (die uiteraard wél WOHOP moet naleven), is zelf vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren (artikel 15 Overheidsopdrachtenwet 2006) Maar! Geen misbruik; Met eerbiediging non-discriminatie en gelijkheid;

AGENDA Introductie: hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch Getuigenis van de projectleden Nabespreking

3. Resultaat: Significante kortingen PC’s en monitors bij Logins met Dell materiaal. Laptops bij BMX computers. Tablets bij de webshop van Redcorp. Professionele tablet met Laptop functie (toetsenbord) bij BMX computers. (ideaal voor vergaderen en laptopvervanger) Windows thin client HP thin client bij Systemat Linux thin client bij Realdolmen Online webshop ICT randapparatuur bjj BMX computers.

3. Resultaat: Minder werk Door dit raamcontract kunnen de lokale besturen zich focussen op andere zaken. Er is veel tijdswinst, niet enkel van de ICT medewerker maar van de aankoopdienst, ontvanger, secretaris enz. De tijd die anders voorzien moet worden voor eigen lastenboeken voor ICT materiaal te maken is een kost die niet eenvoudig in kaart te brengen is.

3.Resultaat Samen standaardisatie, kennis delen Het bestaan van een raamcontract is altijd nuttig om te gebruiken als drukkingsmiddel bij het zelf onderhandelen (wat natuurlijk niet wenselijk is bij samenwerken). Toch is dit een neveneffect.

AGENDA Introductie: hoe, wie, wat, wanneer, waar? Specifieke constructie Resultaat Hoe verder? Praktisch Getuigenis van de werkgroep Nabespreking

4. Hoe verder? Praktisch De werkgroep: jaarlijkse update vragen aan de leveranciers van hun aanbod VERA: VERA zal het platform onderhouden waarop alle informatie staat Voor een aanbestedende overheid: Lid zijn van een Virtuele Centrumstad Vertrouwelijkheidsverklaring Toegang tot Virtuele Centrumsteden platform voor meer informatie en model raadsbesluit

4. Hoe verder? Praktisch Binnen de de virtuele centrumsteden lopen er projecten die aanvullend werken ICT kennisplatform (procedures, inventaris…) Digitaal vergaderen (een tablet in de raadzaal …)

5.Getuigenis van de werkgroep Kristof Vanheukelom ICT verantwoordelijke gemeentebestuur Bierbeek. Afgevaardigde vanuit de virtuele centrum Hageland. Hageland: De Virtuele Centrumstad Hageland bestaat uit de 13 gemeenten van Bekkevoort, Bierbeek, Boutersem, Geetbets, Glabbeek, Hoegaarden, Holsbeek, Kortenaken, Landen, Linter, Lubbeek, Tielt-Winge en Zoutleeuw. Het samenwerkingsverband werd officieel opgericht op 22 juni 2012. De OCMW's van Bekkevoort, Geetbets, Glabbeek, Hoegaarden, Holsbeek, Kortenaken, Landen, Linter, Lubbeek en Tielt-Winge zijn ook al toegetreden.

5.Getuigenis van de werkgroep Virtuele centrumstad Hageland:

5.Getuigenis van de werkgroep Adviescomité IT Noord 5.Getuigenis van de werkgroep Waarom heb ik meegedaan? Tijdwinst bij het uitvoeren van een nieuw aankoopdossier. Samen met collega’s vereisten kunnen bepalen Op maat van de lokale besturen dankzij het ruim samengestelde pakket aan producten. Als we het zelf doen bleven de prijzen onveranderd. Om een steentje bij te dragen aan de samenwerking. Kristof: Niet evident om samen tot 1 geheel te komen wegens andere ideeën over ICT

5.Getuigenis van de werkgroep Hoe is het voor mij verlopen? Aangeven dat ik projectmedewerker wilde zijn Toegang gekregen tot platform voor projectdocumenten Opstartoverleg en vastleggen vereisten Opvolging: Transparante communicatie via platform en mail.

5.Getuigenis van de werkgroep Adviescomité IT Noord 5.Getuigenis van de werkgroep Loont samenwerken voor Bierbeek? We kunnen kiezen van welke percelen we afnemen. Minder complexiteit Meer tijdswinst Budgettair voordeel wegens bekomen kortingen Kristof: Voldoening uit de inbreng en deelname aan dit soort project.

6. Nabespreking De werkgroep blijft bestaan aangezien er de mogelijkheid bestaat elke 6 maand de standaard types te veranderen. Tevens is er een verplichte rapportering voor de leveranciers van afgenomen hoeveelheden, niet van prijzen.

6. Nabespreking Bedankt, Kristien, Johan, Kristof, Ludwig, Geert, Gert, Kurt, Patrick, Peter, Jan voor de fijne samenwerking. Men kan nu de standen bezoeken van de leveranciers.

6. Vragen? ?