Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie1 Webapplicatie en databank zorgregie Informatiesessie, februari 2009 VAPH, cel zorgregie

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie2 Inleiding zorgregie: algemeen kader

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie3 BVR Zorgregie: doelstellingen Transparant en rechtvaardig opname- en bemiddelingsbeleid Afstemmen van bestaande aanbod op vraag Gefundeerde planning van het nieuwe aanbod  Een centrale webapplicatie met geïntegreerde databank

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie4 BVR Zorgregie: middelen Overlegstructuur (ROG, Permanente cel, gebruikers- en verwijzersplatform, coördinatiepunten handicap) Geïntegreerde databank met webapplicatie: Automatisch aanleveren van informatie uit andere databanken Interprovinciale werking (met één registratie) Vlotte toegang tot actuele gegevens (basis voor bemiddelings- en planningsoverleg)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie5 Zorgregie: vier componenten Zorgvraagregistratie met inbegrip van toekenning en opvolging urgentiecodering Zorgbemiddeling met als eindpunt een opname Zorgafstemming Zorgplanning

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie6 Zorgregieprocessen op individueel niveau (Voortraject met zorgvraagverduidelijking) Zorgvraagregistratie (CRZ) en toekenning urgentiecodering Zorgbemiddeling en opvolging urgentiecodering Prioriteiten bij het opnamebeleid Noodsituaties (Klachtenprocedure)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie7 Zorgregieprocessen in applicatie CONTACTPERSOONVOORZIENING Zorgvraag- registratie Melden open plaats Kandidaatstelling op open plaats Invullen open plaats

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie8 Structuur van deze infodag 1. Hoe zijn de webapplicatie en databank tot stand gekomen? 2. Rollen en rechten in de applicatie 3. De verschillende processen binnen de applicatie 4. Wat brengt de toekomst? 5. Uw vragen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie9 1. Tot stand komen applicatie 2. Rollen en rechten 3. Processen in applicatie 4. Toekomstperspectief 5. Uw vragen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie10 Tot stand komen van de applicatie en databank 2 belangrijke elementen voor ogen: – Functionaliteit van de applicatie – Gebruiksvriendelijkheid

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie11 Tot stand komen van de applicatie en databank In de technische werkgroep = vertegenwoordigers van de coördinatiepunten handicap en van het VAPH Opstart: september 2007 Minstens maandelijkse bijeenkomsten

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie12 Werkzaamheden technische werkgroep (1) Matrix (= overzicht gegevensbehoefte; nieuwe variabelen) en codeboek Rollen en rechten applicatie Processen in applicatie Rapportering: werkingsrapporten + beleidsrapportering

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie13 Werkzaamheden technische werkgroep (2) Klikmodel zorgregie (als basis voor applicatie) Testen applicatie zorgregie Importeren provinciale data: –Omzetten oude naar nieuwe codes –Uitklaren dubbels tussen provincies –Rrnrs CP = sleutel voor applicatie Privacy

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie14 Applicatie nu De applicatie bevat nu de belangrijkste processen opdat zorgregie kan werken Maar blijvend aanpassingen / verbeteringen Ook meer zaken zullen nog geïmplementeerd worden (later)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie15 1. Tot stand komen applicatie 2. Rollen en rechten 3. Processen in applicatie 4. Toekomstperspectief 5. Uw vragen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie16 Rollen en rechten 9 verschillende rollen in applicatie 1 persoon kan verschillende rollen opnemen (1 login) Schrijfrecht / wijzigingsrecht Inzagerecht

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie17 Overzicht rollen (1) Voorziening MDT Contactpersoon (CP) – Hoofdcontactpersoon – Nevencontactpersoon

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie18 Overzicht rollen (2) Procesbewaker zorgregie Coördinatiepunt Handicap Coördinator zorgregie Inspectie VAPH systeembeheerder

