Werkgroep boekhouding Vereniging der Parochiale Werken Gewest Halle 26 september 2013 Werkgroep boekhouding

Er wordt ons geen boete aangerekend voor de voorbije jaren. Waarom moeten we ons boekhoudsysteem veranderen ? Onze vzw beoefent activiteiten die BTW-plichtig zijn. In afspraak met de BTW-inspectie starten wij activiteiten waarvoor we BTW-plichtig zijn vanaf 1 januari 2014. Er wordt ons geen boete aangerekend voor de voorbije jaren.

Hoe werken we nu? Elke parochie heeft zijn dossier dat werkt met het programma ProAcc. Voor dit programma werd gekozen omdat dit het enige was op dit ogenblik dat kon consolideren met detail van de historiek Algemene Rekeningen. Het consolideren verliep echter zeer traag. Dit probleem werd versterkt doordat er veel identieke leveranciers- en klantenummers voorkwamen in de dossiers, met foutmeldingen voor gevolg. Daarom wordt de consolidatiemodule vanaf boekjaar 2006 niet meer gebruikt. De jaarrekeningen van de parochies worden nu geëxporteerd en verder in een lijst samengebracht door het gebruik van de functies en macro’s van het programma Ms Excel.

Hoe werken we nu? jaarrekening 2012 Macro voor import

De wet vraagt ons om dagboeken te gebruiken en Wat moet? De wet vraagt ons om dagboeken te gebruiken en hieraan de staat van ontvangsten en uitgaven te koppelen met het uitdrukkelijk verbod hierin te compenseren. Wij moeten wel vlot correcte antwoorden kunnen geven. Dus hebben we een gestructureerde boekhouding nodig.

De structuur van onze vereniging is complex Hoe werken we nu? De structuur van onze vereniging is complex Raad van Bestuur waar de boekhouding geconsolideerd wordt Parochies of afdelingen Onderafdelingen

Voor wie? Het kantoor voor de Rechtspersonenbelasting vraagt onze jaarrekeningen per afdeling. Men zoekt de onroerende inkomsten. Men vergelijkt met de gegevens van het kadaster en met onze patrimoniumaangifte. Van hieruit vraagt men ook alle informatie over uitgaven aan personen in te geven bij Belcotax-on-Web. De BTW-inspectie vraagt een lijst met de aankopen van heel de vzw met vermelding van de BTW-nummers. De consolidatie moet neergelegd worden bij de Nationale Bank.

Wat moet er gebeuren voor onze parochiezalen? Onze vzw verhuurt parochiezalen en hanteert bruikleenovereenkomsten om niet. Ze hoeft op deze onroerende inkomsten geen belasting te betalen. Aan deze verhuur zit echter verhuur van meubels en servies gekoppeld. Hierop moet BTW betaald worden. Drank wordt door onze vzw niet verkocht. De BTW-aangifte moet per kwartaal ingediend worden.

Voor de zaalbeheerder De bruikleenovereenkomst moet de verhuur van roerende goederen vermelden en het BTW-tarief: 21%.

Voor de boekhouding Om de kwartaalaangifte van alle VPW-afdelingen op tijd binnen te krijgen is het nodig dat de boekingen dag na dag gebeuren. Het zoeken van de aftrekposten is het werk van een professioneel die dagelijks met deze zaken bezig is. Het oplijsten per kwartaal en het indienen kan enkel als dagtaak, niet als avondwerk, omwille van de regelmatig op te volgen deadlines.

Welke opties zijn mogelijk? De zaalbeheerder brengt of stuurt alle boekhoudstukken systematisch door voor opname in één dossier: in één kantoor (dat dus alles doet). Wij werken vanaf nu online. Dit wil zeggen dat we rechtstreeks werken in een computerprogramma op afstand (via de internetverbinding) om de regelmaat van het boeken op te volgen. Een professioneel kijkt na en verzorgt de aangiften. Idem,maar een professioneel doet het ons voor gedurende een half jaar.

