Kunt u de e-factuur al ontvangen? PIANOo-congres 2017 Kunt u de e-factuur al ontvangen? SHEET ALGEMEEN PIANOo Kornelis Drijfhout #pcongres

Wijziging Aanbestedingswetgeving Op basis van de Europese richtlijn 2014/55/EU moeten aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven voor overeenkomsten waarop de aanbestedingsrichtlijnen of concessierichtlijn van toepassing zijn, elektronische facturen (e-facturen) kunnen ontvangen en verwerken die voldoen aan de EU-norm en lijst van syntaxen. Deze eisen worden met de wijziging van de Aanbestedingswetten en Aanbestedingsbesluiten geïmplementeerd. Internetconsultatie van 17 mei tot 14 juni 2017 Kunt u de e-factuur al ontvangen? 2

Kunt u de e-factuur al ontvangen? Doel Werkatelier Wijziging aanbestedingswet Europese Norm ICT inrichting Inkoopvoorwaarden On-boarding toeleveranciers Stappen plan implementatie Programmabureau e-facturen Kunt u de e-factuur al ontvangen? 3

Aanbestedingswetgeving Wie? aanbestedende diensten & speciale-sectorbedrijven Wat? verplicht om e-facturen te ontvangen en te verwerken als gevolg van een overeenkomst op basis van de aanbestedingsrichtlijnen of concessierichtlijn boven de geldende Europese drempelbedragen die voldoet aan de Europese norm gescande PDF is geen e-factuur Wanneer? 18 maanden nadat Europese norm is gepubliceerd verwachting december 2018 Kunt u de e-factuur al ontvangen? 4

Aanbestedingswetgeving Waarom? handelsbelemmeringen weg te nemen gebrek aan interoperabiliteit oplossen de voordelen van tijd- en kostenbesparingen te proeven minder milieubelastend zijn vermindering van administratieve lasten door te voeren innovatieve diensten (zoals ketenfinanciering) mogelijk maken facturen sneller te betalen Waarom eigenlijk niet? Kunt u de e-factuur al ontvangen? 5

Kunt u de e-factuur al ontvangen? Europese Norm factuur Kunt u de e-factuur al ontvangen? 6

Europese Norm factuur Semantisch data model Gebruik specificaties Syntax UBL Syntax UN/CEFACT Factuur met maximaal 150 velden in XML formaat Richtlijn voor domein extensies Aanbevelingen voor ICT inrichting Kunt u de e-factuur al ontvangen? 7

ICT inrichting – 1 op 1 aansluitingen Kunt u de e-factuur al ontvangen? 8

ICT inrichting – Centrale HUB Kunt u de e-factuur al ontvangen? 9

ICT inrichting – netwerk Kunt u de e-factuur al ontvangen? 10

ICT inrichting (Centrale overheid) 59 Rijksdiensten aangesloten op DigiPoort UBL-OHNL -> EU Norm Toeleveranciers verplicht efactuur te zenden (1 jan) Via SimplerInvoicing netwerk Via aansluting op DigiPoort Via klantportaal Kunt u de e-factuur al ontvangen? 11

ICT inrichting (Medeoverheden) Aansluiten op SimplerInvoicing netwerk UBL-SI -> EU Norm Toeleveranciers uitnodigen efactuur te zenden Via SimplerInvoicing netwerk Via klantportaal Kunt u de e-factuur al ontvangen? 12

Kunt u de e-factuur al ontvangen? Inkoopvoorwaarden Kunt u de e-factuur al ontvangen? 13

Inkoopvoorwaarden (Centrale Overheid) ARIV 2014 10.2 Leverancier verzendt de factuur elektronisch zodat deze met inachtneming van de door Koper gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt. bron: http://wetten.overheid.nl/BWBR0035022/2014-04-05#Bijlage2 dd. 28/06/2016 https://www.pianoo.nl/document/9580/algemene-rijksinkoopvoorwaarden-2014-ariv-2014- voorwaardentekst-meezendversie dd. 28-06-2016 Kunt u de e-factuur al ontvangen? 14

Inkoopvoorwaarden (waterschappen) AWIV-2016 10.3. Leverancier verzendt de factuur elektronisch zodat deze met inachtneming van de door Koper gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt. AWVODI-2016 17.2. Opdrachtnemer verzendt de factuur elektronisch zodat deze met inachtneming van de door Opdrachtgever gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt. AWBIT-2016 14.3. Wederpartij verzendt de factuur elektronisch zodat deze met inachtneming van de door Opdrachtgever gegeven specificaties elektronisch kan worden ontvangen en verwerkt. Kunt u de e-factuur al ontvangen? 15

