OFOIFA IN VERANDERING! VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION ONTWIKKELINGTRAJECTEN VOOR LEIDINGGEVENDEN Informatiesessie 22/06/2015

Programma Ontwikkelingstrajecten voor leidinggevenden - editie :  Concept: context, kenmerken, doel, doelpubliek, structuur, inhoud, evaluatie  Kandidaatstelling en selectie: leergroepen, deelnemingsvoorwaarden, rol chefs deelnemers, rol SPOC’s, kandidaatstellings- en selectieprocedure, planning Vragen & antwoorden Broodjeslunch

OFOIFA IN VERANDERING! VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION Ontwikkelingstrajecten voor leidinggevenden : concept

Context De federale overheid is volop in beweging: -staatshervorming -hertekening van de structuur van de federale overheid -modernisering (nieuw evaluatie- en loopbaansysteem, het Nieuwe Werken, bestuursovereenkomsten, …) -vergrijzing ambtenarenkorps -besparingen -etc. => behoefte aan competente leiders en managers

Leren om te leiden Ontwikkeling van management- en leiderschaps- competenties => Grote vraag naar de ontwikkeling van leidinggevenden

Ontwikkelingsaanbod voor leidinggevenden Eigen ontwikkelingsaanbod van de federale organisaties Transversaal ontwikkelingsaanbod van de FOD P&O -DG OPO: Vitruvius (  In Vivo) -DG OFO (zie –standaardopleidingen –opleidingen in het kader van de evaluatiecycli –opleidingen op vraag / op maat van organisaties –gecertificeerde opleidingen –ontwikkelingstrajecten voor leidinggevenden

Kenmerken ontwikkelingstrajecten Ontwikkeling van een grote groep leidinggevenden (210 deelnemers) van alle niveaus (ook C en D) Ontwikkeling, niet louter opleiding => diverse leervormen Traject: 12 dagen, gespreid over 1 jaar => grote investering en engagement, maar ook sterkere groepscohesie en resultaten op het terrein Focus op praktische toepasbaarheid, op transfer van het geleerde naar de werkplek Op maat: flexibel, modulair programma afgestemd op de behoeften van de deelnemers en hun organisaties Ontwikkeling van management- EN leiderschapscompetenties (hard en soft skills)

Doel Door het ontwikkelen van de management- en leiderschapscompetenties van federale leidinggevenden -hun dagelijks functioneren als leidinggevende verbeteren, -hun persoonlijke impact op de cultuur binnen hun organisatie beïnvloeden -en zo tot een cultuurverandering binnen de federale overheid komen. Creatie van een intra- en interdepartementaal netwerk van federale leidinggevenden die elkaar kunnen adviseren en ondersteunen, ervaringen en best (en worst) practices kunnen uitwisselen.

Doelpubliek Franstalige en Nederlandstalige ambtenaren (contractuelen en statutairen) van de FOD’s, POD’s, parastatalen en wetenschappelijke instellingen die willen deelnemen aan de trajecten + Federale Politie, Defensie, de Rechterlijke Orde [+ Smals] van niveau A, B, C of D die min. 1 jaar ervaring hebben in een leidinggevende functie (hiërarchisch of functioneel) op operationeel of tactisch/strategisch niveau

Specifieke en beperkte doelgroep (leidinggevenden en stafmedewerkers van niveau A2-A3-A4 en mandaathouders, 48 deelnemers (1 groep NL + 1 FR + 1 NL/FR) >< ruimere doelgroep (leidinggevenden van niveau A-B-C-D, 210 deelnemers (7 groepen NL en 7 FR) 20 dagen gespreid over 8 maanden >< 12 dagen gespreid over 1 jaar Focus op leiderschapsontwikkeling >< management- en leiderschapsontwikkeling Zelfsturend, inductief leren, peer coaching >< mix van leervormen Residentiële sessies >< geen residentiële sessies Verschil Vitruvius VIII – Trajecten III