Mogelijke softwareleveranciers Exact Online opvolger van ons huidig programma ProAcc verzorgt ook de hosting: waar de servers staan Vestiging in Wemmel Veel gebruikt door het IC Winbooks Online Licentie aangekocht door VPW Vilvoorde Voorkeur van VPW Lennik Zetel in Louvain-la-Neuve Voorkeurprogramma van kantoor C.Traders Ook op servers van VPW Mechelen Zuid

Mogelijke softwareleveranciers Octopus Aangeprezen door kantoor DEBA Consults Biedt ook hosting aan Kluwer Belangrijke uitgever van boeken over administratie Biedt ook hosting aan Count-e (Wisa) biedt ook hosting aan

Prijsvergelijking Kosten per jaar inclusief 21% BTW Winbooks software 1.524,60 hosting - Exact 199,81 Octopus schrijfrecht 609,84 leesrecht 145,20 Kluwer Hosting (prijs voor prof.) 47,35 Count-e (Wisa) 448,17

Eigen licentie >< licentie VPW Vilvoorde Prijsvergelijking inclusief 21% BTW Eigen licentie >< licentie VPW Vilvoorde Winbooks eigen licentie software 1.524,60 hosting - Winbooks via C-Traders licentie Vilvoorde 15,47 hosting Mechelen Z 165,93 181,39

Prijsvergelijking boekhoudkantoren   per uur per verrichting Rudy Van Lint 71,39 IC 68,30 oud tarief De Backer Eric 90,75 Van Den Neste Wim 1,82 Op nazicht durft men geen vaste prijs te zetten.(Dit kan langer duren dan zelf inboeken.)

Prijsvergelijking schatting kostprijs inboeking door kantoor op basis van telling van aantal boeklijnen in 2012 per verrichting 1,50 Winbooks C-Traders Octopus aantal verrichtingen 24 afd 19.269 schrijfrecht leesrecht schatting 24 afd 28.903,50 licentie 15,47 609,84 145,20 aantal verrichtingen 15 afd 14.533 hosting 165,93 schatting 15 afd 21.799,50 werktijd 7 499,73 gemidd afd 1.256,67 681,12 644,93

Voordelen van professionele hulp Nadelen van professionele hulp De boekhouding valt niet in het water wanneer de vrijwilliger moet afhaken, zowel in de parochie als in de Raad van Bestuur. De visie van het boekhoudkantoor zal ons toelaten meer BTW af te trekken (moeilijk af te wegen). Nadelen van professionele hulp De kostprijs  weerslag op werving en behoud vrijwilligers en giften De opvolging (bewaking deadlines) blijft de verantwoordelijkheid van de RvB.

Exact Online Winbooks Octopus Productvergelijking Exact Online Winbooks Octopus Uitgebreide mogelijkheden Uitgebreide mogelijkheden (facturatiemodule) Uitgebreide mogelijkheden Niet gekoppeld aan boekhouder IC toont geen interesse. Gekoppeld aan boekhouder Sterk gepromoot door Rudy Van Lint Niet gekoppeld aan boekhouder Voorgesteld door E De Backer Geen consolidatiemodule, dus werken via export Geen consolidatiemodule (wel eigen programma van C-Traders) Geen consolidatiemodule, dus werken via export, maar rechten per dagboek mogelijk in één dossier. Opleiding in Wemmel Opleiding door Rudy Van Lint Opleiding door Van Den Neste Import oude dossiers: alleen Algemene Rekeningen, leveranciers en klanten, dus geen dagboeken Import oude dossiers: door Exact (week de tijd geven) Import oude dossiers: door kantoor

Onze Conclusies De software die vermeld staan, lijken alle afnemers te hebben: gebruikt door boekhoudkantoren, aangeleerd in de hogeschool. De goedkoopste hosting/software is voor de boekhoudkantoren gereserveerd. (Ook het kantoor van Rudy moet zuinig zijn op zijn licentie voor professionelen.) Alle boekingen laten doen door een boekhoudkantoor valt zeer duur uit. In de telling valt op dat veel boekingen interparochiale boekingen zijn. Ook in de boekhouding van de Zetel kan het aantal boekingen naar beneden door maar één opvraging per jaar te doen: dus pattaks, bijdrage voor bestuurdersverzekering, bijdrage voor vrijwilligersverzekering, voor boekhoudkantoor, … zijn te groeperen in één opvraging. Vanaf 7 uur werktijd wordt het schrijfrecht in Winbooks duurder dan dit in Octopus (als er geen nazicht meer moet aangerekend worden!). De kostprijs voor nazicht is moeilijk in te schatten. Het aantal uren voor aangiften, consolidatie en neerlegging is ook moeilijk te schatten. Met optie Octopus kunnen we aan deze zaken nog wat zelf doen. De boekhouders zijn allen bereid om opleiding te geven. Zijn we hierin geïnteresseerd of wordt er beter geïnvesteerd in de opstart van elk dossier?

Hé… Ik ben online !