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie19 Rol voorziening Zorgregie: –Melden open plaatsen –Invullen open plaatsen –Weigeringen registreren –Contactpersonen mandateren –Zorgvragers transfereren tussen eigen CP Zorgvragers: kan persoonsgegevens van zorgvragers van de eigen CP inzien

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie20 Rol MDT Nu: Contactpersonen mandateren Zorgvragers transfereren tussen eigen CP Gegevens zorgvragers van eigen CP inzien Toekomst (bijkomend): Urgentiecodering (als enige bevoegd) Gegevens alle zorgvragers wijzigen (! combinatie rrnr+naam)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie21 Rol contactpersoon (1) = belangenbehartiger van de zorgvrager Wie? CP van voorziening CP van MDT CP van gebruikersvereniging CP van derde aanmelder

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie22 Rol contactpersoon (2) Taken: –Zorgvraagregistratie en up-to-date houden van dossier (voorlopig inclusief urgentiecode) –Zorgbemiddeling – zorgvrager aanmelden voor open plaats Onderscheid hoofdCP - nevenCP

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie23 Rol hoofdcontactpersoon HoofdCP = eindverantwoordelijke Kan alle gegevens van zijn zorgvragers inzien en wijzigen, met uitzondering van: –Gegevens tenlasteneming (VAPH) –Opnames in zorg of PAB (VAPH) –Besprekingen zorgbemiddelingsvergadering (coördinatiepunt) Mandateert andere CP als nevenCP

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie24 Rol nevencontactpersoon Kan gegevens zorgvrager enkel inzien Kan zorgvrager wel aanmelden voor open plaats ! Nut: zorgbemiddeling in andere regio of provincie beter opvolgen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie25 Rol procesbewaker Wie? VGPH en gebruikersverenigingen Procesbewaker van zorgregie Inzagerecht in alle gegevens (geanonimiseerd) Rol wordt ontwikkeld

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie26 Rol coördinatiepunt handicap Eigen rol: – Registreren van knelpuntdossiers bemiddeling en afstemming/planning – Noteren besprekingen zorgbemiddelingsvergaderingen Back-up: Als andere rol onmogelijk gegevens kan wijzigen in applicatie, kunnen zij overnemen (registratie, aanmelden, open plaatsen, …)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie27 Rol coördinator zorgregie Procesbewaker van zorgregie Inzagerecht in alle gegevens Registreren knelpuntdossier na noodsituatie

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie28 Rol inspectie Inzagerecht in alle gegevens, met uitzondering van de geregistreerde contacten en de besprekingen van de zorgbemiddelingsvergaderingen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie29 Rol VAPH Systeembeheer

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie30 1. Tot stand komen applicatie 2. Rollen en rechten 3. Processen in applicatie 4. Toekomstperspectief 5. Uw vragen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie31 Processen Algemene opmerkingen vooraf rond opbouw applicatie a. Zorgvraagregistratie door contactpersoon b. Melden open plaats door voorziening c. Kandidaatstelling door contactpersoon d. Selectie en opname door voorziening e. Extra processen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie32 Algemene opmerkingen Afhankelijk van rol: modules en menu links Zoekfilters voor gegevens die reeds ingegeven zijn Nieuwe registraties: blauwe link onder de zoekcriteria Verplichte en facultatieve velden Foutmeldingen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie33 Hoe inloggen? (1) ! 1 gebruikersnaam + paswoord per persoon Geen logins uitwisselen Eerste keer: Rol voorziening: login van cliëntregistratie Rol MDT: login wordt via mail verstuurd Rol CP: login wordt via mail verstuurd (voorwaarde: alle gegevens zijn gekend, o.a. naam, voornaam, adres, rrnr)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie34 Hoe inloggen? (2) Algemeen: Paswoord kan men zelf wijzigen Nieuwe gebruiker van de applicatie aanmaken: –Aanmaken CP: voorziening of MDT –Aanmaken nieuwe organisatie: mandateren door coördinatiepunt of via erkenningen VAPH

