Effectief coachen van vrijwilligers VNV Workshop Carrousel 7 november 2013 Marjon Westerhof

Coach & Vertrouwenspersoon: Introductie Coach & Vertrouwenspersoon: Vrijwilliger: Buurtcommissie & straatspeeldag ‘t Goeie Spoor

Waar gaan we het over hebben? Voorbeelden van typische dilemma’s Motiveren en Binden Selecteren van de vrijwilliger Feedback geven en ontvangen Bevorderen zelfredzaamheid Weerstand bij verandering Effectieve communicatie Aanpakken van een conflict Stijl van leidinggeven

Typische dilemma’s Ik ben voorzitter maar iemand anders neemt telkens de leiding over de vergadering. De vrijwilligers kosten me zoveel tijd dat ik het sneller zelf had gedaan. Mijn nieuwe vrijwilligers stoppen snel als ze kennismaken met de ‘oude kern’. De oude kern kan niet mee met de veranderingen, maar ik kan niet zonder ze. Ik heb een conflict met een vrijwilliger. Wat moet ik doen?

Motiveren en Binden Kennismakingsgesprek is hèt moment voor uitspreken van verwachtingen over: Motivatie (idealistisch, sociaal, verplicht) Betrokkenheid (bij doelgroep) Competenties (voor de taak) Persoonlijke ontwikkeling (zelfredzaamheid, zelfreflectie, feedback) Plan evaluatiemomenten in (functioneren). Bij vertrek altijd een ‘exitgesprek’ werkelijke reden waargemaakte verwachtingen niet waargemaakte verwachtingen

A Selecteren van de vrijwilliger Maak een A, B, C overzicht van de vrijwilligers die er zijn en die je nodig hebt: Hoeveel tijd heb je per vrijwilliger nodig voor: Aandacht (motivatie) Binding (betrokkenheid) Coaching (competenties & ontwikkeling) Kijk of de weegschaal in verhouding is en er dus een match is! Bespreek tijdens het kennismakingsgesprek wat je aan A, B, en C te bieden hebt om zo ook aan de verwachting te voldoen. A A A A A A A A Mogelijk heeft u in de vorige workshopronde al kennis genomen van het binnenhalen van vrijwilligers en de competentie ontwikkeling van vrijwilligers.

Feedback geven en ontvangen Bespreek bij eerste kennismaking het belang van feedback geven en ontvangen. Geef meteen ‘les’ in wat feedback is: Feedback zegt evenveel over de feedbackgever als over de ontvanger. Regels van feedback: - beschrijvend - specifiek en feitelijk - rekening houdend met de ander - bruikbaar - gewenst - op het juiste moment - correct

Feedback geven en ontvangen Door feedback te geven vergroot je iemands zelfkennis. Door het krijgen van feedback kan gebied C verkleind worden en wordt gebied A groter. Gebied B kan verkleind worden door open te zijn over jezelf. Johari-venster Feedback oefening ‘Ik – Ik – Jij’ Zie hand-out

Bevorderen Zelfredzaamheid Maak de mate van zelfredzaamheid onderwerp van gesprek: bij kennismaking bij tussentijdse evaluatie (functioneren) in teamoverleg Koppel als coördinator minder zelfredzame vrijwilligers aan ervaren ‘mentor’ vrijwilligers. Maak expliciet (meetbaar) wat je aan zelfredzaamheid verwacht en vanaf wanneer. Èn geef de grenzen van die ruimte aan, zodat men weet wanneer ze juist wel aan moeten kloppen voor hulp.

Weerstand bij organisatieverandering Ervaren vrijwilligers zijn vaak zo verbonden met hun taak dat bij verandering van de organisatie er veel weerstand ontstaat: ‘zo hebben we het altijd gedaan’ ‘dit is al de zoveelste organisatie’ ‘de nieuwe weet er niks van’ ‘ze vragen ons niet’ Metafoor van 10 apen in een kooi : Geef erkenning aan de ervaren vrijwilligers door ze te betrekken bij de veranderingen: en/of bij vormgeven en/of bij communiceren en/of bij uitvoeren 10 apen in een kooi met aan het plafond een banaan. Heel verleidelijk dus 1 aap grijpt de banaan, waarop alle apen worden natgespoten. Niet leuk. Nieuwe banaan; andere aap waagt een poging, alle apen worden natgespoten. Na enkele keren spreken de apen af “Wij raken hier geen bananen aan.” Vervolgens gaat 1 aap uit de groep, nieuwe aap erin. Deze kijkt verlekkerd naar de banaan, maar de groep maakt hem duidelijk: ‘Wij raken hier geen bananen aan”. Weer aap eruit, nieuwe erin. Zelfde gelazer. Dit herhaalt zich totdat alle apen vervangen zijn. Geen van deze apen is ooit natgespoten. Maar niemand raakt de banaan aan. Want: “Dat doen wij hier niet.”. Dat is cultuur.

Effectieve Communicatie Algemene principes & competenties: Lichaamstaal Metacommunicatie (communiceren over communicatie) Feedback Actief luisteren Gesloten en open vragen Samenvatten (timing) Opening en Afsluiting

Effectieve Communicatie Structuur van een goede vergadering: Open met aandacht voor groep B. Doorloop de agendapunten en laat elk individu aan bod komen: Procedure Probleemstelling Beeldvorming Brainstormen Meningsvorming Besluitvorming Sluit af met aandacht voor groep

Aanpakken van een conflict Communicatie en gedrag in groepen zijn beter te begrijpen als men zicht heeft op wat er gebeurd op onderstaande niveaus. De oplossing ligt vaak een niveau dieper! Niveau Interventies Inhoudsniveau (wat) Luisteren, samenvatten, informeren, mening geven en vragen, voorstel doen en vragen Procedureniveau (hoe) Duidelijkheid (agenda,regels, opdracht), tijdsbewaking, nakomen afspraken, grenzen stellen Interactieniveau (tussen) Ruimte voor kennismaking of ‘hoe zit iedereen erbij?’, evaluatie groepsproces, indacht voor informele verbanden Bestaansniveau (binnen) Acceptatie, feedback, openheid, veiligheid Contextniveau (buiten) Impact maatschappelijke ontwikkelingen op groep bespreekbaar maken

Stijl van leidinggeven Factoren die een rol spelen bij keuze voor type leiderschap: Taakbekwaamheid (zie tabel) Ontwikkelingsniveau Type groep en type organisatie Eigen ontwikkeling als ‘leider’ Directief Puur taakgerichte groep (nog onbekwaam) Leider verteld wat, hoe, wanneer en waar. Overtuigend Overwegend taakgerichte groepen (meer ervaren) Sturing met oog en oor voor de groepsleden. Participerend Overwegend procesgerichte groepen (ervaren niet gemotiveerd) Actief luisteren en contact opbouwen met groepsleden. Delegerend Procesgerichte groep (hoge mate van zelfredzaamheid) Delegeren van verantwoordelijkheid aan groep.

Succes! Schep vanaf het begin de juiste verwachting! Dan heb je altijd een opening om op het functioneren van de vrijwilliger terug te komen. Meer lezen: - Handboek Groepsdynamica – Jan Remmerswaal Basisprincipes van communicatie – Klaas Wiertzema en Patricia Jansen Feedback, commentaar geven en ontvangen – Marieta Koopmans