VVB met focus op veiligheidscultuur

Doel van een Veiligheidsvisitatiebezoek Inzicht verkrijgen in hoeverre de organisatie de aspecten van een VMS heeft geregeld en geïmplementeerd binnen de organisatie Inzicht verkrijgen in de mate waarin de organisatie richting geeft aan cultuuraspecten in het kader van veiligheid en de mate waarin deze zijn geborgd in het systeem en in gedrag Inzicht verkrijgen op welke wijze de organisatie de inhoudelijke speerpunten van het patiëntveiligheidsprogramma ggz vorm en inhoud geeft en zo mogelijk good practice verzamelt in relatie tot patiëntveiligheid

Verdiepingsaudit op cultuur Vaststellen aanleiding Incidenten Borging veiligheidsprocedures Aspecten van veiligheidsbeleving en bewustzijn Resultaat: handelingsverlegenheid bij professionals en medewerkers Vaststellen scope

Handelingsverlegenheid Handelingsverlegenheid houdt in dat de professional of medewerker niet handelt of weet te handelen ondanks dat er zorgen of signalen zijn over onveilige situaties voor cliënten of medewerkers

Niveaus van handelingsverlegenheid Handelingsverlegenheid kan zich op drie niveaus afspelen: de professionele competenties van de professional of medewerker: vertrouwen in de eigen competenties, een signaal goed kunnen inschatten op ernst en zwaarte, objectiveren en valideren van een signaal de relatie van de professional met de cliënt: voldoende vaardigheden om cliënten te benaderen: effectief omgaan met weerstand, onmacht of onvoorspelbaar gedrag de steun vanuit de eigen organisatie door beleid en protocollen: zijn er gedeelde kernwaarden, is er voldoende ondersteuning, communicatie, werkbegeleiding en bescherming vanuit de organisatie

Uitgangspunten cultuurgerichte VVB Bij het uitvoeren van de VVB worden de basiselementen van een VMS als uitgangspunt genomen. Gezien de scope van het onderzoek wordt ingezoomd op basiselementen Beleid, Veiligheidscultuur, Prospectieve Risicoanalyse en Continue verbetering van een VMS. Daarnaast wordt tijdens het VVB onderzocht of relevante Inhoudelijke Speerpunten van het Patiëntveiligheidsprogramma GGZ geborgd zijn. Hierbij zijn de speerpunten Agressie, Dwang en Drang en Brandveiligheid genoemd.

Basiselementen VMS

Definitie Veiligheidscultuur Veiligheidscultuur kan omschreven worden als een geïntegreerd patroon van individueel en organisatorisch gedrag, gebaseerd op gedeelde waarden en overtuigingen, waarbij voortdurend getracht wordt om risico’s te beheersen, eventuele schade voor de patiënt en medewerkers in het zorgproces zoveel mogelijk te beperken en te leren van (on)veilig handelen. Veiligheidscultuur betreft de gedeelde normen en waarden tav het onderwerp veiligheid! (Ir. HGA van den Elsen)

Twee dimensies van veiligheidscultuur Veiligheidscultuur heeft betrekking op de gedeelde normen en waarden ten aanzien van het onderwerp veiligheid (organisatorisch) Veiligheidscultuur heeft ook betrekking op afspraken over gewenste houding en gedrag t.a.v. veiligheid (individueel handelingsniveau)

Veiligheidscultuurladder Niveaus van volwassenheid van de veiligheidscultuur wordt weergegeven. Implementatie van VMS levert maximaal niveau 3 op: dit betekent dat vms volledig geimplementeerd (compliance), is effectief in de praktijk, veiligheid staat op de agenda, leidinggevenden besteden systematisch tijd en aandacht aan patientveiligheid en een groot deel van de medewerkers is actief betrokken. Belangrijk bij cultuur: duidelijke visie op leiderschap en goed leiderschap zijn cruciaal voor de cultuur! Daarnaast goed gecommuniceerd plan en stapsgewijze implmentatie van de juiste tools, practices, vaardigheden en trainingen. Daarnaast rol van patiënten vergroten: patiënt awareness. Vanaf niveau 3 wordt menselijk falen gezien als gevolg ipv oorzaak van onveiligheid: behaviour based komt nadrukkelijker aan de orde.

Fasen in de veiligheidscultuurladder Ontkenning/pathologisch: Waarom tijd verdoen aan veiligheid, we leveren goede zorg? Reactiviteit: Na elk incident nemen we actie Bureaucratie: We hebben systemen om alle risico’s te borgen en te managen Pro-actieve cultuur: We zijn alert op alle mogelijke risico’s Vooruitstrevend/excellent: Veiligheid is een integraal onderdeel van alles wat we hier doen.

