Opfrissessie periodieke evaluatie Fanny Van de Genachte 27 november

Inhoud Inleiding Schema 2-jaarlijkse cyclus Welke medewerkers evalueren? Het evaluatiegesprek en de ondertekening van het evaluatieformulier Evaluatieresultaat en de gevolgen Beroepsprocedure Verbetertraject en verkorte ontslagprocedure Korte pauze Tips voor de leidinggevende

Evaluatie Plicht of zinvol?

Waarderingsarmoede Onderzoek bureau trendhuis op 4000 Belgen : – 42% krijgt onvoldoende waardering op het werk Waardering geven behoort niet echt tot onze cultuur. Net zoals bij schoolrapporten ligt de focus op de werkvloer nog te vaak op het negatieve. Zowel bij feedback geven, als bij feedback ontvangen

Belonen : centen of complimenten?

Doel evaluatie : Je medewerkers feedback geven over hun prestaties en gedrag!

De echte kunst van een evaluatie : Je medewerkers stimuleren in hun opdracht en verdere ontwikkeling, door hen feedback te geven over hun prestaties en gedrag! = soms moeilijke evenwichtsoefening!

Evaluatie vs tucht Het evaluatiegebeuren mag met niet verwarren met tuchtrecht! Evaluatie is onderdeel van een motiverende personeelsbegeleiding Tucht is focus op schuldig gedrag. Ontslag dringende reden staat los van evaluatiegebeuren

We zouden zo kunnen evalueren …

In 3 stappen een ster op de werkvloer… … om onze burgers optimaal te helpen

… voor de kaderleden iets uitgebreider … Plannings- gesprek 360°feedback

2 elementen : 1° Medewerker krijgt te horen wat de chef vindt van zijn werk 2° Medewerker krijgt te horen wat zijn talenten zijn.

Evaluatie is individueel gebeuren! Maar het teamaspect is ook belangrijk voor de individuele prestaties -> Individuele competenties komen in een groep niet altijd tot hun recht -> Sommige individuen kunnen soms inefficiënt samenwerken  Bij opvolgingsgesprek te bekijken!

Moet je nu al je medewerkers evalueren? Enkel de medewerkers die onder de periodieke cyclus vallen!  In stars vind je terug wie dat zijn voor jouw medewerkers!

Waar vind je terug wie je moet evalueren?  Scherm “overzicht begeleidingscyclus”  Kolom cyclus  alle medewerkers in periodieke cyclus

Aantal periodieke evaluaties 2013 Op een personeelsbestand van +/- 460 medewerkers verwachten we +/- 340 periodieke evaluaties = 73 % van het personeel dat een evaluatie zal krijgen!

Wat met afwezige medewerkers? Art 78 RPR : Het personeelslid wordt geëvalueerd als het ten minste 6 maanden prestaties heeft verricht tijdens de evaluatieperiode! – > Als recent langdurig afwezig (zwangerschap of ziekte of loopbaanonderbreking) en niet mogelijk om het in een gesprek toe te lichten, maar > 6md gewerkt : toch evaluatie opmaken! – > Opsturen naar huis – > Bij ongunstige evaluatie : aangetekend

Geen periodieke evaluatie nodig voor : Als < 6md gewerkt, wordt de evaluatie uitgesteld naar volgende evaluatieperiode – Loopbaanonderbreking – Langdurig zieken – Ook als men <6md geleden een eindevaluatie heeft gekregen – Via mutatie nieuw in de functie én <6md een evaluatie gehad over de vorige functie

Evaluatie opmaken in stars

Stap 1 :Evalueren taakafspraken

Stap 2 : Evalueren competenties

Stap 2 : Evalueren competenties (2)

Stap 3 Samenvattend besluit

OPGELET! Zorg dat het laatste aangevulde actieplan ook goedgekeurd is!! = basis voor de evaluatie!

