School– en studietoelagen Project DAFintermediair 2016-2017

OVERZICHT Algemeen: wat zijn school- en studietoelagen? Aanvragen van een toelage Hoe vraag ik een toelage aan? Wat heb ik nodig om een toelage aan te vragen? Een toelage aanvragen als intermediair Mandaatgeving Demo FAQ Behandeling van het dossier en uitbetaling Wat na het indienen? Onvolledige dossiers Betaling van de toelage

Waarom school- en studietoelagen? Wat zijn school- en studietoelagen? Financiële ruggensteun voor leerlingen en studenten in het kleuter, lager, secundair en hoger onderwijs die het moeilijk hebben om de kosten van het onderwijs te dragen. Wat is de doelstelling van de afdeling Studietoelagen? Tijdig en correct afwerken van aanvragen: beslissingen nemen en terugvorderingen vermijden. Wat betekent zo snel mogelijk behandelen ? “Zo kort mogelijk na de aanvraag” > Streefdoel binnen de 2 maand na indiening. Dit kan langer duren door bepaalde omstandigheden: er ontbreekt informatie in het dossier, er loopt iets mis met de informatie die normaal uit externe databanken moet komen, studies in het buitenland, piekmomenten bij het indienen.

Indienpatroon

Evolutie aantal aanvragen

Steeds meer digitale aanvragen

Een toelage aanvragen Automatisch gestarte dossiers Van 1 augustus 2016 tot en met 1 juni 2016 Automatisch gestarte dossiers Digitaal aanvraagformulier Papieren aanvraagformulier

Automatisch gestarte dossiers “Het vangnet voor hernieuwers” Stap in de richting van automatische toekenning: toelagen toekennen door minimum aan informatie op te vragen Voor wie? In één van de voorgaande jaren (sinds 2012-2013) recht op studiefinanciering Ingeschreven in Vlaamse erkende of gefinancierde onderwijsinstelling Halverwege het aanvraagjaar nog geen aanvraag ingediend.

Automatisch gestarte dossiers De afdeling School- en Studietoelagen neemt het initiatief: “opt-out”: Eenmalig vragen om toestemming automatisch ophalen van persoonsgegevens Enkel indien men geen automatisch gestart dossier wil hebben moet men hier op reageren binnen de 30 dagen Na 30 dagen stuurt de afdeling Studietoelagen een vooraf ingevuld formulier Heel wat gegevens (gezinssamenstelling, kandidaten, …) hierop zijn reeds ingevuld op basis van informatie uit het vorige dossier + voorspellingen Burger moet de gegevens controleren (en eventueel aanpassen) en terugsturen of digitaal aanvullen Wordt het formulier niet teruggestuurd, dan wordt de toelage niet berekend Kandidaten die niet op het formulier voorkomen moeten gemeld worden voor 1 juni 2017 Het vooraf ingevulde formulier moet worden teruggestuurd voor 31 december 2017

Automatisch gestarte dossiers: Het vooraf ingevuld formulier

Evolutie vangnet Jaar na jaar meer dossiers automatisch opgestart 2016-2017: opstart automatisch gestarte dossiers vanaf november

Digitale aanvraag

Digitale aanvraag Online aanvraag is gemakkelijker: Indienen vanuit het comfort van thuis Een aantal gegevens over de gezinssamenstelling zijn al ingevuld Sneller ingediend: gegevens die al ingevuld zijn, hoeft men alleen nog na te kijken Kans op fouten is kleiner Onmiddellijk een ontvangstbevestiging De online aanvraag wordt sneller verwerkt Het intake proces wordt overgeslagen, snellere mogelijkheid op automatische behandeling Online een aanvraag indienen wordt beveiligd Nieuw: begeleid digitaal via de hulpwidget

Digitale aanvraag Wat heeft men nodig voor de online aanvraag? Elektronische identiteitskaart (e-ID) (+ pincode ) en kaartlezer http://eid.belgium.be Of Een federaal ‘token’ (http://belgium.be ) Aanmelden via mobiele app of sms Bij de hand houden : bankrekeningnummer(s)

Aanvraag op papier: 2015-2016

Aanvraag op papier: 2016-2017

Aanvraag op papier Waar beschikbaar? Eén formulier voor het hele gezin Aanvraagformulier (PDF) downloaden en printen van www.studietoelagen.be Formulier bestellen: Telefonisch via het gratis nummer 1700 Online via de catalogus op Vlaanderen.be (http://www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/aanvraag-van-een-school-of-studietoelage-voor-2016-2017-formulier) Eén formulier voor het hele gezin

Een toelage aanvragen Wat heb ik nodig om een toelage aan te vragen? Wanneer bijlagen toevoegen?

