Interne bezwarencommissie (IBC) Betty Nagtegaal 10 december 2013

Wat gaan we doen? Introductie Kader Casuïstiek FWG en begrippen (opfrissing) IBC formeel Procedures Reglement Casuïstiek De hoorzitting: praktijkoefening Evaluatie en afronding Presenteer je eigen bedrijfspitch, dat wil zeggen: leg kort uit waar gaan we bij FWG voor en waar staan we voor. Hints: FWG = Eén bedrijf dat bestaat uit afdelingen Systeem, FWG Advies, PP, R&D en SCC Licht de afdelingen toe: Systeem doet… FWG Advies staat voor… R&D (= unique selling point!) vertaalt continu onderzoek naar trends in de zorg naar consequenties voor organisaties en functies SCC heeft u aan de lijn als u bv. het servicepunt of de helpdesk belt PP = Label onder welke een aantal adviseurs specifieke diensten leveren op het vlak van o.a. M&TD, OO. Denk aan MD, Leiderschapsontwikkeling, SPP en Recruitment.

Een paar vragen Ja of nee (en de “nuance”) FWG bepaalt het salaris! De directeur bepaalt het salaris! Functiewaarderingssystemen zijn subjectief! Bepaalde woorden zijn bepalend voor de weging! Een IBC-lid hoeft geen FWG-deskundige te zijn! Een IBC-lid mag bezwaar van collega behandelen! Het IBC-advies is “slechts” een advies aan werkgever! VRAGENSPEL plenair, dan leer-kompas uitreiken en laten lezen ;-) Let op: DIT KAN OOK MIDDELS DE WERKVORM “KENNISCAROUSSEL”, ZIE SCENARIO!!!

Cao De werkgever is verplicht FWG toe te passen Uitzondering alleen als de cao dat toestaat Toepassing m.b.t. FWG is: functie moet zijn ingedeeld in schaal m.b.v. FWG 3.0 (beloningsbepalingen) functiebeschrijving conform overeengekomen kwaliteitscriteria procedures volgen (beschrijven, indelen, inzage, voorleggen, bezwaar) benoemen deskundige en regelen systeembeheer Sheets zijn naslagwerk Hou het kort!!!

Wat is functiewaardering? Analyse van werkinhoud en eisen Beschrijven van de functie Wegen met behulp van functiewaarderingsmethode Indelen = bepalen van relatieve zwaarte t.o.v andere functies

Wat hoort niet bij functiewaardering ? …hoe succesvol de medewerker is …welke boven-/ondermaatse prestatie is geleverd …welke zaken iemand extra heeft opgepakt …hoe schaars de functie is …hoe afhankelijk de organisatie/directie is van deze functie …niet de medewerker maar de.. Kortom We laten de mens/functievervuller dus vanaf nu los, we gaan focussen op functies

“Boven en onder de streep”

Kwaliteitseisen aan de beschrijving Actuele weergave Doel van de functie Plaats binnen de organisatie Taken/resultaatgebieden op hoofdlijnen Toelichting op de 9 FWG-gezichtspunten Voldoende informatie over en beeld van de functie: herkenbaarheid & houvast om de functie te kunnen waarderen en indelen Format te kiezen op instellingsniveau

Soorten beschrijving Taakgericht Specifiek Resultaat-gericht Generiek Organiek Specifiek Taakgericht Resultaat-gericht

Een nieuw format… Reductie aantal beschrijvingen en actualisatie Minder details, generiek en resultaatgericht Citeren normteksten en gebruik bijvoeglijk naamwoorden Overeenkomsten in eisen gelijk beschrijven en verschillen ook echt onderscheidend beschrijven (functiestraten)

Oefening “inleven”

Praktijkoefening Bezwaar op de functiebeschrijving Werkgever wil: generieke functies heldere formatie …. Medewerker wil: herkenning erkenning ….

