BUDGETHOUDERSCHAP OCMW Oudenaarde

HET BUDGETHOUDERSCHAP = de toegekende bevoegdheid tot het beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. ‘Budget’ omvat in het kader van deze definitie meer dan geldelijke middelen. Het betreft het geheel van beschikbaar gesteld dienstverleningspotentieel. Dat omvat onder meer het gebruik van gebouwen en materiaal, alsook competent personeel op wie een beroep gedaan kan worden. ‘Taakstellend’ betekent dat er een afspraak is gemaakt over welke doelstellingen er gehaald moeten worden (welke producten of prestaties binnen een bepaalde periode moeten worden geleverd) en met welk budget deze afspraak moet worden gerealiseerd. Budgethouderschap is dus geen vrijgeleide (gekoppeld aan een opdracht). Het houdt een duidelijke verantwoordelijkheid in voor de persoon aan wie het is toegekend.

HET BUDGETHOUDERSCHAP PRINCIPE: Hoofdbudgethouderschap komt toe aan de Raad voor maatschappelijk welzijn. DELEGATIEMOGELIJKHEDEN: RMW kan budgethouderschap inzake bepaalde budgetten (art 161 §2 decreet) dagelijks bestuur (art161 §3 decreet) delegeren aan budgethouders: Vast bureau Bijzonder comité Bepaalde personeelsleden na advies secretaris → Budgethouders worden aangesteld door de Raad. De bevoegheid als budgethouder kan door de Raad op ieder moment, op gemotiveerde basis, van de betrokken ambtenaar worden ontnomen!

HET BUDGETHOUDERSCHAP DAGELIJKS BESTUUR: Beheersdaden die geboekt worden op het exploitatiebudget of die in normale omstandigheden het lokaal bestuur niet voor meer dan een jaar binden. Kan ook investeringen omvatten voor zover deze binnen hetzelfde boekjaar gerealiseerd of geleverd worden in normale omstandigheden. Behoren NIET tot het dagelijks bestuur: Grote investeringsprojecten zelfs als ze binnen het jaar gerealiseerd worden. Daden van beschikking i.v.m. onroerende goederen.

HET BUDGETHOUDERSCHAP DELEGATIE BUGDETHOUDERSCHAP: → Komt toe aan het meest functionele niveau en moet de efficiëntie, de effectiviteit en de zuinigheid van de dienstverlening ten goede komen. → De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen gedelegeerde bevoegdheid niet weigeren als hun functieomschrijving erin voorziet. → Via delegatiebesluit. Omvat volgende gegevens: Tijdsduur budgethouderschap Bedoeling budgethouderschap (opdrachten / doelstellingen) Bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen, alsook de middelen (budget, personeel…) waarover de budgethouder kan beschikken Graad van autonomie waarover de budgethouder beschikt Monitoring en de rapportering Evaluatie en de eventueel positieve of negatieve gevolgen.

HET BUDGETHOUDERSCHAP VERANTWOORDELIJKHEDEN BUDGETHOUDER: Gaat verbintenissen aan die betrekking heeft op het krediet dat hij beheert. Ondertekent alle documenten (bestelbons, goedkeuring facturen, overeenkomsten,…) die verband houden met de overgedragen bevoegdheden (mag toegewezen budget niet overschrijden). Budgethouders zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hen gedelegeerd budgethouderschap. Ten minste éénmaal per jaar rapporteren aan de Raad.

HET BUDGETHOUDERSCHAP BEVOEGDHEDEN BUDGETHOUDER: = bevoegd om alle handelingen te stellen en beslissingen te nemen om de vooropgestelde doelstellingen en door de Raad goedgekeurde doelstellingen te realiseren. Budgethouder handelt steeds binnen: het goedgekeurde en hem ter beschikking gestelde exploitatiebudget alle wettelijke voorschriften alle interne voorschriften en reglementen: huishoudelijk reglement en adminstratief handboek het meerjarenplan en budget.

HET BUDGETHOUDERSCHAP STRATEGISCHE EN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN BEPALEN: In samenspraak met hoofdbudgethouder per (sub)activiteitencentrum doelstellingen formuleren die hij in de loop van het jaar wil bereiken Concrete, haalbare en meetbare doelstellingen formuleren Doelstellingen vertalen in een budget: aangeven welke middelen hij daarvoor nodig heeft of mag gebruiken Budgethouder gaat bepaalde uitgaven doen om de doelstellingen te realiseren -> Grensbedragen bepalen. Op het einde van de boekhoudperiode verantwoording afleggen omtrent de realisatie van de doelstellingen

HET BUDGETHOUDERSCHAP RAPPORTERING : Ten minste éénmaal per jaar: verantwoording afleggen over de realisatie van de doelstellingen en de besteding van het budget verschillen analyseren tussen wat er besteed en gerealiseerd is en wat de plannen waren zich verantwoorden door aan te tonen op grond waarvan bepaalde keuzes werden afgewogen, wat de externe omstandigheden zijn of waren die de werking beïnvloeden. → Aangewezen te rapporteren per kwartaal. Zo kan immers nog tijdig bijgestuurd worden indien nodig.

HET BUDGETHOUDERSCHAP OCMW OUDENAARDE: Parel van de Vlaamse Ardennen: 29.000 inwoners Operationele diensten: Regionale dienst schuldbemiddeling Sociale dienst WLZ De Meerspoort Ondersteunende diensten: Personeelsdienst Beheer gebouwen – Logistiek – Veiligheid – Milieu Patrimonium – Inkoop – Voorraad – Archief Secretariaat – Onthaal Financiële dienst

HET BUDGETHOUDERSCHAP RMW Voorzitter Ontvanger Financiële dienst - Informatica Secretaris Operationele diensten Regionale dienst schuldbemiddeling Sociale dienst LOI Algemene sociale dienst Projecten Lokaal diensten centrum Dienstencheques Klusjesdienst WLZ De Meerspoort Administratieve sociale dienst Paramedische diensten Verpleging – Verzorging Nachtdienst Hastings Arras Castelmadama Bergen op Zoom Coburg Ondersteunende diensten Personeelsdienst Beheer gebouwen – Logistiek – Veiligheid – Milie Techniek Schoonmaak Staf-preventie Keuken (SODEXHO) Patrimonium – Inkoop – Voorraad – Archief Secretariaat - Onthaal

HET BUDGETHOUDERSCHAP Mogelijke budgethouders: Secretaris Diensthoofd sociale dienst Directeur WLZ De Meerspoort Diensthoofd technische dienst … Aandachtspunten bij delegatie budgethouderschap: Aankoopdienst blijft verantwoordelijk voor de aankoopcyclus Budgethouder stelt de aankoop in vraag (aankoop noodzakelijk?) Goede ondersteuning nodig van onderliggende diensten Budgethouder niet belasten met administratie. Hun taken / doelstellingen moeten elders liggen Budgethouders moeten permanent de toestand van hun budget kunnen opvragen.

HET BUDGETHOUDERSCHAP Budgethouderschap moet gepaard gaan met een cultuurverandering binnen de organisatie. Concreet betekent dit dat er een ombuiging moet plaatsvinden van een rol- en functiegerichte cultuur naar een taakverantwoordelijke en prestatiegerichte cultuur!

HET BUDGETHOUDERSCHAP Praktische invoering budgethouderschap: Denk eerst na over uw organisatie alvorens budgethouders aan te stellen Financiële dienst kan interne opleidingen voorzien en de financiële rapportering aan de Raad uitwerken Grensbedragen bepalen Stel vertrouwen in uw budgethouders Vorm een team SUCCES!