LEIDING GEVEN OP AFSTAND 2 december 2016 Interne studiedag AgODi Inspiratiedag 'Leiding geven op afstand en bij PTOW‘ Joke Pillet

Toelichting door AgO De aanpak bij AgODi, waar telewerken al sinds 2000 mogelijk is, is nog gebaseerd op de omzendbrief Structureel Telewerken van 2006, en nog niet op de PTOW-omzendbrief van 2014, die geen onderscheid meer maakt tussen soorten telewerkers en geen limiet zet op telewerkdagen en op locaties geschikt voor arbeid. De tips in deze powerpoint zijn universeel, gebaseerd op jarenlange ervaring, en gelden voor alle vormen van leidinggeven op afstand.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Voorbereiding op structureel telewerk 2 dagen/week  3 jaar Intensieve opleiding eerste jaar Inzetten op zelfredzaamheid Directe feedback van groepschef en collega’s Rekening houden met persoonlijke resultaten

LEIDING GEVEN OP AFSTAND COMMUNICEER MET ELKAAR 60113016281 Middelen om virtueel contact te houden of informatie te delen, telefoon, e-mail , hoe goed ken je de mensen persoonlijk ? Als je elkaar ziet is dat vanzelfsprekend, bij virtuele samenwerking hou je dus bewust ook sociaal contact via andere kanalen, je belt en mailt ook over alledaags dingen. Heel belangrijk.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Middelen om virtueel contact te houden of informatie te delen, telefoon, skype, e-mail …… Hoe goed ken je de mensen persoonlijk ? Als je elkaar ziet is dat vanzelfsprekend, bij virtuele samenwerking hou je dan ook bewust sociaal contact via andere kanalen, je belt en mailt, ook over alledaagse dingen. Heel belangrijk!

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK LICHAAMSTAAL EXPLICIET Lichaamstaal is een heel belangrijk aspect van communicatie. Ze helpt om een boodschap juist over te dragen en te interpreteren. Bij communicatie op afstand valt dit weg, want veel contacten lopen via mail en telefoon. Zo kan je bijvoorbeeld niet zien aan de reactie van je medewerker of hij je feedback begrijpt. Denk dus twee keer na over hoe je iets (schriftelijk of telefonisch) verwoordt en sta stil bij het effect van wat je zegt. Verrijk je communicatie door de juiste accenten en nuances te leggen, want door de afstand kunnen onbegrip en problemen sneller aandikken.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Lichaamstaal is een heel belangrijk aspect van communicatie. Ze helpt om een boodschap juist over te dragen en te interpreteren. Bij communicatie op afstand valt dat weg. Je kan bijvoorbeeld niet zien aan de reactie van je medewerker of hij je feedback begrijpt. Denk dus twee keer na over hoe je iets (schriftelijk of telefonisch) verwoordt en sta stil bij het effect van wat je zegt. Verrijk je communicatie door de juiste accenten en nuances te leggen, want door de afstand kunnen onbegrip en problemen sneller aandikken.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK THUISWERKERS ZICHTBAAR Een terugkerende moeilijkheid bij werken op afstand is het wegvallen van het onderling contact tussen collega’s. Hou de thuiswerkers op de hoogte over het reilen en zeilen binnen het team en de afdeling. Informeer via mail of telefoon naar het standpunt van je medewerker, vergeet het verslag van de vergadering niet door te sturen. Maar opgepast, alles kan niet via e-mail of telefoon, een conflict bv los je niet op via mail en iedereen in kopie zetten van elke mail leidt er al snel toe dat geen enkele mail nog gelezen wordt.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Een terugkerende moeilijkheid bij werken op afstand is het wegvallen van onderling contact tussen collega’s. Hou de thuiswerkers op de hoogte van het reilen en zeilen binnen het team en de afdeling. Informeer via mail of telefoon naar het standpunt van je medewerker, vergeet het verslag van de vergadering niet door te sturen. Maar opgepast, alles kan niet via mail of telefoon, een conflict los je niet op via mail en iedereen in kopie zetten van elke mail leidt er al snel toe dat geen enkele mail nog wordt gelezen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND LEER JE MEDEWERKERS LEIDING VRAGEN Als goede baas geef je situationeel leiding en daarmee ontwikkel je je mensen tot bekwame en gemotiveerde medewerkers. Bij werken op afstand kan dat ook, als je je mensen leert te vrágen om de leiding die ze nodig hebben. Laat hen merken dat ze om instructie mogen vragen indien nodig

