HR Specialistennetwerk Personeelsadministratie 22 juni 2017

Agenda VPS-wijzigingen Ontwerpbesluit wat betreft het optimalisatietraject functieclassificatie, geldelijke bepalingen, en andere bepalingen – afstemming HR Specialisten Ontwerpbesluit wat betreft de rationalisatie van de verlofstelsels – stand van zaken Varia Personeelpunt – upgrade Core HR Toelichting van ‘opportuniteiten van Vlimpers’ en stappenplan voor de komende releases Vlimpers (Core HR) Toelichting van de resultaten van een oefening rond ‘communiceren over veranderingen in dienstverlening en systeem’ – afstemming

VPS-wijzigingen

Ontwerpbesluit optimalisatietraject functieclassificatie, geldelijke bepalingen, en andere bepalingen

Implementatie optimalisatietraject fucla Optimalisering instrumenten: nieuwe functieniveaumatrix (vervanging bijlage 13 bij VPS) de functiefamilies ‘beleidsondersteunend’ en ‘beleidsthemabeheerder’ worden samengevoegd tot een nieuwe functiefamilie ‘beleidsfuncties’ de functiefamilie ‘gespecialiseerd uitvoerend’ verandert van naam en wordt ‘themaspecialist’; in de functiefamilie ‘controle en audit’ kunnen voortaan ook functies ingedeeld worden in de functieklasse 15; in de functiefamilie ‘dossierbeheerder externe aanvragen’ kunnen voortaan ook functies ingedeeld worden in de functieklasse 16; in de functiefamilie ‘klantenadviserend’ kunnen voortaan ook functies ingedeeld worden in de functieklassen 12 en 13; Aanpassing van de ‘geïmpacteerde’ fucla-bepalingen VPS

Implementatie optimalisatietraject fucla Optimalisering instrumenten: nieuwe functieniveaumatrix (vervanging bijlage 13 bij VPS) in de functiefamilie ‘themaspecialist’ kunnen voortaan ook functies ingedeeld worden in de functieklasse 11; Aanpassing begrippen: ‘functiefamilieniveau’ wordt ‘functieklasse’; ‘functieniveaumatrix’ wordt ‘functiematrix’ Vervroegde toepassing geoptimaliseerde instrumenten met ingang van datum 1e PG (14/07/2017) Geoptimaliseerde processen (zie verder): ten vroegste vanaf 2e PG (d.w.z. na onderhandeling in Sectorcomité)

Implementatie optimalisatietraject fucla Vereenvoudiging interne beroepsprocedure (artikel I 4ter VPS) 2 fasen -> 1 fase verlenging termijnen INTERN BEROEP (na validatie wegingsresultaat ) niet akkoord met functiebeschrijving, functiefamilie en/of functieklasse binnen 30 kalenderdagen na bekendmaking, vragen gehoord te worden door validatiecomité anders samengesteld validatiecomité formuleert voorstel van beslissing over functiebeschrijving, functiefamilie en functieklasse binnen 30 kalenderdagen leidend ambtenaar beslist in beroep over functiebeschrijving, functiefamilie en functieklasse binnen 15 kalenderdagen (op voorstel validatiecomité) de interne beroepsprocedure, die thans opgedeeld is in 2 fasen, wordt vervangen door een beroepsmogelijkheid in 1 fase, waarbij de functiehouder nog steeds intern in beroep kan gaan tegen dezelfde elementen in het wegingsdossier (functiebeschrijving, functiefamilie en functieklasse): 2 fasen (1° hoorrecht bij VC anders samengesteld over fube en/of fufa, dwz vóór validatie wegingsresultaat, 2° overlegperiode + intern beroep bij LA over wegingsresultaat) 1 fase (hoorrecht bij VC anders samengesteld over fube/fufa/fukla, dat een voorstel voor beslissing aanlevert aan de LA die vervolgens beslist in intern beroep over de fube/fufa/fukla) De bestaande interne beroepsprocedure in 2 fasen blijkt in de praktijk moeilijk toepasbaar. De beroepsprocedure gaat er van uit dat er eerst overeenstemming gezocht wordt over de functiebeschrijving en de functiefamilie. In fase 1 van de interne beroepsprocedure kan de functiehouder tegen deze elementen beroep aantekenen. Vervolgens wordt de functie gewogen en krijgt de functiehouder in de 2de fase van de interne beroepsprocedure de mogelijkheid om tegen het wegingsresultaat (functieklasse) in beroep te gaan. In de praktijk is het echter niet mogelijk om een functiebeschrijving op te maken zonder de functie reeds gewogen te hebben. Het competentieprofiel dat deel uitmaakt van de functiebeschrijving is immers het resultaat van de functieweging en ook bepaalde resultaatgebieden zijn het gevolg van de keuze van een bepaalde waarde van een indelingscriterium. We stellen dan ook voor interne beroepsprocedure in 1 fase te voeren. Niet met de bedoeling om de rechten van de medewerkers te beknotten maar wel om de procedure efficiënter en vooral logischer te laten verlopen.

