E-tendering Informatiesessie voorjaar 2010 2 Inhoud Algemene situering De uitrol: organisatorische aanpak Het juridische kader De applicatie.

Presentatie over: "E-tendering Informatiesessie voorjaar 2010 2 Inhoud Algemene situering De uitrol: organisatorische aanpak Het juridische kader De applicatie."— Transcript van de presentatie:

1

2 E-tendering Informatiesessie voorjaar 2010

3 2 Inhoud Algemene situering De uitrol: organisatorische aanpak Het juridische kader De applicatie

4 3 Situering -Wat is e-tendering -Elektronisch indienen van offerte/kandidatuur én elektronische verloop van een openingszitting -Tweede ‘front-office’ module

5 4 Situering -Beslissing VR 18 juli 2008 -Verplicht gebruik van de twee beschikbare platformen -Belangrijke wijzigingen aan de regelgeving door het KB van 29.9.2009 (grote mogelijkheden!) -Beleidsnota

6 5 Situering -Een belangrijke vereenvoudiging: -Intern -Extern -Een opportuniteit voor een ambitieus beleid

7 6 Situering -Strategie en operationalisering -Kiezen voor de elektronische procedure ! -Fasering -Opleiding -“dubbele procedure” -Kiezen voor elektronische procedure -Gebruik van “vangnetten”

8 7 Situering -Pilootprojecten (in 2009) – zie bijlage -Na evaluatie, -Richtlijnen -Verdere uitrol (2010) -Begeleiding op: -Organisatorisch vlak -Juridisch vlak -Informatica-technisch -Gebruik applicatie

9 8 Organisatorische uitrol -Evaluatie pilootprojecten -10 entiteiten (Agentschap Natuur en Bos, Aquafin, Ovam, Maritieme Toegang – MOW, De Lijn, AFM, VMSW, AWV-MOW, VREG, ALV) -Vaststellingen -Performantie en operationeel zijn van e-tendering -Elektronische offertes? -Foutmeldingen? -Verbeter- en aandachtspunten ?

10 9 ProjectInfosessieElekt. Offertes?Aantal elek?Aantal papier AQUAFINJA 41 OVAMJA 18 DE LIJNJA 8O NATUUR en BOSJA 22 AFM 1JA 111 MOW (Dep.)NeenJA23 LVNeenJA20 VREGJA 34 AWVJA 13 VMSWNeenJA17 TOTAAL39%61%

11 10 Organisatorische uitrol -Initiatieven voor de gehele VO (1) -Opleiding en training -Informatiesessie én trainingssessie -Het centrale team (e.procurement@vlaanderen.be)e.procurement@vlaanderen.be -De ondersteuning -Handleiding -Super user per entiteit -Centrale team

12 11 Organisatorische uitrol -Initiatieven voor de gehele VO (2) -Monitoring -Overleg met de federale cel e-procurement -Sensibilisering aanbestedende entiteiten -Sensibilisering bedrijfsleven

13 12 Organisatorische uitrol -Initiatieven op het niveau van de entiteit (1) -Uitbreiding takenpakket super user e- notification -Detectie bijkomende opleidings- en trainingsnoden -Checken van eventuele IT-aanpassingen -De concrete dossiers

14 13 Organisatorische uitrol -Initiatieven op het niveau van de entiteit (2) -Melding start e-tendering aan centrale team -Sensibilisering potentiële inschrijvers -De elektronische afhandeling van het dossier

15 14 Informatica-technisch -Hardware vereisten -Twee pc’s, kaartlezer, internet, (dataprojector) -Toepassingen -Browser, gebruik e-id, e-tendering -Specifieke informatie

16 e-tendering: enkele juridische aandachtspunten Jurist Bart Zoete, jurist Mathias Audenaert

17 16 Definities schriftelijke of geschreven stuk elektronisch middel 6 juli 201416

18 176 juli 201417 Online bekendmaking online elektronisch bekendmaken elektronisch ter beschikking stellen van bestekken en andere gunningsdocumenten

