Standaardschalen en registratie projectuitvoering

Ontstaan Sinds eind mei 2009 gebruik van standaardschalen/lump sums binnen ESF-Agentschap Vandaag toegepast in bijna alle oproepen

Algemene principes standaardschalen Keuze van de standaardschalen De keuze moet rekening houden met de activiteiten binnen een project Berekeningen van de standaardschalen Berekeningswijze verduidelijkt in financiële nota Rekening houden met 4 voorwaarden: Vooraf bepaald Fair Gelijkberechtigd Verifieerbaar

Voordelen Administratieve vereenvoudiging focus op de kwaliteit van de activiteiten Subsidies meer gebonden aan opleveren resultaten/beleidsdoelen

Standaardschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior A111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 73.689,02 euro senior A111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 82.514,51 euro senior A111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 89.851,18 euro Als eenheid gelden de dagen die door de interne personeelsleden inhoudelijk gewerkt worden aan de projectuitvoering. Dagen die door interne personeelsleden besteed worden aan administratieve taken tellen niet mee als eenheid. De kost voor het uitvoeren van indirecte taken is immers reeds mee opgenomen in het standaardbedrag van 69.436,56 euro voor een voltijds equivalent.

Standaardschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior B111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 54.334,33 euro senior B111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 59.043,31 euro senior B111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 62.831,36 euro

Standaardschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior C111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 45.969,30 euro senior C111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 50.890,09 euro senior C111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 54.800,93 euro

Standaardschalen intern personeel Standaardschaal personeelskosten per gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 220 totale mandagen inhoudelijke werking door een intern personeelslid) junior D111 (contractueel) met 0 tot 5 jaar anciënniteit: 41.339,12 euro senior D111 (contractueel) met 6 tot 10 jaar anciënniteit: 44.308,57 euro senior D111 (contractueel) met 11 tot 15 jaar anciënniteit: 46.721,39 euro

Overige kosten Directe kosten/werkingskosten 10,37% al opgenomen binnen de standaardschalen Indirecte kosten forfait ter waarde van 15% van de directe kosten al opgenomen binnen de standaardschalen kan de coördinator deels onder het direct personeel worden ingebracht en deels onder het indirect personeel, op basis van een concrete functie- of taakomschijving, die op het moment van saldering/controle ter plaatse door goede registraties kan worden onderbouwd.

Onderbouwing personeelsinzet Directe relatie tussen de opgebouwde planning en de inzet moet duidelijk blijken uit aangevuld te hanteren sjabloon Planningen die deze garantie niet geven, lopen risico op kortingen bij goedkeuring. Bij rapportering wordt nagegaan of de vooropgestelde medewerkers de geplande activiteiten realiseerden. Indien niet, kan een korting doorgevoerd worden. Bij rapportering en eventuele latere controle moet men anciënniteit en niveau van de interne personeelsleden kunnen aantonen

Overige kosten Projectcoördinator deels onder direct personeel (inhoudelijke uitwerking project) en deels onder indirect personeel (administratief projectbeheer) Loonkosten deelnemers: minimumbarema’s van de cao van de overeenstemmende sector met nul jaar anciënniteit Extern personeel (experten/onderaannemers) maximaal 125 euro/uur kan de coördinator deels onder het direct personeel worden ingebracht en deels onder het indirect personeel, op basis van een concrete functie- of taakomschijving, die op het moment van saldering/controle ter plaatse door goede registraties kan worden onderbouwd.

A . Registratiewijze Intern en Extern personeel: Een sluitende registratie is verplicht. Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt VIER mogelijkheden aan.

A. Mogelijkheid 1 Via VOORAF toewijzing personeelslid op ESF- project in ondertekende arbeidsovereenkomst OF in ondertekend addendum aan de bestaande arbeidsovereenkomst OF in een verklaring op eer door CEO of HR OF in verslag van gemachtigd bestuursorgaan van de organisatie

A. Mogelijkheid 1 De toewijzing moet in orde zijn zodra het personeelslid start in het project! Plus STEEDS met vermelding van naam van het project; % toewijzing; functie en opdracht van de persoon in het project én start- en einddatum in het project.

