GSE Conferentie 1999 Het Ghroene Vaercken Presentatie van het GSE/CMW-model

GSE Conferentie 1999 Agenda Terugblik op vorig jaar Standaards die in het model zijn opgenomen Demo van een tool Lessons Learned Hoe verder

GSE Conferentie 1999 Het doel van de werkgroep is: –uitwisseling van informatie op het gebied van cost management tussen de leden –het creeeren van een cost management model om een gezamenlijk uitgangspunt te hebben voor verdere discussie –het model uit te werken met voorbeelden voor direct gebruik –speciale cases te toetsen op financiele haalbaarheid Het doel de GSE Cost Management werkgroep is meervoudig.

GSE Conferentie 1999 bewerken tussen- producten verwerken eind- producten Eindproducten zijn voor de klant herkenbare produkten, de klant wil de kosten van deze eindproducten kunnen sturen. grondstoffen De kostenallocatie in een IT organisatie verschilt in principe niet met die in een fabriek.

GSE Conferentie 1999 infrastructuur personeel faciliteiten outsourcing calamiteiten ResourcesServicesProducten hardware services communication services database services desktop services customer services werkplek type 1 werkplek type 2 werkplek.... batch 1 batch 2 batch.... Overhead Cost Centre Profit Centre efficiëncy effectiviteit Budget gedrevenDekkende tarievenResultaat De volwassenheid van een organisatie is nauw verbonden aan de wijze van doorbelasten

GSE Conferentie 1999 infrastructuur personeel faciliteiten service level mngt problem mngt change mngt operations mngt klant a klant b klant c klant d Uit praktische overweging is gekozen voor vier kolommen, meerdere kolommen zijn mogelijk loonslip openen rekening afhandelen schadeclaim Activiteiten, tussenproducten of diensten. kosten activiteiten/ tussen- producten/ services kosten- sleutel activiteiten- sleutel/ product- sleutel producten winst- sleutel/ stuur- sleutel facturen

GSE Conferentie 1999 Geaccepteerde standaards: Kostensoorten Infrastructuur Personeel Outsourcing Calamiteiten Faciliteiten

GSE Conferentie 1999 KOSTPRIJS PRODUCTDEFINITIE PRODUCTIEKOSTEN OVERHEADKOSTEN KOSTENTOEDELING GERINGE KOSTEN # GERINGE OVERHEAD ACTIVITY BASED COSTING

GSE Conferentie 1999 ACTIVITY BASED COSTING & ACTIVITY BASED MANAGEMENT PRODUCTIEMIDDELEN & KOSTENSOORTEN RESOURCE DRIVERS ACTIVITY POOLS en ACTIVITIES conform ITIL ACTIVITY DRIVERS COST OBJECTS bv. SERVICE LEVEL AGREEMENT

GSE Conferentie 1999 ICT SERVICES CONFORM ITIL HELPDESK INCIDENT HANDLING PROBLEM HANDLING ERROR HANDLING ACTIVITY POOLS ONTVANGSTREGISTRATIEPROBLEEM MELDING CLOSE STARTANALYSEOPENEN ACTIVITIES DETAILS INCIDENT, PROBLEM EN CHANGE MANAGEMENT

GSE Conferentie 1999 VOORBEELD: ACTIVITY BASED COSTING en SERVICE LEVEL AGREEMENT voor HELPDESK RESOURCES RESOURCE DRIVERS ACTIVITIES ACTIVITY DRIVERS COST OBJECTS GEBOUWENPERSONEELTOOLSETC NLG / M”NLG / FTE NLG / CAPACITEIT INCIDENTPROBLEMHANDLING NLG / INCIDENT SLA HELPDESK

GSE Conferentie 1999 METEN IS WETEN ACTIVITY BASED COSTING PER AKTIVITEIT PERSONEELSKOSTEN > TIJDREGISTRATIE > NLG / FTE OMGEVINGSKOSTEN > IT-OMGEVING > NLG / M” MIDDELEN > MEASUREMENT SW > NLG / CAPACITEITSEENHEID MODEL ACTIVITY BASED MANAGEMENT WETEN IS METEN

GSE Conferentie 1999 BUDGETTERINGVOORCALCULATIENACALCULATIE ACTIVITY BASED BUDGET UITGAVEN EN KOSTENPLAN BENODIGDE PRODUKTIE MIDDELEN TE VERRICHTEN AKTIVITEITEN AFGESLOTEN SERVICE LEVEL AGREEMENTS ACTIVITY BASED COSTSACTIVITY BASED DECISION UITGAVEN EN KOSTEN BESCHIKBARE PRODUKTIE MIDDELEN AKTIVITEITEN UITVOERING SERVICE LEVEL AGREEMENTS GEREALISEERDE KOSTEN GEBRUIKTE PRODUCTIE MIDDELEN UITGEVOERDE AKTIVITEITEN SERVICE LEVEL AGREEMENT CONSOLIDATIE

GSE Conferentie 1999 Een hulpmiddel Presentatie “FAC Kostenmodel voor ICT”

De werkgroep GSE/CM en KPMG zijn complementair op het gebied van Cost management Wat heeft KPMG? Template van het model, aangevuld met onze ervaringen, in onze eigen CM software: het FAC model in Cost-it Ruime implementatie ervaring in uw branche (Rekencentrum Interpay Giraal,Rekencentrum grote bank/verzekeraar, IT service organisatie luchttransport organisatie) Ruim 30 gespecialiseerde cost management consultants …KPMG is uit op verheldering en duurzame verbeteringen bij onze klanten... Wat heeft de werkgroep ? Een uitgewerkt kosten en activiteiten model voor ICT omgevingen Ons doel met de IBM gebruikers groep? Op korte termijn het FAC model (in Cost-it) implementeren om.. op langere termijn verbetering in de prijs prestatieverhouding van de klant realiseren !

