Goede afspraken maken goede vrienden Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk 4 maart 2014 Intro

Inhoud Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode Ondersteuning

Inhoud Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode Ondersteuning

Aanleiding en doel Aanleiding Vaststellingen tijdens interne audits Klachten over ‘gebrekkige’ samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilligers en v.v. Doel Duidelijkheid scheppen over hoe een vrijwilliger of personeelslid correct handelt. Voor personeelsleden zijn er daarenboven arbeidscontract en arbeidsreglement.

Inhoud Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode Ondersteuning

Kader Correcte positionering van de relatie: beroepskrachten zijn ondersteunend, niet ondergeschikt Duidelijke aansturing: beroepskrachten door beroepskrachten, vrijwilligers door vrijwilligers (behoudens enkele uitzonderingen) ‘Incidenten’ worden gemeld aan resp. hiërarchie die oplost, indien nodig indienen klacht (zie verder) Consequent optreden tegen inbreuken, indien nodig tot en met sanctioneren Werken aan profiel en competenties, vooral voor de leidinggevende vrijwilligers Coördinator vrijwilligersbeleid Voettekst

Inhoud Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode Ondersteuning

Basisregel Wie zich plichtsbewust engageert, loopt geen persoonlijk risico

Wat betekent plichtsbewust? Plichtsbewust handelen = handelen als goede huisvader = handelen in overeenstemming met gedragsregels die Rode Kruis-Vlaanderen voorschrijft Algemene gedragsregels: Fundamentele beginselen Rode Kruis Waarden Rode Kruis-Vlaanderen Bijzondere gedragsregels: Erecode Rode Kruis-Vlaanderen Handvest Rode Kruis-Vlaanderen Vademecums, richtlijnen en reglementen

Algemene gedragsregels Fundamentele beginselen Menselijkheid Onpartijdigheid Neutraliteit Onafhankelijkheid Vrijwillige inzet Eenheid Universaliteit

Waarden Rode Kruis-Vlaanderen Integriteit Teamwerk Deskundigheid Efficiëntie Discretie Transparantie Deugdelijk bestuur

Waarde 1: Integriteit Wij ondernemen nooit iets dat onze organisatie als geheel zou kunnen schaden. Wij zijn open, duidelijk, eerlijk en constructief Wij zeggen wat we doen, we doen wat we zeggen We zijn loyaal tegenover collega’s We zijn loyaal tegenover de organisatie We vermijden elke schijn van belangenvermenging We misbruiken onze positie niet voor persoonlijke voordelen We respecteren de vertrouwelijkheid van informatie We zijn aanspreekbaar op ons gedrag

Waarde 2: Teamwerk We zijn één team dat samen voor één doel strijdt. We creëren een constructieve sfeer en zijn collegiaal We helpen mekaar onze sterktes te gebruiken We behandelen mekaar hoffelijk en met respect We communiceren open met elkaar We vermijden roddel en achterklap We beseffen de belangrijke invloed van onze persoonlijke houding op het functioneren van anderen

Waarde 3: Deskundigheid Onze acties worden uitgevoerd door bekwame medewerkers en vrijwilligers. Voor elke opdracht zetten we de gepaste vaardigheden in We zetten in op continue vorming

Waarde 4: Efficiëntie We kunnen het ons niet permitteren om niet efficiënt om te gaan met onze middelen. We streven een ideaal na, een wereld waarin iedereen het goed heeft. Idealisme moet echter ook duurzaam zijn. Het geld dat de gemeenschap ons schenkt zetten we zoveel mogelijk om in activiteiten!

Waarde 5: Discretie We springen voorzichtig om met informatie. We respecteren het beroepsgeheim en ieders privacy We zijn discreet over toekomstige beslissingen en wachten tot deze officieel bekend gemaakt zijn We zijn terughoudend in het gebruik van cc en bcc bij onze e-mails We spreken niet over vertrouwelijke zaken in het bijzijn van derden Persoonlijke zaken bespreken we uitsluitend onder vier ogen met de betrokkene

Algemene gedragsregels / Waarden / Waarde 5

Waarde 6: Transparantie We nemen onze beslissingen op een objectieve en doorzichtige manier. We verschaffen duidelijke informatie over onze werking en over onze financiële middelen, zowel intern als ook naar het publiek toe. Wij informeren intern over de besluitvormings-processen met tijdig beschikbare, toegankelijke en noodzakelijke informatie aan de belanghebbenden.

Waarde 7: Deugdelijk bestuur Getrapte democratie en besluitvorming Duidelijke taak- en bevoegdheidsverdeling Anticumulatieregel Gelaagde structuur voor interne controle en besluitvorming

Bijzondere gedragsregels Regel 1: Erecode voor vrijwilligers Regel 2: Statuten, Handvest en Nationaal Huishoudelijk reglement Regel 3: Vademecums, richtlijnen en reglementen

Erecode Aangepast aan de wet- en regelgeving Getekend document: engagement Duidelijke en afdwingbare regels: Een vrijwilliger handelt belangeloos en verantwoordelijk; houdt zich aan de afspraken over aanwezigheid en taken; doet niets wat een slachtoffer zelf niet wil; handelt als een goede huisvader of –moeder; krijgt informatie, ondersteuning en waardering; is verzekerd tijdens zijn/haar werk; krijgt gemaakte kosten volgens een vaste procedure terugbetaald; mag in onderling overleg zijn engagement altijd stoppen.