Implementatie optimalisatietraject fucla Weging niet toewijsbare functies gedefinieerd in artikel I 2, 22° VPS tot op heden uit de scope van de functieclassificatie gehouden door een ‘centrale wegingscommissie’ (gedefinieerd in nieuw punt 29° van artikel I 2 VPS) die vervolgens een gemotiveerd advies betekent aan de LA van de betrokken entiteit, die het wegingsresultaat valideert of motiveert waarom hij desgevallend het advies van de centrale wegingscommissie niet volgt zelfde interne en externe beroepsmogelijkheden

Implementatie optimalisatietraject fucla Weging middenkaderfuncties: ‘middenkader’ = management- en projectleidersfuncties van N-1 niveau zoals bepaald in deel V, titel 3 VPS validatie door LA i.p.v. door voorzitter van het managementorgaan van het beleidsdomein het managementorgaan van het beleidsdomein blijft wel het intern beroepsorgaan (om redenen van kalibratie)

Geldelijke bepalingen Opname omzendbrief geldelijke anciënniteit (DVO/BZ/P&O/2010/2) in VPS Inbedding bestaande regeling in artikel VII 2 tot en met VII 2sexies VPS (deregulering, verordenende OMZ) Vereenvoudiging/verduidelijking/actualisering huidige teksten Verankering vergoeding PTOW in VPS tenlasteneming kostprijs internet of forfaitaire vergoeding gebruik eigen internetverbinding (max. 20€/m) Vereenvoudiging: de vaak te prozaïsche en uitgebreide teksten van de omzendbrief omzetten in meer kernachtige bepalingen (met verdere duiding in de toelichting VPS) om in die zin administratief te vereenvoudigen/dereguleren Verduidelijking: een aantal zaken die onvoldoende helder geformuleerd zijn – en waar we vaak vragen over krijgen – duidelijker afgebakend, zoals bv: definities ‘openbare diensten’, ‘prestaties in het onderwijs’, gelijkstellingen met ‘werkelijke diensten’,…; op welke sleutelmomenten in de loopbaan ervaring in de privé-sector of als zelfstandige kan worden gevaloriseerd. Actualisering: overgangsregelingen of specifieke regelingen (bv. voor knelpuntfuncties), die niet meer van toepassing of zonder voorwerp zijn, worden geschrapt. Ook het wegvallen van het plafond (20j) voor de valorisatie van privé-ervaring voor alle functies (cf. BVR 27 januari 2017) wordt hierin meegenomen

Andere wijzigingen Uitbreiding herplaatsing contractuelen : ook indien arbeidsovereenkomst onbepaalde duur en in re- integratietraject volgens KB Gezondheidstoezicht Selectiekwaliteitscomité : van toezichthoudende rol naar adviserende rol verduidelijking rekenregel administratieve anciënniteiten: bij voltijdse onderbreking van de loopbaan kunnen gedeelten van maanden opgespaard worden tot ze een volledige maand bedragen (integratie van de interpretatie bij artikel VI 10 in het VPS) Bevordering: groepering en verduidelijking van enerzijds de voorwaarden voor deelname aan de procedure en anderzijds de bevorderingsvoorwaarden