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Als goede leidinggevende geef je situationeel leiding en daarmee ontwikkel je je mensen tot bekwame en gemotiveerde medewerkers. Bij werken op afstand kan dat ook, als je de mensen leert te vragen om de leiding die ze nodig hebben. Laat hen merken dat ze om instructie mogen vragen indien nodig.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND DELEGEER Delegeren is meer dan een vage opdracht geven en wegwezen. Maak goede afspraken over doel, resultaat, randvoorwaarden, bevoegdheid. Het op de juiste wijze delegeren van opdrachten en verantwoordelijkheden kan meehelpen om op een verantwoorde wijze de doelen te realiseren.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Delegeren is meer dan een vage opdracht van geven en wegwezen. Maak goede afspraken over doel, resultaat, randvoorwaarden, bevoegdheid. Het op de juiste wijze delegeren van opdrachten en verantwoordelijkheden kan meehelpen om op een verantwoorde wijze de doelen te realiseren. Denk hierbij aan de vier doelen van leiderschap : de rol als leider de rol als manager de rol als ondernemer de rol als coach

LEIDING GEVEN OP AFSTAND MAAK HELDERE AFSPRAKEN Spreek niet alleen het gewenste resultaat af, maar ook de manier en frequentie van tussentijdse rapportering, opvolging en overleg. Goede afspraken rond bereikbaarheid zijn ook belangrijk. Zo kan je er bijvoorbeeld niet zomaar van uitgaan dat iemand altijd bereikbaar is. Misschien schakelt hij zijn gsm en e-mail wel af en toe uit om goed te kunnen doorwerken? Mits goede afspraken kan dat zeker, maar laat zeker geen ruimte voor misinterpretaties

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Spreek niet alleen het gewenste resultaat af, maar ook de manier van frequentie van tussentijdse rapportering, opvolging en overleg. Goede afspraken rond bereikbaarheid zijn ook belangrijk. Zo kan je er bijvoorbeeld niet van uitgaan dat iemand altijd bereikbaar is. Misschien schakelt hij zijn gsm wel uit of leest hij zijn e-mails af en toe niet om goed te kunnen doorwerken ? Laat zeker geen ruimte voor misinterpretaties.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND BOUW AAN VERTROUWEN Van collega’s die je elke dag ontmoet weet je bijna vanzelf hoe je in vertrouwen kunt samenwerken. Bij thuiswerkers moet je als leider bewust aan het vertrouwen bouwen. Vertrouwen betekent niet dat je niets meer moet vastleggen op papier. Integendeel, formele afspraken en uitwisselingen versterken net het gevoel van wederzijds vertrouwen. Transparantie, betrouwbaarheid, deskundigheid, invloed, durf, vertrouwen, dat is wat je medewerkers van je verwachten. Toon het!