Inhoud Aanleiding en doel Relatie vrijwilliger - beroepskracht Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode Ondersteuning

Ondersteuning Leidraad voor integer handelen Feedback en waarderingsgesprekken Autorisatietabel Zelfevaluatie en interne controle Interne audit Procedure voor het beheren en capteren van ‘operationele klachten’ Procedure voor klachten over grensoverschrijdend gedrag Sanctieprocedure

De leidraad voor integer handelen Ben ik er zeker van dat dit niet tegen de wet is? Ben ik eerlijk en fair ten opzichte van iedereen? Wat zouden mijn vrienden en familie hiervan zeggen? En hoe komt dit gedrag over op een buitenstaander? Breng ik het Rode Kruis schade toe, als anderen te weten komen wat ik doe? Breng ik niemands gezondheid, veiligheid of reputatie in gevaar?

Feedback en waarderingsgesprekken Vrijwilligers hebben recht op feedback: Directe feedback (na gebeurtenissen) Waarderingsgesprek: focus op waardering voor de inzet en de geleverde prestaties Opvolgingsgesprek: afspraken maken over hoe ernstige tekortkomingen worden aangepakt Vorming voorzien voor het performant voeren van deze gesprekken Voor personeelsleden: evaluatiegesprekken

Autorisatietabel = overzicht wie welke beslissingen mag nemen in overeenstemming met zijn/haar functie

Zelfevaluatie en interne controle Iedere hiërarchische entiteit is verantwoordelijk voor interne controle binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied Voor de 250 Vlaamse afdelingen is een lijst opgesteld met controlepunten voor ‘zelfevaluatie’.

Interne audit Doel = pijnpunten blootleggen en actie ondernemen waardoor de werking wordt verbeterd. Inkijk op professionele wijze door ‘onafhankelijke derde’ Auditprocedure Auditcomité Controle op basis van criteria Verslag aan de Raad van Bestuur Humanitaire Diensten Feedback van auditresultaten naar afdeling

Klachtenbus Procedure voor het capteren en beheren van operationele klachten

Belangrijk uitgangspunt Wanneer je als vrijwilliger of als personeelslid een vraag hebt of een probleem wenst te signaleren in het kader van je activiteiten bij RKV, dan richt je je naar je verantwoordelijke. Deze besteedt daar de nodige zorg en aandacht aan om een antwoord/oplossing te formuleren. Ook problemen in de samenwerking tussen personeelsleden en vrijwilligers (en vice-versa) volgen deze weg. Pas als dit, na het nodige aandringen, niet gebeurt kun je een klacht formuleren.

Definitie van een klacht Een klacht ontstaat wanneer ik op een gemotiveerde wijze mijn ongenoegen uit over het feit dat een vraag die ik stelde of een probleem dat ik signaleerde aan mijn verantwoordelijke volgens mij door hem niet ernstig werd opgenomen of opgevolgd.

Rol van de Klachtenbus Capteert de klacht. Onderzoekt de ontvankelijkheid. Neemt kontakt met de betrokken hiërarchie en de onmiddellijk hogere en dringt aan op oplossing. Volgt op. Legt, indien de oplossing uitblijft, de klacht voor aan een nog hogere hiërarchie, indien nodig tot op niveau van het betrokken DC of de betrokken RVB. Voor samenwerkingsproblemen tussen vrijwilligers en personeelsleden, idem, met desnoods voorlegging aan betrokken DC met als laatste stap betrokken RVB. Geeft stapsgewijze feedback aan de klager, tot en met over de oplossing. Brengt om de 6 maand verslag uit bij de RVB HD over de klachten en hun oplossingen

Plaats in de organisatie Wordt aangesteld door RVB HD op voorstel van de voorzitter van het Auditcomité. Voorzitter Auditcomité “coördineert” de activiteiten van de klachteninstantie en rapporteert over de werking aan de beleidsorganen. VOORZITTER AUDITCOMITE KLACHTENINSTANTIE

Grensoverschrijdend gedrag (GOG) Werknemers welzijnswetgeving (4/8/96 en KB 17/5/07) welzijn - RKV is eindverantwoordelijke Vrijwilligers basiswet op de vrijwilligers stelt dat arbeidswetgeving niet van toepassing is op vrijwilligerswerk fair en opportuun om de vrijwilligers dezelfde bescherming te laten genieten als de personeelsleden GOG is ook in strijd met het Handvest van Rode Kruis-Vlaanderen en dus ontoelaatbaar Beslissing: de voor personeelsleden bestaande procedure GOG wordt uitgebreid voor alle vrijwilligers met een externe preventieadviseur (IDW).

Sanctieprocedure voor vrijwilligers Niet te tolereren inbreuken moeten gesanctioneerd worden Van mondelinge vermaning tot definitieve uitsluiting Uitgeschreven ‘sanctieverloop’ met uitgebreid horen van de betrokken vrijwilliger Mogelijkheid van beroep voor schorsing en uitsluiting Termijnen: Maximum 1 maand Maximum 1 week voor ‘zwaarwichtige’ feiten Mogelijkheid van eerherstel na 5 jaar