Werkgeversmiddagen BBZ Werken in België

Algemeenheden 3 belangrijke vragen bij tewerkstelling van werknemers in het België Welk arbeidsrecht is van toepassing ? Welk sociale zekerheidsrecht is van toepassing ? In hoofdzaak geregeld door EV 883/2004 (en EV 465/2012) Zal er in de meerderheid van de gevallen toe leiden dat slechts één stelsel van toepassing is, zelfs wanneer in meerdere landen wordt gewerkt Goed hulpmiddel : stroomschema belastingdienst Welk belastingrecht is van toepassing ? Geregeld door dubbelbelastingverdragen die tussen 2 landen zijn gesloten Kan ertoe leiden dat in meerdere landen belasting moet worden betaald Belangrijk : dubbelbelastingverdragen wijzen slechts heffingsrecht toe aan een bepaald land maar zijn geen bron van belastingrecht

Algemeenheden Eenmaal is geweten in welk land (of landen) belastingen moet worden betaald en in welk land sociale zekerheidspremies, is ook geweten hoe de loonadministratie moet worden gevoerd. Essentie van payroll is immers het correct berekenen en afdragen van sociale zekerheidspremies en belastingen. Belangrijk : eerst bepalen waar een werknemer sociaal verzekerd is en waar hij belastingen moet betalen en pas dan de payroll organiseren en niet omgekeerd. Voorbeeld : Een Nederlands werkgever laat een Nederlands werknemer volledig in België werken zonder dat er sprake is van detachering => deze werknemer zal in België sociaal verzekerd zijn => payroll moet op die manier gevoerd worden En dus niet : werkgever voert een Nederlandse payroll (afdracht van premies in Nederland) => dus de werknemer is in Nederland sociaal verzekerd

Meest voorkomende situaties Situatie 1 : Een Nederlands werkgever stuurt een Nederlands werknemer naar België om aldaar fulltime te gaan werken Sociale zekerheid Werknemer is gedetacheerd (met A1 verklaring) : zal in Nederland sociaal verzekerd zijn Kan voor maximaal 24 maanden (soms verlengbaar tot 5 jaar) Belangrijke voorwaarde : moet voorafgaand in Nederland sociaal verzekerd zijn Werknemer is niet gedetacheerd : zal in België sociaal verzekerd zijn Belastingen Werknemer zal over zijn loon belastingen moeten betalen in België (Belasting der Niet Inwoners)

Meest voorkomende situaties Gevolgen op vlak van de payroll De werknemer zal steeds belastingen moeten betalen in België (type BNI) Limosa meldingsplicht in België (https://www.socialsecurity.be/foreign/nl/employer_limosa/home.html) Indien de Nederlandse sociale zekerheid (bij detachering) van toepassing is moet worden opgelet dat de loonheffing correct wordt berekend. Er mag geen loonbelasting worden berekend. Indien de Belgische sociale zekerheid van toepassing is : - verplichte afdracht van RSZ premies (werkgevers- en werknemerspremies) - aanvraag RSZ nummer - verplichte afsluiting verzekering arbeidsongevallen Bij detachering : let erop dat een geldige A1 verklaring voorhanden is (gevaar op retro actieve afdrachten in België achteraf die niet op de werknemer kunnen worden verhaald)

Meest voorkomende situaties Situatie 2 : Een Nederlands werkgever stuurt een Nederlands werknemer naar België. Deze werkt deels in België en deels in Nederland. De werkgever heeft geen vestiging of vaste inrichting in België Sociale zekerheid Cfr. stroomschema Nederlandse belastingdienst Er wordt substantieel (meer dan 25%) gewerkt in Nederland : Nederland (woonland) Er wordt niet substantieel gewerkt in Nederland : Nederland (zetelland werkgever) Belastingen Enkel belastingen te betalen in België indien binnen een periode van 12 maanden meer dan 183 dagen wordt verbleven in België (toepassing van de zgn. “183 dagen regel”) In dat geval uitsluitend belastingen te betalen over het inkomen dat betrekking heeft op de werkzaamheden in België (restant blijft belast in Nederland) (= salary-split situatie) In het andere geval : volledig inkomen blijft belast in Nederland (ook al wordt gedeeltelijk in België gewerkt)

Meest voorkomende situaties Gevolgen op vlak van de payroll Er moeten steeds sociale zekerheidspremies worden berekend in Nederland en dit over het volledig salaris (voor de sociale zekerheid is er geen split) Bij gedeeltelijke belastingplicht in België bestaat er in hoofde van de werkgever geen inhoudingsplicht in België. De werknemer kan aan zijn belastingplicht voldoen op aangiftebasis (geen payroll te voeren in België) Indien geen payroll gevoerd wordt in België, is het niet altijd eenvoudig om het Belgisch belastbaar inkomen te bepalen (op te nemen in de aangifte)

