Prestatiemeting in inkoop Strategie en planning HOOFDSTUK 14 Prestatiemeting in inkoop Hoofdstuk 14

Programma Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting Waarom inkoopprestaties beoordelen? Hoe inkoopprestaties beoordelen? Dimensies van het inkoopresultaat Inkoopbesparingen en andere inkoopkengetallen Sarbanes-Oxley en procurement governance Hoofdstuk 14

Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting Terugkoppeling van prestatie van inkoop is van groot belang voor succes Factoren die meting beinvloeden: Visie van management op inkoop Veelal afhankelijk van de markt waarin men actief is Bepaalt plaats in de organisatie Bepaalt prestatie-indicatoren Wijze waarop inkoopplannen tot stand komen Concrete targets bepalend voor beoordeling Karakter van inkoopactiviteit Grote verschillen in inkoop van grondstoffen vs handelsprodukten Hoofdstuk 14

Factoren van invloed op inkoopprestatiemeting Hoofdstuk 14

Waarom inkoopprestaties beoordelen? Een aantal redenen Betere inkoopbeslissingen Afwijkingen van gepland resultaat zijn zichtbaar Vergroten van zichtbaarheid in onderneming Erkenning van de activiteit Voeren van gericht inkoopbeleid Vergelijken van historische gegevens Betere verstandhouding met andere afdelingen Door regelmatig overleg Motivering Mits inkopers voor resultaten worden beloond Afstemming van leveranciersactiviteiten op ondernemingsdoelen zijn van groot belang Toenemende invloed van inkoop op het financieel resultaat vereist het meten van inkoopresultaten Hoofdstuk 14

Hoe inkoopprestaties beoordelen? Inkoopresultaat Inkoopeffectiviteit: mate waarin gestelde doelstellingen gehaald zijn Inkoopefficiency: middelen die nodig zijn om een activiteitenprogramma te realiseren Samengevat: de mate waarin inkoop erin slaagt doelstellingen te halen tegen zo laag mogelijke kosten Strategische bijdrage Mate waarin inkoop kan zorgen voor superieure ketenprestaties door relaties met leveranciers Operationele bijdrage Mate waarin inkoop lagere materiaalkosten, leveringszekerheid, kortere doorlooptijden etc realiseert Hoofdstuk 14

Dimensies van het inkoopresultaat Vier gebieden voor prestatie-indicatoren Materiaalkosten en –prijzen Beheersing en controle van prijzen Verlagen van inkoopgebonden kosten en prijzen Kwaliteit van ingekochte materialen en diensten Vermindering ontwikkelingskosten, change orders Percentage afkeur, lijnuitval tgv. ingekochte goederen Inkooplogistiek Tijdig plaatsen van bestellingen Toezicht op tijdige levering door leverancier Toezicht op geleverde hoeveelheden en optimaliseren bestelbeleid Inkooporganisatie Professionaliteit inkoopmedewerkers Leiderschap en kwaliteit management Procedures en richtlijnen Inkoopinformatiesystemen en -intelligence Hoofdstuk 14

Dimensies van het inkoopresultaat Hoofdstuk 14

Inkoopbesparingen Veelgebruikte budgetten in de inkoop Inkoopmaterialenbudget Bepalen vaak meer dan 50% van de kostprijs van eindproducten Plannings- en controle-instrument Neerslag van in te kopen volumes tbv produktieplanning Prognose van prijzen Frequent overleg inkopers en productieplanners Inkoopbudget indirecte materialen Onderhoudsmaterialen, reservedelen, bureauonderdelen Op basis van historisch verbruik plus marge Inversteringsbudget en Gereedschappenbudget Zeggenschap van management, inkoop ondersteunt Op basis van productieplan Afdelingsbudget Organisatiekosten op basis van vaste bezetting Hoofdstuk 14

Inkoopbesparingen Besparingen in inkoop Kostenvermijdingen Verschillen in historische en huidige prijzen zonder duurzaam karakter Kostenreducties Andere leverancierskeuze of wijziging specificatie; duurzaam karakter Classificatie Concurrerende offertes Distributiemethoden Inkooppolitiek Optimaliseren van het bestelbeleid Waardeanalyse, substitutie en standaardisatie Make or buy Hoofdstuk 14