DEADLINE! Evaluaties dienen ondertekend door de medewerker tegen 28 februari > begin er vroeg genoeg aan -> hak het in stukjes -> vraag tijdig hulp

Insteek operationele beoordelaar Bijv. vlinder zaalwachter sport/ cultuur Bijv. adm mdw vrije tijd communicatie/boekhouding Bijv. mdw wonderwijs/gemeenschapsonderwijs  Leidinggevende van de taken met meeste uren = in principe 1 e beoordelaar  Andere leidinggevende = operationeel beoordelaar  Hogere leidinggevende 1° beoordelaar = 2° beoordelaar ! Wordt steeds afgestemd met alle betrokkenen

! Nieuw najaar 2014 : – operationeel beoordelaar kan ook rechtstreeks in stars werken om zijn insteek toe te voegen – 1° beoordelaar blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor de afwerking van de volledige evaluatie. Insteek operationele beoordelaar (2)

Mening 2 e beoordelaar Via stars kan je de 1 e beoordelaar het voorstel doormailen naar de 2 e beoordelaar Art 85 RPR : Evaluatieresultaat = Consensus van beide beoordelaars

Voorbeeld mail naar 2 e beoordelaar

Stars is geen workflow Enkel 1 e beoordelaar (en ev. operationeel beoordelaar) werkt in stars 1 e beoordelaar dient zelf het antwoord van de 2 e beoordelaar op te volgen !!

Andere mening dan tweede beoordelaar  Dat zet je nog moeilijk recht op het moment van de evaluatie!  Vroeg opnemen met je leidinggevende of hogere leidinggevende  Blijvend verschillende mening : Standpunt 2 e beoordelaar is doorslaggevend  2°beoordelaar kan het evaluatiegesprek dan bijwonen!

Na de opmaak : Goedkeuring en gesprek Na akkoord 2 e beoordelaar: De 1 ste beoordelaar - Keurt de evaluatie goed in stars - Print de evaluatie (minimum 2 exemplaren) De 1 ste beoordelaar dateert en ondertekent de evaluatie op papier, en zorgt dat ook de 2 de beoordelaar de evaluatie dateert en ondertekent. De 1 ste beoordelaar noteert indien van toepassing de naam en de functie van de operationele beoordelaar op het evaluatieformulier en zorgt ervoor dat deze het formulier ook ondertekent. De 1 ste beoordelaar licht de evaluatie toe in een gesprek met de medewerker

Minimum twee ondertekende exemplaren ! 1.Medewerker ondertekent voor kennisneming en krijgt één exemplaar 2.+ één ondertekend exemplaar voor de personeelsdienst + Vrij te bepalen : ondertekend exemplaar voor de leidinggevende zelf.

Het evaluatiegesprek Gesprek is een wettelijke plicht !! (tenzij overmacht) Dus niet gewoon formulier in postvakje leggen en met handtekening terug vragen Niet gewoon afgeven en zeggen : lees maar even en als er vragen zijn, kom dan maar…

De medewerker tekent voor kennisneming, niet voor akkoord. !! Erop letten dat de medewerkers niet enkel naamtekenen, maar ook de datum van het gesprek erbij plaatsen

Medewerker weigert te ondertekenen Melden op het evaluatieverslag : - “Deze evaluatie werd op datum van (het gesprek) toegelicht aan de medewerker. De medewerker weigerde de evaluatie te ondertekenen voor kennisneming en/of de medewerker weigerde een kopie van de evaluatie in ontvangst te nemen.” !! Datum evaluatiegesprek is de belangrijkste datum op het formulier. = startdatum voor eventueel beroep.