Regelgevend traject - timing Akkoord minister/adviesaanvraag IF (6 juni 2017) Advies IF bekomen op 19 juni 2017 Aanvraag begrotingsakkoord Doel: 1e principiële goedkeuring 14/7 (laatste ministerraad vóór zomerreces) vervroegde toepassing wijzigingen die betrekking hebben op het geactualiseerde instrumentarium (o.a. nieuwe functiematrix) -> Definitieve goedkeuring vóór eind 2017 NB: voortgangsrapportering wijzigend besluiten VPS op website https://overheid.vlaanderen.be/voortgangsrapportering- lopende-vps-wijzigingen

Wijzigingsvoorstellen met budgettaire impact (uit ontwerp BVR gehaald) Uitbreiding fietsvergoeding naar speed pedelec: kunnen entiteiten een inschatting maken van de bugettaire meerkost hiervan? (speed pedelec zal gebruikt worden voor grotere afstanden): Hoeveel personeelsleden gaan speed pedelec gebruiken? Voor welke afstanden? Vb. berekening: 15 d/m x (30km x 2) x 0,21 = € 189 /m of € 2.268 / jaar

Wijzigingsvoorstellen met budgettaire impact (uit ontwerp BVR gehaald) Wijziging tegemoetkoming woon-werkverplaatsing met eigen wagen voor personeelsleden met een handicap (art. VII 104 VPS) Huidige regeling Parkeerkaart voor persoon met een handicap = tegemoetkoming gelijk aan 2e klas treinabonnement over dezelfde afstand Vlaamse ondersteuningspremie + integratieprotocol = tegemoetkoming gelijk aan 1e klas treinabonnement over dezelfde afstand Voorstel VPS-wijziging Personeelslid met een handicap of chronische ziekte + integratieprotocol = tegemoetkoming gelijk aan 2e klas treinabonnement over dezelfde afstand Budgettaire impact Entiteit: doelgroep verruimt, kosten beperkt tot 2e klas maandabonnement Dienst Diversiteitsbeleid (budget TOM): vult aan tot 1e klas maandabonnement Personeelslid: ontvangt equivalent 1e klas maandabonnement Toelichting (met nadruk op budgettaire impact voor de entiteiten) door Christina Vogt, Dienst Diversiteitsbeleid

Wijzigingsvoorstellen met budgettaire impact (uit ontwerp BVR gehaald) Vergoedingen, toelagen, sociale voordelen: is het noodzakelijk/proportioneel om huidige termijnen van orde voor aanvraag te vervangen door vervaltermijnen? Of anders gezegd: hoe groot is het probleem? Zowel qua aantal dossiers als qua impact op systemen als qua problemen inzake budgetbeheersing Belangrijkste verschilpunten termijn van orde, verjaringstermijn, vervaltermijn: Termijn van orde Noodzakelijk voor efficiënte afhandeling Beoogt door concrete afspraken de processen te stroomlijnen Niet-naleving heeft geen directe rechtsgevolgen; wat niet wil zeggen dat deze termijnen volledig vrijblijvend zijn Aanleiding = case DWVG tegemoetkoming moeilijk bereikbare werkplaatsen (Katrien De Meyer): “wat is de zin van een termijn van orde indien de lijnmanager deze niet kan afdwingen”, d.w.z. effectief betaling weigeren indien aanvraag niet tijdig ingediend (ook al voldoet men aan de inhoudelijke toekenningsvoorwaarden)? Verschilpunten: zowel qua finaliteit als qua rechtsgevolgen

Wijzigingsvoorstellen met budgettaire impact (uit ontwerp BVR gehaald) Vergoedingen, toelagen, sociale voordelen: is het noodzakelijk/proportioneel om huidige termijnen van orde voor aanvraag te vervangen door vervaltermijnen? Verjaringstermijn Bevordert de rechtszekerheid = 5 jaar voor achterstallige wedden en periodiek betaalbare vergoedingen, toelagen, e.d. Kan bevrijdend of verkrijgend zijn Kan worden gestuit of geschorst Overschrijding doet rechtsvordering teniet gaan, maar laat recht zelf onverlet Verjaring moet worden ingeroepen (niet ambtshalve op te werpen door rechter)