Veiligheidscultuurladder Een veiligheidscultuur kent verschillende fasen Hoger op de ladder betekent steeds meer: - beleid en afspraken over veiligheid - zichtbaar commitment van het management - afspraken over gewenst gedrag en houding (meetbaar) - sturen en stimuleren op het nakomen van spraken - toetsen op afspraken over gewenst gedrag en houding - perceptie van risico’s realistisch Het is voor het verbeteren van de cultuur van belang eerst zicht te hebben in welke fase (een afdeling) zich bevindt en waar knelpunten liggen die opgelost moeten worden

Toetsen vanuit het perspectief Veiligheidscultuur De focus ligt niet zozeer op de systeemeisen en de middelen Beoordeeld wordt hoe managers en medewerkers omgaan met het VMS c.q. afspraken, de risico’s, de middelen die beschikbaar zijn en hoe hierover wordt gecommuniceerd Focus op observaties in de praktijk bij het uitvoeren van (risicovolle) handelingen Resultaat: score op ‘houding en gedrag’

Werkwijze verdiepingsaudit cultuur Scope Documentenanalyse Programmering Auditoren Auditees Rondgang en observaties Plenaire terugkoppeling auditoren en score vaststellen Schriftelijke rapportage Terugkoppeling opdrachtgever

Overzicht documenten en formats VVB met focus op veiligheidscultuur 1 Flowchart Procedure VVB met focus op veiligheidscultuur 2 Overzicht Documenten VVB met focus op veiligheidscultuur 3 Zelfevaluatie op divisieniveau 4 Format Presentatie Voorbereidingsbijeenkomst 5 Format Auditprogramma (gelijk aan VVB) 6 Veiligheidscultuurladder met items op organisatieniveau 7 Veiligheidscultuurladder met items op afdelings-/procesniveau 8 Veiligheidscultuurladder met itemsop medewerker / cliëntniveau 9 Format Bevindingenrapportage op organisatieniveau 10 Format Bevindingenrapportage op afdelings-/procesniveau 11 Format Bevindingenrapportage op medewerker / cliëntniveau 12 Format Rapportage VVB met focus op veiligheidscultuur 13 Format Presentatie Terugkoppeling uitkomsten VVB met focus op veiligheidscultuur (geanonimiseerd)

Toetsen vanuit het perspectief Veiligheidscultuur De veiligheidscultuur wordt op drie niveaus getoetst: - organisatie - proces - medewerker/cliënt Per niveau is een aantal onderwerpen te onderscheiden: - beleid: gedeelde normen en waarden - bewustzijn van risico’s: inventarisatie en beoordeling - leiderschap: aanspreek- en nalevingsgedrag - middelen: beschikbaarheid en inzet - communicatie over veiligheid - samenwerking en veiligheid - bekwaamheid en veiligheid - leren en verbeteren

Niveau Beleid en onderwerpen Score op veiligheidscultuurladder 1 2 3 4 5 Beleid: missie, visie, waarden en normen Leiderschap: voorbeeldfunctie, sturing, aanspreken, communicatie (competenties) Veiligheidsindicatoren: vastgestelde indicatoren, metingen, terugkoppeling Analyse organisatierisico’s: RI&E, strategische risico’s, risico’s op gedrag Beschikbaarheid en inzet van middelen: gekoppeld aan risico analyse en normeringen Continu verbeteren: maatregelen gekoppeld aan resultaten veiligheidsbeleid (effect) Indicatoren: bijvoorbeeld deelnamepercentage trainingen DDG, etc., deelname teambesprekingen, minimale bezettingsnormen,

Niveau Proces Score op veiligheidscultuurladder 1 2 3 4 5 PRI: afdelingsprocessen, gedragsaspecten Leiderschap: invulling voorbeeldfunctie, fuge, pop, feedback, teambespreking Voorlichting en instructie tav maatregelen en protocollen (introductie, overdracht, trainingen) Communicatie over risico’s, maatregelen en gewenst gedrag (incidentbespreking, betrokkenen) Melden en leren van incidenten: werkwijzen, definiëring, opvang en nazorg, terugkoppleing Toetsen van effectiviteit van maatregelen en op houding en gedrag: analysemethodes, borging

Niveau Medewerker/cliënt Score op veiligheidscultuurladder 1 2 3 4 5 PRI: methode risico taxatie, gedrag en houding Persoonlijk Leiderschap: collegiale feedback, rol bij onveilige situaties, teambespreking Fysieke Maatregelen / protocollen: bekendheid en naleving, rol (persoonlijke) beschermingsmiddelen : typering, instructies voor gebruik, naleving Bekwaamheid: bekendheid eisen, trainingen en opvolging, deelname, mentorschap Samenwerking: overleggen, afspraken, overdracht Toetsen van effectiviteit van maatregelen en op houding en gedrag: systematiek

Berekenen score veiligheidscultuur Score aan de hand van checklist Eenduidigheid binnen auditteam ten aanzien van score Onderbouwing via uitspraken, quotes en bevindingen