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Van collega’s die je elke dag ontmoet weet je bijna vanzelf hoe je in vertrouwen kunt samenwerken. Bij thuiswerkers moet je als leider bewust aan het vertrouwen bouwen. Vertrouwen betekent niet dat je niets meer op papier moet vastleggen. Integendeel, formele afspraken en uitwisselingen versterken net het gevoel van wederzijds vertrouwen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND STUUR OP RESULTAAT Of je nu een projectteam op afstand aanstuurt of thuiswerkers, voortdurend controleren of ze aan het werk zijn, is onmogelijk. Dat hoeft geen probleem te zijn als je stuurt op resultaten in plaats van op activiteiten. Spreek af welke (tussen)resultaten je tegen wanneer verwacht. Zo bouw je aan vertrouwen, motivatie en engagement. Want je werk zelf regelen zolang de resultaten maar behaald worden, werkt stimulerend.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Of je nu een projectteam op afstand aanstuurt of thuiswerkers, voortdurend controleren of ze aan het werk zijn, is onmogelijk. Dat hoeft geen probleem te zijn als je stuurt op resultaten in plaats van op activiteiten. Spreek af welke (tussen) resultaten je tegen wanneer verwacht. Zo bouw je aan vertrouwen, motivatie en engagement. Want je werk zelf regelen, zolang de resultaten maar behaald worden, werkt stimulerend.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND HEB OOG VOOR JE MEDEWERKERS Elke medewerker is anders. Daarom moet je thuiswerk medewerker per medewerker evalueren. Vraag je af of een functie of takenpakket zich tot thuiswerk leent en of het profiel van de medewerker aangepast is. Sommigen hebben bijvoorbeeld veel nood aan sociaal contact en zullen minder goed functioneren in het isolement dat thuiswerken met zich meebrengt. Durven ingrijpen indien nodig.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Elke medewerker is anders. Daarom moet je thuiswerk medewerker per medewerker evalueren. Vraag je af of een functie of takenpakket zich tot thuiswerk leent en of het profiel van de medewerker is aangepast. Sommigen hebben bijvoorbeeld veel nood aan sociaal contact en zullen minder goed functioneren in het isolement dat thuiswerken met zich meebrengt.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Vinger aan de pols voor veranderingen in : resultaat inzet vlucht- of uitstelgedrag reactietijd resultaat: meer dingen vergeten, fouten maken, onnauwkeurig, niet meer afwerken inzet: ziek worden, lastminuteverlof nemen, niet opdagen in teammeetings, te laat komen of te vroeg doorgaan vlucht- of uitstelgedrag: moeilijk bereikbaar zijn, altijd bezet zijn, geen tijd in de agenda voor een one-to-onegesprek , … reactietijd: het duurt langer vooraleer men berichten gaat beantwoorden Als je één of meer van deze veranderingen opmerkt, reageer dan snel. En probeer de oorzaken op te sporen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND - Resultaat : meer dingen vergeten, veel fouten maken , onnauwkeurig Inzet : vaak ziek worden, lastminute verlof nemen, geen medewerking, niet komen opdagen voor teammeetings, te laat komen of heel vroeg doorgaan - Vlucht -of uitstelgedrag : moeilijk bereikbaar zijn, altijd bezet zijn, geen tijd in agenda voor een one to one gesprek - Reactietijd: Het duurt langer vooraleer men berichten gaat beantwoorden Als je één of meer van deze veranderingen opmerkt, reageer dan snel en probeer de oorzaken op te sporen.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND TEAMSPIRIT Het woord alleen al doet denken aan enthousiaste en levenslustige collega's die samenwerken, zich onvermoeibaar op hun werk storten en daarbovenop nog als de beste vrienden door het leven gaan. De werkelijkheid is anders want waar er mensen samen zijn, rijzen er automatisch problemen. Toch is het mogelijk om, mits enkele eenvoudige ingrepen, de teamgeest te bevorderen: Om een team beter te laten samenwerken worden er teambuildings georganiseerd. Een teambuilding geeft de teamleden de gelegenheid om elkaar buiten de werkuren te leren kennen. Na een teambuilding verbetert de sfeer en spelen de teamleden onderling nog sterker op elkaar in.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Het woord alleen al doet denken aan enthousiaste en levenslustige collega's die samenwerken, zich onvermoeibaar op hun werk storten en daarbovenop nog als de beste vrienden door het leven gaan. De werkelijkheid is anders want waar er mensen samen zijn, rijzen er automatisch problemen. Toch is het mogelijk om, mits enkele eenvoudige ingrepen, de teamgeest te bevorderen: om een team beter te laten samenwerken kan je teambuildings organiseren. Een teambuilding geeft de teamleden de gelegenheid om elkaar buiten de werkuren te leren kennen. Na een teambuilding verbetert de sfeer en spelen de teamleden onderling nog sterker op elkaar in.

LEIDING GEVEN OP AFSTAND Opvolging telewerk: Dagelijkse opvolging Bespreekpunt in jaarlijkse evaluatie Bespreekpunt op agentschapsniveau Onderdeel van klantentevredenheidsenquête Zin?Ja!netwerk 29 oktober 2015

LEIDING GEVEN OP AFSTAND

Vragen ? Bedenkingen ?