Inkoopvoorwaarden (Provincies) AIV Provincies 2015 Geen verwijzing naar de e-factuur. Wordt meegemomen in de herziening voor 2017 Bron: https://www.provincie- utrecht.nl/publish/library/681/algemene_inkoopvoorwaarden_provincies_2015_voor_lever ingen_en_diensten.pdf Kunt u de e-factuur al ontvangen? 16

Inkoopvoorwaarden (Gemeenten) VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Elektronisch factureren - De gemeente ontvangt bij voorkeur elektronische facturen. Deze facturen moeten voldoen aan door de gemeente te stellen aanvullende eisen voor elektronische verwerking. Toelichting - De elektronische factuur moet voldoen aan de in artikel 18 genoemde eisen. Daarnaast moet de elektronische factuur voldoen aan aanvullende eisen voor elektronische verwerking. De gemeente kan deze eisen vermelden in de overeenkomst. Dit kan ook in de offerteaanvraag. bron: https://vng.nl/onderwerpenindex/recht/aanbesteden/nieuws/bevorderen-van-digitaal- factureren-vng-advies dd. 27-06-2016 Kunt u de e-factuur al ontvangen? 17

Inkoopvoorwaarden (Gemeenten) GIBIT Artikel 9. Vergoeding, facturatie en betaling 9.3 Een factuur dient te voldoen aan de wettelijke eisen alsmede de eisen die in de Overeenkomst worden gesteld. 9.5 Leverancier verzendt de factuur elektronisch overeenkomstig de geldende eisen voor facturatie zoals opgenomen in de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, tenzij anders tussen partijen overeengekomen. bron: https://www.kinggemeenten.nl/GIBIT dd. 19-05-2017 Kunt u de e-factuur al ontvangen? 18

Uitnodigen of verplichten? Kunt u de e-factuur al ontvangen? 19

Kunt u de e-factuur al ontvangen? De route van de factuur Kunt u de e-factuur al ontvangen? 20

IS de e-factuur te veel gevraagd? proportioneel, niet discriminerend? in redelijke verhouding tot het gevraagde? leidt niet tot volledige uitsluiting van toeleveranciers? Kunt u de e-factuur al ontvangen? 21

de e-factuur is algemeen < 10 facturen per jaar? Klantportaal 10 – 1.000 facturen per jaar? Boekhoudpakket aangesloten op netwerk > 1.000 facturen per jaar? Direct aangesloten op netwerk Kunt u de e-factuur al ontvangen? 22

Onboarding toeleveranciers On-boarden leveranciers - toolkit Visie bepalen (en uitdragen) Aansluitplan on-boarding - Inkoop betrekken. Inkoopvoorwaarden aangepast. Toeleveranciers identificeren + selecteren Opstellen leveranciersbrief / leaflet / bijsluiter e-facturen Extern simpel communiceren Procesbegeleiding / contactpersoon voor leveranciers Kunt u de e-factuur al ontvangen? 23

Wat betekent dit voor mijn organisatie? IT systemen op orde Financiële processen op orde Inkoopvoorwaarden op orde Kunt u de e-factuur al ontvangen? 24

Stappenplan e-factureren Initiëren project Situatiebeschrijving Bepalen veranderstappen Uitvoering tijdens project Uitvoering na project Evaluatie na project https://www.pianoo.nl/themas/elektronisch- factureren/handreikingen-e-factureren/stappenplan- implementatie-e-factureren Kunt u de e-factuur al ontvangen? 25

programmabureau e-factureren Thema e-factureren op PIANOo website Hulpmiddelen: documenten en handreikingen zoals een business case, plan van aanpak, checklist PvE, Organisatie regiobijeenkomsten, Expertgroep met medeoverheden, toeleveranciers, ICT-dienstverleners. IT service providers: EU subsidieaanvraag (CEF-Call e-Invoicing) Toeleveranciers: project ketenactivatie Implementatiemonitor (voortgang e-factureren bij medeoverheden). Kunt u de e-factuur al ontvangen? 26

Helpdesk e-factureren Kunt u de e-factuur al ontvangen? 27

Samenvatting Werkatelier Wijziging aanbestedingswet Europese Norm ICT inrichting Inkoopvoorwaarden On-boarding toeleveranciers Stappen plan implementatie Programmabureau e-facturen Kunt u de e-factuur al ontvangen? 28

Kunt u de e-factuur al ontvangen? Hartelijk dank voor uw aandacht! www.pianoo.nl/e-factureren hulpbijefactureren@pianoo.nl 070-379 82 89 https://procurement-forum.eu/ Kunt u de e-factuur al ontvangen? 29