Waarderen en indelen

Stapsgewijs indelen Analyse: interpretatie tekst van de functiebeschrijving Waarderen: opbouwen functie-eisenpatroon met gebruikmaking van normteksten Vergelijken: met ijkfuncties Toetsen: kaderteksten Indelen: kiezen functiegroep Motiveren Stappen en begrippen staan in de nieuwe publi over indelen ;-)

Elk gezichtspunt is belangrijk Eisen Binnen FWG worden functie eisen vanuit 9 verschillende gezichtspunten beoordeeld. Het is daarom belangrijk daar waar nodig een specifieke toelichting te geven bij elk gezichtspunt. Mythe: alleen de gezichtspuntbeschrijving weegt mee… Jammer. Bij het formuleren van deze gezichtspunten wordt de koppeling gemaakt van eerder beschreven activiteiten naar de (minimale) eisen die door de organisatie gesteld worden aan de functionaris om deze activiteiten uit te kunnen oefenen. Eisen zijn gekoppeld aan taken. Wat aan kennis niet gebruikt wordt voor de taken wordt dus niet gewogen. Appels en Peren Omdat alle functies met deze 9 criteria gewogen kun je appels met peren vergelijken!

Hoe werkt de IBC ?

IBC formeel: taak en doel Advies op verzoek van werkgever: Is bezwaar gegrond ja/ nee ? Afwijzing herindelingsverzoek Beschrijving Indeling Kortom: Het gaat dus om de “betrouwbaarheid” van de toepassing van FWG door de organisatie. Verder gaat het niet, dus de IBC die de procedure uitvoert geeft geen advies over beleids-aspecten en/of arbeidsomstandigheden! NB: FWG moet je ter beschikking staan VRAAG: WAT LEEFT ER TEN AANZIEN VAN IBC/BEZWAAR?

Bijzonderheden IBC Werkgever stelt de IBC in Faciliteert Is verantwoordelijk hiervoor Samenstelling is “paritair” 5 leden, aangewezen door Directie (2) OR (2) voorzitter gezamenlijk aan te wijzen ZLORS Opdracht bij cao Gezamenlijke afweging Klaar na advies Principe 50/50 voor Objectiviteit Voorzitter heeft stemrecht Minimaal 5 leden Commissieleden worden voorgedragen door OR, maar hoeven er dus geen lid van te zijn. Bij voorkeur geen lid. Soms zijn P&O-ers lid die ook de fube en indeling hebben gemaakt. Hoe objectief kun je zijn? Soms maken vrienden van ibc-leden bezwaar, hoe objectief kun je zijn? De voorzitter mag over het algemeen aangeven dat een lid zich in zo’n situatie moet terugtrekken. Lid mag dat ook zelf aangeven. Let op Verschilt per CAO (sommige niet meer vastgelegd) en zeker in de praktijk Sommige organisaties delen de IBC. Externe voorzitters komen vaaok voor; Verwijs naar de uitgebreide syllabus in de blauwe map!