Wijzigingsvoorstellen met budgettaire impact (uit ontwerp BVR gehaald) Vergoedingen, toelagen, sociale voordelen: is het noodzakelijk/proportioneel om huidige termijnen van orde voor aanvraag te vervangen door vervaltermijnen? Vervaltermijn Is meest dwingend van aard/heeft ‘sterkste’ werking Niet- naleving = verval van het recht zelf Kan niet worden gestuit Door de rechter ambtshalve ingeroepen Men kan geen afstand doen van verval van het recht NB: vergt wijziging VPS, problemen met vakorganisaties NB: het loutere feit dat een termijn wordt ingeschreven in een BVR (VPS) i.p.v. in een omzendbrief/dienstorder betekent niet dat deze termijn automatisch is voorgeschreven op straffe van verval van het recht (dit zal uitdrukkelijk moeten worden vermeld indien dit de bedoeling wordt).

Ontwerpbesluit wat betreft de rationalisatie van de verlofstelsels

Stand van zaken Principiële goedkeuring Vlaamse Regering: 28 april 2017 Onderhandelingen met de vakorganisaties (22/5 en 19/6): Resultaat: Overeenstemming over alle bepalingen m.u.v. één artikel (zie hierna) Ontwerp is, behoudens enkele technische aanpassingen vergelijkbaar aan de door de VR goedgekeurde versie Één inhoudelijke toevoeging: In uitvoering van de Wet Peeters die rechtstreekse werking heeft en waaruit personeelsleden rechten kunnen putten, zal er m.b.t. het federale palliatief verlof een extra maand verlof kunnen worden toegekend Nu 1 maand verlengbaar met 1 maand; Na wijziging VPS 1 maand en tweemaal verlengbaar met 1 maand

Stand van zaken Openstaand knelpunt Verlof voor deeltijdse prestaties (VDP) kan in geval het verlof een recht is op dit moment voor meer dan 12 maanden worden aangevraagd; Vaststelling: VDP thans vaak voor meer dan twaalf maanden aangevraagd: Reden: veilig stellen van de bonus na 31.12.17 Want vanaf 1.1.18 wordt de bonus en de rechthebbende categorieën drastisch hervormd Voorstel van bepaling in het ontwerp VDP dat vóór 1.1.18 is aangevraagd, kan tot de einddatum verderlopen; De salarisbonus die gekoppeld is aan VDP dat gestart is voor 1.1.18 stopt alleszins op 31.12.18

Stand van zaken Vakorganisaties gaan niet akkoord met een stopzetting van de oude salarisbonus op 31.12.18 Vakorganisaties vragen naast de verderzetting van het verlof, ook de verderzetting van de salarisbonus tot de einddatum van het verlof Ingaan op deze vraag kan voor de entiteiten een budgettaire impact hebben Via de HR-BP’s werd de mening van de entiteiten gevraagd; Ook werd het standpunt gevraagd over de volgende mogelijke overgangsmaatregel: Met ingang van 1.8.17 wordt in het VPS een maximum aanvraagtermijn van 12 maanden opgenomen. Hierdoor zal VDP vanaf 1.8.17 nooit met meer dan een jaar kunnen worden aangevraagd en wordt de impact van de vraag van de vakorganisaties in zekere zin gemilderd.

Vervolgtraject Afsluiten onderhandelingen op 3 juli 2017 Tweede principiële goedkeuring voor het zomerreces (laatste VR: 14/7/2017) Aanvraag advies Raad van State; Definitieve goedkeuring september 2017 Inwerkingtreding: 1.1.18 Uitzondering VDP chronische ziekte Nadere toelichting over de inhoud tijdens het netwerk van 21 november (let op: dit is een nieuwe datum !)

