Best Value Procurement Informatiebijeenkomst Landstede EU Drukwerk

Doel Doel van deze bijeenkomst: Introductie Landstede Groep Prestatie-inkoop of BVP Visie achter de inkoopmethode Vragen

Introductie Landstede Groep Een waarde(n)volle basis ‘Landstede Groep biedt onderwijs voor jong en oud, en wil actief een brug slaan tussen onderwijs, de omgeving en de samenleving, met waarde(n)vol leren, leven en werken.’

Onderwijsorganisatie

Netwerkorganisatie

Introductie Landstede Groep

Introductie Landstede Groep Afdeling Communicatie, Marketing & Studiezaken: Centraal / decentraal Werkwijze Rolverdeling

Jaarlijn productie 13 scholen voor voortgezet onderwijs

Jaarlijn productie Landstede MBO (14 landschappen) Menso Alting Zwolle

Aanleiding BVP Aanbesteden: Het werd steeds meer een juridisch spel i.p.v. bereiken organisatie doelstellingen. Traditionele aanbestedingen: In de uitvoeringsfase: overschrijding van planning en budget eerder regel dan uitzondering .

Hoe komt dat? Aanbestedende dienst schrijft precies voor hoe het moet Kennis en innovatieve vermogen van de markt wordt onvoldoende benut De andere partij “ stopt met denken” Prijs weegt veel te zwaar mee bij gunning Partijen staan tegenover elkaar .

Verschil Prijs gebaseerd / traditioneel Verkeerde persoon praat Besluitvorming door beide partijen Perfect voorspellen van toekomst Experts wordt gevraagd niet na te denken OG vertelt ON wat hij moet doen en hoe hij het moet doen. BVP OG zegt wat hij wil ON vertelt OG wat hij kan krijgen

Gezocht: De beste berggids Breng ons naar de top en breng ons daarna gezond terug

Gebruik de expertise Scenario A Scenario B Huur een gids en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem dat het best sneller kan Vertel hem dat het goedkoper kan Huur anderen in om de berggids te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen Scenario B Huur de beste gids en laat je naar de top leiden (en weer terug)

BVP- aanbesteding Een aanbieder vinden die boven het maaiveld uitsteekt en die weet waar hij het over heeft Waardevermeerdering door maximale kennis uit de markt te halen Een aanbieder die aantoonbaar prestatie kan leveren Het identificeren van de beste aanbieder De beste aanbieder faciliteren in het uitvoeren van zijn werk als expert

Het BVP proces Filter Onderwerp Kenmerk Filter I Technische bekwaamheid Economische draagkracht Referenties Eigen Verklaring Filter II Inschrijfprijs Prestatiedocument Risico- en Kansenplan Boodschappenmandjes Minimumeisen Filter III Toetsing inschrijfprijs Beoordeling Prestatiedocument, R&K-plan Filter IV Interviews incl. beoordeling Sleutelpersoon Filter V Toets op onderscheidend vermogen i.r.t. kosten Economisch meest voordelige inschrijving Filter VI Concretiseringsfase Verificatie inschrijving: uitwerking in PvA

Filter I Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Eigen verklaring

Filter II Prijs Inschrijfprijs: Boodschappenmandjes, gebaseerd op werkelijke bestelde producten Uitwerking Concretiseringsfase prijs

Filter II Prestatiedocument In de Prestatie-onderbouwing geeft Inschrijver aan dat en waarom hij in staat is de Opdracht goed uit te voeren en de projectdoelstellingen te realiseren en relateert aan de te realiseren projectdoelstellingen. Passend binnen de projectdoelstellingen en randvoorwaarden (kaders) in de Projectomschrijving. Benoemen van relevante KPI’s en onderbouwing daarvan met verifieerbare prestatie-informatie (niet feit van ervaring met soortgelijke projecten, wel uitvoeringsinformatie), gerelateerd aan de te realiseren projectdoelstellingen. SMART omschrijven

Filter II Risico- en Kansendossier Risicodossier: Identificeren van risico’s, die een afwijking in tijd en geld in het Project kunnen veroorzaken. Korte beschrijving van de beheersmaatregel. Kansendossier: Identificeren van de kansen voor het Project (“waarde toevoegende opties”). Korte beschrijving op welke wijze de kans waarde toevoegt aan het Project

Risico’s Doel van deze vraag: Vermogen van opdrachtnemer zo goed mogelijk de belangen van de opdrachtgever te behartigen Opdrachtnemer begrijpt dat dit het meest belangrijke risico is Opdrachtnemer neemt de leiding over het project Opdrachtnemer wordt pro-actief in plaats van re-actief Opdrachtnemer bereidt zich voor op zaken die hij niet onder controle heeft

Wat niet te doen in het risicodossier Marketing data We maken gebruik van state-of-the-art processen on het project te laten slagen Technische data Het product doorstaat de ASTM-568a test Risico weer bij opdrachtgever leggen We gaan samen met de opdrachtgever om de tafel zitten om eruit te komen Algemene risico’s / algemene oplossingen We zullen op tijd ontheffingen aanvragen

Kansen Kans Een optie die toegevoegde waarde geeft aan het project Bijvoorbeeld: Het overnemen van risico’s die eigenlijk bij de opdrachtgever liggen De extra’s die voorbij de directe scope van de opdracht liggen Beschrijf kort op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de opdracht. (Op welke wijze wordt OG er beter van? Welke extra (!) bijdrage geeft het aan het realiseren van de opdrachtdoelstellingen?