IBC formeel: de procedure Werkgever Werknemer IBC besluit bezwaar ontvankelijkheid bepalen adviesverzoek aan IBC - aanvulling op verzoek IBC behandeling - beantwoording vragen hoorzitting advies landelijk bezwaar Advies is in de meeste CAO’s zwaarwegend, dus Wanneer directie afwijkt van advies moet zij dit motiveren CC van advies gaat naar werknemer Principe “Wie stelt bewijst”, ofwel “wie eist bewijst” Geldt niet meer in alle CAO’s, gaan we op in bij de reglementen (later) TRANSPARANTIE DESKUNDIGHEID (van belang bij besluitvorming. Raadpleeg de systeemdeskundige) - CAO: incidenteel/structureel (1 jaar, bezwaarmogelijkheid) Hoor en wederhoor gelijke informatie alle partijen verzamelen feiten en gegevens onderzoek wel/niet door commissie als geheel compleet onderzoeksdossier hoorzitting Vaste termijnen anders dan standaardtermijn in overleg met OR bijvoorbeeld bij overloop van werk of eventuele onderbezetting IBC Schriftelijk advies advies naar directie informatie naar betrokkenen specifiek, niet openbaar --- Verzamelen feiten: Advertentietekst, Interviews Hoorzitting zonder klager erbij, kun je iets in reglement over opnemen. Niet handig want “gelijkheid van info” kan dan alleen als de IBC veel aantekeningen maakt. Bij voorkeur horen in elkaars aanwezigheid.. Vragen Procedures/reglement/CAO Hoe ga je om met je procedures. In hoeverre kan je ervan afwijken? Openbaarheid van stukken? Als je knelpunten constateert die de werkgever heeft veroorzaakt, bijv. dat de informatievoorziening richting medewerkers niet goed is, wat doe je daar dan mee? Vragen Werkwijze Hoe ga je om met interpretatieverschillen in een functiebeschrijving? Hoe waarborg ik rechtvaardigheid en eerlijkheid t.o.v. zowel de werkgever als de werknemer? Als iemand begint te klagen bij een indeling, kan dit liggen aan de formulering van bepaalde zinnen/onderdelen in de functiebeschrijving. Op dat moment staat de inhoud van de functiebeschrijving al vast en kan men hier niet meer op terugkomen. Hoe ga je daarmee om? Een IBC kan naar zelfstandigheid vragen door bijv te vragen: vertel eens iets over de keuzes die je maakt in je werk. Voorbeeld van een zware keuze, lichte keuze. Als iemand bezwaar maakt, kijk je dan alleen naar de bezwaarpunten? (integrale toetsing, of niet?) Ook behandeling zonder hoor/wederhoor mogelijk (Dus op papier)? Externe deskundigheid mag ingeroepen worden?

Termijnen Indienen bezwaar …dagen Bevestiging naar bezwaarmaker …dagen Bezwaar naar IBC …dagen Geven van advies aan werkgever …dagen Besluit kenbaar aan medewerker …dagen Fatale termijnen ? Indienen bezwaar 30 dagen na ontvangst fube/indeling Bezwaar naar IBC binnen 14 dagen Geven van advies – niet in cao maar NVZ zegt 30 dagen, in reglement staat dertig dagen met mogelijkheid tot verlenging van nogmaals dertig dagen Besluit kenbaar: 30 dagen na advies IBC

