BBC en Planlastvermindering 7 februari 2012

Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering Planlastvermindering Implementatie

Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering Planlastvermindering Implementatie

De beleids- en beheerscyclus Planning Uitvoering Evaluatie

Planning volgens BBC Strategie Financieel evenwicht ? Beleidsdoel- stellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering Financiële vertaling Omgeving

Kader van totstandkoming Organieke decreten Het Vlaamse Regeerakkoord Internationale verplichtingen (ESR95) Aanbevelingen Raad van Europa Internationale standaarden (IPSAS) Evaluatie NGB/NOB/NPB Overleg

Organieke decreten Het BVR-BBC sluit aan bij principes inzake resultaatgericht financieel management, zoals vervat in de organieke decreten: van input- naar outputsturing responsabilisering van administratie responsabilisering van de besturen => regelgeving reikt enkel een kader aan

Organieke decreten Besturen zijn zelf verantwoordelijk voor hun organisatiebeheersing (ICS) 1° het bereiken van de doelstellingen; 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie … Besturen kunnen boekhouding aanpassen aan interne en externe informatiebehoeften Besturen krijgen vrijheid om: beleidsrapporten te enten op hun organisatie inhoud ervan af te stemmen op de hoofdlijnen van hun beleid

Organieke decreten Welke rapporten zijn beleidsrapporten? Het meerjarenplan De aanpassing aan het meerjarenplan Het budget De budgetwijziging De jaarrekening Worden vastgesteld door de raad Regelen de relatie tussen de raad en de hoofdbudgethouder(s)

Het Vlaamse regeerakkoord 2009-2014 “In het kader van de planlastverlichting komen we tot een legislatuurplan, waarbij outputcontrole en benchmarking mogelijk is.” => BBC moet bijdragen tot (maar creëert geen) planlastvermindering: de sectorale plannen worden verwerkt in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten worden uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies gehaald

Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering Planlastvermindering Implementatie

Functionele indeling Beleidsrapporten worden functioneel ingedeeld in beleidsdomeinen Onder meer belangrijk voor de toekenning van autorisatie (kredieten) Beleidsdomeinen een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen vrij te bepalen door het bestuur

Functionele indeling Beleidsveld Beleidsitem (BI) Relaties: “een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen” Gestandaardiseerd rekeningstelsel vastgelegd in het MB Beleidsitem (BI) Een onderverdeling van een beleidsveld Vrij te bepalen door het bestuur Relaties: N Beleidsvelden => 1 Beleidsdomein N Beleidsitems => 1 Beleidsveld

Een voorbeeld Beleidsdomein Beleidsvelden Beleidsitems sport Vrije tijd Beleidsvelden 0700 Musea 0701 Cultuurcentra ... 0740 Sport Beleidsitems sport Sporthal Olympia, zwembad De Plons Zaalsporten, buitensporten Recreatiesport, competitiesport

Beleidsdoelstellingen De beleidsrapporten bevatten de beleidsdoelstellingen Per beleidsdoelstelling: 3 vragen Wat willen we bereiken? => vooropgesteld resultaat (of effect ) Wat gaan we daarvoor doen? => actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn financiële gevolgen? => de uitgaven en ontvangsten

Beleidsdoelstellingen Geen verplichting om alle verrichtingen in beleidsdoelstellingen te verwerken Niet alle beleidsdoelstellingen en actieplannen moeten in de beleidsrapporten expliciet tot uiting komen Onderscheid tussen: Prioritaire beleidsdoelstellingen Overig beleid Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen

Beleidsdoelstellingen Prioritaire beleidsdoelstellingen Expliciete rapportering in de beleidsrapporten Overig beleid Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten Enkel de financiële weerslag Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers ...

Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering Planlastvermindering Implementatie

De beleidsrapporten Wie zijn de belangrijkste gebruikers van de beleidsrapporten? Criterium: Wie neemt beslissingen met een grote impact op Gemeentelijk belang Welzijn van de burgers Duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied Algemeen belang Antwoord: De gemeente- en/of de OCMW-raad De Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider In de provinciale context zijn de hoofdgebruikers: de provincieraad, de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, In de OCMW-context zijn de hoofdgebruikers: de raad voor maatschappelijk welzijn, de gemeenteraad; de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, De rapportering is dus niet gericht op de informatiebehoeften van de controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) of het management (het college van burgemeester en schepen, de bestendige deputatie, het managementteam). Het toezicht en de externe audit kunnen immers alle documenten opvragen of inkijken die zij nodig hebben om hun controletaak uit te oefenen en het management kan over alle detailinformatie beschikken en zelf alle rapporten (laten) opstellen die ze nodig heeft.