Evaluatieresultaat GunstigOngunstig Evaluatie of Voldoende Goed Zeer goed Uitstekend = Louter indicatief

ResultaatAantalPercentage Ongunstig11 % Voldoende31 % Goed en zeer goed % Uitstekend114 %

Wanneer geef je welk resultaat? Een kleine oefening

Evaluatieresultaat & Gevolgen Gevolgen : -Doorgroei functionele loopbaan -Bevordering mogelijk Voldoende : aanvulling actieplan met verbeterpunten Uitstekend : felicitatie van het college GunstigOngunstig Evaluatie of Voldoende - Goed Zeer goed - uitstekend Gevolgen : -Wordt kennisgegeven aan het college -Verbetertraject van 6 maanden -Tijdelijke blokkering functionele loopbaan ten minste voor 1 jaar -Geen bevordering mogelijk tot aan volgende gunstige evaluatie (ten vroegste na 6md)

Checklist ongunstige evaluatie! Ben je vroeg genoeg begonnen met het aankaarten van het onvoldoende functioneren? Heb je voldoende schriftelijke neerslag van de besprekingen met je medewerker over zijn onvoldoende functioneren? Zijn de verslagen ook gedateerd en ondertekend door de medewerker? Is de tweede beoordelaar voldoende op de hoogte? (en ev. andere hogere leidinggevenden) Heb je de evaluatie tijdig opgemaakt? Heb je de evaluatie voldoende gemotiveerd? Heb je de evaluatie gedateerd en ondertekend?

Opmerkingen en beroep GunstigOngunstig Evaluatie of Schriftelijke opmerkingen Opmerkingen en/of beroep Binnen een termijn van 1 maand vanaf : * datum overhandiging evaluatieformulier aan medewerker (al of niet ondertekend) * 3 e werkdag na versturing aangetekende zending

Formuleren van opmerkingen Ofwel tijdens het beoordelingsgesprek (kan dan schriftelijk op het evaluatieformulier bijgeschreven worden) Ofwel in afzonderlijk schrijven – Binnen 14 dagen na kennisneming – Aan 1 ste of 2 de beoordelaar of personeelsdienst – Ontvangstbewijs dient meegegeven Opmerkingen dienen besproken met de medewerker en nieuwe afspraken worden opgenomen in zijn actieplan voor de nieuwe cyclus ingeval gunstige evaluatie of in zijn verbeterplan in geval van ongunstige evaluatie.

Info ivm het beroep Indienen beroep : – Termijn : 1 maand vanaf de datum van kennisneming – Ofwel via aangetekende brief – Ofwel via afgifte tegen ontvangstbewijs in de dienst personeelszaken Werkt schorsend voor de gevolgen tot aan de beslissing van het beroep. Het verbetertraject wordt dus ook “on hold” gezet

Beroepsinstantie Beroepsinstantie : 3 leden MT, OCMW secretaris + max. 1 extern deskundige (is niet verplicht) Contactpersoon/secretaris : Diensthoofd personeel Adres : A. Verweeplein 1, 8300 Knokke-Heist Wordt pas samengesteld als er een beroep wordt ingesteld!

!! Voor evaluaties tijdelijke contracten en proefperiode : Administratief beroep bij de toeziende overheid Adres : Agentschap voor Binnenlands Bestuur – Personeel lokale besturen - Burg 4 – 8000 Brugge

Duur beroepsprocedure Indienen beroep Hoorzitting door beroeps- instantie Advies naar gemeente- secretaris Beslissing gemeente- secretaris Bevestiging ongunstige evaluatie Aanpassing in gunstige evaluatie 2md (max)15dg Max 3 md of

Verbetertraject & verkorte ontslagperiode Beroep werkt schorsend (max. 3md) Ontslag na verbetertraject : opzeggingstermijn conform nieuw eenheidsstatuut Beroep werkt schorsend (max. 3md)

Verloop verbetertraject (6md) Binnen 1 md : verbeterplan opmaken (= aanvulling persoonlijk actieplan) Minimum 2 opvolgingsgesprekken (= aanvulling persoonlijk actieplan + ev. bijkomende verslagen) Aan 6md : evaluatie verbetertraject

Enkele cijfers Over : – 5 ongunstige evaluaties – 2 beroepsprocedures ->bij beide werd de ongunstige evaluatie gehandhaafd – 5 verbetertrajecten gestart -> na afloop verbetertraject : 4 gunstige evaluaties 1 ongunstige evaluatie ->ontslag Over : – 1 ongunstige evaluatie – geen beroepsprocedure – Gunstig na verbetertraject