Bijzonderheden procedure IBC Vaste termijnen Hoor en wederhoor Onafhankelijke besluitvorming Schriftelijk advies TRANSPARANTIE DESKUNDIGHEID (van belang bij besluitvorming. Raadpleeg de systeemdeskundige) - CAO: incidenteel/structureel (1 jaar, bezwaarmogelijkheid) Hoor en wederhoor gelijke informatie alle partijen verzamelen feiten en gegevens onderzoek wel/niet door commissie als geheel compleet onderzoeksdossier hoorzitting Vaste termijnen anders dan standaardtermijn in overleg met OR bijvoorbeeld bij overloop van werk of eventuele onderbezetting IBC Schriftelijk advies advies naar directie informatie naar betrokkenen specifiek, niet openbaar --- Verzamelen feiten: Advertentietekst, Interviews Hoorzitting zonder klager erbij, kun je iets in reglement over opnemen. Niet handig want “gelijkheid van info” kan dan alleen als de IBC veel aantekeningen maakt. Bij voorkeur horen in elkaars aanwezigheid.. Vragen Procedures/reglement/CAO Hoe ga je om met je procedures. In hoeverre kan je ervan afwijken? Openbaarheid van stukken? Als je knelpunten constateert die de werkgever heeft veroorzaakt, bijv. dat de informatievoorziening richting medewerkers niet goed is, wat doe je daar dan mee? Vragen Werkwijze Hoe ga je om met interpretatieverschillen in een functiebeschrijving? Hoe waarborg ik rechtvaardigheid en eerlijkheid t.o.v. zowel de werkgever als de werknemer? Als iemand begint te klagen bij een indeling, kan dit liggen aan de formulering van bepaalde zinnen/onderdelen in de functiebeschrijving. Op dat moment staat de inhoud van de functiebeschrijving al vast en kan men hier niet meer op terugkomen. Hoe ga je daarmee om? Een IBC kan naar zelfstandigheid vragen door bijv te vragen: vertel eens iets over de keuzes die je maakt in je werk. Voorbeeld van een zware keuze, lichte keuze. Als iemand bezwaar maakt, kijk je dan alleen naar de bezwaarpunten? (integrale toetsing, of niet?) Ook behandeling zonder hoor/wederhoor mogelijk (Dus op papier)? Externe deskundigheid mag ingeroepen worden? OEFENING: Er is een sheet met stellingen en een sheet met vragen bij het reglement. Die kun je inzetten afhankelijk van de tijd. Constateringen ten aanzien van proces, procedure, arbeidsomstandigheden, .. Alle zaken die niet formeel met fwg en het bezwaar te maken hebben Vaak vragen ibc’s “we moeten toch ook adviseren over het proces als het niet goed is gegaan in het voortraject of bij de communicatie naar medewerkers toe..?” Het antwoord is in feite: nee. Pas er mee op, hou je aan je formele taakstelling! Soms worden wel objectieve constateringen gedaan in jaarrapporten, in de trend van ‘8 van de 10 bezwaren waren niet ontvankelijk’. Maar dan zonder oordeel of aanwijzing van de boosdoener.

Huishoudelijk reglement Wat moet er geregeld zijn om je taak als IBC goed te kunnen uitvoeren? Het reglement: Omvat afspraken met Raad van Bestuur en OR over werkwijze, procedures, omvang IBC, samenstelling IBC, e.d. Interne rol-/taakverdeling; evt. huishoudelijk reglement Waarneming en/of vervanging Beschrijf het proces “van bezwaarbrief tot besluit werkgever” vanuit IBC-perspectief in grote lijn.

Gewicht van het advies Zwaarwegend, soms ook bindend Werkgever moet besluit motiveren m.i.v. IBC-advies LBC/LCF Niet mogelijk bij cao VVT Landelijke toets op juiste toepassing FWG 3.0 Neemt IBC-advies mee in overweging Kantonrechter Marginale toets Neemt IBC-procedure en -advies mee in overweging Precedentwerking ? Geldt advies ook voor andere/gelijke gevallen? Zie verder de samenvatting van de CAO’s! Dossier: - volledig opbouwen, maar interne overlegverslagen buiten dossier houden Kantonrechter: - marginale toetsing

Casuïstiek IBC Zie verder de samenvatting van de CAO’s! Dossier: - volledig opbouwen, maar interne overlegverslagen buiten dossier houden Kantonrechter: - marginale toetsing

Er komt een adviesverzoek binnen Wat gaan we doen? Planning en regie! Faciliteiten (zoals tijd en ruimte) Stel een effectief werkproces vast Behandeling en benodigde tijd Voorbereiden hoorzitting Vraag: Hoe zou je zelf willen dat een zorgvuldige procedure verloopt vanaf het opsturen van je bezwaarschrift? Vraag: wat is het belang van regie? > afbakenen opdracht en transparant maken werkwijze. Op proces en op inhoud. Geen verwachtingen wekken die de IBC niet kan waarmaken.

Aanpak van een adviesverzoek IBC Stukken (compleet) Lezen en vragen formuleren (individueel) Evt. inlezen op functie Vooroverleg Vaststellen uitgangspunt (bijv. Functiebeschrijving is definitief bij bezwaar op indeling) Vragen inventariseren Vaststellen wat moet worden beantwoord Regisseren vraagstelling Tijdsbeslag?

