Elektronische veiling Toepassingsgebied, verloop en juridische aandachtspunten Christof Impens Jurist afdeling Overheidsopdrachten

Kenmerken Elektronisch proces e-auction module: https://eaward.publicprocurement.be Omgekeerde veiling: deelnemers bieden ‘live’ tegen elkaar om de laagste prijs te bekomen en zo de opdracht in de wacht te slepen Geen gunningsprocedure op zich maar proces dat in een andere gunningsprocedure geïncorporeerd wordt om tot de gunning te komen L/D courant gebruik = dynamisch aankoopsysteem 22 september 2018

Wetgeving Definitie (artikel 3, 14° Wet 15.06.2006): “het zich herhalend proces langs elektronische weg, toepasselijk voor leveringen en diensten voor courant gebruik, voor de voorstelling van nieuwe, verlaagde prijzen of van nieuwe waarden voor bepaalde elementen van de offertes, dat plaatsvindt na de eerste volledige beoordeling van de offertes en hun klassering op basis van elektronische verwerking mogelijk maakt” Basisregels voor het gebruik: art. 30 Wet 15.06.2006 Plaatsingsregels: art. 130 – 135 KB Plaatsing Geen specifieke regels in de nieuwe Wet Rechtsbescherming 22 september 2018

Voorwaarden Opdrachten voor leveringen of diensten, geen werken Voor courant gebruik: Geen complexe opdrachten met intellectuele prestaties (bv. opstellen advies, architectuur,…) Office of Government Commerce: goederen of diensten die… duidelijk specificeerbaar zijn kwaliteit kan niet zomaar verlaagd worden om lagere prijs te bieden marktprijzen vrij stabiel wil bij de marktspelers om concurrentie met elkaar aan te gaan Voorbeelden: kantoormateriaal, linnengoed voor ziekenhuizen, schoonmaak, laptops,… 22 september 2018

Voorwaarden Specificaties van de opdracht moeten nauwkeurig kunnen worden bepaald Deelnemers moeten kunnen bepalen welke prijs zij kunnen bieden om aan de voorwaarden tegemoet te komen Rangorde moet in elk stadium van de veiling bepaald kunnen worden Geen te zwakke kwaliteitseisen formuleren: streven naar lagere prijs maar niet leiden tot aankoop van mindere of zelfs onvoldoende kwaliteit Transparantie: veiling mag enkel slaan op elementen die elektronisch en zonder tussenkomst en/of beoordeling van de aanbestedende dienst geëvalueerd kunnen worden  alleen kwantificeerbare en in cijfers of percentages uitdrukbare elementen 22 september 2018

Voorwaarden Slechts één gunningscriterium toegelaten: prijs  mogelijke procedures zeer beperkt: 1. Aanbesteding (open of beperkt) 2. Onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking: na ontvangst van enkel onregelmatige/onaanvaardbare  ook enkel op prijs) Percelen: moeilijkheid indien kortingen worden gebruikt, systeem moet dit ondersteunen 22 september 2018

Minicompetitie Mededinging tussen deelnemers d.m.v. elektronische veiling Raamovereenkomst: Gunning van opdrachten gesteund op de raamovereenkomst moet gebeuren o.b.v. zelfde gunningscriteria als gunning van de raamovereenkomst zelf (art. 32, tweede alinea Wet 15.06.2006)  Enkel prijs mag gebruikt worden! Ook zonder gebruik van elektronische veiling zullen waarschijnlijk gelijkaardige vragen opduiken bij het opstellen van de opdrachtdocumenten Dynamisch aankoopsysteem: ‘Precisering’ van gunningscriteria mogelijk: kunnen criteria weggelaten worden om enkel prijs te behouden? 22 september 2018

Verloop 1) Aankondiging Mogelijkheid tot gebruik van elektronische veiling opnemen  Aanvinken in beheersgegevens in e-notification Geen gemotiveerde beslissing vereist voor gebruik van elektronische veiling Opm.: wel voor eventueel gebruik van OPZB/OPMB Bij beperkte aanbesteding / OPMB: ontvangst van kandidaatstellingen, selectiebeslissing Open aanbesteding (en vereenvoudigde OPMB)  e-tendering 22 september 2018

Verloop 2) Opdrachtdocumenten Moeten volgende informatie bevatten: Zichtbare informatie voor deelnemers tijdens de veiling Relevante informatie betreffende verloop van de veiling Vereiste minimumverschillen tussen (eigen) biedingen Relevante informatie betreffende het gebruikte elektronische systeem (= e-auction)  Bekijk zeker alle opties in e-auction  Bepaal reeds in grote lijnen hoe de veiling zal verlopen (op tijd of rondes, eventuele fases, afsluitingswijze,…)  Modelbepalingen worden ter beschikking gesteld 22 september 2018

Verloop 3) Eerste volledige beoordeling van de offertes Kwalitatieve selectie (reeds gebeurd bij tweestapsprocedure) Regelmatigheid: abnormale prijzen  Minder streng? Inschrijver kan immers bedoeling hebben om tijdens de veiling meer ruimte te hebben om zijn prijs te laten zakken Rangschikken op prijs, laagste zal startwaarde van de veiling worden Geen expliciete regels in wetgeving omtrent opmaak van gemotiveerde beslissing of informatie aan inschrijvers die niet voldoen aan de kwalitatieve selectie of een onregelmatige offerte hebben ingediend Opm.: raamovereenkomst wordt gegund  wel beslissing en informatie 22 september 2018