19 18 Gebruik van elektronische middelen mededeling, uitwisseling en opslag van informatie computervirus? elektronische correspondentie tijdens de gunningsprocedure onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

20 19 Indienen van offertes met elektronische middelen - algemeen opleggen of toestaan of verbieden vermelden in aankondiging of bestek gedeeltelijk elektronisch/papier registratie van gegevens

21 20 Indienen van offertes met elektronische middelen – voorwaarden (1) elektronische handtekening computervirus? tijdstip van ontvangst 6 juli 201420

22 21 Indienen van offertes met elektronische middelen – voorwaarden (2) tijdstip van opening toegang tot de offertes - niet voor de uiterste datum - gelijktijdig optreden - enkel voor gemachtigde personen hulpmiddelen niet discriminerend

23 22 Indienen van offertes met elektronische middelen – ‘optionele veiligheden’ dubbele elektronische zending veiligheidskopie toestaan in aankondiging of bestek

24 23 Opening van de offertes elektronische offertes aanmaak digitaal PV van opening technische moeilijkheden? 6 juli 201423

25 e-tendering: gebruik van de applicatie Marnic De Clercq

26 25 Meer informatie -Centrale team e.procurement@vlaanderen.be bart.zoete@bz.vlaanderen.be marnic.declercq@bz.vlaanderen.be mathias.audenaert@bz.vlaanderen.be johan.vansteelandt@bz.vlaanderen.be

27 26 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid

28 27

29 28

30 29 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s

31 30

32 31

33 32 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification

34 33

35 34

36 35

37 36

38 37 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden

39 38

40 39 Vervangen verantwoordelijke dossier Aankopers associëren

41 40 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering

42 41

43 42 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes

44 43

45 44

46 45

47 46

48 47

49 48

50 49

51 50 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde

52 51

53 52

54 53 Meerdere handtekeningen zijn mogelijk

55 54

56 55 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe

57 56

58 57

59 58 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar

60 59 Als er documenten zijn ingediend zijn die in deze zone zichtbaar.

61 60

62 61 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar Creatie pv van opening

63 62

64 63

65 64 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar Creatie pv van openingOpnemen ‘papieren’ offertes in pv Afsluiten pv: Tekenen met e-ID Elektronische ondertekening door e- tendering

66 65

67 66

68 67

69 68 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar Creatie pv van openingOpnemen ‘papieren’ offertes in pv Afsluiten pv: Tekenen met e-ID Elektronische ondertekening door e- tendering Afsluitingsfase Downloaden offertes

70 69

71 70

72 71 E-Tendering Registratie Aanbestedende overheid Leverancier s Aanbestedende overheid Pre-openingsfase Aanvinken e-tendering in e-notification Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen Geassocieerde aankopers aanduiden Aanpassen parameters in e-tendering Leveranciers Deponeren offertes Tekenen met E-ID door gemandateerde Opening Openen volgens ‘four- eyes’ principe Ingediende offertes zijn zichtbaar Creatie pv van openingOpnemen ‘papieren’ offertes in pv Afsluiten pv: Tekenen met e-ID Elektronische ondertekening door e- tendering Afsluitingsfase Downloaden offertes Archiveren dossier

73 72

74 73

75 74

76 75 Enkel proces verbaal van opening is nog beschikbaar

77 76 Samenvatting: te ondernemen stappen om een opdracht elektronisch te openen Elektronische opening opdracht Inloggen met e-ID in E-not om te publiceren Aanvinken e-tendering in e-notification Aanbestedende overheid Registratie in e-tendering openbare aankopers Aanpassen parameters in e-tendering door dossierverantwoordelijke Associëren aankopers in e-tendering door dossierverantwoordelijke Leverancier Registratie in e- tendering Deponeren offertes Openen opdracht in e-tendering door geassocieerde aankopers Aanmaken elektronisch pv van opening Toevoegen ‘papieren offertes’ Elektronische ondertekening pv van opening Door aanbestedende overheid met E-ID Door de toepassing e-tendering Downloaden alle documenten Archiveren opdracht door dossierverantwoordelijke

78 77 www.publicprocurement.be Demo