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie35 3. Processen in de applicatie 3a. Zorgvraagregistratie (Contactpersoon)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie36 Zorgvraagregistratie (nieuwe zorgvrager) (1) Inloggen als contactpersoon Module zorgregie – menu ‘zorgvragers’ Klik op: zorgvrager toevoegen Rrnr + naam ingeven

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie37 Zorgvraagregistratie (nieuwe zorgvrager) (2) Zorgvrager reeds gekend in databank VAPH: aantal velden al ingevuld; anders zelf registreren Zorgvrager reeds gekend in zorgregie: melding hoofdcontactpersoon

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie38 Fiche zorgvrager Persoonsgegevens (administratieve + handicapgerelateerde) Huidige situatie (onderwijs, wonen en dagbesteding) Zorgvragen Contactgegevens professionelen Bemiddelingsgerelateerde gegevens

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie39 Zorgvraagregistratie (nieuwe zorgvrager) (3) Wat moet men registreren? Persoonsgegevens en handicapgerelateerde gegevens Onderwijs en huidige ondersteuning niet- VAPH Zorgvraaggegevens (! systeemdatum) Enkele additionele gegevens Contacten

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie40 Zorgvraagregistratie (nieuwe zorgvrager) (4) Wat wordt uit andere databanken opgeladen indien gekend? Persoonsgegevens en handicapgerelateerde gegevens Gegevens tenlasteneming Huidige ondersteuning VAPH Enkele additionele gegevens

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie41 Huidige situatie en ondersteuning –Huidige situatie –Ondersteuning in deze situatie –Wonen –Dagbesteding –VAPH –Niet-VAPH

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie42 Huidige situatie en ondersteuning Waar woont de persoon? Wat doet de persoon overdag? Krijgt hij/zij ondersteuning bij dit wonen? Krijgt hij/zij ondersteuning bij deze dagbezigheid? Van wie krijgt hij/zij ondersteuning?

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie43 Van wie krijgt zorgvrager ondersteuning? VAPH: opnames in zorg en PAB worden uit andere databanken VAPH opgeladen Niet-VAPH: te registreren door contactpersoon

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie44 Niet-VAPH ondersteuning Categorie (bv. PVT, RVT, ziekenhuis, thuiszorg, …) Voorziening (bv. Heilig Hart Ziekenhuis) Aard (ambulant/residentieel/pleegzorg) Deeltijdfactor (voltijds/deeltijds) Begindatum Einddatum

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie45 Opvolging zorgvraagregistratie (bestaande zorgvrager) Zelfde menu: zorgvragers Niet toevoegen, maar wijzigen van de fiche

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie46 3. Processen in de applicatie 3b. Melden open plaats (Voorziening)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie47 Principes Startpunt = open plaats: voorziening bepaalt zelf wanneer er een open plaats is Voldoende mogelijkheden om aanbod te verduidelijken Voldoende tijd voor kandidaatstelling Voorlopig minimale vereisten in uitvoeringsrichtlijnen Enkel verplicht voor meerderjarigenzorg en internaat en semi-internaat niet- schoolgaanden

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie48 Profiel in uitvoeringsrichtlijnen Verplicht: Werkvorm Handicapprofiel Optioneel: Regio Leeftijdsbereik Geslacht Andere info (in open veld)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie49 Aanmaken open plaats: overzicht Inloggen als voorziening Module zorgregie - menu ‘melden open plaats’ Klik op: nieuwe open plaats registreren Formulier invullen (van algemeen, erkenningsgebonden naar specifiek en praktisch) Bewaren