Generiek toetsingskader Vooruitzicht op een akkoord Het na onderhandeling voorliggend kader verschilt inhoudelijk slechts op één punt van de versie waarover het voorzitterscollege zijn fiat gaf het toetsingskader zal niet moeten worden toegepast als het gestandaardiseerd gunstverlof voor minder dan een maand wordt aangevraagd. In het voorstel dat werd voorgelegd aan het VZC was er enkel sprake van de niet – toepassing in geval van de opname van het verlof met losse dagen Gemotiveerde aanvraag Advies HRBP Aanvullende elementen Niet toegepast indien generiek gunstverloven worden aangevraagd voor minder dan 1 maand

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen Voorstel werd voorgelegd op het netwerk van 23 maart 2017 Input gevraagd aan de leden tegen 7 april 2017. 13 entiteiten bezorgden hun opmerkingen over het voorstel, waarvoor dank! Rekening houdend met de opmerkingen werd er een aangepast voorstel opgemaakt Dit voorstel werd besproken op het sectorcomité van 19 juni 2017

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen Wat blijkt uit jullie input? Eénzelfde aanvraagtermijn voor alle langdurige verloven Een vaste aanvraagtermijn voor de losse dagen onbetaald verlof, ongeacht het aantal dagen dat wordt aangevraagd Geen specifieke aanvraagtermijn voor jaarlijks verlof. Jaarlijks verlof moet wel vooraf aangevraagd en goedgekeurd worden door de leidinggevende Elke entiteit beslist zelf of er hiervoor een intern afsprakenkader dient opgesteld te worden Uitzondering: bij een langere periode jaarlijks verlof (> 1 maand, bv. opname opgespaard vakantieverlof) wordt wel een aanvraagtermijn voorzien (omwille van impact op de werking van de dienst)

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen Aanvraagtermijn van 1 maand voor verloven voor opdracht Uitzondering: verlof om ambt uit te oefenen op kabinet en verlof voor opdracht bij een erkende politieke groep waar de aanvraagtermijn wordt bepaald in overleg met de lijnmanager (omdat bij deze verloven meestal heel kort op de bal moet gespeeld worden) Alle verloven moeten opzegbaar zijn Ook losse dagen onbetaald verlof (bv. reden waarvoor het verlof werd aangevraagd is ondertussen weggevallen) Bij langdurige verloven: opzegtermijn van 1 maand (omwille van vervanging, regeling overdracht, terugkeer PL faciliteren) Regeling RVA voor de opzeg van medisch bijstandsverlof en palliatief verlof

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen Type verlof Aanvraagtermijn Opzegtermijn Verlof voor deeltijdse prestaties Minstens 1 maand voor aanvang 1 maand Zorgkrediet Ouderschapsverlof Medisch bijstandsverlof Geen aanvraagtermijn – verlof gaat onmiddellijk in Opzegbaar – geen opzeggingstermijn bepaald (cfr. regeling RVA) Palliatief verlof Jaarlijks verlof Moet vooraf aangevraagd en goedgekeurd zijn Voor verlof > 1 maand geldt een aanvraagtermijn van 2 maand Opzegbaar mits voorafgaandelijke verwittiging. Termijn overeen te komen met het lijnmanagement.

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen Type verlof Aanvraagtermijn Opzegtermijn Onbetaald verlof (20 werkdagen) Minstens 2 weken voor aanvang Opzegbaar mits voorafgaandelijke verwittiging. Termijn overeen te komen met het lijnmanagement. Onbetaald verlof (ambtenaar/contractueel) Minstens 1 maand voor aanvang 1 maand Gestandaardiseerd gunstverlof 1 maand bij langere periodes Losse dagen zijn opzegbaar mits voorafgaandelijke verwittiging Verlof voor opdracht (kabinet) Aanvraagtermijn te bepalen in overleg met de lijnmanager Opzegbaar, geen opzeggingstermijn bepaald noch bij opzegging door de minister, noch bij opzegging door het personeelslid