Structuur trajecten Intake = 1,5 u /deelnemer TRAJECT = 12 dagen gespreid over 1 jaar Theorieën, modellen,... i.v.m. management en leiderschap Bespreken van de eigen ervaringen binnen de groep, groepscoaching Individuele en groepsopdrachten Cases, presentaties... Outtake = 1 u /deelnemer Follow-up

Fase 1: het intakegesprek

Praktisch Gestructureerd interview ( ca. 1,5 u): trajectbegeleider + deelnemer + chef deelnemer Wanneer ? Begin november – midden december 2015 Waar ? Bij OFO Voorbereiding door de deelnemer en zijn chef => instrumenten OFO (in voorbereiding) => de stafdienst P&O / opleidingsverantwoordelijke dient voor het intakegesprek de deelnemers op de hoogte te brengen van de visie op leidinggeven binnen hun organisatie Doel: de deelnemers weten wat hun organisatie van hen verwacht als leidinggevende

Doelstellingen Kennismaking trajectbegeleider – deelnemer – chef De deelnemer en zijn chef hebben een goed beeld van het traject en van het engagement dat van hen verwacht wordt De deelnemer heeft een beter beeld van waar hij naartoe wil als leidinggevende De deelnemer heeft een beter beeld van zijn sterke punten en verbeterpunten als leidinggevende Afstemming chef-deelnemer over wat zij beiden met het traject willen bereiken en met welke steun van elkaar

Fase 2: het eigenlijke traject

Praktisch 12 klassikale sessies Waar ? Bij OFO Wanneer ? Dag 1 en 2: aaneensluitend (maar niet residentieel) De aanwezigheid van de deelnemers is verplicht (engagement ! => beperkt aantal plaatsen, groepsdynamica) janfebmaaprmeijunjulaugsepoktnovdec

Dag 1 en 2: doelstellingen Groepsvorming (creatie veilige leeromgeving) Aspecten van groepsdynamica bijbrengen Deelnemers bewust maken van verschillende leerstijlen en leiderschapsstijlen (en –rollen) en van hun eigen leerstijl en leiderschapsstijl De deelnemers een duidelijker zicht geven op hun persoonlijke leeragenda inzake leiderschaps- en managementontwikkeling => elke deelnemer heeft op het einde van dag 2 een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) (meerjarenplan !) De thema’s m.b.t. management en leiderschap identificeren die in de leergroep behandeld zullen worden tijdens het traject

Dag Vaste structuur (werken op afgesproken thema’s) + flexibiliteit (ruimte voor ad hoc thema’s, problemen en uitdagingen op de werkvloer) Voorbeelden van thema’s (vorige cyclus): conflictbeheer, tijdmanagement, feedback geven, omgaan met veranderingen en weerstand, medewerkers evalueren, medewerkers motiveren, gesprekstechnieken, delegeren, stressbeheer, boordtabellen, procesbeheer, … 1 dag = “de dag met de chefs” : deelnemers + hun chefs

Dag 3 -12: doelstellingen De deelnemers leren hun eigen ervaringen en inzichten te verbinden met theorieën en modellen rond leiderschap en management De deelnemers kunnen hun inzichten en kennis verbinden met hun dagelijkse realiteit als leidinggevende (transfer) De deelnemers worden door de confrontatie met de ervaringen van hun collega’s gemotiveerd en geïnspireerd De deelnemers leren alternatieve wegen te verkennen in werksituaties (via o.a. cases en rollenspelen)

De dag met de chefs: doelstellingen De chefs van de deelnemers ondersteuning en hulpmiddelen aanbieden om hun coachende rol t.a.v. de deelnemer(s) (maar ook t.a.v. hun andere medewerkers) en hun rol in de evaluatiecyclus zo goed mogelijk op te kunnen nemen. De chefs en hun medewerkers in debat laten gaan over diverse aspecten van leidinggeven.