Meest voorkomende situaties Situatie 3 : Een Nederlands werkgever stuurt een Nederlands werknemer naar België. Deze werkt deels in België en deels in Nederland. De werkgever heeft een vestiging of vaste inrichting in België (die loonkosten ten laste neemt) Sociale zekerheid Cfr. stroomschema Nederlandse belastingdienst Er wordt substantieel (meer dan 25%) gewerkt in Nederland : Nederland (woonland) Er wordt minder dan 25% gewerkt in Nederland : België (“andere” lidstaat) Belastingen Steeds belastingen te betalen in België (ook al wordt daar minder dan 183 dagen gewerkt) Uitsluitend belastingen te betalen over het inkomen dat betrekking heeft op Belgische werkzaamheden Belangrijk dus : bij een vestiging of vaste inrichting speelt de 183 dagen regel dus NIET

Meest voorkomende situaties Gevolgen op vlak van de payroll Inhoudingsplicht voor de werkgever in België (afdracht bedrijfsvoorheffing) Eventueel ook afdracht sociale zekerheidspremies in België => steeds een payroll te voeren in België In Nederland : afdracht loonbelasting al dan niet in combinatie met sociale zekerheidspremies => steeds payroll te voeren in Nederland => voor één en dezelfde werknemer moet zowel in België als Nederland een payroll worden gevoerd

Meest voorkomende situaties Situatie 4 : Een Nederlands werkgever werft een Belgisch werknemer aan. Deze werkt in België en deels in Nederland Sociale zekerheid Cfr. stroomschema Nederlandse belastingdienst Er wordt substantieel (meer dan 25%) gewerkt in België : België (woonland) Er wordt minder dan 25% gewerkt in België : Nederland (zetelland werkgever) Belastingen Steeds belastingen te betalen in Nederland (ook al wordt daar minder dan 183 dagen gewerkt) Uitsluitend belastingen te betalen over het inkomen dat betrekking heeft op werkzaamheden in Nederland Het restant wordt in België belast

De loonstrook in België en bruto > netto traject Belgische sociale zekerheid en belastingen bruto loon (voorafgaand te bepalen wat tot het bruto loon behoort) - Belgische RSZ werknemerspremie (13,07% over bruto loon) (geen loongrens) + bijtelling firmawagen (zie TOPIC later) --------------------------------------------- belastbaar loon - bedrijfsvoorheffing + eventuele onkostenvergoeding (zie TOPIC later) - eigen bijdrage maaltijdcheques (facultatief) (zie TOPIC later) - bijtelling firmawagen - werknemersbijdrage groepsverzekering (facultatief) - bijzondere bijdrage sociale zekerheid GEEFT : uit te betalen netto loon

De loonstrook in België en bruto > netto traject Opvallende verschillen met Nederland : Sociale zekerheidspremies en belastingen afzonderlijk berekend en afgedragen (in Nederland gezamenlijk onder de component “loonheffing”) Geen loongrens voor berekening sociale zekerheidspremies Eigen bijdrage groepsverzekering (aanvullend pensioen) wordt in mindering gebracht van het netto loon (in Nederland van het bruto loon) Loonkostcalculatie : Berekening jaarloon : = maandloon x 13,92 Berekening loonkost : jaarloon x (ca.) 1,32

De loonstrook in België en bruto > netto traject Nederlandse sociale zekerheid en belastingen in België en Nederland (salary- split) Waar op te letten voor een correcte loonverwerking in België en Nederland ? Nederlandse sociale zekerheidspremies moeten berekend worden over het volledig loon (mits toepassing loongrens) Basis voor belastingberekening België is het “bruto belastbaar loon” = bruto loon België verminderd met de Nederlandse sociale zekerheidspremies die hier “pro rata” op drukken Correcte berekening van het netto loon Nederland en netto loon België

De loonstrook in België en bruto > netto traject Voorbeeldverwerking totaal bruto loon : € 5.580,53 bruto loon Nederland : € 2.228,37 bruto loon België : € 3.352,16 bruto belastbaar loon België : € 2.977,18 (= 3.352,00 – 374,98) wordt overgenomen op Belgische strook totaal netto loon : € 3.489,18 (= 1.425,78 +2.063,40)

De loonstrook in België en bruto > netto traject Belgische sociale zekerheid en belastingen in België en Nederland Waar op te letten voor een correcte verwerking Voor de Nederlandse belastingberekening is de Belgische RSZ werknemerspremie (totaal 13,07%) slechts gedeeltelijk aftrekbaar : - het aftrekbaar deel bedraagt 73% van de premie (oftewel 9,54% van het bruto loon) - het niet aftrekbaar deel bedraagt 27% van de premie (oftewel 3,53% van het bruto loon) Voor de Nederlandse belastingberekening is de “Bijzondere bijdrage sociale zekerheid” slecht gedeeltelijk aftrekbaar : - het aftrekbaar deel bedraagt 73% van de premie - het niet aftrekbaar deel bedraagt 27% van de premie Meest voorkomende fouten : - het niet aftrekbaar deel wordt niet meegenomen op de strook (te hoog netto loon) - er worden Premies berekend in Nederland (verkeerde tabel)

De loonstrook in België en bruto > netto traject Voorbeeldverwerking : Bruto loon België : € 4.217,90 Bruto loon Nederland : € 2.803,88 Netto loon België : € 2.393,38 Netto loon Nederland : € 2.167,16

