Toegang tot het Mercurius platform Toegangsbeheer voor functiehouders en wettelijke vertegenwoordigers en de mogelijkheid om een facturatieverantwoordelijke toegang te geven

Inleiding Het Mercurius platform fungeert als het centrale afleverpunt voor e- facturen aan Belgische overheden. Het Mercurius portaal biedt de mogelijkheid om e-facturen manueel in te dienen en de verwerking van verstuurde e-facturen op te volgen. Het Mercurius portaal is enkel toegankelijk voor Belgische ondernemingen waarvan de vertegenwoordigers over een Belgische elektronische identiteitskaart of verblijfsvergunning (eID) beschikken.

Toegang tot het Mercurius platform Er bestaan twee rollen die een natuurlijk persoon o.b.v. zijn of haar eID toegang geven tot het Mercurius platform: Als functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger op basis van een publicatie in het Belgisch Staatsblad. Natuurlijke personen die de onderneming rechtstreeks vertegenwoordigen als bestuurder en waarvan hun naam vermeld staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen, hebben onmiddellijk toegang en kunnen meteen aanloggen met behulp van hun eID. Als facturatieverantwoordelijke nadat deze rol werd toegewezen door een toegangsbeheerder van de betrokken onderneming die hiervoor over de nodige rechten beschikt.

Stappenplan om aan de slag te gaan U bent functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger en u staat vermeld als natuurlijke persoon in de Kruispuntbank van Ondernemingen en u wenst zelf e-facturen in te dienen: GA NAAR SCENARIO 1 U bent verantwoordelijk voor het toegangsbeheer in uw onderneming en wenst de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ aan een medewerker toe te toekennen: GA NAAR SCENARIO 2 U bent verantwoordelijk voor de facturatie in uw onderneming en wenst dat aan u de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ wordt toegekend: GA NAAR SCENARIO 3 U bent functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger en u staat vermeld als natuurlijke persoon in de Kruispuntbank van Ondernemingen en u dient nog een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aan te stellen: GA NAAR SCENARIO 4 U bent hoofdtoegangsbeheerder en wenst het toegangsbeheer voor facturatieverantwoordelijken te delegeren aan een ‘Lokale beheerder voor Financiën’: GA NAAR SCENARIO 5 U slaagt er niet in om een hoofdtoegangsbeheerder aan te stellen via de ‘Standaardprocedure’: GA NAAR SCENARIO 6

SCENARIO 1 U staat vermeld als functiehouder in de Kruispuntbank van Ondernemingen? of U heeft de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ ontvangen van een toegangsbeheerder? Via deze link https://digital.belgium.be/e-invoicing kan u inloggen op het Mercurius portaal.

https://digital.belgium.be/e-invoicing

SCENARIO 2 U bent de ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ of u heeft de rol van ‘Lokale Beheerder voor Financiën’? en U wenst de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ aan een medewerker toe te kennen? Via deze link https://iamapps.belgium.be/rma/ kan u een medewerker uitnodigen voor de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’.

Iemand uitnodigen en de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ toekennen Een toegangsbeheerder met de rol ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ of ‘Lokale beheerder domein financiën’ kan één of meerdere medewerkers uitnodigen en de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ toekennen. De functie ‘Nieuwe uitnodiging maken’ laat de toegangsbeheerder zes stappen doorlopen die resulteren in een e-mail met een hyperlink die naar de betrokken medewerker wordt gestuurd. De persoon die deze uitnodiging heeft ontvangen, meldt zich via deze hyperlink aan op het eGOV-rollenbeheer om deze uitnodiging te aanvaarden. De status van de rol staat nu op ‘Aangevraagd’. Zodra deze medewerker de uitnodiging heeft aanvaard, dient de betrokken toegangsbeheerder in ‘Mijn openstaande taken’ de aanvraag nog goed te keuren. De status van de rol wordt nu ‘Actief’.

SCENARIO 3 U wenst de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ te laten toekennen en aanvaarden? en U heeft een uitnodiging voor de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ ontvangen? Via de hyperlink in de e-mail die u heeft ontvangen, kan u de uitnodiging aanvaarden.

De rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ laten toekennen Er zijn twee type toegangsbeheerders die de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ kunnen toekennen: BTB – Hooftoegangsbeheerder BTB – Lokale Beheerder voor Financiën Indien u de toegangsbeheerders voor uw onderneming niet kent, kan u deze opvragen bij de CSAM helpdesk: Via e-mail: info@csam.be Via telefoon: +32(0)2 290 28 45 Toegangsbeheerders met de rol: ‘BTB – Hoofdtoegangsbeheerder’ ‘BTB – Lokale Beheerder voor Financiën’ Zij beschikken over de rechten om de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ aan iemand toe te kennen en dienen u hiervoor uit te nodigen zoals beschreven in scenario 2.

SCENARIO 4 U staat vermeld als functiehouder in de Kruispuntbank van Ondernemingen? en U wenst een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aan te stellen? Via deze link https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html kan u een hoofdtoegangsbeheerder aanstellen.

Een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen via de Standaardprocedure Een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ kan enkel aangesteld worden door één van de wettige vertegenwoordigers van de onderneming Indien u hulp nodig heeft bij heeft bij het aanstellen van toegangsbeheerders neemt u best contact op met de CSAM helpdesk: Via e-mail: info@csam.be Via telefoon: +32(0)2 290 28 45 Laat een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen via de standaardprocedure door een wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming. Deze vertegenwoordiger dient als natuurlijke persoon vermeld te staan in de Kruispuntbank van Ondernemingen en zich met een eID aan te melden.

SCENARIO 5 U bent de hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming? en U wenst het toegangsbeheer voor facturatieverantwoordelijken te delegeren aan een ‘Lokale beheerder voor Financiën? Via deze link www.socialsecurity.be/app016/umoe/entity/home.do kan u een ‘Lokale Beheerder voor Financiën’ aanstellen.

Een ‘Lokale Beheerder voor Financiën’ aanstellen Een ‘Lokale Beheerder voor Financiën’ kan enkel aangesteld worden door de ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ van de onderneming via de volgende link: www.socialsecurity.be/app016/umoe/entity/home.do Indien u hulp nodig heeft bij heeft bij het aanstellen van toegangsbeheerders neemt u best contact op met de CSAM helpdesk: Via e-mail: info@csam.be Via telefoon: +32(0)2 290 28 45 De hoofdtoegangsbeheerder kan een ‘Lokale Beheerder voor Financiën’ aanstellen via het toegangsbeheer voor Ondernemingen en Organisaties van de Sociale Zekerheid.

SCENARIO 6 U slaagt er niet in om een hoofdtoegangsbeheerder aan te stellen via de ‘Standaardprocedure’ en dit om één van de volgende redenen: De functiehouders van de onderneming zijn buitenlandse bestuurders De functiehouders van de onderneming zijn enkel rechtspersonen De functiehouders van de onderneming staan niet vermeld in de KBO De onderneming is een tijdelijke handelsvereniging Bijgevolg kan de onderneming niet gekoppeld worden aan de eID van een natuurlijke persoon die als wettelijk vertegenwoordiger kan optreden

Een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen via Uitzonderingsprocedure ‘Hoofdtoegangsbeheerders’ aanstellen via de standaardprocedure kan enkel door een wettelijke vertegenwoordiger met een Belgische eID of elektronische vreemdelingenkaart In bepaalde situaties beschikt de wettelijke vertegenwoordiging niet over een Belgische eID of elektronische vreemdelingenkaart Indien u hulp nodig heeft bij heeft bij het aanstellen van toegangsbeheerders neemt u best contact op met de CSAM helpdesk: Via e-mail: info@csam.be Via telefoon: +32(0)2 290 28 45 Laat een wettelijke vertegenwoordiger zonder eID een ‘Hoofdtoegangsbeheerder’ aanstellen die wel over eID beschikt. Deze uitzonderingsprocedure staat beschreven op pagina 11 van de Step-by-Step Guide.

