Het Eventmachien City of things

Welkom: agenda Doelstellingen project Projectplanning Projectstructuur Wat verwachten we van de deelnemende besturen? Praktisch Vragen en suggesties

Doelstellingen project Administratieve vereenvoudiging voor de aanvrager Slechts 1 aanvraag Only-once en hergebruik van bestaande gegevens Gebruiksvriendelijkheid en duidelijkheid over verplichtingen Efficiëntiewinst voor de behandelende besturen Dossieropvolging en overzicht over verschillende aanvragen bij alle diensten Vermijden van fouten en dubbel werk door hergebruik van gegevens Eigenaarschap over gebruikte technologie en gegevens

Doelstellingen project: wat gaan we doen? TO BE Beheer Geïntegreerde opvolging Bronnen? Processen Gevraagde gegevens Bestaande initiatieven Ervaring aanvrager? Beheersmodel + Bestek AS IS Doelstellingen project: wat gaan we doen? Zicht krijgen op de verschillende processen en diensten die betrokken zijn bij de aanvraag van een evenement, zowel vanuit de burger als vanuit de diensten bekeken. Zicht krijgen op de gegevens die voor deze processen nodig zijn en hoe deze nu verzameld en verwerkt worden. Een to be maken van de ideale manier om deze gegevens te verzamelen en de aanvragen te verwerken op een geïntegreerde manier. Een beheermodel ontwikkelen dat de besturen in staat stelt onafhankelijk te blijven van leveranciers en de besturen zowel eigenaar maakt van de gegevens als in staat stelt eenvoudig wijzigingen aan te brengen. Opmaak bestek

Projectstructuur Rol Naam Projectleider Gemeente Pepingen: maya.vanholder@pepingen.be (mov Vera en Toekomstforum ) Bestuurscomité Vertegenwoordiger schepencollege of managementteam van gemeenten Pepingen, Herne, Galmaarden, Gooik en Halle Gemeentelijke SPOC’s: maya.vanholder@pepingen.be, franciska.dekens@herne.be, Ward.Kerckhof@halle.be, ludo.dehandschutter@gooik.be, en projectpartners: veronique.janssens@vera.be, saar.verhoogen@vera.be, cil.cuypers@regioteam.be, jo.discart@toekomstforum.be, evy.dooms@vlaanderen.be, lieven.raes@kb.vlaanderen.be, Faciliteren proces Toekomstforum Halle-Vilvoorde Inhoudelijke voorbereiding Technische ondersteuning Autonoom Provinciebedrijf VERA Business analyse en mock-ups Externe consultancy

Projectplanning: algemeen Gedetailleerde planning afdrukken en meegeven?

Projectplanning: concrete invulling Stuurgroep: WIE: Vertegenwoordiger schepencollege of managementteam van betrokken gemeenten (Pepingen, Herne, Galmaarden, Gooik en Halle) Gemeentelijke SPOC’s Vertegenwoordiger andere partners : Vera, Toekomstforum, VLAIO, AIV en imec DATA-voorstellen 22/11/2018 (Kick-off) 24/01/2019 21/03/2019 23/05/2019 04/07/2019 26/09/2019 Telkens van 12u tot 14u in Pepingen (of ook in andere gemeenten?) Checken welke verdeling van diensten beste is voor workshops!! Data zijn voorstel, als er fundamentele bezwaren zijn voor een of meerdere momenten, passen we aan. Stuurgroepen telkens over de middag? Workshops telkens halve dag in de voormiddag? Customer journey: ‘s avonds

Projectplanning: concrete invulling (2) # Workshops: Data-voorstellen 08/01/2019: AS IS (Innovatrix door imec: datum onder voorbehoud) 17/01/2019: customer journey workshop met aanvragers 05/02/2019 – AS IS vrije tijd/jeugd 05/03/2019 – AS IS milieu/RO/politie 09/04/2019 – TO BE 07/05/2019 – TO BE Week van 24/06: testen van mock-ups Wie: hoe aanpakken dat # diensten hieraan deelnemen? Telkens van 9u30u tot 13.30u? Checken welke verdeling van diensten beste is voor workshops!! Data zijn voorstel, als er fundamentele bezwaren zijn voor een of meerdere momenten, passen we aan. Stuurgroepen telkens over de middag? Workshops telkens halve dag in de voormiddag? Customer journey: ‘s avonds

Wat verwachten we van deelnemende besturen? Deelname aan stuurgroepen (door management) Deelname aan workshops (afhankelijk van inhoud, door de juiste dienst) Voor workshops met aanvragers: contacten van organisaties die regelmatig events aanvragen: Verschillende soorten events (sport, fuif, eetdag,…) Verschillende profielen van aanvragers (vereniging, privébedrijf, jong, oud,…) Verschillende betrokken gemeenten Bereikbaarheid voor extra vragen, afstemming Alle procesinformatie, beschrijvingen, reglementen die te maken hebben met evenementen edm … bezorgen aan saar.verhoogen@vera.be uiterlijk 5 december 2018. Deze worden gebruikt voor analyse en voorbereiding workshops. Contacten aanvragers: officieel moet dit via colleges gaan om GDPR complient te zijn.. Maar kan dit gewoon via informele contacten?

Bijdrage van de verschillende partners Mandagen Budget (co-financiering) Pepingen Project administratie Projectcoördinatie (mov TF) Meewerken aan de analyse van processen intern en extern Tijd nodig voor taken 4000 Toekomstforum Faciliteren intergemeentelijke samenwerking Ondersteuning aan de hoofdindiener Gemeenten VERA Technische en inhoudelijke uitwerking en opvolging 23800

Praktisch Alle documentatie wordt op webplatform geplaatst Samenwerkingsverband: Toelichting tijdsregistratie + welke documenten Formaliseren samenwerking met extra gemeenten: via Toekomstforum Kosten / inkomsten: in overleg met Pepingen – vergadering na kick off Toelichting publicatie-voorschriften Aanbesteding voor studiebureau: aanpak Werkgroepen op Vlaams niveau wie heeft interesse Vera en Toekomstforum volgen op Uitzoeken hoe we het beste alle documentatie ontsluiten: website van TF is prima voor mij

Beslissingsdocumenten Pakketje documenten ontvangen: Beslissingsbrief met motivering Ministerieel Besluit met voorwaarden, uitbetalingsmodaliteiten en communicatieverplichtingen Controlerichtlijnen (nuttig voor projectbegroting)

Uitbetaling steun aanvragen Twee schijven: Voorschot van 60% na start project Saldo van 40% na afloop (en controle) Schuldvordering indienen: Ondertekende brief Met vermelding van: schijf + bedrag, dossiernummer en rekeningnummer

Project afgelopen. Wat nu? Eindrapport: Inhoudelijk Sjabloon zal voorzien worden Financiële afrekening: Sjabloon projectbegroting Tabblad Samenvatting_lang aanvullen met extra kolom Bewijsstukken bezorgen Controle door dienst Inspectie

Tussentijds Wijzigingen (inhoudelijk of financieel)  doorgeven Stuurgroepen  uitnodiging sturen Overlegplatform + ondersteuning door imec Deelname aan ecosysteem Communicatie: elk communicatiemiddel tijdig voorleggen (https://www.vlaio.be/nl/over-ons/communicatieverplichtingen-partners)

Herinnering! Atypische oproep: geen implementatie, wel voorbereiden aanbesteding Opgelet: wet op de overheidsopdrachten Juridisch document beschikbaar met aanbevelingen

Vragen of suggesties? ???