De Belgische jaaropgaaf (fiche 281.10) Voorbeeld fiche 281.10 Burgerlijke staat vermelden + gezinsleden ten laste => heeft een invloed op de belastingberekening Belangrijkste rubriek = code 250 : “bruto belastbaar loon” Ingehouden bedrijfsvoorheffing : code 286 Aangifte BNI of PB Bedragen over te nemen in respectievelijke codes van vak IV Vrij te stellen inkomen uit Nederland : mee te nemen onder code 1250 en te vermelden onder rubriek O.2

Topic : de firmawagen Principe : wanneer een firmawagen privé mag gebruikt worden, dient een belastbaar voordeel te worden berekend. Verschil met Nederland : woon-werkverkeer zijn privé kilometers Formule berekening voordeel : cataloguswaarde x (CO2 coëfficient) x 6/7 - cataloguswaarde = nieuwwaarde bij verkoop aan particulier, inclusief opties en BTW, exclusief korting - CO2 coëfficiënt is afhankelijk van de CO2 uitstoot - voor tweedehandswagens wordt een correctiecoëfficiënt volgens ouderdom toegepast - minimumvoordeel : € 1.260,00 (aanslagjaar 2017) - eigen bijdrage werknemer mag in mindering worden gebracht Site : www.voordeelalleaardberekenen.be

Topic : onkostenvergoedingen 3 systemen van terugbetaling 1. Voor het werkelijk bedrag Op basis van bewijsstukken (facturen, rekeningen) die het bedrag en de aard aantonen + privé uitgave Nadeel : zware en administratieve boekhoudkundige last Formaliteit : te vermelden op fiche 281.10 : “ja op basis van bewijsstukken” Sanctie : belast al voordeel van alle aard 2. Op basis van forfait buiten ernstige normen Vast maandelijks bedrag dat niet belast wordt bij de werknemer Er wordt wel verondersteld dat de vergoeding werkelijke kosten dekt Bedrag varieert alnaargelang belang van de functie Formaliteit : daadwerkelijke bedrag vermelden op fiche 281.10 Voorbeelden : Kosten thuiskantoor : van 28,00 tot 125,00 eur Secundaire autokosten (firmawagen) : van 30,00 tot 100,00 eur Liberaliteiten (fooien, steunkaarten, vestiaire etc) : van 5 tot 40,00 eur

Topic : onkostenvergoedingen 3. Op basis van forfait op basis van ernstige normen Kilometervergoeding Bedrag jaarlijks vastgesteld op per 01/07 Vanaf 01/07/2016 : 0,3363 EUR Hoger bedrag kan indien bedrag overeenstemt met gemiddelde kostprijs per km Formaliteit : te vermelden op fiche 281.10 “ja op basis van ernstige normen” Binnenlandse dienstreizen Vergoed kosten van eten en drinken onderweg op Belgisch grondgebied Geldt niet indien meer dan 40 dagen / jaar op zelfde plaats wordt gewerkt Bedragen : - meer dan 8 uur : 19,22 EUR / dag - meer dan 5 en minder dan 8 uur : 3,82 EUR / dag - ononderbroken duur van minder dan 8 en meer dan 5 met 13e en 14e uur : 19,22 EUR / dag Dienstreis en duurtijd moet effectief aangetoond worden (timesheets) maar niet de onkosten

Topic : onkostenvergoedingen Buitenlandse dienstreizen Begrip buitenlandse dienstreis : - iedere volledige dag van afwezigheid tussen 2 overnachtingen ter plaatse - dag met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met afwezigheid van min. 10 uur - dag van vertrek en terugkeer : slechts 50% van de vergoeding (tenzij > 10 uur) - reizen over verschillende landen : land overnachting is bepalend voor de dag nadien Welke kosten worden de bedragen geacht te omvatten : - kosten van maaltijden en andere kleine uitgaven (ook van klein vervoer) - niet : hotelkosten en reiskosten (mogen afzonderlijk worden gedeclareerd) - bedragen worden forfaitair verminderd indien de werkgever maaltijdkosten betaald Welke bedragen : - dienstreizen naar het buitenland voor maximum 30 dagen : zie cat. 1 landenlijst (voorbeeld : Nederland 93,00 eur, Duitsland 93,00 eur) - dienstreizen naar het buitenland voor meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen : zie cat. 2 landenlijst

Topic : maaltijdcheques = cheques die kunnen gebruikt worden voor aankoop voeding of in restaurants Onder bepaalde voorwaarden vrij van sociale zekerheidspremies en belastingen : Toekenning opgenomen in CAO of individuele overeenkomst 1 cheque per effectief gepresteerde werkdag Afgeleverd op naam van de werk Maximale werkgeverstussenkomst :6,91 EUR / cheque Minimale werknemerstussenkomst : 1,09 EUR / cheque Bij toekenning cheques voor Nederlandse werkdagen in salary-split situaties dient de werkgeversbijdrage bij het belastbaar loon te worden geteld

Vragen ? Hebt u vragen, opmerkingen of nood aan info ivm. Loonadministratie in België ? WWW.Interfisc.eu Dirk Laruelle Dirk.Laruelle@interfisc.be Dank voor u aandacht !