De beleidsrapporten Onderscheid tussen: Beleidsrapport voorgelegd aan de gemeente- of OCMW-raad Meerjarenplan (+ aanpassingen) Budget (+wijzigingen) Jaarrekening Digitaal rapport De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen) Het budget (+wijzigingen) De jaarrekening Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

Functies v/d beleidsrapporten Meerjarenplan Bepaling van het beleid Budget Autorisatie (toekenning van kredieten) Jaarrekening Evaluatie van het beleid Evaluatie van de autorisatie In de provinciale context zijn de hoofdgebruikers: de provincieraad, de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, In de OCMW-context zijn de hoofdgebruikers: de raad voor maatschappelijk welzijn, de gemeenteraad; de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, De rapportering is dus niet gericht op de informatiebehoeften van de controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) of het management (het college van burgemeester en schepen, de bestendige deputatie, het managementteam). Het toezicht en de externe audit kunnen immers alle documenten opvragen of inkijken die zij nodig hebben om hun controletaak uit te oefenen en het management kan over alle detailinformatie beschikken en zelf alle rapporten (laten) opstellen die ze nodig heeft.

Beleidsrapporten algemeen Meerjarenplan Budget Jaarrekening Beleid Strategische nota Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenrealisatie Financiële nota Financieel doelstellingenplan Doelstellingenbudget Doelstellingenrekening Staat v/h financieel evenwicht Financiële toestand   Lijst overheidsopdrachten Lijst daden van beschikking Nominatieve lijst subsidies Autorisatie Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Exploitatierekening Investeringsrekening Liquiditeitenrekening SAR Balans Staat van opbrengsten en kosten

Het meerjarenplan Het meerjarenplan is het resultaat van een intern planningsproces Het meerjarenplan is opgebouwd op basis van registraties in dagboeken De periode van het meerjarenplan Start:het tweede jaar van de legislatuur (bv. 2014) Eindigt: het eerste jaar van de volgende legislatuur (bv. 2019) Financiële nota: altijd minstens 3 jaar De vaststelling van het meerjarenplan Altijd bevoegdheid van de raad Goedkeuren vóór einde jaar 1 van de legislatuur (2013) Verplichte aanpassing vóór de goedkeuring van het budget

Samenstelling van het MJP Het meerjarenplan Strategische nota Financiële nota De toelichting bij het meerjarenplan Omgevingsanalyse ...

Samenstelling van het MJP Strategische nota Bevat de prioritaire beleidsdoelstellingen voor het extern en intern te voeren beleid (incl. het beoogde resultaat en eventueel het maatschappelijke effect) Actieplan(nen) Raming van de uitgaven en ontvangsten Het overig beleid (met o.a. niet-prioritaire beleidsdoelstellingen) staat dus niet in de strategische nota

Samenstelling van het MJP Financiële nota Financieel doelstellingenplan: = de financiële consequenties van de beleidsopties van de strategische nota Staat van het financieel evenwicht

Het budget De functies van het budget Beleidsfunctie Autorisatiefunctie … Het budget volgt uit het meerjarenplan Het budget komt tot stand op basis van registraties in dagboeken

Samenstelling van het budget Beleidsnota Financiële nota Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget Toelichting bij het budget

Samenstelling van het budget Beleidsnota Doelstellingennota Doelstellingenbudget Financiële toestand Lijsten: Overheidsopdrachten Daden van beschikking Subsidies

Samenstelling van het budget Doelstellingennota Sluit aan bij de strategische nota Prioritaire beleidsdoelstellingen Actieplan(nen) Acties Raming van de uitgaven en ontvangsten Doelstellingenbudget De financiële consequenties van de beleidsopties van de doelstellingennota Sluit aan bij het doelstellingenplan van het MJP

Het budget Budget moet passen binnen meerjarenplan Vaststelling altijd bevoegdheid van de raad vóór 31.12

De jaarrekening De jaarrekening is het resultaat van een evaluatieproces De jaarrekening komt tot stand op basis van registraties in dagboeken Tijdigheid van de jaarrekening

De jaarrekening De hoofdfuncties van de jaarrekening Evaluatie van het gevoerde beleid Evaluatie van de toegekende autorisatie (kredieten) De vaststelling van de jaarrekening: Bevoegdheid van de raad Verplichte verwerking van de jaarrekening in (aanpassing) meerjarenplan en budget(wijziging)

De samenstelling v/d jaarrekening Beleidsnota Financiële nota De exploitatierekening De investeringsrekening De liquiditeitenrekening Samenvatting algemene rekeningen Balans Staat van de opbrengsten en kosten Toelichting bij de jaarrekening

De samenstelling v/d jaarrekening Beleidsnota: Doelstellingenrealisatie Voor elke prioritaire beleidsdoelstelling: Werd beoogd resultaat (of effect) bereikt? Werden actieplannen en acties uit budget uitgevoerd? Vergelijking werkelijke uitgaven en ontvangsten met budget Doelstellingenrekening De financiële consequenties van de beleidsopties van de doelstellingenrealisatie Financiële toestand

Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering Planlastvermindering Implementatie

De registraties De beleidsrapporten komen tot stand op basis van registraties in dagboeken: Budgettaire dagboeken Meerjarenplan & Budget Raming van de verwachte ontvangsten en uitgaven Jaarrekening Vastlegging van de verbintenissen Aanrekening van de transacties (ontvangsten en uitgaven) Algemeen dagboek Aanrekening van alle transacties