Informatie in de Kruispuntbank van Onderneming laten aanpassen Ondernemingen waarvan de wettelijke vertegenwoordigers of functiehouders niet vermeld staan in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) kunnen dit laten rechtzetten via het contact center van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie. Om uw aanvraag op een vlotte en efficiënte manier te behandelen is het nodig dat de bevoegde dienst over de noodzakelijke informatie beschikt: het ondernemingsnummer van de onderneming de volledige naam van de functionaris het rijksregisternummer of bisnummer van de functionaris. In het geval u niet over het bisnummer beschikt van de in te schrijven persoon, dient u een kopie van het paspoort over te maken alsook de huidige adres van de woonplaats. de uitgeoefende wettelijke functie* binnen de onderneming voor ondernemingen die publicaties moeten neerleggen bij het Belgisch Staatsblad: al naargelang de vraag, de (her)benoemingsakte of stopzettingsakte, zoals ze verschijnt in het Belgisch Staatsblad, waarop de stempel van ontvangst door de griffie goed leesbaar is voor ondernemingen die geen publicaties moeten neerleggen bij het Belgisch Staatsblad: al naargelang de vraag, het bewijs in verband met het bekleden en de titel van de functie of van de stopzetting van de functie die de functionaris uitoefent in de onderneming. U kan deze gegevens rechtstreeks overmaken aan het emailadres van de bevoegde dienst: kbo-bce-functions@economie.fgov.be Het staat u eveneens vrij om gebruik te maken van de formulieren om deze wettelijke functies te laten toevoegen. U kan deze terugvinden op onze website via volgende link: http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/kbo/inscription_d_une_fonction_manquante.jsp Wanneer de dienst functies niet over alle vermelde informatie beschikt, kan uw aanvraag langere tijd in beslag nemen.  Deze tijd is nodig om alle nodige informatie op te vragen bij de verschillende instanties. U wordt door de bevoegde dienst op de hoogte gebracht van zodra de functie in de Kruispuntbank van Ondernemingen werd ingeschreven, verbeterd of stopgezet. * De lijst met de wettelijke functies die toegang verlenen tot Private Search vindt u hier : http://economie.fgov.be/nl/modules/publications/kbo/liste_des_fonctions_legal.jsp

CHECK U bent functiehouder of wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming maar u heeft geen toegang tot het Mercurius portaal in SCENARIO 1? Controleer of u als natuurlijke persoon vermeld staat in de Kruispuntbank van Ondernemingen: http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl U heeft de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ aanvaard maar u heeft geen toegang tot het Mercurius portaal in SCENARIO 1? Controleer of de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ effectief is toegekend en deze de status ‘Actief’ heeft: https://iamapps.belgium.be/rma/

Toegang controleren voor functiehouders Natuurlijke personen die over een Belgische elektronische identiteitskaart of verblijfsvergunning (eID) beschikken en vermeld staan als functiehouder in de Kruispuntbank van Ondernemingen, hebben onmiddellijk toegang tot het Mercurius platform voor de betrokken onderneming. Functiehouders die de onderneming vertegenwoordigen via een andere rechtspersoon, en niet als natuurlijke persoon, dienen zichzelf de rol van ‘Facturatieverantwoordelijke’ te laten toekennen om toegang te krijgen. Onmiddellijke toegang voor functiehouders met Belgische eID http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl

Toegang controleren voor facturatieverantwoordelijken Natuurlijke personen die over een Belgische elektronische identiteitskaart of verblijfsvergunning (eID) beschikken en zich door een toegangsbeheerder de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ hebben laten toekennen, hebben op basis van deze rol toegang tot het Mercurius platform voor de betrokken onderneming. Meldt u met uw eID aan op de applicatie ‘Mijn eGOV-rollenbeheer’ en controleer via ‘Mijn roltoekenningen’ of de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ de status ‘Actief’ heeft. Toegang voor personen aan wie de rol ‘Facturatieverantwoordelijke’ werd toegekend en de status ‘Actief’ is https://iamapps.belgium.be/rma/

LINKS Beheer der toegangsbeheerders via de site van CSAM Lokale beheerders aanstellen via de site van de Sociale Zekerheid Rollen beheren via de site van eGOV-rollenbeheer

www.csam.be/nl

www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html www.socialsecurity.be/app016/umoe/entity/home.do https://iamapps.belgium.be/rma/

www.socialsecurity.be/app016/umoe/home.do

https://iamapps.belgium.be/rma/

https://iamapps.belgium.be/rma/