Ontslag Ontslag om dringende reden (C) Ontslag door opzegging (C) Ontslag na tucht of als ordemaatregel (S/C) Ontslag van ambtswege (S) Ontslag tijdens proeftijd bestaat niet meer

Ontslag: dringende redenen Herhaald te laat komen op het werk of herhaald het werk te vroeg verlaten, telkens zonder grondige reden en ongeacht schriftelijke verwittigingen van de werkgever. Herhaalde ongerechtvaardigde afwezigheden van korte duur, niettegenstaande verschillende verwittigingen. Diefstal en bedrieglijke toe-eigening, wat ook de waarde van de ontvreemde voorwerpen is. Oneerlijkheid, zoals onder andere het bedrieglijk manipuleren van een uurrooster of een fleetlogger, het vervalsen van medische getuigschriften of prestatiestaten. Dronkenschap of drugsgebruik die de normale uitoefening van de arbeidstaak bemoeilijkt of onmogelijk maakt. Het zwaar beledigen of beschuldigen zonder over voldoende bewijzen te beschikken, van de personeelsleden of van de werkgever. Geweld, pesterijen, ongewenst seksueel gedrag op het werk. Ernstige deontologische fouten. Moedwillige beschadiging van materiaal en/of materieel.

Tucht Statutairen de blaam de inhouding van salaris de schorsing het ontslag van ambtswege de afzetting Contractuelen een blaam een schorsing van maximum 7 dagen zonder loon of vergoeding ontslag

Even kort uitblazen?

Tips voor de leidinggevende 1.Tijdig beginnen, goed voorbereiden! 2.Feiten ipv mening! 3.Goed communiceren is niet gemakkelijk! 4.Wees bewust van je mensbeeld 5.Zorg voor een “veilige omgeving”

Aangezien een evaluatiegesprek geen toevallige ontmoeting is, …. … moet het voorbereid worden.

Tijdig beginnen, goed voorbereiden (1) Het tussen je werk ingepland krijgen!  Beschouw je leidinggevend werk als even prioritair als je ander werk  Communiceer erover met je leidinggevende  Plan het in – leg de gesprekken op voorhand vast  Hak het in haalbare stukjes  Zoek tijdig hulp

Tijdig beginnen, goed voorbereiden (2) De evaluatieperiode startte al begin 2013  Heb oog voor de volledige periode, baseer de evaluatie niet enkel op recente gebeurtenissen  Bekijk je tussentijdse opvolging(en)  Gebruik ev. notities, logboekje (= extern geheugen)  Geen enkel feit in de evaluatie mag inslaan als een bom!

Anaïs Nin Feiten ipv mening

Even een oefening

Feiten ipv mening Vooroordeel of stereotyperen Overschatten van eigenschappen bij anderen (halo- effect) Onderschatten van eigenschappen bij anderen (horn-effect) Jezelf als maatstaf nemen Angst om negatieve feedback te geven ->toegeeflijkheid Blijf bij de feiten, vermijd :

Goed communiceren is niet gemakkelijk De juiste woorden vinden  Je hoeft geen taalvirtuoos te zijn!  Wees wel altijd correct  Wees zoveel als mogelijk constructief  Kies je woorden zorgvuldig  Laat het nalezen, indien je twijfelt

Herkenbaar? “ De medewerker was regelmatig te laat”  Vermijd weinig zeggende woorden en veralgemeningen  Maak het concreet (bijv. 10 dg in een kwartaal) -> 1 keer per jaar is ook een regelmaat!