Geen documenten toevoegen ivm Nationaliteitsgegevens Gegevens in verband met de gezinssamenstelling Pedagogische gegevens: inschrijvingen in Vlaanderen Deze gegevens worden automatisch opgehaald uit de databanken (rijksregister, Discimus, DHO). De dossierbehandelaar bepaalt of er nog bijkomende informatie moet opgevraagd worden.

Wanneer bijlagen toevoegen? Inkomstengegevens van onderhoudsverstrekker (en partner) Geen bijlagen ivm: Belastbare inkomsten Inkomensvervangende tegemoetkoming aan mindervaliden Kadastraal Inkomen Deze gegevens worden automatisch opgehaald uit de databanken van de FOD Financiën en de FOD Sociale Zekerheid

Wanneer bijlagen toevoegen? Inkomstengegevens van onderhoudsverstrekker (en partner) Bijlagen toe te voegen: Overzicht van leefloon (attest OCMW) Overzicht van inkomsten bij werk in het buitenland en bij een Europese of andere internationale instelling (attest officiële instantie) Vermoedelijke inkomsten: enkele loonfiches volstaan bij een stabiel inkomen, bij een complex inkomen zijn meerdere attesten nodig De dossierbehandelaar verrekent het bedrag naar een jaartotaal en bepaalt of er bijkomende informatie nodig is. Alimentatiebedragen: een kopie van 1 uittreksel volstaat bij een maandelijkse betaling, verklaring op eer bij cash ontvangst

Wanneer bijlagen toevoegen? Inkomstengegevens van de kandidaat Bijlagen toe te voegen van inkomstengegevens bij bepaalde statuten: Zelfstandige leerling of student Gehuwde leerling of student Alleenstaande leerling of student Het referentie-inkomen is afhankelijk van het statuut.

Wanneer bijlagen toevoegen? Pedagogische gegevens Inschrijvingsgegevens worden automatisch doorgegeven door de scholen. Bij onvolledigheid vraagt de dossierbehandelaar bijkomend informatie op. Bijlagen toe te voegen: Indien kotstudent: huurcontract kot met vermelding van naam, huurtermijn en handtekening van huurder/verhuurder Indien studies in het buitenland of in de Franse of Duitstalige Gemeenschap: inschrijvingsbewijs, programma en lessenrooster

Wanneer bijlagen toevoegen? Belangrijk om te weten Het is belangrijk om een dossier in 1 keer zo volledig mogelijk in te dienen om vertraging (door bijkomende informatie) te vermijden. Overbodige informatie kan de automatische verwerking tegenhouden en de afhandelingstermijn vertragen. Niet nodig: inschrijvingsattesten informatie over kadastrale inkomsten invaliditeitsgegevens inkomensvervangende tegemoetkoming Vertaling van beëdigde vertaler nodig indien documenten niet in het Nederlands, Frans, Engels of Duits zijn.

Een toelage aanvragen als intermediair Belang intermediaire partners Mandaatgeving Demo FAQ

Intermediairs, belangrijke partners Belang van persoonlijk contact blijft. Ondanks verdere focus op automatisering hebben mensen behoefte om in hun buurt terecht te kunnen met vragen over school- en studietoelagen De afdeling werkt samen met de studentenvoorzieningen van de hogescholen en universiteiten om informatie aan de studenten te verstrekken over de voorwaarden en de aanvraag van studietoelagen. Verder kan een studentenvoorziening ook een voorschot uitbetalen aan studenten in afwachting van de afhandeling van hun aanvraagdossier. Via DAF intermediair kunnen intermediairs zoals vakbonden, OCMW-medewerkers , steden en gemeenten een digitale aanvraag voor een toelage indienen voor hun cliënten. De afdeling biedt op aanvraag georganiseerde zitdagen aan. Op locatie geeft de afdeling dan uitleg rond de voorwaarden en de aanvraag van school- of studietoelagen.