In ons FAC model komen ITIL, onze ervaringen en de resultaten van de werkgroep GSE CM samen. …Het FAC model wordt genormeerd opgezet. Dit opent de weg naar variabele budgeteringen rolling forecast op voor capaciteit en kosten... Costs (personell, software, hardware, back up, accomodation, outsourced services, overhead) Functions Sustaining activities Primairy activities (ITIL) Resources (Hardware & Software) People & Functions Availability Capacity Standards (# capity units per unit of activity) Additional charging Standards (# units of activity per unit of product # Scanned documents X # Printed documents Y # Processed salaries # Adress mutations etc. Contingency Peak capacity Helpdesk Incident handling etc. Allocation based on cause and effect #CPU seconds #RPP # GB harddisk space # Function points software development etc.

Een gebalanceerd transitieplan vormt de kern van onze aanpak Time Start 1-4 maanden Verbetering Performance Mensen & Cultuur Perfor- mance Infra- structuur Management & organisatie Processen Transitie plan 0->1 Plan 1->2 Plateau 1 “Fundamenten op orde” Plateau 2 “Verbetering is ingebed in de lopende organisatie” Plateau 0 “Klaar voor de verandering” Bepalen doel en scope Bouwen blauwdruk kostenmodel Bepalen haalbaarheid Plannen voor implementatie Collecteren data Aanvullen ontbrekende gegevens Inrichten Cost-it omgeving Vullen en produceren Trainen gebruikers Inrichten nacalculatie Inrichten interfacing Produceren maandrapportage Inrichten scorecards Project management en project secretariaat Verandermanagement en communicatie Commitment directie …Balans tussen organisatie, processen, infrastructuur en mensen is de sleutel tot succes...

Cost-it maakt het FAC model operationeel...Cost-it is meer dan een kostprijs tool. Variabele budgetering, nacalculatie, (rolling) forecast en scenario analyse behoren tot de mogelijkheden... Inputdata uit systemen Rapportage software Kosten en opbrengsten Kostprijsopbouw Pareto’s Queries Trends Verschillenanalyse Input voor andere systemen Inputdata handmatig Cost-it Database gevuld met het FAC model Voorcalculatie Nacalculatie Forecast &Analyse Data entry import rappotage export Scorecards Cost-it C Reports Interfacing Kosten- en productie registratie Definities & normen

Investering en opbrengsten in Cost-it en FAC …De investering in Cost-it met het FAC model moet zich binnen een aantal jaren terugverdienen... Waar liggen de opbrengsten ? Transparantie van de kostenstromen verhoogt het kostenbewustzijn bij de organisatie Analyse van activiteiten leidt vaak tot eliminatie van over bodige activiteiten Op langere termijn: reguliere nacalculatie en rolling forecast helpen te leren van en te reageren op een veranderende omgeving Welke investering is nodig ? Cost-it kost NLG 20K per licentie (geen onderhoudsfee) Implementatie per transitie naar een plateau : 100K - 200K consulting fee (sterk afhankelijk van omvang, de mate van complexiteit en de beschikbare capaciteit van de organisatie)

Onze toegevoegde waarde ligt in het inbedden van cost management in een regelmatige planning & control cyclus Aantoonbare ervaring met cost management in de ITC branche Kennis en ervaring met implementatie cost management informatie-systemen Visie op integratie van ABC, planning and control en budgetering en management rapportage Visie doorgevoerd in eigen cost management software

GSE Conferentie 1999 Lessons Learned Voorwaarden voor succesvol toepassen van het model: aansluiting met de financiële administratie (grootboek) overeenstemming over de mate van detaillering rekening houden met de mate van volwassenheid van de organisatie beschikbaar zijn van een tool

GSE Conferentie 1999 Leasons Learned Het kan ook misgaan door: Verwarring tussen control en controle Management krijgt geen voor hen begrijpelijke informatie Management wil de informatie eigenlijk niet gebruiken Medewerkers geven niet de benodigde informatie (tijdschrijverij, configuratie, sub- administraties)

GSE Conferentie 1999 Hoe nu verder ?

GSE Conferentie 1999 Tenslotte De werkgroep gaat: Verder werken aan verdieping van het kosten-model en implementatie-aspecten Visie: Van Activity Based Costing, via Activity Based Management naar uiteindelijk Value Based Management

GSE Conferentie 1999 Belangstellenden zijn altijd welkom