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie50 Aanmaken open plaats (1) Datum registratie = systeemdatum Service = een werkvorm (van een afdeling) op een locatie (postcode) Afsluiten kandidatenlijst (met kalender) Meerderjarig / minderjarig (indien iedereen, kies: niet van toepassing)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie51 Aanmaken open plaats (2) Financiële doelgroep (minstens één) = overeenkomstige PEC-tickets –“Open voor alle doelgroepen of niet van toepassing” –Elke combinatie van de andere doelgroepen Geslacht (indien iedereen, kies: man of vrouw)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie52 Aanmaken open plaats (3) Regio (combineerbaar) –Vlaanderen –Provincie(s) –Subregio(’s) –Provincie(s) met subregio(’s) Leeftijdsbereik van … tot … (facultatief) Bijkomende beschrijving aanbod (facultatief, maar uiterst nuttig)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie53 Aanmaken open plaats (4): doelgroep = handicapprofiel Open voor alle handicapprofielen: “Ja” bij vraag “Staat het ondersteuningsaanbod open voor alle personen met een passend PEC- ticket?” Specifieker profiel: minstens één vakje aankruisen: –Een of meer enkelvoudige handicaps –Combinatie van twee handicaps waarvan 1 al dan niet een verstandelijke handicap –Complexe handicaps

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie54 Aanmaken open plaats (5): bewaren Bewaarknop Aantal controles, vooral op invullen van verplichte velden en op enkele onmogelijke combinaties, die indien nodig een foutmelding geven Bewaarknop om definitief op te slaan

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie55 3. Processen in de applicatie 3c. Zorgvrager aanmelden voor open plaats (Contactpersoon)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie56 Aanmelden op open plaats (1) Dagelijks 1 mail met alle open plaatsen in Vlaanderen Passend aanbod voor zorgvrager Inloggen als contactpersoon Module zorgregie – menu ‘bemiddeling open plaatsen’ Selecteer juiste open plaats Aanmelden/afmelden

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie57 Aanmelden op open plaats (2) Zoekfilter! Kandidatenlijst definitief: ja (grijs)/nee (zwart) Verschillende (eigen) zorgvragers tegelijk aanmelden per open plaats

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie58 3. Processen in de applicatie 3d. Selectie en opname (Voorziening)

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie59 Selectie en opname Uiterste aanmelddatum voor open plaats is verstreken Inloggen als voorziening Module zorgregie – menu ‘invullen open plaats’ Selecteer juiste open plaats Kies kandidaat + noteer weigeringen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie60 Privacy bij invullen open plaats Kandidatenlijst nog niet afgesloten: nog geen persoonsgegevens Kandidatenlijst afgesloten: toegang tot individuele fiche van de aangemelde kandidaten

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie61 3. Processen in de applicatie 3e. Extra processen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie62 Extra processen Contactpersoon aanmaken Zorgvragers transfereren tussen CP Nevencontactpersoon mandateren Wachtwoord wijzigen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie63 1. Tot stand komen applicatie 2. Rollen en rechten 3. Processen in applicatie 4. Toekomstperspectief 5. Uw vragen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie64 Wat komt er in de toekomst nog bij? (1) Opnameprioriteiten minderjarigen en thuisbegeleiding Na inhoudelijke uitwerking in de permanente cel: profiel open plaats Matching profiel zorgvrager – profiel open plaats

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie65 Wat komt er in de toekomst nog bij? (2) Rechtstreekse link naar cliëntregistratie voor opnames Melden noodsituatie via applicatie Continue link met de applicatie en databank van Antwerpen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie66 1. Tot stand komen applicatie 2. Rollen en rechten 3. Processen in applicatie 4. Toekomstperspectief 5. Uw vragen

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie67 Adres webapplicatie zorgregie Tip: plaats dit webadres (URL) bij uw favorieten of bookmarks

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie68 Helpdesk applicatie VAPH – cel zorgregie T Geen telefoonpermanentie op dagen van infosessies (3/2, 5/2, 9/2, 10/2 en 12/2) E

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie69 Documentatie

Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap – cel zorgregie70 Dank voor uw aandacht