Mandaatgeving

Bij elke aanvraag mandaatgeving laten ondertekenen door burger Toestemming om Aanvraag in te dienen Vertrouwelijke gegevens te zien In tweevoud: één voor aanvrager, één voor intermediair Bij te houden door intermediair

Demo Om een aanvraag voor een burger op te starten, ga je naar de website http://daf.vlaanderen.be Deze link vind je ook terug op de website van studietoelagen. Klik op de startpagina op de link bovenaan

Om aan te melden heb je je eigen E-ID of federaal token nodig (v/d intermediair!).

Zodra aangemeld, kan de intermediair een aanvraag opstarten. Selecteer “ Namens naam organisatie “

Medewerker krijgt deze keuze niet te zien? Persoon is nog niet als intermediair gekend door de afdeling Studietoelagen Naam en rijksregisternummer doorgeven aan leentje.polspoel@ond.vlaanderen.be Gegevens werden reeds doorgegeven, maar het lukt nog steeds niet? Controle rijksregisternummer Contacteer leentje.polspoel@ond.vlaanderen.be

Dossier voor nieuwe burger indienen Bestaand dossier beheren Dossier opvolgen Mailadres wijzigen Rekeningnummer wijzigen Bewaarde aanvraag ophalen Dossierstatus opvolgen? Mogelijk voor alle dossiers (papier en digitaal)

FAQ Welke webbrowsers worden door de applicatie ondersteund? De webtoepassing werkt zowel in Internet Explorer als Firefox en Chrome. Chrome versie 31 of hoger Firefox versie 42 of hoger Internet Explorer 11 of hoger; een lagere versie dan IE 9 kan bij sommige velden problemen geven. Na het ingeven van het rijksregisternummer, krijg ik geen gegevens terug (of melding ‘naam onbekend)? Als er na het ingeven van het rijksregisternummer geen gegevens terugkomen, dan wil dat zeggen dat er iets misliep bij het ophalen van gegevens bij de KSZ. Manueel invullen, je hebt dan wel alle gegevens nodig (alle rijksregisternummers) Later opnieuw proberen Op papier indienen

Het lukt niet om de aanvraag te vervolledigen, ik krijg foutmeldingen Het lukt niet om de aanvraag te vervolledigen, ik krijg foutmeldingen. Hoe kan ik dit oplossen? Gebruik nooit de terugknoppen van de browser. Gebruik de knoppen ‘vorige stap’ – ‘volgende stap’ onderaan. Zorg ervoor dat je niet dubbelklikt op de knop ‘een nieuwe aanvraag indienen’ Probeer een andere browser, of eventueel een ander toestel. Als al het vorige fouten blijft geven, verwijder dan de bewaarde aanvraag en begin opnieuw. Als het toch blijft fout gaan, neem dan contact op met leentje.polspoel@ond.vlaanderen.be en vermeld: het rijksregisternummer op welke pagina van de aanvraag gaat het mis (zeg bijvoorbeeld niet ‘de vierde pagina’, maar wel ‘de pagina waar ik de kandidaten moet aanduiden’) wat je probeerde te doen: dat je bijvoorbeeld een rekeningnummer of rijksregisternummer probeerde in te vullen - geef die nummers ook mee!

Link DAFIntermediair http://www.studietoelagen.be/dafintermediair/

Behandeling van het dossier Wat na het indienen? Onvolledige dossiers Betaling van de toelage

I. Wat na het indienen? Na indienen volgt er altijd een ontvangstmelding Bij digitale aanvraag volgt de ontvangstbevestiging onmiddellijk Bij papieren aanvraag volgt de ontvangstbevestiging nadat het dossier volledig geregistreerd werd (vertraging gedurende de piekperiodes) Indien er geen ontvangstbevestiging volgt binnen de maand, neem je best contact op met 1700 Binnenkomende aanvragen worden chronologisch verwerkt : zie tabel op http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/wanneer-wordt-mijn-dossier-behandeld Dossierstatus opvolgen? Online via website www.studietoelagen.be Mogelijk voor alle dossiers (papier en digitaal) Aanmelden met een elektronische identiteitskaart of een federaal token Via de Vlaamse Infolijn 1700

Chronologische behandeling

Chronologische behandeling Het is belangrijk om het dossier zo volledig mogelijk in te dienen. Het is mogelijk om bijkomende informatie achteraf toe te voegen, maar dat brengt een vertraging van afhandeling met zich mee. Het is belangrijk om geen overbodige informatie bij te voegen. Hierdoor wordt de aanvraag als ‘complex’ aanzien door de applicatie en zal er geen snelle automatische afhandeling van het dossier gebeuren.

