College-onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid o.g.v. art. 213a Gemeentewet Commissie Rekening & Audit 25 november 2014 Besturing & controlling/ Auditteam

Onderwerpen Wat zijn college onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid. Situatie in Delft Uitkomsten in 2014 Wat staat er op de het programma? 2

Wat zijn college onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid? 3

Regelgeving Gemeentewet, art. 213a: 1. Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. 2. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. 3. Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid. Financiële Verordening Delft, art. 17 Bedrijfsvoering, lid 2: Het college informeert in de programmabegroting en rapporteert bij de jaarstukken in de bedrijfsvoeringsparagraaf over de rechtmatigheid, en over de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet.

Wat is doelmatig en doeltreffend? inputProcesOutput Beoogde effect Efficiency (doelmatigheid) Effectiviteit (doeltreffendheid)

Complementair aan overige onderzoeken Gemeentelijk accountant: onderzoekt rechtmatigheid en getrouwheid van financieel- administratieve processen (interimcontrole) en jaarstukken (jaarrekeningcontrole). Lokale rekenkamer: onderzoekt doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid van het gemeentebestuur.  Accent ligt landelijk veelal op de effectiviteit van inhoudelijk beleid.

Situatie in Delft. 7

Auditfunctie gemeente Delft Stand van zaken: Auditstatuut gemeente Delft; Introductie auditcomité; Auditteam 4 fte incl. lead-auditor en 2 fte’s bij KCC; Onderdeel van Besturing&Controlling; Kerntaak: financial audit en operational auditing; Ontwikkeltraject auditoren;

Ontwikkelingen in 2015 Optimaliseren proces voor jaarrekeningcontrole Uitbreiden aantal operational audits en audits ‘op verzoek’ De audits zetten aan tot leren en verbeteren en ACTIE audituitvoering: “Risk-based” audit, tenzij...;

Uitkomsten onderzoeken

Audit inkomende subsidies Doelstelling: het verschaffen van aanvullende zekerheid over de beheersing van het proces “inkomende subsidies”. Uitkomst: Het proces ‘Inkomende subsidies’ is niet zodanig ingericht dat juistheid, volledigheid en tijdigheid van alle processtappen is gewaarborgd. Actie organisatie: dit gemeentebrede proces verbeteren door de centrale coördinatie organiseren.

Organisatie en beheer vastgoed Doelstelling: Beoordelen of binnen het proces voldoende garanties zijn ingebouwd zodat de grondexploitaties zich blijven bewegen binnen de vastgestelde inhoudelijke en financiële kaders. Uitkomst: Een belangrijke conclusie is dat de rolverdeling in het hele proces, tussen het grondbedrijf, projectleider, controlling en het auditteam scherper moet worden geregeld. Actie organisatie: Er loopt een verbetertraject met als doel processen aanscherpen. De resultaten zijn eind 2014 gereed zodat in 2015 dit daadwerkelijk vorm krijgt. NB: Rapport wordt beschikbaar gesteld.

Onderzoek efficiency grondbedrijf Delft Doelstelling: Inzicht te krijgen in de efficiency (doelmatigheid) van de vastgoedportefeuille en van het vastgoedmanagement. Uitkomst: de Gemeente Delft beschikt in vergelijking met veel andere gemeenten, over een professionele vastgoedmanagementorganisatie. De technische en financiële aspecten van het vastgoedmanagement en de beleidsmatige doelen van het vastgoedgebruik moeten wel helderder worden geregeld. Actie organisatie: Vervolgaanpak is van start gegaan waarbij tevens wordt meegenomen of het nog efficiënter georganiseerd kan worden. NB: Rapport wordt beschikbaar gesteld.

Wat staat er nog op de agenda? 14

Onderzoeksagenda Inhuur derden: verschaffen van zekerheid over de beheersing van het proces inhuur derden. Verbonden partijen: Heeft de gemeente de eigen rol goed ingebed met betrekking tot verbonden partijen. OBS: jaarlijkse uitvoeren van de externe challenge. ISD: Opstellen en uitvoeren IC plan waarbij nadruk ligt op risico’s en beheersing van de processen. Procesaudits verder ontwikkelen : risk-based auditen en verbreden van de focus (lean maken van de processen).