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen Type verlof Aanvraagtermijn Opzegtermijn Verlof voor opdracht (algemeen belang) Minstens 1 maand voor aanvang Geen opzeggingstermijn bij opzegging door de minister (cfr. VPS art. X53) 1 maand op initiatief van het personeelslid, tenzij hij met het lijnmanagement een kortere termijn overeenkomt Verlof voor opdracht (erkende politieke groep) Aanvraagtermijn te bepalen in overleg met de lijnmanager Geen opzeggingstermijn bij opzegging door de functionele minister op voorwaarde dat er dienstredenen zijn

Voorstel aanvraag- en opzegtermijnen Type verlof Aanvraagtermijn Opzegtermijn Verlof voor opdracht (terbeschikkingstelling Koning(in)/Prins(es) Minstens 1 maand voor aanvang Geen opzeggingstermijn bij opzegging door de Koning(in)/Prins(es) 1 maand op initiatief van het personeelslid, tenzij hij met het lijnmanagement een kortere termijn overeenkomt Verlof voor pleegzorgen Minstens 2 weken voor aanvang (cfr. arbeidsovereenkomstenwet) Opzegbaar mits voorafgaandelijke verwittiging

Stand van zaken Opmerkingen vakorganisaties: toevoegen dat aanvraag- en opzegtermijnen in overleg met de leidend ambtenaar kunnen worden ingekort vraag dat wordt opgenomen binnen welke termijn de leidend ambtenaar moet reageren bij zorgkrediet onderscheid maken naargelang motief voor pleegzorgverlof zou de termijn korter dan 2 weken moeten zijn aanvraagtermijn van 2 maand voor jaarlijks verlof > 1 maand te lang, terug te brengen naar 1 maand  aanvraagtermijn voor onbetaald verlof in dagen (14 dagen) te lang opzegtermijn gestandaardiseerd gunstverlof: opzegtermijn bedraagt 1 maand bij langere periode –het begrip “langere periode” te verduidelijken  

Vervolgtraject Afsluiten onderhandelingen op 3 juli 2017 Aanpassen model arbeidsreglement (samen met nog andere wijzigingen zoals PTOW, badge, vakbondsprocedure, …): september 2017

Varia Analyse BVR van 17/2/2017 tot toekenning van aanwervingsincentives voor langdurig werkzoekenden Tewerkstelling in exploitatiezetel in het Vlaams Gewest Aanvraag via onlinetool: De aanvragen gebeuren online via volgende tool op volgende link: http://www.werk.be/online-diensten/aanwervingsincentive-voor- langdurig-werkzoekenden/hoe-vraag-ik-de-incentive-aan/vlaamse- overheidsorganisaties-en-onderwijssector Vraag je de premie aan namens de Vlaamse overheid (als werkgever)? Indien je toegang hebt tot het netwerk van de Vlaamse overheid, dan kan je zelf het overzicht van de lokale beheerders consulteren via deze link (http://intranet.vonet.be/sites/default/files/documenten/het- facilitair-bedrijf/IDM_VOGID_overzicht_LB.pdf) . Dan weet je ook onmiddellijk wie je kan contacteren om je de juiste rechten toe te kennen.

Varia (2) – nieuwe code op DmfA – statutair langer dan 6 maanden ziek – verhoogde kinderbijslag Deze nieuwigheid kadert in het onderzoek dat Famifed - in functie van het toepassen van artikel 56, §2, 1° van de Algemene Kinderbijslagwet - verricht om een verhoogde kinderbijslag toe te kennen aan het rechtgevend kind van een vastbenoemd personeelslid dat meer dan 6 maanden afwezig is wegens ziekte. Door het creëren van die nieuwe zone in de DmfA zal Famifed in de toekomst wel over de nodige gegevens beschikken. Met "meer dan zes maanden afwezig wegens ziekte" wordt effectief een "ononderbroken" periode van afwezigheid bedoeld.

Na de pauze Personeelpunt Upgrade Core HR

Tot volgende keer. 21 november 2017 - 9. 30u tot 12 Tot volgende keer! 21 november 2017 - 9.30u tot 12.30u (VAC Brussel – klein auditorium) Let op: nieuwe datum wegens gebrek aan geschikt lokaal op 23/11