Verloop 4) Uitnodiging tot de elektronische veiling Alle inschrijvers met regelmatige offerte die voldoen aan kwalitatieve selectiecriteria, tegelijkertijd (raamovereenkomst: opdrachtnemers) Gebeurt via de e-auction module Informatie individuele verbinding: login en paswoord komen automatisch in e-mail Informatie over precieze verloop: Datum en precieze aanvangsuur na minstens 5 dagen vanaf verzending uitnodiging Afsluitingswijze Eventueel de fases met tijdschema en afsluitingswijze  Voeg bij voorkeur een document toe met alle details en/of verwijs naar het bestek Nederland: slechts 2 dagen wachten tot veiling 22 september 2018

Verloop 5) De veiling Elk bod is bindend, zonder elektronische handtekening Laatste bod kan niet ingetrokken worden Minimumverschil met (eigen) vorig bod (zie opdrachtdocumenten)  systeem zal bod weigeren indien niet correct Anoniem, identiteit deelnemers mag nooit bekendgemaakt worden e-auction: mogelijkheid tot onderbreken veiling, mogelijkheid voor deelnemers om vragen te stellen  juridisch niets bepaald: opgelet! 22 september 2018

Verloop Zichtbare informatie voor deelnemers (opdrachtdoc.): Op elk moment: huidige positie in rangschikking Optioneel (in wetgeving voorzien): Prijzen van andere deelnemers Aantal deelnemers aan fase e-auction: 22 september 2018

Verloop Afsluitingswijze (uitnodiging) 3 mogelijkheden in wetgeving, combinatie mogelijk: datum en uur bepaalde tijd geen nieuwe (laagste) bieding meer ontvangen alle fases afgehandeld geen verplichting om alle fases te doorlopen als AO van mening is dat die geen nieuwe biedingen meer opleveren (voorwaarde: vermelden in uitnodiging en voorzien in laatste termijn voor biedingen vóór definitieve afsluiten) e-auction: De screenshot uit e-auction geeft weer dat een aantal opties verplicht zijn. Zo zal er altijd een waarde moeten ingevuld worden in de velden voor het verlengen van de veiling wanneer net vóór het einde een nieuw laagste bod wordt ontvangen. Dit is ook de werkwijze die door het Verslag aan de Koning bij het KB Plaatsing naar voren wordt geschoven. 22 september 2018

Verloop 6) Einde van de veiling Automatische klassering door het systeem Meerdere deelnemers hebben laagste bod: systeem doet loting  maar is nog niet definitief… Maak PV van veiling aan: bevat het resultaat van de veiling Gunning “op basis van het resultaat van de veiling”… Vorm en inhoud: niet geregeld, template gebruiken of eigen aanmaken Als bijlage toevoegen bij gunningsbeslissing Finaliseer de veiling: louter een laatste stap in e-auction om de veiling als definitief voltooid aan te duiden Onderhandelen: mag niet (zelfs niet bij OP) 22 september 2018

Verloop 7) Gunning Gunning “op basis van het resultaat van de veiling”  opmaak gunningsbeslissing… …maar ook opmaak gunningsverslag! Abnormale prijzen: het spel van de biedingen zou wel eens kunnen resulteren in prijzen die abnormaal laag zijn Ook 2e, 3e,… kunnen abnormaal laag zijn omdat zij mee bleven bieden Fed. wou door ‘minimum waarde van het bod’ aanduiden vanaf welk bedrag de overheid een onderzoek naar abnormale prijzen zou voeren  werkt momenteel anders: biedingen kunnen niet onder deze grens gaan  niet gebruiken 22 september 2018

Verloop Kwalitatieve selectie en regelmatigheid van offertes (zowel formeel als materieel): alle informatie opnemen voor alle inschrijvers, dus ook voor diegene die niet aan de veiling mochten deelnemen  er werd immers nog geen voorgaande gemotiveerde beslissing opgemaakt waarin de kwalitatieve selectie en regelmatigheid werden behandeld Meerdere deelnemers met zelfde laagste bod: bij onderhandelingsprocedure: toch onderhandelingen mogelijk bij aanbesteding: elektronische loting E-auction doet dit onmiddellijk na afloop van de veiling Indien door abnormale prijzen er een ‘nieuw’ laagste bod en meerdere deelnemers dit geboden hebben  zelf loting organiseren 22 september 2018

Verloop 8) Informatie 9) Wachttermijn aan alle inschrijvers Zowel deelnemers aan de veiling als inschrijvers die niet mochten meedoen Gunningsbeslissing + gunningsverslag + PV van veiling Volgens de toepasselijke regels (boven of onder 85.000 € excl. BTW) 9) Wachttermijn indien van toepassing nooit binnen raamovereenkomst 22 september 2018

Opmerkingen Elektronische veiling of niet? GB: e-Auction Readiness Tool Test-veiling organiseren om deelnemers wegwijs te maken E-auction zelf eerst testen: https://eawarddemo.publicprocurement.be Zichtbaarheid van de veiling vergroten: website, kalender,… Toekomst: mogelijks nog dit jaar reparatie-KB waarbij het wel mogelijk wordt om: Veiling te doen bij opdrachten voor werken Meerdere gunningscriteria te hanteren 22 september 2018

Pilootprojecten Denkt u eraan om de elektronische veiling te gebruiken? Wil u een raamovereenkomst gunnen aan meerdere opdrachtnemers en hen in minicompetitie brengen? (ongeacht gebruik van elektronische veiling)  De afdeling OO ondersteunt u met team (jurist, applicatiedeskundige,…) 22 september 2018