Het budgettair dagboek De registraties Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek De algemene rekeningen Het deelrapport ... De algemene rekening(en) Het beleidsveld Het actieplan Budgettaire boekhouding Financiële vertaling van doelstellingen en actieplannen Autorisatie (kredieten) De planlastvermindering De ESR-rapportering … Dit boekhoudsysteem laat toe een vermogensboekhouding per kostenplaats te voeren, met de budgettaire verrichtingen daaraan gekoppeld. Het geeft bovendien de mogelijkheid om een groot deel van de vereiste managementinformatie te produceren. Met één registratiesysteem kunnen op deze wijze verscheidene rapporteringen opgesteld worden opgesteld ten behoeve van verschillende gebruikers zoals subsidiërende overheden, het management, de fiscus,…

Beleidsrapportering Onderscheid tussen: Beleidsrapport voorgelegd aan de (G/O/P-)raad en aan het bestuurlijk toezicht Meerjarenplan (+ aanpassingen) Budget (+wijzigingen) Jaarrekening Digitale rapportering De strategische meerjarenplanning (+aanpassingen) Het budget (+wijzigingen) De jaarrekening Beide rapporteringen worden uit hetzelfde gedetailleerde registratiesysteem gehaald

Digitale rapportering Onmiddellijk na de toezending van een beleidsrapport naar het toezicht moet daarvan een digitaal rapport gezonden worden naar ABB ≠ digitale afdruk van het beleidsrapport = digitale versie van de geconsolideerde registraties bestandsformaat en wijze van aanleveren wordt bepaald bij MB

Digitale rapportering Via digitale rapportering zal de Vlaamse overheid beschikken over: statistische gegevens m.b.t. meerjarenplan, budget en jaarrekening gegevens in functie van rapportering aan NBB (ESR95) informatie voor algemeen toezicht op de beleidsrapporten gegevens in functie van de planlastvermindering ... Vlaamse overheid zal statistische informatie via website ter beschikking stellen

Digitale rapportering Officieel registratiesysteem Eigen registratiesysteem Beleids- rapporten ABB Digitale rapportering Beheers- rapporten NBB Sectorale admin. MARAP Toezicht btw, …

Digitale rapportering Beleids-info BBC ESR BBC DR Toezicht Planlast Externe audit

BBC-DR: proces Lokaal bestuur Vlaamse Overheid BBC-SW Beleids-rapport BP BU DWH ABB Dig. Toez. BBC-DR Digitaal rapport

BBC-DR: proces Lokaal bestuur ABB Aanmaak gevalideerd bestand Verzending Automatisch via FTP naar Beheerplatfom Bestandsuitwisseling (BPBU) Manueel via ABB-portaal naar BPBU ABB Ontvangst bestand Validatie in BPBU Verwerking in database Ontsluiting van de gegevens Vlaamse overheid (ABB, sectorale administraties …) Lokale besturen Derden

BBC-DR: bestandsstructuur AR Algemene Rekening BV Beleids-veld ESC Econom. sectorcode TC Transactie-code Actie IE Invester.- enveloppe DRC Deelrap-portcode BE Budget. Entiteit BDM Beleids-domein IND Indicator VBP Vlaamse bel.sprior. AP Actieplan BP Beleids-plan IND Indicator BDS Beleids-doelst. IND Indicator

Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering Planlastvermindering Implementatie

Planlastvermindering Doelstelling: Planlasten op de besturen verminderen door: de sectorale plannen te verwerken in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten te halen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies

Planlastvermindering Proces toekenning sectorale subsidie De Vlaamse regering maakt de Vlaamse beleidsprioriteiten kenbaar aan de besturen evenals de hoogte van het subsidiebedrag (30.10.2012) De besturen maken hun strategische meerjarenplanning op en nemen daarin beleidsdoelstellingen en actieplannen op om mee te werken aan de realisatie van de Vlaamse beleidsprioriteiten De besturen bezorgen ABB de digitale rapportering van hun meerjarenplan (15.1.2014)

Planlastvermindering Proces toekenning sectorale subsidie De Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de geplande beleids-doelstellingen en actieplannen De SA berichten uiterlijk op 30 april de besturen over de aanvaarding van hun subsidie-aanvraag Dit proces wordt om de 6(/3) jaar hernomen

Planlastvermindering Proces evaluatie toegekende subsidie De besturen maken hun jaarrekening op Uiterlijk op 31 juli bezorgen de besturen ABB de digitale rapportering van hun jaarrekening Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de gerealiseerde beleids-doelstellingen en actieplannen

Inhoud Concept BBC Begrippen Beleidsrapporten Digitale rapportering Planlastvermindering Implementatie

Implementatie BBC, BBC-DR en planlastdecreet worden algemeen van kracht met het boekjaar 2014 Voor welke besturen geldt BBC? Gemeenten, OCMW’s en provincies Autonome bedrijven (AGB & APB) OCMW-Verenigingen (Titel VIII, Hoofdstuk 1) Maar niet voor: Gemeentelijke/provinciale vzw’s Filialen van AGB of APB Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden ... 53 - 22-9-2018