Leervormen -doceren, -modellen / theorieën vertalen naar de praktijk, -intervisie (= samen met andere leidinggevenden nadenken over vragen en problemen uit de werksituatie), -individuele en groepsopdrachten, -cases, -rollenspelen, -zelfreflectie, -groepscoaching, -individuele coaching (max. 2 u / deelnemer), - …

Pedagogisch concept  De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn leerproces => hij moet zelf ook input en feedback geven Omkadering en ondersteuning van de deelnemer door de trajectbegeleider, de groep, zijn chef, de stafdienst P&O/opleidingsverantwoordelijke  Deelnemers leren zoveel mogelijk van elkaar: delen van ervaringen (intervisie), uitwisselen van best (en worst) practices, geven van feedback

Pedagogisch concept 2/2  Focus op praktische toepasbaarheid en transfer van het geleerde naar de werkvloer ! => Stevige verankering binnen de organisatie (actieve betrokkenheid van chef en stafdienst P&O / OV) => Gebruik van transfer-bevorderende leervormen

Fase 3: het outtakegesprek

Praktisch en doel Gesprek (ca. 1u): trajectbegeleider + deelnemer + chef deelnemer Wanneer ? Midden december 2016 – begin 2017 Waar ? Bij OFO Doelstellingen: nagaan of het ontwikkelingstraject beantwoordde aan de verwachtingen en behoeften van de deelnemer nagaan welke ontwikkeling heeft plaatsgevonden (aftoetsen van het POP) bespreken van eventuele obstakels voor transfer bespreken van toekomstige ontwikkelacties het traject afsluiten

Follow-up Indien voldoende vraag bij de deelnemers In het jaar na het afsluiten van het eigenlijke traject Max. 3 dagen (of 6 halve dagen) per trajectgroep Combinatie van elementen uit intervisie, training en groepscoaching Doelstellingen: de competenties van leidinggevenden verder ontwikkelen; door regelmatige ontmoetingsmomenten het netwerk van leidinggevenden in stand houden.

De trajectbegeleiders Gemengde rol: opleider, facilitator, coach, … Cruciale partners ! Nog onbekend (overheidsopdracht lopende) Ervaren professionnals die voeling hebben met de problemen en uitdagingen van federale leidinggevenden

Kerncijfers Editie I ( )Editie II ( ) 111 kandidaten (45 van FOD Justitie)218 kandidaten (83 van FOD Justitie) 111 deelnemers175 deelnemers 40 tactische leidinggevenden 59 operationele leidinggevenden niveau A/B 12 operationele leidinggevenden niveau C/D 59 tactische leidinggevenden 75 operationele leidinggevenden niveau A/B 41 operationele leidinggevenden niveau C/D 57 FR en 54 NL 89 FR en 86 NL 63 mannen en 48 vrouwen 91 mannen en 84 vrouwen 21 verschillende federale instellingen (8 FOD’s, 2 POD’s, 7 parastatalen, 4 wetenschappelijke instellingen) 27 verschillende federale instellingen (10 FOD’s, 2 POD’s, 8 parastatalen, 7 wetenschappelijke instellingen)

Evaluatie Editie II: on-line enquête: evaluatie van de tevredenheid en transfer (eind maart 2014): - verstuurd naar 150 deelnemers respondenten (respons% van 67 % !, evenwichtige verdeling NL/FR, M/V, AB/CD, OPE/TACT) => 78% van de respondenten gaf een globaal beoordelingscijfer van 7 of meer op 10 aan zijn ontwikkelingstraject, 23% gaf zelfs een 9 of een 10 => Ruim 72 % van de respondenten was het eens tot helemaal eens met de stelling dat het traject hen geholpen heeft hun functioneren als leidinggevende te verbeteren.

Sterke punten trajecten De unieke kans om ervaringen en inzichten uit te wisselen met collega-leidinggevenden van andere organisaties De samenhang, openheid en steun binnen de groep De professionele ondersteuning en begeleiding door de trajectbegeleiders Het gevarieerde en flexibele programma

Verbeterpunten trajecten Het ontbreken van een follow-up => ca. 74 % van de respondenten gaf aan dat zij behoefte hadden aan een verderzetting (follow-up) van hun traject, het liefst in de vorm van intervisiesessies met hun oorspronkelijke trajectgroep Het theoretisch kader zou soms meer uitgediept mogen worden door de trajectbegeleider => Remediëring in editie III

Vragen ?

