Methoden om te werken aan continue verbetering Een aantal bekende methoden om te werken aan continue verbetering zijn: PDCA DMAIC Kaizen TOC 8D Kata Op de volgende pagina´s zijn de methoden verder uitgewerkt Methoden om te werken aan continue verbetering

PDCA: Plan, Do, Check, Act De PDCA-cyclus is een bekende verbetermethode van de goeroe Edward Deming. De methode bestaat uit de volgende stappen: Plan: maak een plan waarin je beschrijft wat je wil bereiken. Dit kan een meerjarenplan zijn, een jaarplan, een verbeterplan of een actieplan. Van belang is dat er duidelijke concrete doelen in het plan zijn opgenomen. Do: bepaal wat er moet gebeuren de komende periode om het plan te realiseren. Maak een activiteitenplan met deadlines Check: stel periodiek vast wat de voortgang en vooruitgang is. Bespreek prestatie indicatoren die aantonen of het duidelijke concrete doel uit het plan bereikt zal gaan worden of niet. Act: Op basis van voorgaande check, stel vast of er gehandeld, geacteerd moet worden. Wanneer uit de prestatie indicatoren blijkt dat het doel mogelijk niet gehaald wordt, wat gaan we dan doen? Het plan/ doel bijstellen? Of wat we aan het doen zijn bijstellen?

DMAIC: Define, Measure, Analyse, Improve, Control De DMAIC-methode wordt gehanteerd binnen Lean Six Sigma om te werken aan procesverbetering. De methode bestaat uit de volgende stappen: Define: definieer een concrete doelstelling waarin je aangeeft wat je wilt bereiken. Gewoonlijk formuleer je een doelstelling voor een proces dat verbetering behoeft. Measure: bepaal welke data/ gegevens je moet gaan verzamelen om zicht te krijgen op de prestaties van het proces dat je wilt verbeteren. Analyse: analyseer op basis van de verzamelde gegevens het proces en stel vast wat factoren zijn die invloed hebben op de prestaties. Wat zijn de grootste knelpunten/ invloedsfactoren op het bereiken van het doel? Improve: bedenk oplossingen voor vastgestelde knelpunten of invloedsfactoren en maak een implementatieplan Control: nadat de oplossingen zijn ingevoerd moet je de verbetering ook vasthouden, verankeren of borgen.

Kaizen, Japans voor verbetering ten goede Kai is Japans voor verandering en Zen betekent ten goede. Kaizen staat voor continue verbetering op een stapsgewijze manier: Probleemdefinitie: Stel een doel dat iets hoger ligt dan het huidige prestatieniveau. Daarmee heb je een probleem, een afwijking tussen wat je wenst en de huidige toestand. Definieer het probleem heel concreet en precies. Feiten en oorzaken: verzamel feiten en stel oorzaken vast voor het probleem. Oplossingen: Bedenk oplossingen voor de vastgestelde oorzaken. Uitvoering planning: maak een planning voor het invoeren van de bedachte oplossingen. Uitvoering: voer de oplossingen in. Controleer en borg: borg de nieuwe situatie.

TOC, Theory of Constraints TOC staat voor Theory of Constraints. Dit is een bekende verbetermethode van de Goeroe Eliyahu Goldratt. De methode bestaat uit de volgende stappen: Stel de bottleneck vast: Stel vast wat ons tegenhoudt om het gestelde doel te bereiken en het nog beter te doen. Wat is de zwakste schakel of bottleneck in ons proces? Benut de bottleneck maximaal: Een zwakke schakel of bottleneck moet je maximaal benutten. Wanneer een machine bijvoorbeeld een bottleneck is kun je misschien die machine laten doorwerken in pauzes door pauzetijden van medewerkers te variëren. Maak andere processtappen ondergeschikt aan de bottleneck: wanneer een bepaalde machine een bottleneck is moet die ‘beschermd’ worden. Die bottleneck mag niet verstoord worden. Andere processtappen zijn dus ondergeschikt aan de bottleneck. Doorbreek de bottleneck: Stel vast hoe de bottleneck doorbroken kan worden. Wanneer een machine de bottleneck is kan er mogelijk nog een machine bijgeplaatst worden. Terug naar stap 1: Wanneer de zwakste schakel opgelost is, is een andere processtap de zwakste schakel geworden die je tegenhoudt om het nog beter te doen.

8D De 8D-methode wordt gehanteerd binnen Kwaliteitsmanagement om te werken aan procesverbetering. De methode bestaat uit de volgende stappen: D1: Bepaal het 8D projectteam waarmee je de stappen gaat doorlopen D2: Definieer het probleem D3: Bepaal een tijdelijke oplossing of ‘noodoplossing’ D4: Identificeer de oorzaak D5: Definieer oplossingen D6: Implementeer oplossingen D7: Voorkom herhaling of terugval D8: Beloon het team wat aan verbetering heeft gewerkt en evalueer het traject

KATA: Streven naar perfectie De KATA-methode wordt gehanteerd binnen Lean om te werken aan procesverbetering. De methode bestaat uit de volgende stappen: Begrijp de richting, doelstelling: Wat is de richting, visie van de organisatie? Wat is de ‘stip aan de horizon’ en waarom moet de organisatie, de afdeling, het proces die kant op? Begrijp de huidige toestand: Hoe verloopt het proces precies? Kunnen we op basis van feiten verklaren waarom we nu de huidige resultaten hebben? Bepaal de volgende doeltoestand: een wereldreis begint met een eerste stap. We weten en begrijpen de richting (stap 1) en begrijpen de huidige toestand (stap 2). Wat is dan een volgend stapje die we in een week of maand bereikt kunnen hebben? Wat kan een volgend tussenstation zijn richting de ‘stip aan de horizon’? PDCA richting doeltoestand: zet een stap richting de doeltoestand, check of het je dichterbij de doeltoestand brengt en bepaal een vervolgstap.