Kosten Risico en Kansen dossier Alles in het Risicodossier (beheersmaatregelen) moet onderdeel zijn van de inschrijfprijs. Alles in het Kansendossier vormt geen onderdeel van de inschrijfprijs. Hiervoor een aparte financiële onderbouwing hoeveel elke kans kost. Opdrachtgever kan kiezen of de kans gebruikt wordt.

Anoniem!! Het Prestatiedocument en R&K-plan moeten anoniem worden aangeleverd Dat betekent: geen bedrijfsnamen, logo’s, productnamen, technische termen, materiaalbeschrijvingen, namen van personen etc. vermelden waardoor inschrijver kan worden herkend Waarom anoniem? Onbevooroordeelde toetsing!

Filter III Beoordelingsproces Plannen worden beoordeeld door meerdere individuen Teamleden zijn van diverse onderdelen van de organisatie Individuen scoren alle plannen op dominante manier Individuele beoordelaars kennen de bijbehorende prijzen niet Individuele beoordelaars kennen de bijbehorende namen van aanbieders niet Individuele scores worden besproken waarna er een consensus-score wordt vastgesteld in het team; géén gemiddelde score Proces wordt intern begeleid Tussenscore, degene die met de beoordeling van de kwalitatieve plannen en de financiële plannen een score hebben waarbij zij onmogelijk op ranking 1/2/3/ kunnen eindigen worden niet uitgenodigd voor de interviews.

Beoordeling aanbiedingen onderscheidende informatie Minimaliseert de tijd voor beslissingsvorming / beslissingstijd Alle inschrijvers krijgen in principe allemaal een gemiddelde score tenzij er onderscheidende informatie is om een hogere of lagere score toe te kennen. Taak van de beoordelaars is NIET om uit te zoeken wie de beste is …dat moet direct duidelijk zijn. Beoordelaars moeten kijken naar onderscheidende informatie: accuraat, verifieerbaar en meetbaar niet weerlegbaar weergave van het prestatieniveau concreet vertaald naar de onderhavige opdracht

Filter IV Interview Interviews Interviewen van 1Sleutelfunctionaris Sleutelfunctionaris = functionaris van opdrachtnemer die een belangrijke functie vervult in de dagelijkse uitvoering van de opdracht en die daadwerkelijk wordt ingezet voor het uitvoeren van de opdracht. Doel interviews: Aan de hand van de interviews wordt beoordeeld of de Sleutelfunctionaris het project (de uitvoering van de opdracht) goed doorgronden en goed kunnen managen.

Filter V Toets op onderscheidend vermogen i.r.t. de kosten Opdrachtgever heeft het recht vragen te stellen over die inschrijfprijs Opdrachtgever legt die inschrijving als ongeldig terzijde als: overduidelijk is dat de prijs onjuist is of gebaseerd op onjuiste aannames

Filter VI Concretiseringsfase De belangrijkste fase bij de aanbesteding Deze fase nooit overslaan of “even snel doen” Aan het eind van deze fase heeft de opdrachtnemer het project van A tot Z gepland, inclusief de details Concretiseringsfase bestaat uit 3 stappen: De startbijeenkomst De uitvoeringsperiode De afsluitende bijeenkomst

De concretiseringsfase De (beoogd) opdrachtnemer verduidelijkt wat het voorstel inhoudt: wat zit er wel in en wat zit er niet in? Uitwerken van de prestatie-indicatoren (KPI’s) in verder detail en op welke wijze er gemeten gaat worden; de (beoogd) opdrachtnemer bepaalt hoe hij zijn prestaties gaat meten (wanneer succesvol?) Identificeert de risico’s / issues die kunnen optreden en het plan kunnen doen afwijken (verrassen) De aanbieder identificeert wat hij nog niet weet en wat hij gaat doen om de benodigde informatie te achterhalen Hij identificeert alle aannames die in de aanbieding zijn gemaakt, incl. een plan B (scenario-denken) Hij pre-planned de start en uitvoering van het project Identificeert wat hij nodig heeft van de klant en zorgt dat er een plan is om dit te krijgen Zorgt dat de verwachtingen overeenstemmen tussen alle partijen, zodat alle partijen weten wat er staat te gebeuren en wat er van ze verwacht wordt.

Zijn er nog vragen?