Verloop van het dossier INTAKE Dossierbehandeling Fysieke verwerking dossier aanmaak Automatische behandeling Niet complex Manuele input Bevestiging ontvangst complex Externe data ophalen Dossier-behandeling Volledig dossier beslissing Onvolledig dossier Toevoegen aan dossier Bijkomende info Fysieke verwerking

Verloop van het dossier Aanvragen: 182K papier 178K digitaal 115K automatisch Dossierstukken: 25K papier 150K digitaal +/- 15% Fysieke verwerking dossier aanmaak Automatische behandeling Niet complex Manuele input complex Externe data ophalen Dossier-behandeling Volledig dossier beslissing Rijksregister Inkomsten KI Inschrijvingen Handicap +/- 75% Onvolledig dossier Bij klant of bij externe bron Toevoegen aan dossier Bijkomende info Fysieke verwerking

II. Onvolledige dossiers Na de eerste behandeling stelt de afdeling Studietoelagen vast dat er informatie ontbreekt, ze kan ze niet zelf ophalen uit allerhande databanken maar de burgers moeten ze zelf aanbrengen. Twee manieren om ons ontbrekende informatie te bezorgen: Online via het ‘contactformulier’ (http://www.studietoelagen.be ) onder ‘Vervolledigen van de aanvraag’ Per post naar Afdeling Studietoelagen Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel Telkens de naam, rijksregisternummer en het aanvraagjaar expliciet vermelden Ontbrekende informatie moet worden bezorgd voor 31 december 2017 Gehuwde leerlingen of studenten hebben de tijd tot 31 december 2018

III. Betaling van de toelage Wie ontvangt de toelage? KO – LO – SO : de persoon die in het onderhoud voorziet, ontvangt de toelage, HO : ontvangen hun studietoelage rechtstreeks op hun eigen bankrekening, Meerderjarige SO : kan op eigen bankrekening als de kandidaat dit vraagt voor de uitbetaling. Kleuter, lager en secundair onderwijs: Onderwijsniveau Categorie Minimum Maximum Uitzonderlijk Kleuteronderwijs € 93,21 Lager onderwijs € 104,86 € 157,23 € 209,73 Voltijds secundair onderwijs Extern € 130,60 € 578,37 € 731,36 Intern € 479,48 € 1.152,99 Deeltijds secundair onderwijs € 109,75 €329,56 € 457,73 Factoren die voor een hogere toelage zorgen: leerling 4de graad / HBO5 verpleegkunde gehuwd, zelfstandig, alleenstaand leerling leerling in het 3de leerjaar van de 3de graad

III. Betaling van de toelage Hoger onderwijs: Inkomen Studietoelage Bedrag voor 60 studiepunten (voltijds studietraject)* Boven maximumgrens Geen Gelijk aan maximumgrens Minimumtoelage 256,33 euro Tussen maximum- en minimumgrens Volgens formule Gedeeltelijke toelage: tussen minimum- en volledige toelage Niet hoger dan minimumgrens Volledige toelage Kotstudent 3.966,88 euro Niet-kotstudent 2.380,89 euro Niet hoger dan 1/10 van maximumgrens Uitzonderlijke toelage Kotstudent 5.340,86 euro Niet-kotstudent 3.455,02 euro * Wie een deeltijds studietraject volgt (= minder dan 60 studiepunten), krijgt een percentage van de toelage voor voltijdse studenten, maar minstens de minimumtoelage.

Vragen? Infolijn 1700 Algemene inlichtingen over studietoelagen Stand van zaken dossier Hulpwidget Live ondersteuning tijdens de aanvraag via chat of bel-mij-op In samenwerking met 1700 Helpdesk ivm DAFIntermediairs Voor inlichtingen, moeilijke dossiers, technische ondersteuning of opmerkingen Leentje.polspoel@ond.vlaanderen.be 0499/77 15 24