A. Mogelijkheid 1 Indien geen toewijzing of geen correcte toewijzing naar datum en vorm, wordt er een beoordeling gemaakt van de behaalde resultaten. Indien resultaten dan niet behaald blijken, (opleidingsuren, begeleidingen of outputs) komen slechts de klassieke registraties met handtekening en tegentekening in aanmerking.

A. Mogelijkheid 2 Of via ondertekende en tegengetekende agenda (minimaal per maand ondertekend) met vermelding van de ESF-prestatie, uitgedrukt in uren per dag. tip: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel

A. Mogelijkheid 3 Of via prikklok, enkel indien ESF-project gerelateerde uren een afzonderlijke code hebben

A. Mogelijkheid 4 Of via prestatiestaten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep datum naam lesgever, begeleider, organisator start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken personeelslid/-leden (kruisje of paraaf is onvoldoende) met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

deze verklaringen corresponderen logischerwijs met de cursistregistraties tegengetekend door de opleider, begeleider of organisator. voorbereidingstijd kan worden geïllustreerd a.d.h.v.. agenda’s, verslagen, uitgewerkte cursusteksten, voorleggen van oefeningen en hun uitwerking, registratie … de registratie van extra-vorming van een intern personeelslid kan via een prestatiestaat gebeuren indien de extra-vorming in de oproep als directe kost wordt gedefinieerd.

B. Registratiewijze Deelnemers Een sluitende registratie is ook hier verplicht. Let op! CVS IS GEEN REGISTRATIESYSTEEM Het is slechts de verwerking van de eigenlijke registratie, van de brondocumenten. Het ESF-Agentschap Vlaanderen beveelt vier mogelijkheden aan.

Registratie van afwezigheden van de deelnemer(s) met duidelijke vermelding reden en bewijsstuk indien gewettigd.

B. Mogelijkheid 1 ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van handtekenlijsten. Voorbeelden: opleidingen, loopbaanbegeleiding of overige begeleidingen en activiteiten met test- of werkgroepen.

Via handtekenlijsten met vermelding van: naam opleiding, begeleiding, werk- of stuurgroep datum naam lesgever, begeleider, organisator start- en einduur per dagdeel met telkens handtekening van betrokken deelnemers (kruisje of paraaf is onvoldoende) met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF + tegentekening door lesgever of begeleider voor bevestiging correctheid

B. Mogelijkheid 2 ESF-acties met een ‘koppenfinanciering’ die niet gebaseerd zijn op een minimale vereiste op- of begeleidingsduur uitgedrukt in deelnemersuren Voorbeelden: ervaringsbewijzen, trajectbegeleidingen en screenings

Via registratie met : door cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, EN fysiek cliëntdossier, EN handtekeningen van cliënt en betrokken intern of extern personeelslid bij de gedateerde sleutelmomenten. steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

B. Mogelijkheid 3 ESF-acties met een deelnemersuren-registratie op basis van een prikklok-registratie voor voltijdse prestatie. Voorbeelden: opleidingen voor werkzoekenden en WEP’ers Indien geen voltijdse prestatie moet prikklok een afzonderlijke code hebben.

Via registratie met : door cliënt ondertekend contract met vermelding van afspraken en inhoud, EN registratie via prikklok (met maandelijkse uitprint die getekend wordt door de betrokken opleider of begeleider). indien geen prikklokregistratie dient de registratie te gebeuren conform de beschrijving onder mogelijkheid 1. steeds met vermelding logo’s EU, Vlaanderen en ESF

B. Mogelijkheid 4 ESF-acties via e-learning (gebaseerd op deelnemersuren): Een gecentraliseerde registratie van in- en uitlogtijd gekoppeld aan automatische uitlog wanneer de module 10 minuten niet gebruikt wordt. EN wekelijkse uitprints van de overeenkomstige prestatielijsten gehandtekend door de betrokken opleider of begeleider.

Contactpersoon Karel Mestdagh Karel.mestdagh@esf.vlaanderen.be 02/ 546 22 17 Saldoseminarie 16/02/2012