OFOIFA IN VERANDERING! VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION Kandidaatstelling en selectie

Doelpubliek Franstalige en Nederlandstalige ambtenaren (contractuelen en statutairen, ook Smals) van de FOD’s, POD’s, parastatalen en wetenschappelijke instellingen die willen deelnemen aan de trajecten + Federale Politie, Defensie, de Rechterlijke Orde van niveau A, B, C of D die min. 1 jaar ervaring hebben in een leidinggevende functie (hiërarchisch of functioneel) op operationeel of tactisch/strategisch niveau

Leergroepen Max. 15 deelnemers / groep NL en FR groepen (geen tweetalige groepen) Groepering van leidinggevenden die een gelijkaardige werkcontext en ontwikkelingsbehoeften hebben: > operationele leidinggevenden niveau A-B operationele leidinggevenden niveau C-D > tactisch / strategische leidinggevenden => aparte, maar gelijkaardig trajecten => aparte kandidaatstellingsdossiers Heterogene groepen (bij voorkeur ≠ organisaties, diversiteit qua ervaring, leeftijd, sexe, …)

Managementniveaus => geen sluitende definities => afhankelijk van  wat u doet (uw taken en verantwoordelijkheden),  met wie u in interactie treedt,  en uw plaats in het organigram van uw organisatie Strategisch Tactisch Operationeel

Managementniveaus Operationele leidinggevenden: bijv. - Beginnende leidinggevenden - Leidinggevenden uit het lagere middenkader Tactische leidinggevenden: bijv. -Geven vaak leiding aan andere leidinggevenden Strategische leidinggevenden: mandaathouders

Aantal deelnemers Totaal (operationeel + tactisch): max. 210 deelnemers 14 groepen (7 NL + 7 FR) van max. 15 deelnemers Minimum 2 groepen niveau C-D (1 NL + 1 FR) bij de operationele leidinggevenden

Deelnemingsvoorwaarden mbt uw ORGANISATIE : uw organisatie moet binnen de stafdienst P&O/opleidingsdienst een SPOC (single point of contact) voor de trajecten aangeduid hebben (zie lijst SPOC’s op uw stafdienst P&O/opleidingsdienst dient vóór de intake de deelnemers op de hoogte te brengen van de visie op leidinggeven binnen uw organisatie

Deelnemingsvoorwaarden KANDIDAAT (1/2) U dient: te behoren tot een organisatie die beantwoordt aan de bovenstaande voorwaarden minstens 1 jaar ervaring als (hiërarchisch of functioneel) leidinggevende te hebben gemotiveerd te zijn om uw competenties als leidinggevende te ontwikkelen en om het geleerde in de praktijk te brengen bereid te zijn om uw eigen ervaringen als leidinggevende te delen en u bloot te geven

Voorwaarden KANDIDAAT (2/2) bereid te zijn om input en feedback te geven aan andere deelnemers zich te engageren om aanwezig te zijn tijdens de 12 groepssessies en tijd vrij te maken voor de individuele en groepsopdrachten de steun te genieten van uw functionele chef en van uw stafdienst P&O / opleidingsverantwoordelijke OPGELET: het is mogelijk dat uw organisatie bijkomende voorwaarden stelt aan de kandidaten (qua niveau, ervaring, …). Raadpleeg daarom uw intranet of uw SPOC !

Kandidaatstellingsdossier Standaard kandidaatstellingsdossier per traject (operationeel / tactisch) op Dossier: 3 delen:  deel I: vult u zelf in  deel II: vult uw functionele chef in  deel III: vult uw stafdienst P&O / OV in

Rol van uw chef U dienstvrijstelling verlenen De intake en outtake samen met u voorbereiden Aanwezig zijn op het intake- en outtakegesprek en op de dag met de chefs U ondersteunen en opvolgen tijdens het traject Ervoor zorgen dat u het geleerde zoveel mogelijk in de praktijk kan brengen => Engagement !