Voorbereiden bezwaarbehandeling (individueel) Wat houdt het bezwaar precies in? Aan welke norm toets je dit bezwaar? Analyseer Bezwaarpunt Functiebeschrijving en/of indeling Bedenk mogelijke uitkomsten Formuleer verduidelijkende vragen voor de hoorzitting INDELEN TER VOORBEREIDING OP DE ZITTING: Pak hier de fube ter voorbereiding voor de casus van de hoorzitting en laat ze de bezichtspunten waarop bezwaar is gemaakt indelen (bij bezwaar op de indeling), dan is iedereen voorbereid op de zitting. (dit kan ook als huiswerk voorafgaand aan de training worden gegeven)

De hoorzitting Wat zijn effectieve vragen in een hoorzitting? Stelt de voorzitter ook vragen of is hij technisch voorzitter? Gebruik je een voicerecorder ?

Oefening Hoorzitting bezwaar op de indeling

Evaluatie 1 voorbereiding De voorbereiding Is duidelijk geworden waar het bezwaarde om te doen was ? Wat waren de te behandelen punten? Heb je de vragen scherp kunnen formuleren? Hoe heeft je keuze voor de inrichting van de zitting bijgedragen aan het resultaat? Tips aan jezelf, de IBC en werkgever?

Wat als? ...informatie niet toereikend is (werkgever kent situatie onvoldoende) ? ...bezwaarde en werkgever ter plekke in discussie gaan? ...één van de IBC-leden twijfelt aan de juistheid van hetgeen verteld wordt? ... nieuwe stukken ter zitting worden ingebracht? ...je tijdens de zitting het idee krijgt er niet uit te zullen gaan komen?

Evaluatie 2 hoorzitting De hoorzitting zelf Hoe was de sfeer? In hoeverre droeg de sfeer wel of niet bij aan het resultaat? Voldoende LSD ? Is het “plaatje” verduidelijkt? Waren de rollen effectief ingezet? (voorzitter, lid, secretaris) Leverde het het beoogde resultaat op? Tips aan jezelf, de IBC en werkgever? “u” of “jij” “Tribunaal” of ongedwongen rondje formele zitting aanspreken zien (ook nonverbaal) wg - wn niet tgo elkaar

Hoorzitting Resultaat kan worden beïnvloed door: Eigen beelden die IBC-lid heeft van de functie/afdeling Beperkingen eigen kennis Inhoud - relatie - proces Scherpe voorbereiding van vragen Oog voor emotie Duidelijke verwachting scheppen Eigen (non-)verbale rol Regie

Evaluatie 3 conclusies De nabespreking en conclusies voor advies Wat leverden voorbereiding en hoorzitting op? Wat waren de lastigste discussiepunten ? Hoe kom je tot een beslissing gegrond/ongegrond? Was het een unanieme beslissing? Hoe formuleer je het advies? Tips aan jezelf, de IBC en werkgever?

Opbouw advies Een goed advies bevat Ondertekening voorzitter Verwijzing naar gegevens in de casus Overweging IBC na analyse van stukken en informatie uit de hoorzitting Advies IBC Ondertekening voorzitter UITSPRAAK: Uiteengerafeld bezwaar op onderdelen adviseren. Per onderdeel bijvoorbeeld: Gezichtspunt kennis Functietekst: “…” Bezwaarmaker stelt: “…” Uit de hoorzitting blijkt dat … Het advies van de IBC is op grond van bovenstaande …. ZIE SYLLABUS EN Vgl. met de opbouw van een uitspraak LBC die op de Q als voorbeeld/toelichting ter beschikking is

Evaluatie Leerdoelen Wat neem je mee, wat laat je achter? Vervolg

Suggesties voor vervolg Suggesties voor vervolg. Denk van tevoren na welke trainingen je aanraadt voor je groep deelnemers.

Afronding Evaluatieformulier Bewijs van deelname

Tot ziens!