Inkoopbesparingen Aandachtspunten voor besparingsprogramma’s Duidelijke taakstellingen mbt inkoopbesparingen Eliminering van invloeden waar inkoop geen greep op heeft Onderscheid tussen verwachte en feitelijke besparingen Onafhankelijke verificatie van inkoopbesparingen Maverick buying: interne gebruikers werken om inkoop heen Compliance rate: percentage van volume dat daadwerkelijk onder contract wordt ingekocht Hoofdstuk 14

Inkoopkengetallen Kwaliteit Bestelbeleid Tijdige levering Meten dmv ratio’s en enquêtes % afkeur; kosten van herstel; % lijnuitval; inspectiekosten; aantal verzonden creditnota’s; aantal claims; aantrekkelijkheid voor leveranciers Bestelbeleid Administratieve doorlooptijd; bestelaanvragen/ offertes/ orderbevestigingen/ bestellingen/ spoedorders per tijdseenheid Tijdige levering Aantal op tijd/te laat/te vroeg geleverde orders; extra vervoerskosten Leveringsbetrouwbaarheid % ‘non-moving’ voorraad; voorraadtekorten; deelleveringen; spoedorders; omloopsnelheid voorraad; voorraadwaarde; uitstaande orders Hoofdstuk 14

Inkoopkengetallen Voor welke producten wil men dit soort informatie? Van problematische leveranciers Essentieel voor voortgang van productie Kritieke vs. niet-kritieke leveringen Op basis van data kunnen leverings-betrouwbaarheidsindices worden berekend Onduidelijke relatie tussen aangewende middelen en resultaat vormt bij inkoopresultaatmetingen een probleem Beoordeling van functioneren van een inkoopafdeling kan dmv een inkoopaudit Bij rapportage van deze gegevens zijn voornamelijk validiteit en betrouwbaarheid een probleem Hoofdstuk 14

Overzicht aandachtsgebieden en meetpunten Meting gericht op Continu (C) / Incidenteel (I) Voorbeelden Inkoopmate-riaalprijzen en -kosten Beheersing ven controle van inkoopkosten Reductie van inkoopkosten C Inkoopmaterialen-bidgetten, verschillen-rapportages, prijsontwikkelingen Ontwikkeling inkoopomzet, kostenbesparingen, effect op ROI Kwaliteit van ingekochte goederen en diensten Betrokkenheid van inkoop in voortraject Toezicht op kwaliteit geleverde goederen I Goedkeur van monsters, aantal change orders Kwaliteitsindices per leverancier, kwaliteitskosten per leverancier Inkooplogistiek Toezicht op tijdig indienen van bestelaanvragen Toezicht op tijdige levering Toezicht op geleverde hoeveelheden Orderdoorlooptijd binnen inkoopafdeling, achterstanden per inkoper, spoedorders Leveringsbetrouwbaarheidsindex per leverancier, aantal manco’s Aantal kleine orders, onder- en meerleveringen, omloopsnelheid voorraden Inkooporganisatie Training en motivatie inkoopmedewerkers Inkoopmanagement Inkoopinformatie-systemen en –research Inkoopprocedures en -richtlijnen I/C Tijdbestedingsanalyse, workloadanalyse, ziekteverzuim Inkoopafdelingsbudget, inkoopaudit Inkoopaudit Inkoopaudit, aantal nieuwe/geëlimineerde procedures Hoofdstuk 14

Sarbanes-Oxley en procurement governance Corporate governance tgv. bedrijfsschandalen Strenge regels door Amerikaanse senatoren Sarbanes en Oxley (SOx) Procurement governance voor inkoopprocessen Inkoop bij uitstek gevoelig voor fraude Aanstelling CPO voor toezicht op en beschrijving van processen in inkoop Verantwoordelijk voor inrichting van processen samen met CEO en CFO Hoofdstuk 14