Rol SPOC stafdienst P&O / opleidingsdienst (1/2) Is contactpunt voor de trajecten, zowel voor geïnteresseerden binnen uw organisatie (informatieverstrekking) als voor het OFO; Beantwoordt vragen over de deelnemings- voorwaarden en de selectieprocedure Neemt de kandidaatstellingsdossiers binnen uw organisatie in ontvangst Begeleidt de selectie van de kandidaten Bezorgt de dossiers van de geselecteerde kandidaten en hun prioritisering aan het OFO

Rol SPOC (2/2) Zorgt ervoor dat elke deelnemer vóór de intakegesprekken input heeft gekregen mbt de visie op leidinggeven binnen uw organisatie Volgt de deelnemers op tijdens hun traject en ondersteunt ze Bewaakt mee de transfer naar de werkplek Geeft feedback aan het OFO

Kandidaatstelling U dient het ingevulde kandidaatstellingsdossier te bezorgen aan uw SPOC (NIET aan het OFO !). De deadline voor het indienen van de dossiers is in principe 10 juli 2015, maar kan verschillen per organisatie. In sommige organisaties is de datum om praktische redenen vervroegd. Raadpleeg daarom uw intranet of uw SPOC !

Selectieprocedure (1/3) Uw stafdienst P&O / opleidingsdienst selecteert de kandidaten en rangschikt hen volgens prioriteit. => geen beperking van het aantal voorgestelde kandidaten per organisatie (geen quota) => validatie van de selectie en prioritisering door het Directiecomité De SPOC maakt de dossiers van de geselecteerde kandidaten en hun prioritisering over aan het OFO (deadline = 24 augustus 2015) Als uw dossier niet wordt overgemaakt aan het OFO, wordt u hiervan op de hoogte gebracht door uw SPOC.

Selectieprocedure (2/3) Indien het OFO meer kandidaatstellingen ontvangt dan dat er deelnemers toegelaten kunnen worden tot een traject, zal er een beperking opgelegd worden aan het aantal deelnemers per organisatie. De deelnemers zullen dan op basis van hun rangschikking volgens prioriteit toegelaten worden. Het OFO brengt de SPOC op de hoogte welke kandidaten kunnen deelnemen aan de trajecten (week van 28 september).

Selectieprocedure (3/3) 12 oktober 2015: Het OFO brengt de deelnemers op de hoogte en nodigt hen samen met hun chef uit voor het intakegesprek Kandidaten die geselecteerd zijn door hun organisatie maar niet toegelaten kunnen worden tot het traject omdat er te veel kandidaten zijn, worden hiervan op de hoogte gesteld door het OFO. Indien zij vragen hebben bij de prioritisering van de kandidaten van hun organisatie dienen zij contact op te nemen met hun SPOC.

Planning JUNI22 juniInformatiesessie voor de kandidaten bij OFO JULI10 juli OPGELET: deze datum kan verschillen per organisatie ! Raadpleeg uw intranet of uw SPOC ! Deadline indienen kandidaturen bij uw SPOC. AUG24 augustusOverdracht dossiers geselecteerde kandidaten (+ prioritisering) door de SPOC aan het OFO OKT12 oktoberKennisgeving definitieve selectie en groepssamenstelling aan deelnemers + uitnodigingen intakegesprekken door OFO NOVIntakegesprekken (deelnemer + zijn chef) DECIntakegesprekken (deelnemer + zijn chef) JANStart trajecten

Contactpersonen Bij uw organisatie: Zie lijst SPOC’s op Bij het OFO:  Projectleider: Sarah Geens tel.:  Secretariaat: dhr. Dominik Monteyne  Algemeen adres:

Vragen ?

Bedankt voor uw aandacht !