De persoonlijke filters in communicatie Wat je wil zeggen en je voorbereid hebt Wat je daadwerkelijk zegt Wat de medewerker hoort zonder er noodzakelijk belang aan te hechten Wat de medewerker hoort en belangrijk acht voor hem Wat de medewerker onthoudt na het gesprek Wat de medewerker daadwerkelijk toepast bij de uitvoering van zijn werk

Luister & moedig aan Luister  Toets af of de medewerker de evaluatie goed begrijpt  Heb oog voor de non-verbale communicatie  Herformuleer de woorden van de medewerker  Toon empathie en respect voor je medewerker Moedig aan  Als gunstige evaluatie, benadruk dan ook het positieve  Motiverende feedback = groter maken wat goed is  Ontwikkelende feedback = zorgend confronteren, om aan te zetten tot verdere ontwikkeling  Moedig aan om de grenzen te verleggen en de talenten te benutten

Zo breng je slecht nieuws 1. Bereid u voor - Bereid je boodschap voor - Bepaal waar en wanneer u het gesprek gaat voeren (rustig, voldoende tijd) 2. Breng het slecht nieuws onmiddellijk - Kondig het slecht nieuws aan - Laat zien (gezichtsuitdrukking, houding) dat het je ernst is - Laat de ander even stoom afblazen - Deel het slechte nieuws helder en duidelijk mee - Ga niet verontschuldigen (het gaat niet om jouw emoties) 3. Laat de medewerker reageren - Stimuleer de ander om zijn emoties te uiten - Reflecteer emoties (benoem wat je ziet, hoort) - Beperk bij vragen het geven van informatie (feitelijke info dringt niet door bij emoties) - Behoud respect voor de medewerker - Pas als de medewerker vraagt “Wat nu?” kan je rationeel verder 4. Rond het gesprek af - Bespreek de mogelijkheden, wensen en vragen van de ander - Zorg dat hij zo goed als mogelijk de deur uitgaat - Maak indien nodig een nieuwe afspraak

I yam what I yam … and that’s all I yam (Popeye) Een geboren leider! Van een ezel maak je geen koerspaard Eens koppig, altijd koppig! X-factor: je hebt het of je hebt het niet Ken je mensbeeld ! Geef nooit op, iedereen die zware obstakels overwint kan nieuwe hoogten bereiken (Marc Herremans) Het geheim van succes is hard werken en nooit opgeven Oefening baart kunst Genialiteit is 1% inspiratie en 99% transpiratie

Talent visie “Menselijke eigenschappen liggen grotendeels vast” Prestatie door aangeboren talent Tegenslag  teleurstelling en opgeven Zoeken bevestiging van hun talent Vinden feedback “verspilde energie” Geven minder feedback aan anderen Ken je mensbeeld! Ontwikkelvisie “Menselijke eigenschappen kunnen veranderen” Prestatie na oefening en tegenslag Tegenslag  volharding, leren uit fouten Stellen uitdagende doelen voorop Willen veel energie stoppen in het geven van feedback Geven veel feedback aan anderen

Waarom werkt prestatie- beoordeling niet zoals we willen?

Psychologie van prestatiebeoordeling Twee patronen bij het omgaan met informatie (Prof. Fr. Anseel) – Mensen willen zich goed voelen over zichzelf : self-enhancement – Mensen willen zichzelf verbeteren : self-improvement

Self-improvement is er vooral in een veilige omgeving Self-enhancement is dominant in een bedreigde omgeving

Weerstand tegen een bedreigend systeem Medewerkers kijken angstig en defensief uit naar prestatiebeoordeling Aandacht afgeleid van eigenlijk doel: prestatieverbetering Welles/nietes gesprekken Leidinggevenden geven niet graag feedback, vrezen implicaties

Creëer dus een veilige omgeving! Zorg dat men jou als chef vertrouwt en dat men zich goed voelt bij jou! Dit zit in de dagelijkse omgang!

Bronnen & informatie Handleiding stars – Intranet: personeelsinfo/ personeelsbegeleiding & evaluatie/stars – Docbeheer : zoekterm : “handleiding stars” Rechtspositieregeling – Intranet: personeelsinfo/rechtspositieregeling – Docbeheer : zoekterm : “rechtspositieregeling” Vragen? – Fanny Van de Genachte (050/630169) en Ilse Gheleyns (050/630209)

Nog vragen?